Dématérialisation des marchés publics et des appels d'offres - Conseil, accompagnement et formation à la réponse électronique
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Copie de sauvegarde

Copie de sauvegarde et dématérialisation des marchés publics

Copie de sauvegarde

La copie de sauvegarde est une copie de la réponse électronique transmise sur le profil d'acheteur. Il s'agit donc d'un double de la transmission électronique des dossiers des candidatures et des offres, c'est en quelque sorte une copie de secours. Elle constitue une sécurité qui se substitue aux documents de la réponse transmise par voie électronique, ceci en cas de difficultés dont la liste est limitative. La copie de sauvegarde est soumise à des conditions d'ouverture limitées par un arrêté (virus, réception hors délais, ...) ainsi il ne s'agit pas d'une d'une ouverture systématique mais uniquement en cas d'anomalies identifiées par le texte.

Son utilisation est laissée au choix de l'opérateur économique vu qu'elle n'est qu'une faculté. Elle ne peut pas être rendue obligatoire par l'acheteur. 

Cette copie de sauvegarde peut être transmise sur support papier ou support physique électronique comme par exemple une clé USB, mais aussi dorénavant par voie électronique sous réserve que l'acheteur l'autorise. L'envoi peut s'effectuer par voie postale en recommandé avec accusé de réception postal, ou par une remise en mains propres à l’acheteur contre récépissé à l’adresse indiquée dans les documents de la consultation. Elle doit être reçue avant la date et heure limite de réception des plis. Un nouveau mode a été ajouté en 2023 à ces deux possibilités, voir les explications ci-dessous.

Ajout d'un mode supplémentaire pour transmettre la copie de sauvegarde cette fois sous forme électronique

L'arrêté du 14 avril 2023 pris en application des articles R2132-11, R2332-14 et R3122-17 du code de la commande publique ajoute un nouveau mode de transmission de la copie de sauvegarde par voie électronique. Il modifie l’annexe 6 du code de la commande publique fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde.

La DAJ de Bercy a publié une fiche technique sur la copie de sauvegarde par voie électronique à cet effet.

Intérêt du processus pour répondre à un contrat de la commande publique

La transmission par voie électronique d'une telle copie est une sécurité permettant d'assurer la réception des pièces requises, elle peut être utile notamment pour les premiers envois dématérialisés mais également pour certaines réponses importantes y compris de soumissionnaires chevronnés ou experts en la matière (TA Toulon, 30 janvier 2020, n° 1904516, société Rogers Stirk Harbour Partners c/ Métropole Toulon Provence Méditerranée TPM. Cas d'une société qui aurait eu intérêt à utiliser cette technique d'autant plus qu'elle devait se déplacer à l'adresse de l'acheteur pour déposer des documents physiques).

Textes concernés : code de la commande publique et arrêté d'application

L'article R2132-11 du code de la commande publique prévoit que les candidats et soumissionnaires qui transmettent leurs documents par voie électronique peuvent adresser à l’acheteur en parallèle, sur support papier ou sur support physique électronique, une copie de sauvegarde de ces documents établie selon des modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l’économie, annexé au code de la commande publique (Il s'agit de l'arrêté du 22 mars 2019 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde - Annexe 6 du code de la commande publique).

Contrats concernés

Les dispositions relatives à la copie de sauvegarde sont applicables aux marchés publics et aux contrats de concession.

Pour certains marchés, listés à l'article R2132-12 du code de la commande publique, l’acheteur n’est pas tenu d’utiliser des moyens de communication électronique.

Signature papier ou électronique selon les cas

La sauvegarde peut être transmise à l'acheteur soit sur support papier soit sur un support physique électronique (CD-Rom, clé USB, ...) voire une transmission dématérialisée depuis l'entrée en vigueur du  décret n° 2022-1683 du 28 décembre 2022. Les modalités sont souvent rappelées dans le règlement de la consultation.

Si la signature des pièces est requise il y a deux possibilités :

  • si elle est fournie au format papier, dans ce cas c'est une signature manuscrite qui sera apposée,
  • si elle est fournie au format électronique, dans ce cas les pièces devront être signées électroniquement avec un certificat de signature électronique valide.

Transmission de la copie de sauvegarde : dépôt physique en papier ou sur un support physique électronique ou envoi sous forme dématérialisée

La copie peut être déposée physiquement contre récépissé à l’adresse indiquée dans le règlement de la consultation, ou transmise par voie postale en recommandé avec accusé de réception.  

La remise à destination de l'acheteur doit respecter les conditions suivantes :

  • elle doit être placée dans un pli comportant la mention « copie de sauvegarde » et l'identification de la consultation concernée,
  • elle doit parvenir dans les délais prévus pour la remise des candidatures ou des offres.

