Dématérialisation des marchés publics et difficultés de certaines mairies et TPE/PME

10 juin 2019

Difficultés rencontrées par les petites communes rurales pour la dématérialisation des marchés publics mais également par les très petites, petites et moyennes entreprises (TPE et PME) dans la réponse aux appels d'offres (Question orale n° 0752S de M. Jean-Marc Boyer, JO Sénat du 05/06/2019).

 

Dématérialisation et difficultés rencontrées par les petites communes mais également les TPE et PME

Via sa question M. Jean-Marc Boyer liste les principaux obstacles à dématérialisation des marchés publics dans les petites communes rurales ainsi que dans les TPE et PME. Pour les acheteurs depuis le 1er octobre 2018 la dématérialisation est obligatoire sauf exceptions.

Dans le même registre et via une question publiée  dans le JO du sénat M. Michel Dagbert s'était également ému de la dématérialisation des appels d'offre et conséquences sur l'économie locale - QE sénat n° 09707 M. Michel Dagbert.
Voir aussi question similaire : Conséquences de la dématérialisation des appels d'offres.
Mme Laurence Vanceunebrock-Mialon a également posé une Question écrite N°17528 / Réponse publiée au JO Assemblée nationale le : 04/06/2019. De nombreux maires sont inquiets de voir que, régulièrement désormais, des lots doivent être déclarés infructueux, faute de candidats.

Il rapporte alors les difficultés suivantes :

1. Le manque de moyens techniques et humains pour une bonne mise en place de la dématérialisation.
2. La technicité de la dématérialisation.
3. La complexification du processus qui s'ajoute à celle de la réglementation.
4. Le coût engendré par la gestion de la visibilité en ligne.
5. La lenteur des connexions internet.
6. L'« accompagnement de l'État a été mineur, voire inexistant ».
7. Les difficultés des petites entreprises dans la réponse aux appels d'offres avec la signature électronique.

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Le manque de moyens techniques et humains pour une bonne mise en place de la dématérialisation

Certaines petites communes du Puy-de-Dôme ne disposent pas des moyens techniques et humains de bien mettre en place le processus. En effet le personnel est alors très réduit et se résume parfois à une seule personne censée disposer de la polyvalence nécessaire. Le parlementaire note également les difficultés que rencontrent également les TPE et PME dans la réponse aux appels d'offres.

La technicité de la dématérialisation

La technicité de la dématérialisation face à la faiblesse des effectifs dans les petites collectivités est une des principales sources des difficultés rencontrées. En effet, ces collectivités ne disposent généralement que d'un personnel très réduit qui doit alors connaitre des termes et des processus nouveaux comme pour la création du profil d'acheteur et la mise à disposition du dossier de consultation pour les entreprises.

La complexification du processus qui s'ajoute à celle de la réglementation

Selon les retours de M. Jean-Marc Boyer le processus apporte de la complexité à plusieurs niveaux :

• Un traitement plus long par l'administration, car certaines phases sont désormais gérées par la collectivité publique.
• L'existence de plusieurs plate-formes "auxquelles il faut s'adapter à chaque fois". Il est à noter, et ce n'est pas évoqué dans la question, que cet argument ne s'applique qu'aux entreprises qui répondent aux marchés publics. En effet l'acheteur ne gère qu'une seule plate-forme qu'il choisi une bonne fois pour toutes et n'est donc pas confronté à cet inconvénient.
• La « complexification de la réglementation des marchés » est également soulevée pour consolider la liste des difficultés rencontrées.

Le coût engendré par la gestion de la visibilité en ligne

Le parlementaire pointe également le coût supplémentaire engendré par la visibilité des marchés sur Internet.

L'argument est cependant discutable dans la mesure où il n'y a pas de coût supplémentaire par rapport à une gestion en papier. Rappelons notamment, que ce n'est qu'à partir du seuil de 90.000 € HT que la visibilité d'un avis de marché peut engendrer des coûts supplémentaires.

La lenteur des connexions internet

Les communes rurales peuvent être confrontées à la qualité du réseau Internet.

