Guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs - Version 2 – Juillet 2018

5 juin 2018

MAJ avec Version 2.0 – Juillet 2018 (a été  mis à jour par une Version 3 – Janvier 2019)

La direction des affaires juridiques (DAJ) de Bercy a publié le 4 juin un guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs. Ce document de synthèse est le bienvenu à l'approche de l'échéance du 1er octobre 2018 pour la dématérialisation qui imposera au entreprises à transmettre leurs réponses par voie électronique dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics. Il comporte deux parties : l’une destinée aux acheteurs qui passent les contrats, l’autre destinée aux opérateurs économiques (entreprises, associations, ...) qui répondent aux marchés publics.

Ce guide a fait l'objet d'une mise à jour avec une Version 2 – Juillet 2018. Voir les Guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics (toutes versions).

Formation DEMATERIALISATION et DUME (J03)

Objectif : accompagner les acheteurs et les opérateurs économiques (entreprises, associations, ...)

Ce guide publié par la DAJ de Bercy a pour objectif d’accompagner les acheteurs et les opérateurs économiques (entreprises, associations, ...) pour le passage de l’échéance du 1er octobre. En effet, à compter de cette date, l'ensemble des marchés publics d'un montant estimé supérieur ou ��gal à 25.000 € HT devra transiter via le profil acheteur des acheteurs.

• Opérateurs économiques : Plan détaillé du guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics

• Acheteurs  : Plan détaillé du guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics. Notons que sa version 2.0 de juillet 2018 ajoute une important partie relative à la régularisation des offres papier.

Ainsi les acteurs devront assurer les échanges par voie électronique uniquement et les acheteurs devront publier les données essentielles des marchés publics concernés.

Mise à jour avec une Version 2 – Juillet 2018

A peine publié le guide a fait l'objet d'une mise à jour vers une version 2 publiée le 09/08/2018 sur le site Internet de la DAJ de Bercy.

Cette actualisation ajoute 39 nouvelles questions et modifie ou complète 17 questions suite aux contributions adressées après la publication de la première version.

Les questions et observations peuvent être adressée à l’adresse de courriel suivante : demat.daj@finances.gouv.fr.

Pour le guide opérateurs économiques (entreprises, associations, ...)

Dans la version V2 de juillet 2018 les points suivants sont ajoutés et traités :

• Souci de dernière minute.
  Comment anticiper un problème de dernière minute ? (E 11)
• Dépôt de plis par un tiers.
  Une entreprise ayant une activité de dépôt de plis par voie électronique peut-elle répondre à ma place ?  (E 19)
• Réutilisation des données essentielles.
  A quoi servent les licences de réutilisation des données essentielles ? (E 22)
• Echange de documents électroniques et papiers. Est-ce que l’on peut échanger des documents électroniques et des documents papiers dans la même procédure ? (E 26)
• Dépôt papier irrégulier.
  J’ai déposé une proposition papier et on m’a indiqué lors de ce dépôt que ma proposition était irrégulière : dois-je faire ? (E 44)
• Exiger une régularisation.
  Puis-je exiger une régularisation ? (E 45)
• Délai de régularisation.
  Que se passe-t-il si je ne parviens pas à régulariser ma proposition dans les délais fixés par l’acheteur ? (E 46)
• Régulariser une offre papier.
  Comment régulariser mon offre papier (offre irrégulière) ? (E 47)
• Dépôt de son offre par un mandataire.
  Puis-je confier à un mandataire le dépôt de ma proposition ? (E 48)
• Réponse électronique avec des lots.
  Comment répondre à une consultation allotie ? (E 49)
• Intérêt de la copie de sauvegarde.
  Copie de sauvegarde : quel intérêt avec la dématérialisation ? (E 52)
• Exemplaire unique après le 1er octobre 2018.
  L’acheteur pourra-t-il me délivrer un exemplaire unique après le 1er octobre 2018 ? (E 59)
• Cotraitants, sous-traitants et DUME.
  Les cotraitants et les sous-traitants doivent-ils remplir un DUME ? (E 112)

Composition du guide « très pratique »

Le guide « très pratique » se présente sous la forme d’une Foire aux Questions (FAQ) répondant aux principales questions pratiques qui se posent.