Depuis l'entrée en vigueur du décret n° 2022-1683 du 28 décembre 2022 portant diverses modifications du code de la commande publique, qui poursuit la dématérialisation de la commande publique, les candidats et soumissionnaires à un marché public sont autorisés à transmettre la copie de sauvegarde de leurs documents par voie dématérialisée.

Services existants permettant la remise de la copie de sauvegarde par voie électronique

La fiche technique de Bercy sur la transmission par voie électronique propose des services existants permettant la remise de la copie de sauvegarde par voie électronique.

La DAJ envisage les deux possibilités suivantes :

La copie de sauvegarde doit être reçue avant la date de remise des offres

La copie de sauvegarde doit parvenir une dans les délais impartis pour la remise des candidatures ou des offres (Article 2 de l'arrêté du 22 mars 2019 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde).

Une entreprise avait envoyé la copie de sauvegarde de son offre deux jours avant la date limite de remise des offres, mais cette copie est parvenue trois jours après cette date limite. Le pli n’a donc pas été reçu dans les délais prévus par le règlement de la consultation, il en résulte que la copie de sauvegarde ne pouvait être ouverte (CAA Bordeaux, 31 mars 2011, n° 10BX01752, Commune du Lamentin).

A qui incombe la charge de la preuve de la réception de la copie de sauvegarde ?

Importance de la charge de la preuve incombant au candidat évincé et rejet de l'argument relatif à un dossier de sauvegarde non prouvé. Régularité du rejet d'une offre incomplète dans un marché public, rappelant l'obligation pour les candidats de respecter les exigences formelles des documents de consultation. Limites du référé précontractuel en matière d'autorisation de signature du marché (TA Guadeloupe, 3 septembre 2024, n° 2401118). 

Conditions d'ouverture de la copie de sauvegarde

Elle ne peut être ouverte par l'acheteur que dans les cas limitatifs suivants :

  • Lorsqu’un programme informatique malveillant est détecté dans les candidatures ou les offres transmises par voie électronique (virus, ...), celle-ci est écartée par l’acheteur ou l’autorité concédante. 
  • Lorsqu’une candidature ou une offre électronique est reçue de façon incomplète, hors délais ou n’a pu être ouverte, sous réserve que la transmission de la candidature ou de l’offre électronique ait commencé avant la clôture de la remise des candidatures ou des offres.

L'arrêté du 22 mars 2019 relatif notamment à la copie de sauvegarde comprend 8 articles :

  • Article 1 - Libre accès aux documents de la consultation - Traitement des documents de la consultation volumineux - Intérêt d'identifier la personne chargée du téléchargement et communication d'une adresse électronique.
  • Article 2 - Modalités de transmission de la copie et délais - Conditions d'ouverture.
  • Article 3 - Conservation en cas d'ouverture.
  • Article 4 - Champ d'applicable aux marchés publics et aux contrats de concession.
  • Article 5 - Arrêté constituant l'annexe 6 du code de la commande publique.
  • Article 6 - Abrogation de l'arrêté du 27 juillet 2018 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde.
  • Article 7 - Entrée en vigueur de l'arrêté au 1er avril 2019.
  • Article 8 - Personnes chargées de l’exécution de l'arrêté.

Source : Arrêté du 22 mars 2019 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde.

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Copie de sauvegarde au sens du guide "très pratique" de la dématérialisation des marchés publics (Opérateurs économique) de mai 2020

E 55. Qu’est-ce qu’une copie de sauvegarde ?

C’est une copie de la réponse électronique destinée à se substituer, en cas d’anomalies ou de difficultés limitativement énumérées (13), aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie électronique (14).

Elle peut être sur support papier ou physique électronique (CD-Rom, DVD-ROM, clé USB). Les formats sont précisés dans les documents de la consultation.

Elle n’est ouverte que dans les cas où la version transmise par la voie électronique ne pourrait pas être utilisée.

(13) Article 2 II de l’annexe 6 du code de la commande publique fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde.
(14) Article R2132-11 du code de la commande publique.

 Source : Guide "très pratique" de la dématérialisation des marchés publics (Opérateurs économique) de mai 2020

Copie de sauvegarde au sens du guide pratique de la dématérialisation des marchés publics de 2012

Une copie de sauvegarde est une copie des dossiers électroniques des candidatures et offres, destinée à se substituer, en cas d’anomalies aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie électronique. La copie de sauvegarde figure sur un support physique électronique ou papier.