Il est à noter que le code de la commande publique a prévu des exceptions acheteur notamment techniques à l’utilisation de moyens de communication électroniques en application de l’article R2132-12 du code de la commande publique, il l’indique dans l’avis d’appel à la concurrence ou, en l’absence d’un tel avis, dans les documents de la consultation.

L'« accompagnement de l'État a été mineur, voire inexistant »

Le parlementaire regrette également l'accompagnement de l'État qu'il estime « mineur, voire inexistant ». Aussi certaines communes ont mutualisé un accompagnement qu'il estime coûteux pour de petite mairies.

Les difficultés des petites entreprises dans la réponse aux appels d'offres avec la signature électronique

Enfin les petites entreprises sont confrontées à des difficultés pour la réponse aux appels d'offres. Un des points durs relève de l'utilisation de la signature électronique.

L'utilisation de la signature électronique

M. Jean-Marc Boyer estime que l'utilisation de la signature électronique qui passe par l'acquisition d'un certificat de signature électronique peut constituer être une entrave à la concurrence. En effet  certains marchés exigent la signature électronique de pièces pour présenter une offre excluant ainsi les petites entreprises.

L'exigence de transmettre des offres signée électroniquement n'est pas une généralité. C'est seulement une nécessité si les documents de la consultation en font une obligation ce qui est de plus en plus rare.

En effet, afin d'éviter que la signature de pièces au stade ne constitue un frein à la remise des offres de plus en plus d'acheteurs excluent la contrainte de la signature électronique dans leur règlement de la consultation.

Une signature électronique apposée au stade de l'attribution est bien moins contraignante qu'au stade du dépôt des plis sachant que certains acheteurs procèdent aussi par une rematérialisation sur support papier avec apposition d'une signature manuscrite.

Ajoutons que, selon la doctrine, une offre non signée électroniquement alors que le règlement de consultation l'exige pourrait, dans certaines conditions, être régularisée.

Le coût élevé du certificat de signature électronique

Il ajoute que la signature électronique a un coût élevé si bien que de nombreuses petites entreprises n'acquièrent pas le certificat, les empêchant ainsi de soumissionner aux marchés publics qui les intéressent.

Pour l'acquisition d'un certificat de signature électronique sur clé USB il faut s'adresser à un prestataire de services de certification électronique (PSCE). Il en existe plusieurs.

Attention tous les PSCE ne se valent pas notamment en matière d'assistance technique donc lors de difficultés d'installation par exemple. Il est nécessaire de se renseigner au préalable auprès d'autres clients qui font appel à cette assistance.

Pour un certificat de signature d'une validité de 3 ans il faut compter environ 270 € HT et il faut notamment prêter attention au délai d'obtention. Ce délai peut pour certains prestataires être très réduit à savoir qu'il est parfois possible d'obtenir le certificat le jour même. 

Pour conclure M. Jean-Marc Boyer interroge le Gouvernement pour connaitre les moyens  que ce dernier « compte mettre en œuvre pour faciliter et simplifier le quotidien de nos petites communes rurales dans la passation de leurs marchés publics et quel accompagnement compte-t-il leur proposer ? ».

Réponse du Ministère de l'économie publiée dans le JO Sénat du 05/06/2019

L'objectif de la dématérialisation

La réponse du Ministère reprend l'objectif de la dématérialisation pour :

• simplifier la vie des acteurs de la commande publique. Les dispositions sont notamment issues des directives marchés publics qui ont rendu obligatoires, pour les marchés supérieurs aux seuils européens, la transmission et la publication des avis de publicité,  la mise à disposition des documents de consultation par voie électronique,  les communications et les échanges d’informations lors de la passation d’un marché par voie électronique. 
• gérer de manière plus efficace les données et alléger les tâches qui s'avèrent lourdes à traiter, ceci notamment pour les petites structures qu'elles représentent des acheteurs ou de petites entreprises.

Les retours de certains acheteurs au travers notamment des questions posées au sénat et à l'assemblée nationale traduisent le doute de certains acteurs de la commande publique.

Le ministère n'a pas été saisi de difficultés d'application sur le terrain

Le Ministère indique ne pas avoir été saisi de difficultés d'application sur le terrain en matière de dématérialisation.

Pourtant l'expérience montre que dans certains cas les entreprises sont confrontées à des difficultés.

