Au 1er octobre 2018 les offres papier seront refusées dans la plupart des marchés publics. Néanmoins l'article 59 du décret n° 2016-360 permet une régularisation des offres irrégulières mais « elle ne peut avoir pour effet de modifier des caractéristiques substantielles des offres ». Le Guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics dans sa version 2.0 de juillet 2018 destinée aux acheteurs a fait l'objet de plusieurs réponses sur le sujet.

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Régularisation des offres papier : suivez le guide « très pratique » V 2.0 !

Le Guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics dans sa version 2.0 de juillet 2018 destinée aux acheteurs se consacre principalement à la régularisation des plis papier après l'échéance du 1er octobre 2018 pour la dématérialisation. Parmi d'autres modifications, neuf questions et réponses ont été ajoutées dans le guide pour traiter de cette question d'actualité.

Au 1er octobre 2018 les offres papier seront irrégulières sauf exception

En effet, au 1er octobre 2018 les offres papier seront irrégulières. Il en est de même pour les offres que les entreprises enverraient sur un support électronique comme une clé USB.

Deux exceptions sont néanmoins prévues par la réglementation :

• les exceptions listées au II de l'article 41 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016,
• le pli papier transmis sous forme d'une copie de sauvegarde établie selon des modalités fixées par l'arrêté du 27 juillet 2018 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde.

Néanmoins, selon le guide, les acheteurs disposent de la possibilité de régulariser une offre papier alors qu'elle était irrégulière. C'est le cas d'un pli reçu au format papier alors que le règlement de la consultation impose une transmission par voie électronique. Cette même possibilité s'applique pour les plis reçus sur un support électronique de type clé USB.

Une possibilité de régularisation qui reste une faculté pour l'acheteur

La régularisation des offres irrégulières est prévue par les textes

Cette possibilité trouve sa source dans les dispositions prévues à l'article 59 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.

L'acheteur ne peut pas procéder à n'importe quelle régularisation d'un marché, encore faut-il "que la régularisation n’a pas pour effet d’en modifier des caractéristiques substantielles" et qu'il ne s'agisse pas d'une offre anormalement basse.

La régularisation des offres ouverte par la réglementation depuis la réforme des marchés publics de 2016 n'est pas spécialement facile à gérer et fera couler beaucoup d'encre. Une décision du Conseil d'Etat jette un doute sur les possibilités de "régularisation", l'offre n'ayant pas été considérée comme irrégulière dans la décision alors qu'elle invite l'acheteur à la régulariser CE, 16 avril 2018, n° 417235, Collectivité de Corse).

La régularisation des offres n'est pas un droit pour les entreprises

Cette souplesse n'est toutefois qu’une faculté et non une obligation pour l'acheteur (CE, 21 mars 2018, n° 415929, département des Bouches-du-Rhône).

Les apports de la version 2.0 du guide « très pratique » (acheteurs)

La version V 2.0 du guide propose un certain nombre de solutions aux questions que ne manqueront pas de se poser les acheteurs mais qui intéressent également les entreprises :

• L’acheteur doit pouvoir recevoir des plis papier même après le 1er octobre 2018 car l’entreprise peut transmettre une copie de sauvegarde qui soit au format papier ou sur un support physique électronique comme une clé USB.
• L'acheteur peut analyser les plis papier si la consultation est lancée avant le 1er octobre 2018 et que que la date limite de réception des plis est postérieure à cette date.
• L'offre papier est régularisable (Voir explications précédentes). Il en est de même pour une offre sur un support électronique (clé USB) qui n'a donc pas fait l'objet d'un transmission par voie électronique.
• La candidature papier est régularisable mais sur le plan terminologique on parle de compléter une candidature ce qui revient à la « régulariser » dans le langage courant.
• La candidature et l'offre papier sont régularisables simultanément. Selon le guide il n'y aurait pas de sens d'accepter de compléter la candidature par un envoi électronique, sans autoriser la régularisation de l’offre. Il est conseillé de procéder à la régularisation simultanément et dans le même délai.
• L'irrégularité d’une proposition papier est constatée à la clôture de la phase de consultation.
• La régularisation d'une offre papier (offre irrégulière) :
  • est effectuée par l’entreprise qui doit fournir les éléments nécessaires, dans la forme et les délais imposés,
  • s'effectue obligatoirement par voie électronique (pas de clé USB, ...). Il est conseillé d'utiliser le profil d’acheteur qui doit pouvoir "réceptionner et conserver des offres, y compris hors délais" (Article 1 I. 5° de l’arrêté du 14 avril 2017). Il est déconseillé d'utiliser la messagerie qui n'offre pas les garanties nécessaires.
• Les régularisations successives sont possibles mais attention aux délais pour procéder à ces différentes régularisations qui se cumulent.
• L'absence de régularisation dans les délais fixés de sa proposition entraine son rejet.

Actualités

Guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs (Toutes versions).

QE AN n° 10814, M. Olivier Falorni, 13/11/18 - Les acheteurs peuvent-ils demander la régularisation de l'ensemble des offres irrégulières ou inacceptables en amont de toute phase de négociation ou de dialogue, afin de pallier le risque d'inégalité de traitement entre les candidats ? Notion de modification des caractéristiques substantielles d'une offre.

Dématérialisation des marchés publics : publication de 3 arrêtés : échanges par voie électronique, documents de la consultation, copie de sauvegarde et données essentielles. - 4 août 2018.

Espace Internet dédié à la commande publique numérique mis en ligne par la DAJ de Bercy  - 27 juillet 2018.

Réponse dématérialisée des TPE-PME à compter 1er octobre 2018 : Quel accompagnement ? (QE AN n° 5925, M. Patrick Hetzel, 29/05/2018). - 15 juin 2018.  

CNOA : Dématérialisation de la commande publique pour les architectes et ses échéances. Passation et exécution des marchés par voie électronique, facturation électronique, réponse dématérialisée obligatoire et accélération de l’open data figurent au menu. Ces conseils de la CNOA et les recommandations de la FNTP succèdent à la publication récente du plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) 2017-2022. - 31 janvier 2018.

Dématérialisation des marchés publics : Les conseils de la FNTP - 30 janvier 2018.

Plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) : Une feuille de route pour 5 ans. Le plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022 est une feuille de route de la dématérialisation des marchés publics pour les cinq prochaines années. Il s’agit d’un plan d’action publié par la DAJ de Bercy décliné en 19 actions intégrées dans 5 axes. - 18 janvier 2018.