La copie de sauvegarde est une copie des données fournies sur un support distinct et distant de l’ordinateur porteur des données. Cette copie est effectuée pour mettre un exemplaire des données en sécurité.

 Source : Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 2.0 de décembre 2012

Copie de sauvegarde au sens du Guide de la dématérialisation des marchés publics 2012

Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 2.0 de décembre 2012

6.5. LA COPIE DE SAUVEGARDE (36)

(36) Article 56 V du code des marchés publics et articles 6 et 7 du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics
6.5.1.Qu’est-ce qu’une « copie de sauvegarde » ?

La copie de sauvegarde (37) est une copie des données fournies sur un support distinct et distant de l’ordinateur porteur des données. Cette copie est effectuée pour mettre un exemplaire des données en sécurité.

(37) Reprise en secours, reprise, double, duplication, référence, réserve, secours, système de secours 

La copie de sauvegarde est une copie des dossiers électroniques des candidatures et des offres, destinée à se substituer, en cas d’anomalies limitativement énumérées à l’article 2 de l’arrêté du 14 décembre 2009, aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie électronique. 

6.5.2.Quand transmettre une copie de sauvegarde ?

Parallèlement à l’envoi électronique, les opérateurs économiques peuvent faire parvenir à l’acheteur public, dans le même délai imparti, une copie de sauvegarde sur support physique. Cet envoi peut se faire soit sur un support électronique (CD-Rom, DVD-Rom, clé USB…), soit sur un support papier.

Les entreprises ont toujours le droit d’envoyer une copie de sauvegarde. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent utilement rappeler cette faculté dans le règlement de consultation.

6.5.3.Comment transmettre une copie de sauvegarde ?

Cette copie est transmise sous pli par voie postale ou par dépôt chez l’acheteur. Ce pli, fermé, doit mentionner  « copie  de  sauvegarde »  de  manière  claire  et  lisible,  porter  également  le  nom  de l’opérateur économique candidat et l'identification de la procédure concernée.

L’acheteur public doit pouvoir identifier la copie s’il devait l’ouvrir ou, au contraire, la détruire sans l’ouvrir à la suite du rejet d’une candidature.

Les documents de la copie de sauvegarde sont soumis aux mêmes obligations que ceux transmis par ailleurs : ils doivent être signés si la signature est requise. Si le support physique choisi est le support papier, la signature est manuscrite. Si le support physique choisi est électronique, la signature est électronique. Dans ce dernier cas, la signature électronique est apposée sur tous les documents électroniques pour lesquels une signature est exigée (Cf. : Chapitre 2 : La sécurité des échanges et la signature électronique).

6.5.4.Dans quels cas l’acheteur public ouvre-t-il la copie de sauvegarde ?

La copie de sauvegarde est ouverte dans les cas prévus par l’arrêté du 14 décembre 2009, article 7 :

  • Lorsque, dans les candidatures et les offres transmises par voie électronique, un programme informatique malveillant (ou « virus ») est détecté par l’acheteur public. La trace de la malveillance du programme est conservée par l’acheteur public ;
  • lorsqu’une candidature ou une offre a été transmise par voie électronique, mais n’est pas parvenue à l’acheteur public dans les délais de dépôt des candidatures et des offres (par exemple : aléas de transmission), alors que la copie de sauvegarde est, elle, parvenue dans les délais ;
  • lorsqu’une candidature ou une offre a été transmise par voie électronique, mais n’a pas pu être ouverte par l’acheteur public.

Lorsque l’acheteur public ouvre la copie de sauvegarde, le document reçu par voie électronique ne doit pas être utilisé : la copie de sauvegarde se substitue au document initial. Elle devient la candidature – ou l’offre – principale, qui se substitue complètement au document arrivé hors délai ou qui n’a pu être ouvert.

6.5.5.Dans quels cas la copie de sauvegarde ne doit-elle pas être ouverte et qu’en faire ?

La copie de sauvegarde n’est pas ouverte :

  • lorsque l’acheteur public mène, avec succès, la procédure dématérialisée ;
  • lorsqu’elle arrive hors délai. Le rejet d’une copie de sauvegarde parvenue à l’acheteur public après l’expiration du délai de remise des offres n’implique aucunement le rejet de l’offre elle-même, si cette dernière a été reçue par l’acheteur public dans les délais prévus par l’avis de publicité ;
  • lorsque l’offre dématérialisée n’arrive pas sur le profil d’acheteur et que le candidat n’est pas en mesure d’apporter la preuve qu’il l’avait envoyée dans les délais.

La copie de sauvegarde doit alors être détruite, c’est-à-dire que les données ne doivent plus pouvoir être lues.

