Un coup d'arrêt aux exemples de mémoires techniques et aux mémoires techniques types ?
Mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché.

18 janvier 2024

Dans le cadre des marchés publics, votre mémoire technique peut faire toute la différence entre le succès et l'échec, il s'agit d'un document décisif pour l'attribution. Véritable porte d'entrée pour remporter le marché, ce document doit démontrer vos compétences, votre méthodologie adaptée et votre réelle compréhension des exigences de l'appel d'offres. Ne le négligez pas, car une offre technique fondée sur des documents-types conduit à une note dégradée. Donc attention lors de la rédaction, car c'est un document spécifique à chaque marché, et les acheteurs vous le confirmeront.

Privilégier des mémoires techniques de qualité plutôt que de se fier à des modèles génériques souvent inadaptés, c'est éviter des offres rejetées d'office.

Mais si vous êtes ici, vous en avez sûrement déjà conscience.

Dans le cadre des marchés publics, le mémoire technique dépasse de loin la simple formalité administrative.

Véritable vitrine de votre savoir-faire, il représente une opportunité unique de mettre en avant votre expertise et de prendre l'avantage face à la concurrence

Pourquoi les mémoires techniques standard sont insuffisants ?

Un mémoire technique standard, même bien rédigé, ne reflétera jamais les particularités de votre offre ni ne s'adaptera aux exigences spécifiques de chaque appel d'offres.

Trop général, il manque de précision et ne parvient pas à répondre aux attentes précises du donneur d'ordre.

Les conséquences sont lourdes : rejet de l'offre, perte de temps et de ressources.

Alors comment faire la différence par rapport aux concurrents ?

Pour réussir, privilégiez un mémoire technique sur mesure, rédigé spécifiquement pour chaque appel d'offres.

Ce document doit être :

• Personnalisé, donc adapté aux exigences précises du marché.
• Concis et clair, donc facile à comprendre pour le lecteur.
• Persuasif, donc mettant en avant vos atouts et votre valeur ajoutée.

En investissant du temps dans la rédaction de votre mémoire technique, vous augmentez considérablement vos chances de remporter le marché. N'hésitez pas à vous faire accompagner par des experts pour vous assurer de la qualité de votre document.

Vous trouverez ci-après des explications détaillées sur les conséquences de l'utilisation de mémoires techniques-types ainsi que des conseils.

 

Introduction

Le tribunal administratif de Paris offre une base juridique aux acheteurs publics pour rejeter les offres techniques génériques fondées sur des exemples sans valeur ajoutée.

"Si la société soutient que ses offres n'auraient pas dû être considérées comme irrégulières eu égard à son expérience forte et à l'adéquation entre celles-ci et les besoins du marché, d'une part, son expérience ne suffit pas à établir que son offre répondait nécessairement aux besoins du marché ce qui révèlerait une dénaturation globale de son offre ou une discrimination à son encontre, d'autre part, il ne résulte pas de l'instruction que l’acheteur ait altéré les termes des offres de la société, à laquelle elle ne reproche que d'avoir fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché" (TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772).

De nombreuses entreprises se plaignent des notes obtenues concernant la valeur technique de leurs offres. Cependant, les acheteurs sont souvent confrontés à :

• des offres très générales issues de copier-coller,
• de modèles et autres exemples inadaptés qui ne répondent pas aux besoins spécifiques des acheteurs.

 Lorsque ces entreprises tentent de contester leurs notes par le biais d'un contentieux, les résultats sont souvent décevants. Il est important de noter qu'il existe de nombreuses jurisprudences en la matière, issues de soumissionnaires qui contestent leur notation. En approfondissant la question, vous constaterez que les cas où des informations adaptées manquent en raison de l'utilisation de documents génériques sont nombreux.

Evolution de la jurisprudence

Utilisation de modèles de mémoires techniques : La situation se complique pour les entreprises

Longtemps, les pratiques entourant la rédaction des mémoires techniques pour les marchés publics sont restées relativement souples. Les entreprises avaient une certaine latitude dans la manière de présenter leurs offres, notamment en réutilisant parfois des contenus généralistes d'un dossier à l'autre.

Cependant, ces dernières années, on assiste à une véritable inflexion de la jurisprudence des tribunaux administratifs sur cette question. Les juges adoptent une position beaucoup plus stricte et intransigeante vis-à-vis des mémoires techniques jugés trop généralistes ou standardisés.

Cette évolution marque une véritable rupture avec les pratiques antérieures. Là où les offres techniques un peu convenues pouvaient passer auparavant, elles s'exposent aujourd'hui à un réel risque de rejet pur et simple par les acheteurs publics ou au mieux d'une note dégradée.

Les risques d'un document "trop général et insuffisamment précis et spécifique"

Il ne s'agit pas d'un cas isolé mais bel et bien d'une tendance de fond qui se confirme au fil des décisions récentes. Les tribunaux envoient un signal fort aux entreprises soumissionnaires : l'ère des mémoires techniques réutilisés sans travail de fond est révolue. Seules des réponses véritablement sur-mesure, ciblées et approfondies seront jugées recevables et pertinentes.