Le guide comporte 4 rubriques :

• Le profil d’acheteur (définition, intérêt, localisation, fonctionnalités, prérequis techniques, obligations, copie de sauvegarde, vérifications, coffre-fort électronique, zone sans Internet, données essentielles, ...) ;

• Les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les entreprises candidates (obligations à compter du 1er octobre 2018, plateforme de dématérialisation, trouver et télécharger les documents de la consultation, outils, réponse électronique, exécution du marché, questions à l’acheteur, outils, coffre-fort électronique, remettre une offre dématérialisée, gestion des incidents, copie de sauvegarde, facturation électronique, ...) ;

• Signer électroniquement les marchés publics (définition de la signature électronique, obligations et faculté, modalités de signature, signature de la déclaration de sous-traitance, signature des échanges avec l’acheteur, outils, choix et acquisition du certificat de signature électronique : type, choix et coût, ... ) ;

• Le Document Unique de Marché Européen - DUME (définition, obligations, objectifs, contenu, signature, « service DUME », ...).

Il fournit également une liste des références réglementaires relatives à la dématérialisation.

Le profil d’acheteur

Les principaux points sont les suivants :

• Après avoir abordé la définition du profil d’acheteur le guide traite de l'utilité du profil et de l’intérêt  de l'utiliser pour effectuer l’ensemble des actions par son intermédiaire.
• Encore faut-il savoir trouver les profils d’acheteurs et le guide en fournit une liste indicative.
• De nombreux points pratiques sont abordés comme : prérequis techniques pour les utiliser, obligations, utilisation de la copie de sauvegarde, vérifications à faire avant de déposer les plis, coffre-fort électronique, zone sans Internet (zone blanche), données essentielles, ...

Les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les entreprises candidates

Les principaux points sont les suivants :

• Cette partie traite notamment des obligations applicables à compter du 1er octobre 2018 vu que l’ensemble des échanges devront être dématérialisés. Quelles sont donc les implications ?
• Ainsi même avant le 1er octobre 2018, l’acheteur peut imposer la dématérialisation.
• Généralement c'est via le profil d'acheteur que s’organisent les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les entreprises.
• La plateforme de dématérialisation n’est pas obligatoirement un profil d’acheteur. Cependant, juridiquement, le recours au profil d’acheteur n’est obligatoire que pour la mise en ligne des documents de la consultation et la publication des données essentielles.
• A partir du 1er octobre 2018, tous les marchés >= 25 000 € HT et pour lesquelles un avis de publicité a été publié sont concernées par l'obligation de la mise en ligne des documents de la consultation.
• Les documents de la consultation peuvent être trouvés sur les profils d’acheteurs avec une différence en procédure restreinte ou négociée. On doit pouvoir télécharger les documents de la consultation (DC) sur le profil d’acheteur à la date de la publication de l’avis de publicité.
• La mise en ligne partielle des documents de la consultation est possible dans certains cas.
• Il faut, par ailleurs, respecter certaines règles en cas de modification des documents de la consultation.
• Il est possible de poser des questions à l’acheteur en respectant la traçabilité des échanges.
• Au-delà d'un montant estimé du marché de 25 000 € HT l'entreprise doit déposer sa réponse électronique sur un outil en particulier qui est le profil d'acheteur.
• L’acheteur ne peut pas imposer le dépôt des documents de candidature et autres attestations dans un coffre-fort électronique.
• L'entreprise peut imposer à l’acheteur de récupérer des documents dans son coffre-fort électronique.
• Selon le principe du « Dites-le nous une fois » les acheteurs ne peuvent plus demander aux candidats les documents qui répondent à certaine conditions préalables ; ceci alléger les charges administratives pesant sur les entreprises.
• L’acheteur peut choisir plusieurs formats de documents utilisables par les entreprises à partir du moment où ils sont courants et largement disponibles.
• Le guide fournit un certain nombre de recommandations pour remettre l'offre dématérialisée. Il indique également comment procéder pour compléter ou modifier son offre. Il traite le cas de l'offre arrivée hors délai.
• Après le 1er octobre 2018, l’envoi d'une offre papier ou une clé USB entrainera l'irrégularité de l'offre.
• La copie de sauvegarde est traitée via plusieurs questions. Ainsi une offre peut être doublée par une copie de sauvegarde, cette copie de sauvegarde fait l'objet d'une définition reprise des textes en vigueur, le guide traite des modalités : Quand ? Comment ?  Dans quels cas est-elle ouverte ?
• L'accusé-réception est envoyé après le dépôt de mon offre et comprend les principales informations.
• L'entreprise peut continuer à utiliser la voie dématérialisée après la phase de passation du marché.
• Quant à la facturation électronique elle suit des règles propres avec un calendrier spécifique.

