Comment répondre à un appel d'offre dématérialisé pour les entreprises en 5 étapes ?

Les étapes pour répondre à un appel d'offres public pour les entreprises sont : 1/ Recherchez les publicités de marchés publics. 2/ Téléchargez les dossiers de consultation (DCE). 3/ Sélectionnez les marchés gagnables. 4/ Constituez le dossier de réponse au marché. 5/ Transmettez le dossier de réponse par voie électronique.

La réponse aux appels d'offres publics représente une opportunité significative pour les entreprises de toutes tailles, mais le processus de réponse peut être source de difficultés.

Réponse aux marchés publics : Principaux obstacles rencontrés par les entreprises

Les principaux obstacles cités par les entreprises dans ce domaine sont :

• la complexité administrative des procédures,
• la rédaction du mémoire technique spécifique à chaque dossier,
• les aléas techniques de la réponse électronique,
• le coût élevé de la réponse compte tenu du temps à passer,
• le marché difficilement ouvert aux nouveaux entrants,
• le manque de clarté dans l'expression des besoins,
• l'importance excessive donnée au critère prix.

Ces éléments révèlent l'ampleur des difficultés auxquelles font face les entreprises, en particulier les TPE/PME et les nouveaux entrants sur le marché des appels d'offres publics.

Cependant, avec une approche méthodique et une bonne compréhension du processus, il est tout à fait possible de surmonter ces obstacles et de remporter des marchés publics.

Dans cet article, nous allons vous guider à travers les cinq étapes essentielles pour répondre efficacement à un appel d'offre dématérialisé.

Comment répondre à un appel d'offres ? Les étapes.

Répondre à un appel d'offres public peut sembler complexe pour les entreprises et requiert un certain niveau de connaissance et d'expérience. Cela est particulièrement vrai pour les réponses dématérialisées, où il est recommandé de transmettre des fichiers au format PDF par voie électronique.

Il est à noter, que même un fichier pdf peut être corrompu et impossible à ouvrir par l'acheteur. Il en est de même pour les fichiers au format zip.

TA Montpellier, 29 octobre 2024, n° 2405722 (Une offre dont le mémoire zippé est inexploitable n’est pas régularisable. Conditions de rejet d'une offre pour fichier ZIP corrompu. Analyse des articles L2152-2 et R2152-2 du code de la commande publique et de la responsabilité du candidat. En matière d'offres irrégulières, le juge des référés rappelle le cadre juridique posé par l'article L2152-2 du code de la commande publique : une offre est irrégulière lorsqu'elle ne respecte pas les exigences des documents de consultation ou qu'elle est incomplète. Si l'article R2152-2 permet une régularisation, celle-ci ne doit pas modifier les caractéristiques substantielles de l'offre. En l'espèce, le rejet d'une offre dont le mémoire technique dans un fichier ZIP était techniquement inaccessible est justifié, cette situation n'étant imputable ni à l'acheteur ni à la plateforme de dématérialisation, et une régularisation risquant de modifier substantiellement l'offre. Si le marché était important, la transmission d'une copie de sauvegarde aurait probablement pu sauver l'offre).

Dans ce cas les pièces sont transmises via une plateforme de dématérialisation appelée profil d'acheteur.

Rappelons que dématérialisation des marchés publics est devenue obligatoire à compter du 1er octobre 2018 pour la majorité des marchés publics.
Il en résulte que depuis le 1er octobre 2018 les offres papier sont irrégulières donc généralement rejetées sauf régularisation éventuelle prévue par la réglementation. Depuis cette date les entreprises doivent transmettre leurs dossiers de réponse par voie électronique via un profil d'acheteur qui est une plateforme de dématérialisation parfois appelée salle des marchés.
La signature électronique des pièces avec un certificat de signature électronique "agréé" (eIDAS, éventuellement RGS) peut également être imposée par l'acheteur.

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Entreprises ne restez plus seul devant un dossier difficile

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Comprendre les marchés publics : distinction avec les appels d'offres

Dans le langage des PME, appels d'offres et marchés publics sont synonymes.

L’appel d’offre est l’une des procédures de marchés publics les plus contraignantes prévues par le code de la commande publique, ses étapes sont relativement figées car cette procédure est rigoureuse, sans négociation, et nécessite un apprentissage progressif des entreprises débutantes en la matière.

Il en résulte que l'appel d'offre est une procédure de marché public parmi d'autres.

Rédiger une réponse à un marché public (dont l'exemple de l'appel d'offres n'est qu'une des procédures de marchés publics utilisables) en vue de le remporter ne s'improvise pas.

Il est nécessaire de savoir constituer ce que les entreprises appellent parfois le "dossier de réponse à l'appel d'offre" dont le règlement de consultation liste les documents à transmettre. 

En effet la réponse aux appels d'offres publics nécessite de connaître et respecter certaines étapes génériques dont les principales sont :

• la recherche des publicités de marchés (AAPC),
• le retrait dématérialisé des dossiers de consultation des entreprises, (il s'agit des "documents du marché public" ou documents de la consultation qu'ils peuvent comprendre), 
• la sélection des marchés que l'entreprise peut remporter et auxquels elle envisage de répondre (une étape fondamentale),
• la rédaction du dossier de réponse au marché (candidature et offre),
• la transmission dématérialisée du dossier.