C'est une opportunité pour les entreprises de mettre en avant leur capacité d'adaptation et leur volonté d'innover dans leurs réponses aux marchés publics.

Rejet d'une offre pour un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique (TA Paris 2024)

Selon le tribunal administratif de Paris (TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772), si la société soutient que ses offres n'auraient pas dû être considérées comme irrégulières eu égard à son expérience forte et à l'adéquation entre celles-ci et les besoins du marché,

• d'une part, son expérience ne suffit pas à établir que son offre répondait nécessairement aux besoins du marché ce qui révèlerait une dénaturation globale de son offre ou une discrimination à son encontre,
• d'autre part, il ne résulte pas de l'instruction que l’acheteur ait altéré les termes des offres de la société, à laquelle l'acheteur ne reproche que d'avoir fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché.

Autrement dit, même une grande expérience de la société ne suffit pas à établir que son offre répondait nécessairement aux besoins du marché.

Par ailleurs, l'acheteur a qualifié les offres d'irrégulières en raison d'un "mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché". Les termes choisis mettent en évidence le caractère général du document, soulignant son manque de précision et de spécificité.

Pourtant, cette pratique est largement répandue parmi les soumissionnaires dans le cadre des réponses aux marchés publics, où le recours aux copier-coller permet de gagner un temps considérable par rapport à la rédaction d'une offre adaptée au contexte, c'est-à-dire une offre précise et spécifique.

Ces difficultés auxquels vous êtes confrontés lors de la rédaction de vos mémoires techniques sont compréhensibles. Bien que le recours aux copier-coller puisse sembler être un gain de temps, il peut compromettre la qualité de votre offre et affecter votre succès dans les appels d'offres publics.

Toutes les entreprises, qu'elles soient petites ou grandes, ont la possibilité de s'adapter à cet exercice exigeant

Le rejet des mémoires techniques type ou fondés des "exemples"

Certes pour le jugement du 5 janvier 2024, il ne s’agit que d’un jugement de tribunal administratif mais d'autres décisions avaient déjà tiré la sonnette d'alarme. 

Cette position, risque de contribuer à mettre un sérieux coup de frein aux exemples de mémoires techniques, ou encore mémoires techniques-types voire mémoires « stéréotypés » reçus et analysés par les services des acheteurs.

Ces modèles, bien qu'ils semblent pratiques, mènent inévitablement à des réponses techniques générales, imprécises et en aucun cas spécifiques par rapport aux besoins du marché. En effet, avec une telle méthode, la personnalisation est très difficile tout en restant chronophage.
La note correspondante de la valeur technique en est évidemment affectée.

Les entreprises répondant aux appels d'offres sont conscientes que les acheteurs chargés d'évaluer leurs documents préfèrent des explications personnalisées plutôt que l'utilisation de documents génériques.

De plus, il est important de souligner que les évaluateurs désapprouvent d'autant plus ces pratiques qu'elles impliquent un travail supplémentaire.

En effet, dans de tels cas, les évaluateurs doivent consacrer un temps considérable à rechercher les informations nécessaires dans différents éléments de la réponse. Cette tâche fastidieuse peut entraîner une perte de temps et une baisse de la note attribuée à la proposition.

L'acheteur peut-il prévoir une note éliminatoire combinée à une méthode de notation par paliers ?

• Oui selon le tribunal administratif de Paris qui rappelle dans son considérant que "Il ne résulte d'aucun texte ni aucun principe que le pouvoir adjudicateur ne pourrait pas fixer une note éliminatoire sous la seule réserve que ce mécanisme soit annoncé, qu'il ne soit pas discriminatoire et qu'il n'aboutisse pas à ce que l'offre la plus avantageuse économiquement ne soit pas choisie" (TA Cergy Pontoise, 19 novembre 2015, n° 1301855 - TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772).
  Paris Habitat a, pour la mise en œuvre de chacun des critères de sélection des offres, défini une méthode de notation par paliers combinée à la fixation d'une note éliminatoire de 25/50.

Si la société requérante soutient que la méthode de notation utilisée par Paris Habitat est irrégulière dès lors qu'elle conduirait à rejeter à tort, et donc de façon discriminatoire, des offres comme ne correspondant pas aux besoins du marché, l'objet d'une telle méthode est, précisément, d'éliminer les offres non conformes sans procéder alors à leur classement. Par ailleurs il n'apparaît pas que la note éliminatoire inférieure à 25 points, soit en-dessous de la moyenne, soit trop sévère ni que la notation par palier serait trop réductrice des écarts de points et fausserait l'application de la note éliminatoire. Il s'ensuit que la société .... n'est pas fondée à soutenir que la méthode de notation méconnaîtrait les principes fondamentaux d'égalité de traitement des candidats. Par suite, le moyen tiré de l'irrégularité de la méthode de notation doit être écarté.

