Article 56 [Communications et échanges d’informations par voie électronique]

Guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics - NOR: ECEM0928770C (Abrogé, extrait)

11.7. Comment dématérialiser les marchés publics ?

La voie électronique est de plus en plus utilisée pour les échanges qui interviennent dans le processus d’achat public. Elle est obligatoire pour les marchés passés dans le cadre d’un système d’acquisition dynamique et devient obligatoire dans un nombre croissant d’autres cas.

A compter du 1er janvier 2010 :

- pour les marchés d’un montant supérieur à 90 000 € HT, le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice doit publier les avis d’appel public à la concurrence, ainsi que les documents de la consultation sur son profil d’acheteur (cf. 10.2.1.2) ;

- le pouvoir adjudicateur peut imposer aux candidats la transmission par voie électronique de leurs candidatures et de leurs offres ;

- les candidats aux marchés de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d’un montant supérieur à 90 000 € HT doivent transmettre leurs documents par voie électronique.

A compter du 1er janvier 2012, le pouvoir adjudicateur ne pourra refuser, pour les marchés dont le montant atteint 90 000 € HT, de recevoir les documents des candidats par voie électronique. La transmission de documents sur papier ne peut plus être imposée par le règlement de la consultation.

Les candidats appliquent le même mode de transmission à l’ensemble des documents qu’ils adressent au pouvoir adjudicateur (I de l’article 56 du code). Ainsi, un candidat qui aurait choisi d’envoyer sa candidature par voie dématérialisée ne peut faire parvenir son offre par voie papier. Cette disposition n’est, évidemment, pas applicable à la transmission d’échantillons ou de maquettes.

Le pouvoir adjudicateur est libre de dématérialiser entièrement une procédure adaptée ou la passation d’un marché subséquent à un accord-cadre. Cette décision s’impose aux candidats.

Lorsqu’une transmission par voie électronique est obligatoire, un dossier de candidature ou d’offre transmis sous une forme papier est irrégulier. Il doit donc être rejeté.

11.7.1. Lors d’une transmission par voie électronique, faut-il signer électroniquement et comment ?

En vertu de l’article 48 du code des marchés publics, un candidat peut avoir à transmettre son offre par voie électronique. Il convient de ne pas confondre la transmission par voie électronique, avec la transmission d’un support électronique (CD-Rom, clé USB...) par voie postale. Cette dernière est, en effet, assimilée à une transmission sur support papier. Quel que soit son mode de transmission, pour les marchés à procédure formalisée, l’acte d’engagement dématérialisé doit être signé électroniquement par une personne habilitée.

Pour signer électroniquement, sont nécessaires un certificat de signature électronique et une application logicielle de signature. Toutefois, l’intéressé n’a pas besoin de disposer d’une application logicielle de signature, s’il utilise un portail offrant cette fonctionnalité.

11.7.2. Qu’est-ce qu’un certificat de signature électronique ?

Un certificat de signature électronique est un document sous forme électronique qui a pour but d’authentifier l’identité de la personne signataire (carte d’identité), de garantir l’intégrité des documents échangés (protection contre toute altération) et l’assurance de non-répudiation (impossibilité de renier sa signature).

Parmi l’ensemble des catégories de certificats de signature électronique commercialisées par des sociétés spécialisées appelées « prestataires de services de certification électronique », le ministre chargé de l’économie référence celles qui sont respectent les exigences d’interopérabilité requises par le référentiel général d’interopérabilité. La liste des catégories de certificats de signature électronique ainsi référencées est publiée sur le site internet du ministère de l’économie à l’adresse suivante : http://www.entreprises.minefi.gouv.fr/certificats.

Cette liste est évolutive. Elle est, en effet, actualisée au fur et à mesure des référencements.

Tout prestataire de services de certification électronique peut faire reconnaître, par le ministre chargé de l’économie, la conformité de sa catégorie de certificats de signature électronique au référentiel intersectoriel de sécurité. A cette fin, il en demande l’inscription sur la liste des catégories de certificats précitée.

Conformément aux dispositions de l’arrêté pris en application du I de l’article 48 et de l’article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés (72) pour signer électroniquement sa candidature et son acte d’engagement, l’entreprise choisit librement une catégorie de certificats de signature électronique ainsi référencée. Les personnes habilitées pour engager la personne morale doivent disposer d’un certificat, qui est nominatif.

(72) JO n° 199 du 29 août 2006 p. 12766.

Cet arrêté garantit aux entreprises que toutes les catégories de certificats de signature électronique référencées sont acceptées par tous les pouvoirs adjudicateurs (Etat, collectivités territoriales, établissements publics). Par ailleurs, de tels certificats peuvent également être utilisés pour d’autres téléservices (TéléTV@, téléc@rte grise, déclarations sociales...).

11.7.3. Qu’est-ce qu’une copie de sauvegarde et quel rôle a-t-elle ?

La copie de sauvegarde est une copie des dossiers des candidatures et des offres destinée à se substituer, en cas d’anomalie, aux dossiers des candidatures et des offres transmises par voie électronique au pouvoir adjudicateur. Cette notion de copie de sauvegarde est donc différente de celle d’archivage des données.

En application de l’arrêté du 28 août 2006 précité, parallèlement à l’envoi électronique, les opérateurs économiques peuvent ainsi faire parvenir au pouvoir adjudicateur une copie de sauvegarde sur support physique électronique (CD-Rom, DVD-Rom, clé USB...) ou sur support papier. Cette copie est transmise sous pli scellé et comporte obligatoirement la mention : « copie de sauvegarde ». Les documents figurant sur ce support doivent être revêtus de la signature électronique (pour les documents dont la signature est obligatoire). Cette copie de sauvegarde pourra, par exemple, être ouverte en cas de défaillance du système informatique (qui supporte la dématérialisation) ou lorsqu’un programme informatique malveillant (virus) est détecté dans le document électronique transmis par l’opérateur économique.

11.7.4. Quelles sont les devoirs du pouvoir adjudicateur en cas de dématérialisation ?

Le pouvoir adjudicateur qui recourt à la dématérialisation de la procédure doit, dans tous les cas, assurer la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible de façon non discriminatoire. Il lui est recommandé de recourir à un profil d’acheteur quelque soit le montant du marché.

11.7.5. Comment dématérialiser le certificat de cessibilité ?

La dématérialisation peut se poursuivre au stade de la délivrance du certificat de cessibilité prévu à l’article 106 du code des marchés publics. Un arrêté pris en application de cet article précise les modalités selon lesquelles ce certificat électronique est établi.

11.7.6. Où trouver davantage de renseignements sur la dématérialisation des marchés publics ?

Les acteurs de la commande publique peuvent trouver toutes les informations utiles dans le vade-mecum juridique de la dématérialisation des marchés publics téléchargeable sur le site internet du ministère de l’économie, rubrique « commande publique ».