Lien pour télécharger : le CCP, les CMP, les 6 CCAG, le CCTG, les DC1 DC2 DC4 ATTRI1 ..., guides, ...

Pour répondre aux appels d'offres publics l'entreprise doit respecter certaines étapes pour formuler sa réponse.

Les principales étapes pour répondre à un marché public

1 - Recherchez des annonces de marchés gratuites (BOAMP, ...)

Votre entreprise peut dans un premier temps rechercher les publicités émises par les acheteurs (avis de marchés publics) pour trouver les marchés qui sont lancés par l'administration ou de manière générale par les acheteurs.

S'abonner à des alertes automatiques (gratuites) sur le BOAMP, PLACE, ...

Le candidat peut s'abonner à des alertes automatiques (gratuites) définies selon des critères propres aux prestations ou travaux qui l'intéressent (notamment sur le site Internet du BOAMP, PLACE pour les marchés de l'Etat, Maximilien pour les marchés en région parisienne, ...).

S'identifier sur les plateformes de dématérialisation pour répondre

Pour répondre par voie électronique l'entreprise candidate ou soumissionnaire devra s'identifier sur la plateforme de réponse électronique appelée profil d'acheteur, en créant ou non un compte sur cette plateforme.

La création d'un compte est conseillée pour notamment mémoriser les informations et aussi être averti des modifications. Encore faut-il que l'entreprise ait bien identifié la plateforme de réponse ce qui n'est pas forcément le cas pour les candidats inexpérimentés dans le processus.  

2 - Téléchargez le dossier de consultation des entreprises (DCE)

Une fois les publicités recensées et analysées, l'entreprise va télécharger le DCE pour répondre à l'appel d'offre public, ce DCE va comprendre des pièces telles que les suivantes : RC, AE, CCAP, CCTP, DPGF, BPU, … cette liste n'étant pas exhaustive.

Il s'agit de parcourir dans un premier temps ces pièces puis de passer à une sélection des dossiers susceptibles d'être remportés.

Le retrait des dossiers s'effectue :

• en principe, par téléchargement sur le site Internet du pouvoir adjudicateur dédié à la dématérialisation des marchés publics (profil d'acheteur),
• ou, dans des cas désormais exceptionnels et prévus par la réglementation, par une demande de transmission du dossier de consultation sous forme papier.

3 - Sélectionnez les marchés gagnables

La phase de sélection (Go/No-GO) revêt une importance capitale, surtout pour les PME et TPE, car il est essentiel de ne pas répondre à tous les appels d'offres au risque de se disperser et d'obtenir un faible taux de réussite.

Il est donc primordial de choisir judicieusement les consultations qui présentent un réel potentiel de succès pour l'entreprise.

Répondre à tous les appels d'offres n'est pas une option viable, étant donné que la préparation des réponses est un processus chronophage, et que l'entreprise risque rapidement de s'épuiser si le taux de succès n'est pas à la hauteur des attentes.

• Il est donc essentiel d'évaluer si une réponse vaut la peine d'être élaborée. Cette évaluation requiert souvent des recherches approfondies et s'appuie sur l'expérience de l'entreprise dans ce domaine.
• Il convient de souligner que certains acheteurs limitent la diffusion des appels d'offres, voire orientent les dossiers, bien que cela soit naturellement contraire aux règles en vigueur.

4 - Constituez le dossier de réponse au marché

La rédaction de la réponse est une étape importante. C'est principalement, le règlement de la consultation qui liste les documents à fournir dans un marché public.

Le dossier de réponse à transmettre comprendra un dossier de candidature et un dossier d'offre si la procédure est ouverte.

Le dossier de candidature

Les conditions pour candidater à un marché public

La constitution de la partie "candidature" comprend un dossier de candidature qui va permettre de sélectionner les entreprises candidates par des critères de sélection des candidatures.

En tant que candidat à un marché public, vous devez satisfaire à certaines conditions minimales pour avoir accès à la commande publique :

• ne pas être dans une des situations prévues dans les interdictions de soumissionner à un marché public. Vous devrez notamment à l'attribution justifier de votre régularité de sa situation fiscale et sociale.
• disposer des capacités suffisantes pour exécuter le marché.

Pour sélectionner les candidatures l'acheteur va s'appuyer sur des éléments qu'il aura demandé aux entreprises candidates qui traduiront ses capacités dont notamment :

• les capacités techniques,
• les capacités financières,
• les capacités professionnelles.

Les pièces qui vous seront demandées (DC1, DC2, DC4, capacités)

Il n'existe pas de liste définitive des documents qui vous seront demandés, mais le pouvoir adjudicateur pourra vous demander de fournir dans le cadre de votre réponse (au titre de la candidature) un certain nombre de documents comme :

• les formulaires DC1, DC2, DC4, ... (Les anciens formulaires NOTI2, DC3, DC6, ... ont été supprimés ou remplacés) ainsi que d'autres pièces.
• les documents de capacité comme les chiffres d'affaires, les références clients, les effectifs, les qualifications, ...