• La Cour de justice de l’Union européenne a confirmé que les nouvelles directives « marchés publics » ne s’opposent pas à ce qu’un acheteur prévoit des notes éliminatoires : sous réserve que cela soit clairement indiqué dans les documents de la consultation, l’acheteur peut prévoir « des exigences minimales quant à l’évaluation technique, de telle sorte que les offres soumises qui n’atteignent pas un seuil de points minimum prédéterminé au terme de cette évaluation sont exclues de l’évaluation ultérieure fondée tant sur des critères techniques que sur le prix » (CJUE, 20 septembre 2018, Montte SL contre Musikene, Aff. C-546/16).

L’article 66 de la directive 2014/24 doit être interprété en ce sens qu’il ne s’oppose pas à une législation nationale, telle que celle en cause au principal, qui permet aux pouvoirs adjudicateurs d’imposer, dans le cahier des charges d’une passation de marché selon une procédure ouverte, des exigences minimales quant à l’évaluation technique, de telle sorte que les offres soumises qui n’atteignent pas un seuil de points minimum prédéterminé au terme de cette évaluation sont exclues des phases successives de l’attribution du marché, et ce indépendamment du nombre de soumissionnaires restants.

• "aucun texte, ni aucun principe n'interdit à une entité adjudicatrice de prévoir l'attribution d'une note éliminatoire, dès lors que cette information a été portée, comme en l'espèce, à la connaissance de l'ensemble des candidats" (TA Paris, 16 juin 2015, n° 1508617, Société ANSALDO STS).
• Rien n’interdit à l’acheteur de fixer, sur un ou plusieurs critères, une note éliminatoire ou un nombre de points minimal en dessous duquel l'offre classée est écartée, sous réserve que cet aménagement particulier du classement des offres soit annoncé et qu'il ne soit pas discriminatoire (QE n° 21278 de M. Bernard Piras (Drôme - SOC) publiée dans le JO Sénat du 19/01/2006).

Risques liés aux exemples et modèles de mémoires types

Le recours à des mémoires techniques génériques ou réutilisés sans réelle adaptation expose les entreprises soumissionnaires à de multiples risques, aux conséquences potentiellement dévastatrices :

Le risque de rejet pur et simple de l'offre

En ne fournissant pas un mémoire spécifique et personnalisé, l'entreprise s'expose à ce que son dossier soit jugé non-conforme et écarté dès la phase d'analyse des offres par l'acheteur public. C'est la sanction ultime qui anéantit d'un trait tous les efforts consentis.

Le risque d'une mauvaise notation (cas, de loin le plus courant)

Même si l'offre n'est pas rejetée, un mémoire technique jugé trop imprécis ou généraliste se traduira inévitablement par une dégradation importante de la note attribuée pour la valeur technique. Cette situation compromet considérablement les chances de remporter le marché.

L'incapacité à exécuter correctement les prestations

En n'ayant pas suffisamment cerné les attentes et spécificités du marché, l'entreprise risque de se retrouver dans l'incapacité d'honorer ses engagements lors de l'exécution, avec tous les aléas techniques et financiers que cela implique.

C'est un cas relativement courant, lorsque le rédacteur du document :

• est pressé,
• transmet un document volumineux (parfois plusieurs centaines de pages) sans vraiment connaitre son contenu qui pourtant deviendra contractuel,
• procède par des copier-coller sans réelle personnalisation.

Si bien que l'acheteur se retrouve avec un document, de présentation impeccable, ressemblant à une plaquette publicitaire mais donc le contenu peut se retourner contre le titulaire du marché lors de l'exécution du contrat.

Le risque de perte de crédibilité auprès des acheteurs

Si une entreprise propose régulièrement des offres techniques qui se ressemblent (même structure par exemple), elle finira par dégrader sa réputation auprès des acheteurs publics, qui hésiteront à lui confier des marchés stratégiques.

Bref, opter pour la facilité en réutilisant des contenus-types présente bien plus d'inconvénients que d'avantages à long terme. Les risques financiers, techniques et liés à la réputation sont loin d'être négligeables pour les entreprises soumissionnaires.

Que recherchent les acheteurs publics ?

Qu'est-ce qu'un bon mémoire technique selon le tribunal administratif ?

Récemment, le tribunal administratif de Paris précité a rendu un jugement significatif qui clarifie les attentes des acheteurs chargés d'évaluer les offres techniques.

Ce jugement offre des indications précieuses sur ce qu'est un bon mémoire justificatif, c'est-à-dire un document répondant aux critères de qualité.

Le jugement du 5 janvier 2024 énonce des règles logiques et pertinentes concernant la rédaction des mémoires techniques en réponse à un marché public. Ces directives fournissent des orientations importantes pour les entreprises afin de produire des mémoires techniques qui répondent efficacement aux attentes des acheteurs.

Voir quelques jurisprudences intéressantes et en ce sens plus loin.