La signature électronique des marchés publics

Les principaux points sont les suivants :

• La signature électronique est tout d'abord définie et s'avère être l’équivalent de la signature manuscrite. Le guide met en avant l’intérêt de signer électroniquement.
• Les documents de la candidature ne doivent pas être signés électroniquement sauf si l'acheteur en a décidé autrement.
• Il n'est pas obligatoire de signer électroniquement un marché public sauf si l'acheteur en a décidé autrement. Mais l'entreprise a quand même intérêt à signer électroniquement.
• La signature n’est imposée par les textes de la commande publique en vigueur que pour l’offre finale.
• Pour des documents contenus dans un fichier compressé (notamment « .zip ») ils devaient être signés individuellement.
• Si l'entreprise ne signe pas son offre au stade du dépôt elle ne peut pas se retirer.
• Si l'entreprise ne signe pas électroniquement les documents comme l’acheteur l’a exigé le défaut de signature rend l’offre irrégulière.
• Il est possible de transmettre de façon dématérialisée des documents signés de façon manuscrite et scannés mais cela n’est pas recommandé. 
• Il faut éviter de signer un contrat avec un certificat électronique par une partie et de façon manuscrite, par l’autre partie.
• La déclaration de sous-traitance au stade de la candidature ne doit pas forcément être signée. En effet, aucune signature n’est exigée par les textes, au stade de la candidature.
• La convention de groupement momentané d’entreprises (cotraitance) doit être signée, et électroniquement, si l’acheteur l’a exigé, dans la forme prévue par lui.
• Les échanges avec l’acheteur (questions/réponses lors de la consultation ou de l’analyse des offres…) ne doivent pas être signés. Ils doivent cependant être faits de façon électronique. 
• Les décisions (notification de rejets, déclaration sans suite) ne doivent pas forcément être signées électroniquement. Les textes ne l’exigent pas actuellement, mais cela est recommandé.
• La signature d’un fichier compressé signé (tel le .zip) ne vaut pas signature de l’ensemble des documents qu’il contient.
• Seul signe le contrat le représentant légal de l’entité ou toute personne disposant d’une délégation de signature. On distingue le candidat individuel et le candidat qui partie d’un groupement momentané d’entreprises (cotraitance).
• Les outils de base dont doit disposer l'entreprise pour signer électroniquement sont : le certificat de signature électronique et l'outil de signature qui permet d’apposer la signature avec le certificat sur le fichier souhaité.
• Pour utiliser un certificat électronique de signature ce dernier doit être installé sur un poste informatique. Les prestataires délivrant le certificat doivent indiquer ce qui est nécessaire à sa mise en œuvre et fournir la documentation correspondante.
• La signature électronique peut prendre deux formes. Parfois la signature est intégrée au document en un seul fichier, dans d’autres cas, il y a un fichier pour la signature et un fichier pour le document. Les deux fichiers sont alors transmis simultanément.

Comment choisir le bon certificat de signature électronique et où se le procurer ?