Le dossier d'offre

La constitution de la partie "offre" va permettre d'attribuer le marché à l'offre sélectionnée par des critères de choix des offres.

L’offre comporte généralement :

L'offre financière

L'offre financière comprend des pièces relatives aux prix (Acte d'engagement, DPGF, BPU, DQE).

L'offre technique

L'offre technique (mémoire technique, note méthodologique, ...) est très importante et c'est là que vous allez vous différencier.

Elle traduit les moyens mis en œuvre, la méthodologie, le développement durable, ... pour l'exécution du marché. C'est un document SPECIFIQUE au contrat concerné, d'une importance capitale et qui pèse lourd dans la balance de la notation effectuée par l'acheteur.

Si la partie candidature est importante, car incontournable, les entreprises qui sont débutantes en la matière doivent essentiellement porter leurs efforts sur la partie relative à l'offre. En effet, ce qui intéresse l'acheteur c'est bien l'offre et non la candidature qui ne constitue qu'un "laisser passer".

Il est conseillé de rédiger l'offre avec le plus grand soin car même les entreprises les plus importantes font régulièrement des erreurs à ce stade.

5 - Transmettez le dossier de réponse par voie électronique

Une fois le dossier complet, il est important d'envoyer votre réponse à l'acheteur par voie électronique, via une plateforme de dématérialisation.

Cette opération est plus complexe qu'un simple envoi par e-mail, en raison des éventuels problèmes techniques (JAVA, signature des pièces, connexion Internet, diversité des plateformes, incidents techniques, difficultés pour contacter le support technique, taille des fichiers, nommage des fichiers, ...). 

Pour la dématérialisation des appels d'offres voici ce que vous devez, au minimum, maitriser les points suivants :

• disposer d'un poste de travail conforme aux prérequis techniques (caractéristiques, bonne version de JAVA, navigateur, ...) ;
• se prémunir des incidents techniques par des précautions de bons sens incontournables ;
• disposer d'un certificat de signature électronique, il s'achète et doit être installé sur le poste de travail utilisé ;
• savoir signer électroniquement des documents ;
• savoir gérer la taille des fichiers (éviter les fichiers volumineux notamment pour l'offre technique) ;
• savoir compléter un DUME électronique ;
• savoir répondre pratiquement par voie électronique donc déposer un pli dématérialisé dans les salle de marché.

Autres étapes pour la réponse à l'appel d'offres

Il existe d'autres étapes importantes également mais qui ne sont pas citées ici et qui s'intègrent utilement dans toute cette démarche qui nécessite une certaine expérience.

Voir également

pièces de candidature, déclaration sur l'honneur à l’appui de la candidature à un marché,

capacités techniques, capacités financières, capacités professionnelles,

appels d'offres de formation professionnelle et organismes de formation

candidature d’un auto-entrepreneur à un marché public

Entreprises

Appels d’offres publics : Comment y répondre ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres public,

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres ouvert,

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres restreint,

Entreprises - Comment compléter un document PDF dans le cadre d'un appel d'offres public ?

Actualités

Comment inciter les PME à répondre aux appels d’offres ? - Question écrite n° 07873 de Mme Christine Herzog, réponse du 23/11/2023.

Dématérialisation des appels d'offres et difficultés d'accès pour les petites entreprises et artisans avec la signature électronique pour répondre aux appels d'offres dans les délais. - 30 octobre 2019.

Difficultés de la dématérialisation des marchés publics rencontrées par les petites communes rurales et les TPE et PME dans la réponse aux appels d'offres (Question orale n° 0752S de M. Jean-Marc Boyer, JO Sénat du 05/06/2019) - 10 juin 2019.

Chefs d'entreprises : Osez la commande publique. Mise à jour du guide pratique pour les TPE et PME - Version 2019. - 18 avril 2019.

Liste des pièces justificatives que les entreprises ne sont pas tenues de produire dans leur candidature aux marchés publics (Le décret n° 2019-33 du 18 janvier 2019 allège les documents à fournir par les candidats répondant aux marchés publics notamment les attestations fiscales et sociales, ...). - 26 janvier 2019.

Le formulaire NOTI2 supprimé à compter du 1er mai 2016. Dorénavant lors de l'attribution d'un marché public, seules les attestations de régularité fiscale et sociale permettront aux entreprises de justifier de leur situation au regard de leurs obligations déclaratives et de paiement en la matière. - 24 mai 2016

Le formulaire ATTRI1 remplace le formulaire DC3 (Acte d'engagement) - 12 avril 2016

Les formulaires DC1 DC2 mis à jour par la DAJ de Bercy suite à l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 - 12 avril 2016

Formulaires DC4, DC5, DC6, DC8, ... révision par la DAJ et appel à propositions jusqu'au 14 juillet 2010 - Juin 2010