Position du tribunal

Le tribunal administratif de Paris a établi les critères d'un mémoire technique de qualité, soulignant sa nécessité d'être spécifique à chaque marché.

Ce jugement s'inscrit dans une série de jurisprudences sanctionnant les propositions génériques basées sur des exemples de documents types.

En ce qui concerne vos offres techniques, il est nécessaire de se demander :

• Utilisez-vous des exemples ou des modèles de mémoires techniques dans vos réponses aux appels d'offres publics ?
• Structurez-vous vos offres techniques en fonction des particularités de chaque consultation ?
• Ou bien, avez-vous recours au copier-coller pour gagner du temps ?

Bien que cette dernière méthode puisse sembler pratique et efficace, elle peut avoir des conséquences coûteuses.

Il ne s'agit pas de réinventer la roue, mais plutôt de rédiger avec méthode.

En effet, ce petit "truc" qui semble pratique peut se révéler être une mauvaise approche si le rédacteur ne parvient pas à personnaliser le contenu.

Cela expose votre offre à un risque accru de rejet par les acheteurs publics. Il est donc nécessaire de procéder avec méthode.

Pour vous en convaincre, il est recommandé d'interroger vos clients dont les marchés sont soumis au code de la commande publique. Leurs avis seront certainement instructifs et pourront vous aider à affiner votre approche.

Il ne doit pas revêtir un caractère général

Les entreprises sont ainsi tenues de renoncer à l'agrégation de banalités présentes dans les documents types qui ne font pas la démonstration concrète de la capacité à répondre aux attentes spécifiques de l'acheteur.

Un document générique qui ne rentre pas dans les détails ou se contente de présenter des informations trop vagues sans lien réellement direct avec le besoin exprimé dans le cahier des charges sera sanctionné.

Un mémoire pertinent doit, à l'inverse, comporter des informations détaillées, d'exemples concrets et de propositions spécifiquement adaptées aux particularités du marché visé. C'est à travers cette approche personnalisée que les entreprises pourront véritablement se démarquer et démontrer leur compréhension approfondie des besoins de l'acheteur.

Il doit être précis

Les explications génériques vagues formulées sous la forme de phrases types toutes faites sont à bannir car elles ne permettent pas à l'acheteur de juger correctement de la qualité et du sérieux de la proposition.

Le document se doit d'entrer dans le détail des exigences particulières du dossier comme : des modalités opérationnelles envisagées, des moyens techniques et humains alloués, des exemples concrets de réalisations similaires, etc.

Attention les exigences sont spécifiques à chaque dossier par conséquent les rubriques seront différentes ainsi que leur contenu. Chaque offre doit s'appuyer sur un plan détaillé particulier.

Plus le niveau de précision est élevé, plus l'acheteur aura confiance dans la capacité de l'entreprise à exécuter la prestation demandée dans de bonnes conditions.

Il doit être spécifique au regard des besoins du marché

Ainsi, une adaptation stricte à chaque dossier de réponse s'impose, englobant notamment et s'ils sont exigés : les ressources humaines et matérielles affectées, la méthodologie opératoire – qui peut varier d'un marché à l'autre –, les dispositions environnementales prévues ainsi que d'autres exigences techniques qui, bien que semblant standardisées, ne le sont pas nécessairement.

Chaque marché a ses particularités qu'il convient d'identifier précisément pour y répondre de manière sur-mesure.

Un simple copier-coller sans travail d'analyse et d'adaptation doit être absolument proscrit sous peine de sanction par l'acheteur ou le juge.

Bien que tout le monde en convienne, l'expérience démontre que de nombreuses entreprises ne respectent pas ces règles, souvent par manque de temps.

Quelques extraits de décisions sur le sujet

Note méthodologique "pas très étayée et développée, ne donnant pas l'impression d'un grand investissement dans le projet"

L'offre technique a intérêt à être étayée et développée comme l'a jugé la CAA de Nantes (CAA de Nantes, 5 février 2021, n° 19NT04272).

13. Il résulte de l'instruction, notamment de l'analyse littérale de l'offre de la société [....), que la note méthodologique rédigée par cette société à l'appui de son offre n'était pas très étayée et développée, ne donnant pas l'impression d'un grand investissement dans le projet. Il résulte également de cette analyse que l'offre présentée par cette société, très synthétique, ne faisait pas état d'éléments de contexte, ni du site, ni du projet, ni des objectifs et globalisait les approches urbaines et paysagères. Dans ces conditions, la société n'est pas fondée à soutenir que l'évaluation à 0 point de l'item " compréhension de l'objet de l'étude " ou l'évaluation à 0,25 point de l'item " motivation envie " seraient entachées d'erreur manifeste d'appréciation.