Les principaux points sont les suivants :

• Il faut prendre en compte les éléments suivants : Le coût du certificat, le temps pour l'acquérir.
• Les types de certificats et leur application en Europe : Peut-on acheter un certificat européen pour signer en France ? Peut-on acheter un certificat non-européen ?
• La signature électronique, est-ce un achat simple ?
• Un certificat RGS dont on dispose ou un certificat utilisé pour d’autres usages (facturation électronique, TVA…) peuvent être valables sous condition.
• Si l'on ne dispose pas de certificats il faut s'interroger sur quel certificat de signature électronique à utiliser.
• Le guide traite également du règlement eIDAS et sur les modalités d'obtention d'un certificat qualifié de signature électronique conforme au règlement eIDAS.
• L'entreprise peut se procurer une signature électronique en consultant une liste publiée par l’ANSSI.
  • Attention tous les prestataires ne se valent pas, il y a des différences importantes en terme de services.
    • Que se passe-t-il en cas d'incident avec le certificat ?
    • Y a t-il une assistance opérationnelle ?
    • Doit-on de nouveau acheter un certificat ?
    • Quel est le délai d'obtention d'un certificat ?
• Autan de questions concrètes auxquelles certaines entreprises sont confrontées dans la pratique.
• Il est prudent de se renseigner auprès des clients. 
• On ne peut disposer d'un seul certificat pour plusieurs personnes. Le certificat est unique et nominatif.
• Dans beaucoup de cas il est nécessaire de prévoir la remise du certificat en face-à-face.
  Le face-à-face consiste à vérifier l’identité de la personne. Le plus souvent, le futur signataire doit se déplacer pour ce face-à-face.
  En parallèle du face-à-face il faut prévoir un certain nombre de pièces (copie de pièces d’identité, formulaire à remplir fourni par le prestataire).

Le Document Unique de Marché Européen - DUME

Les principaux points sont les suivants :

• Après avoir rappelé la définition du DUME, le guide précise que l'utilisation du DUME n'est pas obligatoire, par contre les acheteurs doivent accepter les DUME électroniques envoyés par les opérateurs économiques. A terme le DUME remplacera les autres formes de candidature (DC1, DC2, MPS…).
• On peut trouver le DUME soit directement sur le profil d’acheteur, soit via le service DUME soit sur l’outil mis en place par la Commission de l’Union européenne.  Il existe un lien entre le service DUME et e-Certis. Le « Service DUME » poursuit certains objectifs.
• Le DUME comprend 6 parties. On peut utiliser le DUME soit lors de la création du dossier de consultation : on parle alors du DUME Acheteur ; soit lors de la réponse d’un candidat à un marché public : DUME Opérateur économique.
• Le « Service DUME » peut être utilisé soit via un profil d’acheteur, soit l’utilitaire disponible à l’adresse URL dédiée.
• Le DUME n'a pas l'obligation d'être être signé, et électroniquement. Les textes de la commande publique n’imposent la signature d’aucun des documents de candidature.
• Selon le guide les entrepris devraient trouver, à terme, des avantages au recours au « Service DUME ».
• Il est possible de trouver des informations complémentaires, des kits de communication sur le DUME à l'adresse : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/ 

Les textes à publier : arrêtés à venir

L'arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans la commande publique a été publié au JORF n°0092 du 20 avril 2018. Il entre en vigueur le 1er octobre 2018.

Restent à publier : l'arrêté sur la copie de sauvegarde, celui relatif aux outils d'échanges par voie électronique ainsi que celui sur la dématérialisation du certificat de cessibilité des créances.

Plan du  guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics 2018

• Opérateurs économiques : Plan détaillé du guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics

• Acheteurs  : Plan détaillé du guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics

Téléchargements

Guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs (Toutes versions).

Télécharger le guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics (Guide opérateurs économiques).

Télécharger le guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics (Guide acheteurs).

Télécharger le guide "Dématérialisation et numérique dans les marchés publics" : Le guide pratique du MEDEF de 2017.

Télécharger le "Guide d’accompagnement des entreprises à la dématérialisation des marchés publics" du MEDEF  sur le site du MEDEF (2013)

Télécharger le guide pratique de la dématérialisation des marchés publics sur le site du ministère de l'économie dans sa dernière version

Voir également

Fiche technique DAJ - Marchés dématérialisés : le juge confirme que la signature du zip ne suffit pas – (Dans une récente fiche sur la signature du zip la DAJ  rappelle que la signature d'un fichier zip n'est pas suffisante en s'appuyant sur l'ordonnance du tribunal administratif de Toulouse) - 15 avril 2011

dématérialisation,

Textes relatifs à la dématérialisation des procédures de marchés publics

Arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique - NOR: ECOM1830224A. Annexe 12 du code de la commande publique.

Arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics - NOR: EFIM1222915A

Entreprises

Appels d’offres publics : Comment y répondre ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans - 12 mai 2009 - 16 h 00

Actualités

Dématérialisation et régularisation des offres papier au 1er octobre 2018. - 13 août 2018.

Espace Internet dédié à la commande publique numérique mis en ligne par la DAJ de Bercy  - 27 juillet 2018.

Dématérialisation des marchés publics : Au 1er octobre 2018 les offres papier seront irrégulières - 15 juillet 2018.

Service DUME mis à jour par l'AIFE sur Chorus Pro et nouvelles fonctionnalités - 6 juillet 2018.

Réponse dématérialisée des TPE-PME à compter 1er octobre 2018 : Quel accompagnement ? (QE AN n° 5925, M. Patrick Hetzel, 29/05/2018). - 15 juin 2018.  

CNOA : Dématérialisation de la commande publique pour les architectes et ses échéances. Passation et exécution des marchés par voie électronique, facturation électronique, réponse dématérialisée obligatoire et accélération de l’open data figurent au menu. Ces conseils de la CNOA et les recommandations de la FNTP succèdent à la publication récente du plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) 2017-2022. - 31 janvier 2018.

Dématérialisation des marchés publics : Les conseils de la FNTP - 30 janvier 2018.

Plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) : Une feuille de route pour 5 ans. Le plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022 est une feuille de route de la dématérialisation des marchés publics pour les cinq prochaines années. Il s’agit d’un plan d’action publié par la DAJ de Bercy décliné en 19 actions intégrées dans 5 axes. - 18 janvier 2018.

Guide d’accompagnement des entreprises à la dématérialisation des marchés publics du MEDEF 2013 - 10 janvier 2013. 

Guide pratique sur la dématérialisation des marchés publics 2012 - Version 2.0 de décembre 2012

Réponse dématérialisée aux marchés publics : Depuis le 1er janvier 2012, plus d’interdiction de réponse électronique pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 euros HT - 2 janvier 2012

Réponse électronique dans les marchés publics – La signature électronique d’un fichier zip ne suffit pas ( Une ordonnance du TA Toulouse, 9 mars 2011, n° 1100792, Société MC2I / CNRS confirme la position de la DAJ dans la réponse électronique aux marchés publics : la signature du fichier zip ne suffit pas, il faut signer les pièces individuellement) - 5 avril 2011.

Comment trouver des appels d'offres et comment connaître les consultations en cours ?

Veille de marchés publics dont appels d'offres et procédures adaptées et alertes du BOAMP, JOUE, ...

Avis de la DAJ sur la réponse dématérialisée des candidats étrangers suite aux difficultés d'obtention d'un certificat de signature valide - 29 juillet 2010

Enquête sur la dématérialisation des marchés publics auprès des entreprises. Résultats de l’enquête sur la dématérialisation des marchés publics menée par la DAJ auprès des entreprises. - 20 juillet 2010 

Réponse aux marchés publics par voie électronique, candidatures étrangères et prérequis techniques. Les candidats étrangers qui n’arrivent pas à obtenir le certificat de signature électronique mais également certaines difficultés techniques constituent un frein à la réponse à la réponse dématérialisée aux marchés public. - 17 juillet 2010

Publication du Guide pour les acheteurs publics de services de communications électroniques 2010 - OEAP - GEM ICE (date de publication : mai 2010) - 25 juin 2010

Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 1.0 du 31 mai 2010 (avec actualisation en octobre 2010)

Guide de la dématérialisation des marchés publics en projet - Publication des premiers résultats de l’enquête dématérialisation auprès des entreprises

Le Guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics a été publié au Journal Officiel du 31 décembre 2009 - 4 janvier 2010