Réponse dématérialisée des TPE-PME à compter 1er octobre 2018 : Quel accompagnement ?

15 juin 2018

 Par une question écrite au ministre relative à la dématérialisation des marchés publics (QE AN n° 5925, M. Patrick Hetzel) le parlementaire s'inquiète des répercussions de l'obligation de réponse électronique aux marchés publics à compter du 1er octobre 2018 pour la dématérialisation. Il interroge le gouvernement sur les mesures adoptées pour permettre au plus petites entreprises de répondre aux appels d'offres. En effet, ces dernières risquent de ne pas être prêtes pour la réponse en ligne via une plate-forme de marché tel le profil d'acheteur.

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La part des PME dans la commande publique

Le parlementaire observe que "la commande publique a représenté 77 milliards d'euros en 2017, dont 25 % au profit des PME". Or, il redoute que toutes les entreprises ne soient pas prêtes à cette échéance, il cite en particulier celles qui répondent de façon épisodique.

Les risque d'être écarté

Le parlementaire craint que ce dispositif écarte de facto les entreprises précitées. Selon ses sources, des problèmes risquent de se poser notamment dans l'alimentaire et les travaux.

La dématérialisation : une histoire qui a démarré en 2001

La réponse du ministère retrace dans un premier temps les différentes étapes et les années clés telles : 2001, 2012 année depuis laquelle l'acheteur ne peut plus refuser de recevoir les plis électroniques pour les achats d'un montant supérieur à 90 000 € HT et 2018 avec l'entrée en vigueur, au 1er octobre 2018 du décret du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.

La dispense de signature les documents de l'offre : oui ... mais !

Selon le ministère le décret du 25 mars 2016 "dispensera de signature les documents de l'offre. Il suffira alors à l'entreprise intéressée par un marché de déposer ses fichiers sur le site internet mis en place par l'acheteur public.".

Ce serait parfait si les acheteurs publics appliquaient ces dispositions, on constate pourtant que beaucoup d'entre eux exigent quand même la signature dès le dépôt des plis. 

D'autre part, même sans exigence de signature des pièces, certaines plateformes sont relativement difficiles d'utilisation notamment pour des utilisateurs peu au fait des techniques informatiques. Des difficultés sont à craindre notamment pour les petites entreprises de BTP ne disposant pas des ressources humaines suffisantes.

Il est évident qu'une phase d'appropriation transitoire sera nécessaire et il y a fort à parier qu'un certain nombre de plis seront encore transmis au format papier.

Le profil d'acheteur et le « bac à sable » pour s'entrainer à répondre en ligne

 

Le profil d'acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires. En d'autres termes, pour les entreprises c'est le site Internet qui leur permet de déposer leurs plis.

C'est l'arrêté du 14 avril 2017 qui fixe les fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs.

Le « bac à sable » : un espace pour s'entrainer à répondre en ligne  

Ce texte prévoit que le profil doit disposer d'un espace de test dit « bac à sable », afin que les entreprises qui se lancent pour la 1ère fois, notamment les TPE/PME et celles du secteur de l'économie sociale et solidaire, puissent s'entraîner à répondre en ligne.

En effet, l'article 2 de cet arrêté prévoit que l'entreprise doit pouvoir "Accéder à un espace permettant de simuler le dépôt de documents", donc s'entrainer à l'utilisation de la plateforme.

Les acteurs mis à contribution

Le processus nécessite la mobilisation de différents acteurs dont :

• La direction des affaires juridiques (DAJ) qui diffuse de la  documentation sur la dématérialisation des marchés publics via son site internet. La DAJ a récemment publié le Guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics comprenant une partie destinée aux entreprises (OE) qui répondent et une autre aux acheteurs qui passent les marchés.
• La direction des achats de l'État (DAE) qui diffuse notamment les guides et les outils d'accompagnement élaborés par la DAJ.
• L'Etat qui a lancé en décembre 2017 son plan de transformation numérique de la commande publique.
• Les autres acteurs dont les collectivités locales, les réseaux d'acheteurs, le réseau des chambres consulaires, les fédérations professionnelles et notamment dans le bâtiment qui organisent des actions de sensibilisation.

Actualités

Baromètre du numérique 2023 (Crédoc) : État des lieux et tendances. Le baromètre du numérique, réalisé par le Credoc, analyse l'équipement, les usages et les pratiques numériques des Français. L'édition 2023 révèle une stabilisation élevée du taux de possession d'ordinateurs et de smartphones, tout en mettant en évidence les transformations continues des usages grâce à la démocratisation de la fibre optique, y compris dans les zones rurales. Cependant, le rapport souligne que les obstacles matériels et les difficultés de maîtrise restent prépondérants à mesure que la société se numérise. Source : Baromètre du numérique 2023, Crédoc pour l’Arcep, l’Arcom, le CGE et l’ANCT. 7 juin 2024

Guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs (Toutes versions).

Dématérialisation des appels d'offres et difficultés d'accès pour les petites entreprises et artisans avec la signature électronique pour répondre aux appels d'offres dans les délais. - 30 octobre 2019.

Dématérialisation et régularisation des offres papier au 1er octobre 2018. - 13 août 2018.

Dématérialisation des marchés publics : publication de 3 arrêtés : échanges par voie électronique, documents de la consultation, copie de sauvegarde et données essentielles. - 4 août 2018.

Espace Internet dédié à la commande publique numérique mis en ligne par la DAJ de Bercy  - 27 juillet 2018.

CNOA : Dématérialisation de la commande publique pour les architectes et ses échéances. Passation et exécution des marchés par voie électronique, facturation électronique, réponse dématérialisée obligatoire et accélération de l’open data figurent au menu. Ces conseils de la CNOA et les recommandations de la FNTP succèdent à la publication récente du plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) 2017-2022. - 31 janvier 2018.

Dématérialisation des marchés publics : Les conseils de la FNTP - 30 janvier 2018.

Plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) : Une feuille de route pour 5 ans. Le plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022 est une feuille de route de la dématérialisation des marchés publics pour les cinq prochaines années. Il s’agit d’un plan d’action publié par la DAJ de Bercy décliné en 19 actions intégrées dans 5 axes. - 18 janvier 2018.

Guide d’accompagnement des entreprises à la dématérialisation des marchés publics du MEDEF 2013 - 10 janvier 2013. 

Guide pratique sur la dématérialisation des marchés publics 2012 - Version 2.0 de décembre 2012

Réponse dématérialisée aux marchés publics : Depuis le 1er janvier 2012, plus d’interdiction de réponse électronique pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 euros HT - 2 janvier 2012

Questions écrites au sénat ou à l'assemblée nationale - Réponses ministérielles

Dématérialisation des appels d'offres des collectivités locales (Problème de la dématérialisation des appels d'offres pour les petites communes et TPE-PME. Il manque un accompagnement des TPE-PME et les artisans ou les petites entreprises manquent de temps, de moyens pour la dématérialisation (QE sénat n° 21467 - 01/07/2021).

QE AN n° 5925, M. Patrick Hetzel - Dématérialisation et accompagnement des PME-TPE pour l'échéance du 1er octobre 2018. - 15 juin 2018 (La réponse dématérialisée devient obligatoire à partir du 1er octobre 2018. Toutes les entreprises ne seront pas prêtes à cette échéance. Qu'est-il envisagé pour accompagner les plus petites entreprises et leur permettre de répondre à ce nouvel enjeu ?).