Manque de détail : description détaillée des prestations si le règlement de consultation du marché l’impose

Le mémoire technique doit comprendre la description détaillée des prestations si le règlement de consultation du marché l’impose (CAA Bordeaux, 24 mai 2018, n° 16BX01333, Sarl Coeur d’Estuaire). La mention dans un mémoire technique que tous les moyens demandés dans le cahier des charges sont « bien évidemment » fournis ne suffit pas au pouvoir adjudicateur pour se prononcer sur l’intégralité des caractéristiques et fonctionnalités requises par le cahier des clauses particulières, alors ces moyens sont nécessaires à la réalisation des prestations. Dans ces conditions, l’offre d’une société, ne respectant pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, est irrégulière.

Manque de détail, absences d'informations exigées, manque de spécificité ... encore

L'offre technique a intérêt à être détaillée, contenir toutes information et être spécifique comme l'a jugé la CAA de Bordeaux (CAA de Bordeaux, 8 avril 2014, n° 13BX01149).

..., que toutefois, il ressort des tableaux d'analyse lot par lot produits devant la cour que les offres des candidats ont été appréciées au regard du critère technique et que la valeur technique de chaque offre a été estimée au regard de deux sous critères rappelés ci-dessus ; que les notes ainsi attribuées aux candidats sur le critère technique ont été justifiées et explicitées et notamment celles attribuées sur ce critère à la [....] qui a obtenu la note de 14 sur 30 sur le critère technique soit 6 sur 15 sur la qualité des matériaux, justifiée par l'observation faite au sein du tableau d'analyse selon laquelle elle n'aurait fourni que quelques matériaux conformes aux cahier des clauses techniques particulières et 8 sur 15 sur la note méthodologique, expliquée dans le tableau d'analyse des offres lots par lots, notamment par le fait qu'elle n'a pas détaillé les moyens humains nécessaires au chantier, n'a proposé aucune mesure spécifique pour l'hygiène et la sécurité du chantier et n'a pas non plus prévu de moyens spécifiques de coordination ;

Oubli de traiter des rubriques exigées : très classique avec des exemples de mémoires techniques. Rejet pour irrégularité.

L'erreur classique de l'utilisation de documents types, engendre très fréquemment l'absence de traitement de certaines rubriques exigées. Les rubriques étant indispensable l'oubli engendre une note de zéro.

Illustration avec une décision de la CAA de Marseille (CAA de Marseille, 7 novembre 2016, n° 14MA03839).

Considérant qu'il résulte du rapport d'analyse des offres que la société [....] Travaux Publics a obtenu une note de 0/1 pour les deux sous-critères environnement et fonctionnement intrinsèque de l'entreprise, au motif que ces rubriques n'avaient pas été traitées ; que si plusieurs passages du mémoire technique sont consacrés à l'organisation pratique du chantier, à la collecte et à l'évacuation des déblais et autres matériaux de chantiers, à l'environnement du chantier, aux procédures à respecter en cas de pollution, lesdits éléments ne permettaient pas au pouvoir adjudicateur, conformément au règlement de la consultation du marché, de porter une appréciation sur le fonctionnement intrinsèque de la société du point de vue environnemental ; que, par suite, en l'absence de mention relative au fonctionnement intrinsèque de la société, s'agissant du sous-critère environnemental, l'offre de la société [....] Travaux Publics était incomplète et donc irrégulière ; que le Département de la Corse-du-Sud était par suite tenu d'éliminer son offre

Offre technique imprécise et difficulté de contester la notation

L’acheteur n’a pas commis d’erreur manifeste d’appréciation en attribuant à l’offre de l’attributaire une note sensiblement supérieure à celle de l’entreprise requérante (CAA de Marseille, 11 juillet 2016, n° 15MA02989).

Il est compliqué de contester la note d’un concurrent :

• si l’offre est imprécise et« se bornait à présenter de manière succincte et peu précise, au sein du mémoire technique déposé,
• si l'expérience et la formation de son personnel affecté à l'exécution du marché litigieux », « s'est borné à produire, dans son mémoire technique, une brève liste de son matériel n'en comportant qu'un descriptif sommaire et ne précisant pas les conditions d'affectation de ce dernier »,
• si le mémoire technique «  ne comporte qu'une liste peu précise des différentes catégories de matériaux utilisés, mentionnant seulement des fournisseurs habituels et des normes techniques, pour l'essentiel, sans détailler ceux spécifiquement mobilisés pour l'exécution du marché litigieux ».

Offre se contentant de présenter la société et d'indiquer de manière très générale les étapes - Indications génériques - Pas d'indications précises

Encore un exemple parmi d'autres avec une note méthodologique cumulant les erreurs classiques (CAA Lyon, 30/04/2015, n° 13LY03397).