Attention  ! L’absence de signature électronique sur un document électronique qui en requiert une, ou le fait que, après les vérifications d’usage, la signature électronique sur un document électronique ne soit pas valide, impose le rejet l’offre. En aucun cas, la copie de sauvegarde ne doit être ouverte pour ce motif, puisque la transmission électronique s’est déroulée avec succès.

6.6. QUELLE  ASSURANCE  A  L’ENTREPRISE  DE  LA  BONNE  TRANSMISSION  DE  SON ENVELOPPE VIRTUELLE ?

L’entreprise reçoit un message, lorsque l’enveloppe est reçue sur le profil d’acheteur (Cf. Chapitre 7 : La réception des candidatures et des offres).

Copie de sauvegarde au sens du décret n° 2008-1334 du 17 décembre 2008

La copie de sauvegarde est une copie des dossiers des candidatures et des offres destinée à se substituer, en cas d’anomalie, aux dossiers des candidatures et des offres transmises par voie électronique au pouvoir adjudicateur. Cette notion de copie de sauvegarde est donc différente de celle d’archivage des données.

Parallèlement à l’envoi électronique, les opérateurs économiques peuvent ainsi faire parvenir au pouvoir adjudicateur une copie de sauvegarde sur support physique électronique (CD-Rom, DVD-Rom, clé USB...) ou bien sur support papier. Cette copie est transmise sous pli scellé et comporte obligatoirement la mention : « copie de sauvegarde ». Les documents figurant sur ce support doivent être revêtus de la signature électronique (pour les documents dont la signature est obligatoire). Cette copie de sauvegarde pourra, par exemple, être ouverte en cas de défaillance du système informatique (qui supporte la dématérialisation) ou lorsqu’un programme informatique malveillant (virus) est détecté dans le document électronique transmis par l’opérateur économique.

Lorsque les candidats transmettent leurs documents par voie électronique, ils peuvent adresser au pouvoir adjudicateur, sur support papier ou sur support physique électronique, une copie de sauvegarde des documents établie selon des modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l'économie [1]. Cette copie ne peut être prise en considération que si elle est parvenue au pouvoir adjudicateur dans le délai prescrit pour le dépôt, selon le cas, des candidatures ou des offres.

[1] Arrêté du 28 août 2006 pris en application du I de l’article 48 et de l’article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés [abrogé par l'arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics à l’exception des articles 5 à 7]

(Source : Décret n° 2008-1334 du 17 décembre 2008 modifiant diverses dispositions régissant les marchés soumis au code des marchés publics et aux décrets pris pour l'application de l'ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics NOR: ECEM0816144D)

Jurisprudence

TA Toulon, 30 janvier 2020, n° 1904516, société Rogers Stirk Harbour Partners c/ Métropole Toulon Provence Méditerranée TPM (Réponse dématérialisée hors délai, copie de sauvegarde absente, assistance téléphonique du profil d’acheteur injoignable de l’étranger engendrant un manque à gagner potentiel de 200.000 € HT).

CAA Bordeaux, 31 mars 2011, n° 10BX01752, Commune du Lamentin - Copie de sauvegarde et respect du règlement de consultation (Réponse électronique dans une procédure d'appel d'offre dématérialisée d'un marché de services et de télécommunications. Conditions d’ouverture de la copie de sauvegarde. Les dispositions impératives du règlement de la consultation doivent être respectées. Force probante de la copie d’écran effectuée par l’administration).

Entreprises

Appels d’offres publics : Comment y répondre ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans - 12 mai 2009 - 16 h 00  

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres public,

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres ouvert,

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres restreint,

Entreprises - Comment compléter un document PDF dans le cadre d'un appel d'offres public ?

Textes

Arrêté du 14 avril 2023 pris en application des articles R2132-11, R2332-14 et R3122-17 du code de la commande publique ajoute un nouveau mode de transmission de la copie de sauvegarde par voie électronique. Il modifie l’annexe 6 du code de la commande publique fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde.

Décret n° 2022-1683 du 28 décembre 2022 portant diverses modifications du code de la commande publique - NOR : ECOM2228655D (Le décret proroge jusqu’au 31 décembre 2024, la dérogation à l’obligation de publicité et de mise en concurrence préalables pour les marchés publics de travaux d’un montant inférieur à 100 000 € HT).

Arrêté du 22 mars 2019 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde - NOR: ECOM1831545A.

Arrêté du 27 juillet 2018 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde - NOR: ECOM1800783A.

Arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics - NOR: ECEM0929046A

Arrêté du 28 août 2006 pris en application du I de l’article 48 et de l’article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés [abrogé par l'arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics à l’exception des articles 5 à 7]

Art. 40 du Code des Marchés Publics 2004 [abrogé], Art. 56 du Code des Marchés Publics 2004 [abrogé]

Fiches de la DAJ de Bercy

Fiches pratiques - Dématérialisation

Dématérialisation des procédures de marchés publics - Fiches pratiques de la DAJ (liste de fiches explicatives de la direction des affaires juridiques sur la dématérialisation de la commande publique)

La fiche du MINEFE sur les nouvelles mesures relatives aux achats dématérialisés (mise en ligne le 15 janvier 2009)

Les outils juridiques et techniques de la dématérialisation des marchés publics formalisés

La signature électronique des candidatures et des offres électroniques .

Le dépôt des enveloppes virtuelles relatives aux candidatures ou aux offres (dépôts multiples et dépôts hors délais).

Questions écrites au sénat ou à l'assemblée nationale - Réponses ministérielles

QE Sénat n° 18300 de M. Gérard Collomb - Réponse électronique des entreprises étrangères et certificats électroniques produits par les entreprises des autres pays membres de l'Union européenne : "En l'état actuel du droit, la solution reste imparfaite" selon le MINEFE

Transmission de documents volumineux dans une procédure de dématérialisation des marchés publics - QE Sénat n° 00931, M. Jean-Jacques Hyest

Voir également

Transmission des fichiers volumineux et dématérialisation des marchés publics

Actualités

Publication de la fiche technique sur la copie de sauvegarde par voie électronique. - 24 juin 2023.

Copie de sauvegarde par voie électronique : Publication de l'arrêté modifiant l'annexe 6 du code de la commande publique. - 24 avril 2023.

Copie de sauvegarde dématérialisée : Simplification en vue. Mais pour les entreprises attention à la lecture du règlement de consultation : il faudra que l’acheteur ou l’autorité concédante l’autorise dans les documents de la consultation. - 3 février 2023.

Reconduction du seuil de 100 000 € des marchés de travaux. Modifications du Code de la commande publique (CCP) suite aux assises du BTP, par le décret n° 2022-1683 du 28 décembre 2022. 29 décembre 2022.

Dysfonctionnement de la plateforme et offre hors délai [offre hors délai]. - 30 septembre 2021.

Dématérialisation des appels d'offres des collectivités locales (Problème de la dématérialisation des appels d'offres pour les petites communes et TPE-PME. Il manque un accompagnement des TPE-PME et les artisans ou les petites entreprises manquent de temps, de moyens pour la dématérialisation (QE sénat n° 21467 - 01/07/2021).

TA Orléans, 9 août 2022, n° 2202408 (Précisions sur les délais de remise des offres dans les marchés publics et les conditions de rejet des offres dématérialisées hors délai. Le tribunal administratif rappelle la marge d'appréciation de l'acheteur public pour fixer les délais en fonction de la complexité du marché. Le juge pose également les critères permettant d'écarter une offre électronique tardive, à savoir l'absence de diligences normales du candidat et l'absence de dysfonctionnement de la plateforme dématérialisée).

Réponse dématérialisée reçue hors délai, assistance téléphonique du profil d’acheteur injoignable de l’étranger, copie de sauvegarde absente engendrant un manque à gagner potentiel de 200.000 € HT. Pas d'atteinte au principe d’égalité de traitement des candidats (TA Toulon, 30 janvier 2020, n° 1904516, société Rogers Stirk Harbour Partners c/ Métropole Toulon Provence Méditerranée (TPM)). - 8 février 2020.

Réponse dématérialisée aux marchés publics parvenue hors délai (Un pouvoir adjudicateur peut-il accepter une offre transmise par voie électronique et déposée avec 25 secondes de retard comme en atteste l'accusé de réception émis par la plateforme de dématérialisation utilisée par le pouvoir adjudicateur ? (TA Dijon, 28 décembre 2018, n° 1803328, Sté Numéricarchive). - 15 janvier 2019). - 15 janvier 2019. 

Dématérialisation des marchés publics : publication de 3 arrêtés : échanges par voie électronique, documents de la consultation, copie de sauvegarde et données essentielles. - 4 août 2018.

Avis de la DAJ sur la réponse dématérialisée des candidats étrangers suite aux difficultés d'obtention d'un certificat de signature valide - 29 juillet 2010

Réponse aux marchés publics par voie électronique, candidatures étrangères et prérequis techniques. Les candidats étrangers qui n’arrivent pas à obtenir le certificat de signature électronique mais également certaines difficultés techniques constituent un frein à la réponse à la réponse dématérialisée aux marchés public. - 17 juillet 2010

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