Le manque d'anticipation de certaines entreprises

Alors que l'obligation date du 1er octobre 2018, à ce jour, certaines entreprises ne sont toujours pas prêtes. C'est notamment le cas de celles qui répondent épisodiquement aux appels d'offres si bien qu'elles se laissent surprendre au dernier instant et c'est au moment d'envoyer l'offre qu'elles découvrent l'obligation mentionnée dans le règlement de consultation.

Les principales difficultés sont d'ordre technique

Les entreprises peuvent rencontrer des difficultés principalement d'ordre technique (mais pas que) surtout au démarrage dont les suivantes :

• l'installation de la machine virtuelle JAVA, encore faut il installer la bonne version, or certaines plateformes proposent en téléchargement une mauvaise version de JAVA. JAVA est la source de problèmes la plus fréquente.
• le ralentissement ou la coupure d'Internet,
• l'utilisation de la plateforme de dématérialisation :
  • dysfonctionnement de la plateforme de dématérialisation, ce désagrément étant d'autant plus ennuyeux que la date limite de remise des offres approche,
  • absence ponctuelle d'assistance de la plateforme (pas de réponse par téléphone ni par courriel), cela existe aussi malheureusement,
• la multiplicité des plateformes,
• les difficultés avec certaines configurations matérielles (notamment parfois avec les Macintosh et la signature électronique),
• le dysfonctionnement du certificat de signature, c'est rare mais cela arrive,
• le navigateur Internet qui ne convient pas, problème néanmoins facile à résoudre,
• la lourdeur des fichiers transmis qui peuvent engendrer des soucis.

Près de 90 % des marchés conclus sont d'un montant inférieur 25 000 euros pour les petites communes

Il faut cependant ramener les problèmes à la volumétrie traitée, en effet, les petites communes rurales passent seulement 10% des marchés d'un montant supérieur à 25 000 euros.

Le plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP)

Le Ministère rappelle que Gouvernement a mis en œuvre un plan de transformation numérique de la commande publique pour accompagner les acteurs les prochaines années.

Les guides « très pratiques » destinés aux acheteurs et aux opérateurs économiques

Par ailleurs la DAJ de Bercy a publié des guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics à destination des acheteurs et des entreprises, ces guides sont régulièrement mis à jour.

L'initiative France Num pour la transformation numérique des TPE et PME

Enfin, le Gouvernement est à l'origine de l'initiative France Num pour la transformation numérique des TPE et PME. L'objectif de France Num est de « rassembler les actions menées par l'État, les régions et les partenaires pour accompagner les TPE et PME vers le numérique, notamment dans le cadre des marchés publics ».

Actualités

Comment inciter les PME à répondre aux appels d’offres ? - Question écrite n° 07873 de Mme Christine Herzog, réponse du 23/11/2023.

Dématérialisation des appels d'offres des collectivités locales (Problème de la dématérialisation des appels d'offres pour les petites communes et TPE-PME. Il manque un accompagnement des TPE-PME et les artisans ou les petites entreprises manquent de temps, de moyens pour la dématérialisation (QE sénat n° 21467 - 01/07/2021).

Guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs (Toutes versions).

Dématérialisation des appels d'offres et difficultés d'accès  pour les petites entreprises et artisans - 30 octobre 2019.

Dématérialisation des marchés publics : publication de 3 arrêtés : échanges par voie électronique, documents de la consultation, copie de sauvegarde et données essentielles. - 4 août 2018.

Espace Internet dédié à la commande publique numérique mis en ligne par la DAJ de Bercy  - 27 juillet 2018.

Réponse dématérialisée des TPE-PME à compter 1er octobre 2018 : Quel accompagnement ? (QE AN n° 5925, M. Patrick Hetzel, 29/05/2018). - 15 juin 2018.  

CNOA : Dématérialisation de la commande publique pour les architectes et ses échéances. Passation et exécution des marchés par voie électronique, facturation électronique, réponse dématérialisée obligatoire et accélération de l’open data figurent au menu. Ces conseils de la CNOA et les recommandations de la FNTP succèdent à la publication récente du plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) 2017-2022. - 31 janvier 2018.

Dématérialisation des marchés publics : Les conseils de la FNTP - 30 janvier 2018.