Selon la Cour, une société dont l'offre a été rejetée ne peut pas se plaindre de la note obtenue si son mémoire technique :

• se contente de présenter la société et d'indiquer de manière très générale les différentes étapes de son intervention
• n'explique pas en quoi les moyens humains et les matériels seraient appropriés à l'exécution du marché
• ne comporte pas d'indications précises sur les spécifications et les qualités particulières des matériels présentés

Il résulte du règlement de consultation du marché en cause que les offres devaient être notées sur deux critères pondérés, le prix pour 60% et la valeur technique pour 40 % ; que la société [....] soutient que pour chacun des sous-critères du critère de la valeur technique, les notes qu'elle a obtenues sont entachées d'erreur manifeste d'appréciation ;

Offre se contentant de présenter la société et d'indiquer de manière très générale les différentes étapes de son intervention

4. Considérant, en premier lieu, que pour le sous-critère " note méthodologique ", pondéré à 35%, la société [....] fait valoir qu'elle a procédé à une présentation détaillée des méthodes qu'elle mettrait en oeuvre pour réaliser le projet ; qu'il résulte toutefois de l'instruction que la page de son mémoire technique consacrée à cet aspect de la prestation de son offre se contente de présenter la société et d'indiquer de manière très générale les différentes étapes de son intervention éventuelle ; que les indications génériques contenues dans l'offre de la société [....] pouvaient dès lors recevoir sans erreur manifeste d'appréciation de la part du pouvoir adjudicateur la note de 20/35 qui demeurait supérieure à la moyenne ;

Pas d'indication en quoi les moyens humains et les matériels seraient appropriés à l'exécution du marché

5. Considérant, en deuxième lieu, que pour le sous-critère " moyens techniques et humains ", pondéré à 30%, la société [....] fait valoir qu'elle a procédé à une présentation détaillée des équipes qui seraient consacré déployées et des moyens qui seraient consacrés à la réalisation du projet ; que toutefois la description dans le mémoire technique des équipes techniques et commerciales ainsi que des moyens du siège de l'entreprise n'indiquait pas en quoi ces moyens humains et ces matériels seraient appropriés à l'exécution du marché ; que l'appréciation portée sur le rapport d'analyse des offres concernant ce sous-critère retenait une " description moyenne de l'approche méthodologique et adaptée de l'opération " ; que les indications peu circonstanciées contenues dans l'offre de la société [....] pouvaient dès lors au regard de l'offre classée en premier, recevoir sans erreur manifeste d'appréciation de la part de l'autorité adjudicatrice, la note de 18/30 ;

Pas d'indications précises sur les spécifications et les qualités particulières des matériels présentés

6. Considérant, en troisième lieu, que pour le sous-critère " fiches matériaux ", pondéré à 25%, la société [....] fait valoir les points forts de son offre ; que toutefois ni la description des matériels proposés dans son mémoire technique, ni la documentation commerciale générale à laquelle son offre renvoie, ne comportent d'indications précises sur les spécifications et les qualités particulières des matériels présentés ; que l'appréciation portée sur le rapport d'analyse des offres concernant ce sous-critère selon laquelle l'entreprise soumissionnaire présente " des matériels avec fiches technique " est moins élogieuse que celle retenue pour l'offre de la société Fooga pour laquelle le rapport mentionne une proposition " de matériels de très grande qualité " et applique une note de 25/25 ; que les circonstances que la société requérante soit, contrairement à la société attributaire, titulaire du label Qualisport ou que son matériel soit agréé par de grandes fédérations sportives ne saurait, à elles seules, faire regarder sa note comme entachée d'une erreur manifeste d'appréciation ; que la société [....] n'est dès pas lors fondée à soutenir que c'est à tort que la commune de Saint-Marcel-lès-Valence a estimé que, en l'état des offres qui lui était soumises et eu égard à ses besoins, les matériels qu'elle proposait pouvaient apparaître comme moins adaptés, plus lourds ou d'une manutention plus complexe que ceux du lauréat ; que la note de 11/25 qui a été attribuée à l'offre de la requérante ne peut dès lors être regardée comme entachée erreur manifeste d'appréciation ;

Une réponse "non stéréotypée" c'est nettement mieux selon le Conseil d'Etat

Dans sa jurisprudence CE, 8 février 2010, n° 314075, Commune de la Rochelle, le Conseil d'Etat faisait déjà référence à une notice technique qui n’était pas stéréotypée. La Haute Juridiction reconnaissait donc implicitement la qualité d'un document précis et spécifique au regard des besoins du marché en question.

La société évincée avait « produit une notice technique qui, contrairement à ce que soutient la COMMUNE DE LA ROCHELLE, si elle contenait des indications valables pour toutes les vitrines d’exposition en général, n’était pas stéréotypée, dès lors qu’elle comportait des dispositions précises concernant l’opération projetée par la COMMUNE DE LA ROCHELLE, et décrivait de manière détaillée les moyens techniques et humains et les matériaux devant être utilisés sur ce chantier, ainsi que les lignes directrices des propositions pour la conservation des objets dans ces vitrines ».

Le développement de la jurisprudence autour des mémoires techniques

La jurisprudence commence à se développer autour des mémoires techniques transmis par les entreprises.

