Publication de la fiche technique sur la copie de sauvegarde par voie électronique

24 juin 2023

L'arrêté du 14 avril 2023 ajoute un nouveau mode de transmission de la copie de sauvegarde par voie électronique. La DAJ de Bercy avait prévu de publier une fiche technique pour clarifier le fonctionnement concret de la copie de sauvegarde dématérialisée. C'est chose faite avec la mise en ligne d'une notice explicative au format PDF, datée du 22 juin 2023, sous la forme de questions-réponses qui précise les règles à respecter pour transmette cette la copie par voie électronique

Modalités de remise de la copie de sauvegarde par voie électronique

Un arrêté récent, n°ECOM2308848A en date du 14 avril 2023, apporte des modifications aux articles 2-I et 4 de l'annexe 6 du code de la commande publique.

Cette mise à jour introduit un nouveau mode de transmission de la copie de sauvegarde, venant s'ajouter aux options déjà existantes pour les supports papier ou supports physiques électroniques (clé USB, ...).

Les modalités actuelles de transmission sont souvent contraignantes, ce qui représente un obstacle pour les entreprises concernées. Cela entraîne une perte des avantages liés à la dématérialisation dans ce domaine. Il en résulte que beaucoup d'entreprises renoncent à cette solution de secours.

L'objectif de ce mode additionnel de transmission est de simplifier les échanges entre les parties à la procédure de la passation des marchés publics.

Il y a néanmoins une condition : l’acheteur doit autoriser cette possibilité dans les documents de la consultation.

L'objectif de l'arrêté du 14 avril 2023 modifiant l'annexe 6 du code de la commande publique est multiple :

• Il vise à permettre aux candidats et soumissionnaires de remettre leur copie de sauvegarde de manière dématérialisée, et non plus uniquement sur support physique qu'il soit papier ou électronique. L'entreprise dispose ainsi d'une troisième possibilité en principe plus souple.
• Cette évolution vise à renforcer la sécurisation des étapes de la chaîne de la commande publique dématérialisée.
• Cette modification simplifie ainsi les échanges entre les parties :
  • en les rendant plus flexibles sachant que les candidats peuvent utiliser tout outil dès lors qu'il respecte les exigences de l'annexe 8 du code de la commande publique,
  • en les rendant plus rapides grâce à une durée de transmission réduite.

La copie de sauvegarde est un pli de secours qui n'est ouvert que dans les conditions strictement énumérées à l'article 2 de l'annexe 6 du code de la commande publique.

Quel outil pour permettre la remise d’une copie de sauvegarde par voie électronique ?

Pour utiliser l'outil de remise de la copie de sauvegarde par voie électronique, le candidat ou le soumissionnaire dépose ou envoie sa copie de sauvegarde à l'acheteur via un outil spécifique. Pour éviter les dysfonctionnements du profil d'acheteur toujours possibles, cet outil doit être naturellement distinct du profil d'acheteur.

L'acheteur, dans le règlement de consultation du marché, autorise le candidat ou le soumissionnaire à remettre sa copie de sauvegarde par voie électronique. Le candidat peut choisir l'outil qu'il préfère pour déposer ou envoyer sa copie de sauvegarde. L'acheteur peut imposer l'utilisation d'un outil particulier dans son règlement de consultation, à condition que ce choix résulte d'une procédure conforme au droit de la commande publique, ou permettre l'utilisation de tout autre outil respectant les exigences de l'annexe 8 du code de la commande publique.

L'outil utilisé informe l'acheteur de la disponibilité de la copie de sauvegarde par le biais d'un accusé de réception, en précisant les modalités de récupération. L'acheteur utilise ensuite l'outil retenu pour récupérer cette copie de sauvegarde.

Il est important de noter que certains services permettant la remise de la copie de sauvegarde par voie électronique peuvent nécessiter des procédures d'inscription relativement longues. Il est donc recommandé aux opérateurs économiques d'anticiper le dépôt de la copie de sauvegarde en effectuant les démarches d'inscription et d'identification sur la solution technique envisagée.

Services existants permettant la remise de la copie de sauvegarde par voie électronique

La fiche technique propose des services existants permettant la remise de la copie de sauvegarde par voie électronique dont :

• la Lettre recommandée électronique.
  • une liste des produits et services qualifiés par l'ANSSI pour la France (en pages 20- 21) : liste-produits-et-services-qualifies.pdf (ssi.gouv.fr)
  • une liste des produits et services qualifiés pour l’Europe : eIDAS Dashboard (europa.eu)
• tout autre service respectant les exigences de l'annexe 8 du code de la commande publique peut être utilisé pour l'envoi et la réception des fichiers.

Sous réserve d'une mise en pratique suffisamment simple, cette nouvelle possibilité offre aux candidats et soumissionnaires une plus grande souplesse dans le processus de remise de la copie de sauvegarde, contribuant ainsi à une gestion plus efficace des marchés publics dématérialisés.

Textes

Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux exigences minimales des moyens de communication électronique utilisés dans la commande publique - NOR: ECOM1831552A (JORF n°0077 du 31 mars 2019 -  texte n° 17 / Annexe 8 du code de la commande publique).

Fiches de la DAJ de Bercy

Fiche technique DAJ – Notice technique - Copie de sauvegarde dématérialisée - Questions-réponses. (22 juin 2023).