• Dépassement du nombre de pages admis. L'acheteur ne pouvant démontrer que cette présentation nuisait à la lisibilité, l'éviction de l'entreprise était irrégulière, entraînant l'annulation de la procédure à compter de l'analyse des offres(TA Poitiers, 6 octobre 2023, n° 2302509)
• Dépassement du nombre de pages non-admis (TA Montreuil, 28 juillet 2023, n° 2308306)
• Dépassement du nombre de pages admis (TA Grenoble, 19 juin 2023, n° 2303320, Sté SLTP)
• Analyse du mémoire technique par l’acheteur et dénaturation de l’offre d’un soumissionnaire (TA Cergy-Pontoise, 9 mars 2020, n° 2001861, Sté Endros)
• Un critère relatif à la qualité du mémoire technique doit mentionner les éléments d'appréciation et leur pondération différenciée dans le règlement de consultation (CAA de DOUAI, 4 février 2020, n° 18DA00156, société M2A).
• Offre irrégulière pour dépassement du nombre maximal de pages du mémoire technique imposé par le règlement de la consultation. Ce manquement entraîne-t-il l'annulation du contrat ? (TA Nancy, 1er février 2024, n° 2102299)

Conseils pratiques aux entreprises soumissionnaires

Optez pour des approches alternatives évidentes

Optez pour une approche créative et personnalisée dans la rédaction de vos mémoires techniques, en mettant en valeur votre expertise unique et votre compréhension profonde des besoins du marché

Avec des documents génériques, l’adaptation donc la personnalisation est quasiment impossible pour les rendre efficaces, tout en restant chronophage.

En effet, ces documents comportent des plans et des contenus obligatoirement générique.

Il faut éviter de reprendre ces plans vu qu'ils ne correspondent jamais aux exigences particulières des besoins. Il en est de même pour les contenus.

Sachez qu'il est très rapide pour un acheteur rompu à l’exercice pour détecter les pratiques.
Il suffit qu’il compare ses attentes au plan détaillé du document.

Conseils sur la forme

Le règlement de consultation peut imposer des exigences de forme du document :

• Respectez scrupuleusement les exigences du règlement de consultation notamment sur les directives telles que le nombre maximal de pages autorisé, la police de caractères et sa taille, ainsi que le format des fichiers (PDF, etc.).
• Évitez d'insérer des liens hypertextes externes, si vous souhaitez intégrer leur contenu dans l'offre, car ce dernier ne sera pas généralement pris en compte pour la notation des offres.

Conseils pertinents : 3 possibilités pour rédiger un plan de mémoire technique

 La clé réside dans un plan détaillé solide, car une erreur dans sa conception se répercutera sur votre évaluation.

• Le plan détaillé du mémoire technique doit être spécifique à chaque dossier.
  • Cela implique qu'aucun plan ne doit être identique à un autre.
  • Cette étape est particulièrement délicate, car elle dépend de la qualité rédactionnelle du dossier de consultation.
  • Cependant, si ce dernier comprend un cadre de réponse technique, la rédaction en est grandement facilitée, car elle garantit, en principe, l'inclusion de tous les éléments nécessaires.

Pour une réponse qui correspond précisément au contexte de chaque marché, il est essentiel de personnaliser vos documents de manière précise. Vous pouvez utiliser partiellement des documents précédents comme source d'informations, mais cela doit se faire avec précaution, en les considérant comme une bibliothèque de données.

• Assurez-vous de les adapter correctement. 
• En revanche, évitez de reprendre les titres et la structure, car ils doivent être totalement adaptés à chaque réponse.
• Même si vous copiez certains éléments sans les modifier (ce qui est rare, car des ajustements sont généralement nécessaires), cela peut entraîner des problèmes importants lors de la notation ou lors de l'exécution en cas de succès de votre offre. En effet, le document étant contractuel, l'acheteur dispose d'une base solide pour faire valoir ses droits en cas de litige.

1 - Cas d'une demande générique du dossier de consultation sans précision quant aux exigences

Lorsque le dossier de consultation présente une demande générique sans précision quant aux exigences, comme par exemple "Fourniture d'un mémoire technique expliquant la prestation", il peut être difficile de répondre de manière adéquate.

Cependant, si vous souhaitez tout de même soumettre une proposition, une solution envisageable est d'interroger l'acheteur pour obtenir des précisions détaillées sur ses attentes.

2 - Cas de la fourniture d'un cadre de réponse technique (CRT ou CMT)

Dans le cas où le dossier de consultation fournit un cadre de réponse technique (CRT ou CMT), la gestion devient plus simple.

Ce cadre contient une série de questions ou d'exigences explicites auxquelles les opérateurs économique doivent répondre.

Cette approche permet à l'acheteur de structurer les réponses selon un format uniforme pour tous les soumissionnaires, ce qui facilite l'évaluation par les maîtres d'ouvrage.

 Cependant, il est important de noter que malgré sa simplicité apparente, la réussite de cet exercice dépend largement de la formulation des points à expliquer. Parfois, répondre à certaines questions nécessite de concevoir un plan spécifique, ce qui peut représenter une difficulté pour les candidats.

3 - Cas le plus courant : absence de cadre de réponse mais exigences disséminées dans le dossier

Dans le cas le plus courant où il n'y a pas de cadre de réponse défini, mais où les exigences sont dispersées dans le dossier de consultation, la situation devient plus complexe et difficile à gérer. Il s'agit d'un cas très courant.

L'acheteur peut choisir de présenter ses exigences de manière centralisée en proposant un plan détaillé. Cependant, même en présence d'un tel plan, celui-ci n'est généralement pas suffisant, car sa qualité dépend fortement de la rédaction du dossier de consultation (DCE).

La qualité rédactionnelle des documents varie fortement d'un acheteur à un autre, selon l'intervention éventuelle d'un service juridique, les compétences mobilisées, etc. Des contradictions et un manque de clarté peuvent donc exister à ce niveau.

Dans ces circonstances, il est souvent nécessaire pour l'entreprise de procéder à une analyse approfondie du DCE afin d'extraire un plan détaillé qui sera spécifique au dossier en question.

Ce n'est qu'à partir de ce moment-là que la rédaction du contenu technique peut débuter. Ce processus souligne l'importance pour les entreprises de consacrer du temps et des efforts à la compréhension approfondie des documents de consultation pour garantir une réponse adaptée et de qualité.

Conseils complémentaires pour convaincre l’acheteur

En complément des recommandations précédentes cette pièce maîtresse du dossier du dossier de réponse, doit mettre en avant de façon structurée les points forts de l'opérateur économique.

Pour appuyer son offre convaincre l’acheteur, il est conseillé à l'entreprise, si ces éléments sont exigés ou pertinents, de :

• Présenter en détail les moyens humains et matériels alloués
• Préciser la méthodologie opérationnelle prévue
• Enrichir l'argumentaire avec des exemples probants de réalisations précédentes
• Démontrer chaque déclaration chiffrée (qualité, délais, ...)

Exemples de modèles de plans détaillés

Ces modèles sont fournis uniquement à titre d'illustration vu qu'ils correspondent à des cas spécifiques.

• mémoires techniques de bâtiment et travaux publics (BTP) dans les dossiers de consultation,
• mémoires techniques de gardiennage et sécurité dans les dossiers de consultation,
• mémoires techniques de nettoyage, propreté et hygiène dans les dossiers de consultation,
• mémoires techniques d'informatique,
• mémoires techniques de formation professionnelle continue.
• mémoires techniques de peinture dans les dossiers de consultation,
• mémoires techniques de travaux d'électricité dans les dossiers de consultation,
• mémoires techniques de menuiseries intérieures et extérieures,
• mémoires techniques des marchés d'huissiers de justice,
• mémoires techniques de marchés d'espaces verts,
• mémoires techniques de diagnostics immobiliers, 
• mémoires techniques pour le recrutement de médecins généralistes et spécialistes.

Importance de la formation à la rédaction de l'offre technique

Enrichissez vos compétences dans la rédaction de mémoires techniques.

• Grâce à cette formation, vous développerez les compétences essentielles pour produire des documents clairs, concis et convaincants, parfaitement adaptés aux exigences des appels d'offres publics
• Une formation spécifique en INTRA est aussi disponibles pour vous aider à maîtriser les techniques de rédaction de mémoires techniques performants.

Si vous souhaitez suivre une formation à la rédaction de mémoires techniques spécifiques (une journée suffit) vous pouvez contacter l'auteur du site :

Formation MEMOIRE TECHNIQUE (J04)

Jurisprudence

CE, 8 février 2010, n° 314075, Commune de la Rochelle (Le choix de l'offre ne peut se fonder sur les références des entreprises candidates, mais exclusivement sur la valeur intrinsèque de l'offre. Contrôle de l'erreur manifeste d'appréciation de la valeur technique de l'offre. Droit à indemnisation et réparation du préjudice né de l'éviction irrégulière d'une entreprise candidate à l’attribution d’un marché public. Valeur technique de l'offre jugée à partir d'une notice technique faisant office de mémoire technique. Attention à l’analyse technique des offres via le mémoire technique et à l’application des critères d’attribution. Un mémoire technique généraliste n’équivaut pas à un mémoire technique qui « comportait des dispositions précises »).

CE, 4 mars 2011, n° 344197, Région REUNION (Caractère irrégulier de l'offre en raison de l’absence du mémoire technique nécessaire au jugement de la valeur technique de l’offre requis par le règlement de la consultation. Dans les procédures formalisées, le pouvoir adjudicateur doit distinguer la phase de sélection des candidatures de la phase de sélection des offres. En procédure formalisée, l’acheteur doit examiner les candidatures avant les offres. La suppression de la règle de la double enveloppe n’a pas mis fin, à cette obligation. Alors que dans le cadre de la procédure adaptée, il est loisible au pouvoir adjudicateur d’examiner, au cours d’une phase unique, la recevabilité des candidatures et la valeur des offres.