Qu’est-ce qu’un profil d’acheteur ?
La dématérialisation des marchés publics et l'apport du profil d'acheteur

Définition du profil d'acheteur

Le profil d’acheteur est défini à l'article R2132-3 du Code de la commande publique comme étant la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires.

Il s'agit d'un site dématérialisé auquel l'acheteur a recours pour réaliser ses achats publics. Cette plateforme est accessible en ligne par l’intermédiaire du réseau Internet et joue un rôle central en centralisant les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics. Ainsi, elle agit comme une véritable "salle des marchés" ou "place de marchés" virtuelle où les échanges entre les acheteurs et les opérateurs économiques sont entièrement numérisés.

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Obligations et fonctionnalités requises pour le profil d'acheteur

L'Article R2132-3 du Code de la commande publique impose que le profil d’acheteur offre certaines fonctionnalités et réponde à des exigences minimales. Un arrêté du ministre chargé de l'économie, figurant en annexe du présent code, détermine précisément ces fonctionnalités et exigences.

Parmi les principales obligations du profil d’acheteur, on retrouve:

• Mise en ligne et téléchargement des dossiers de consultation : La plateforme doit permettre aux acheteurs de mettre en ligne les dossiers de consultation des entreprises intéressées par un marché donné. De même, les opérateurs économiques doivent pouvoir télécharger ces dossiers électroniquement à partir de la plateforme.
• Réception des candidatures et des offres électroniques : Le profil d'acheteur doit également permettre la réception sécurisée et confidentielle des candidatures et des offres des soumissionnaires, évitant ainsi le recours aux documents physiques et papier.
• Gratuité de la mise à disposition des documents de la consultation : Les documents de la consultation doivent être gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques par le biais du profil d'acheteur (Article R2132-2du Code de la commande publique).
• Espace propre pour l'achat : L'acheteur a la possibilité d'utiliser un site Internet de la collectivité pour le profil d'acheteur, à condition que celui-ci contienne un espace dédié répondant aux fonctionnalités requises pour l'achat.

Il est approprié de se référer à l'arrêté du 22 mars 2019 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde (NOR: ECOM1831545A) pour comprendre en détail les exigences et modalités imposées aux profils d'acheteur.

Mise à disposition des documents de consultation

Selon l'article R2132-2 du Code de la commande publique, les documents de la consultation doivent être gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques. Cette disposition concerne les marchés dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 40 000 euros hors taxes (25 000 euros jusqu'au 31 décembre 2019) et dont la procédure nécessite la publication d'un avis d'appel à la concurrence.

La mise à disposition des documents de la consultation doit s'effectuer sur un profil d’acheteur dès la publication de l'avis d'appel à la concurrence. L'arrêté du ministre chargé de l'économie du 22 mars 2019 (NOR: ECOM1831545A) détermine les modalités précises de cette mise à disposition.

La copie de sauvegarde électronique

L'article 2 de l'arrêté du 22 mars 2019 (NOR: ECOM1831545A) traite de la copie de sauvegarde électronique. Celle-ci peut être envoyée par le candidat ou le soumissionnaire dans les délais impartis pour la remise des candidatures ou des offres. La copie de sauvegarde peut être transmise soit sur support papier, sur support physique électronique, ou par voie électronique lorsque l'acheteur ou l'autorité concédante l'autorise dans les documents de la consultation.

En cas d'utilisation de la copie de sauvegarde, celle-ci doit être placée dans une enveloppe comportant la mention "copie de sauvegarde." L'arrêté du 22 mars 2019 prévoit également les cas dans lesquels la copie de sauvegarde peut être ouverte, notamment en présence d'un programme informatique malveillant détecté dans les candidatures ou les offres transmises par voie électronique.

Ces dispositions ont été modifiées par l'arrêté du 14 avril 2023 (NOR: ECOM2308848A), qui entre en vigueur sur l'ensemble du territoire de la République le lendemain de sa publication au Journal Officiel de la République Française, soit le 23 avril 2023.

Règles applicables au contenu et au fonctionnement du profil d'acheteur

Le profil d'acheteur est un outil indispensable dans le processus de dématérialisation des marchés publics. Son fonctionnement et son contenu doivent répondre à des règles précises pour assurer la transparence, la sécurité et l'efficacité des procédures de passation.

Obligations et exigences

L'Article R2132-3 du Code de la commande publique stipule que le profil d'acheteur doit offrir certaines fonctionnalités et répondre à des exigences minimales. Ces obligations sont détaillées dans l'arrêté du ministre chargé de l'économie du 22 mars 2019 (NOR: ECOM1831545A), qui établit les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde électronique.

Parmi les principales obligations et exigences, on retrouve:

• Publication des documents de la consultation : La plateforme de dématérialisation doit permettre aux acheteurs de mettre en ligne les documents de la consultation des marchés publics. Ces documents comprennent notamment l'avis d'appel à la concurrence, le règlement de la consultation, le cahier des charges, les critères d'attribution, et tout autre élément essentiel à la compréhension et à la candidature pour un marché donné.
• Téléchargement des dossiers de consultation : Les opérateurs économiques intéressés par un marché doivent pouvoir télécharger électroniquement les dossiers de consultation à partir du profil d'acheteur. Cela permet d'éviter l'envoi de documents physiques et facilite l'accès à l'information pour tous les acteurs concernés.
• Sécurisation et confidentialité : La réception des candidatures et des offres électroniques doit se faire de manière sécurisée et confidentielle. Le profil d'acheteur doit mettre en place des mécanismes de protection des données et des communications pour garantir l'intégrité des échanges entre les acheteurs et les opérateurs économiques.
• Espace propre pour l'achat : L'acheteur a la possibilité d'utiliser un site Internet de la collectivité pour le profil d'acheteur, à condition que celui-ci contienne un espace dédié répondant aux fonctionnalités requises pour l'achat. Cet espace doit être clairement identifié et facilement accessible aux opérateurs économiques.

Ouverture et traitement des candidatures et des offres

L'article 2 de l'arrêté du 22 mars 2019 (NOR: ECOM1831545A) traite de l'ouverture et du traitement des candidatures et des offres électroniques. Lorsque des candidatures ou des offres électroniques sont reçues de façon incomplète, hors délais, ou n'ont pu être ouvertes, la copie de sauvegarde peut être utilisée pour pallier ces problèmes.

Copie de sauvegarde électronique : Le candidat ou le soumissionnaire peut envoyer une copie de sauvegarde dans les délais impartis pour la remise des candidatures ou des offres. Cette copie peut être transmise soit sur support papier, sur support physique électronique, ou par voie électronique lorsque l'acheteur ou l'autorité concédante l'autorise dans les documents de la consultation.

Ouverture de la copie de sauvegarde : La copie de sauvegarde peut être ouverte dans les cas suivants :

• Lorsqu'un programme informatique malveillant est détecté dans les candidatures ou les offres transmises par voie électronique. La trace de cette malveillance est conservée.
• Lorsqu'une candidature ou une offre électronique est reçue de façon incomplète, hors délais, ou n'a pu être ouverte, sous réserve que la transmission ait commencé avant la clôture de la remise des candidatures ou des offres.

Exclusion en cas de programme malveillant : Si un programme informatique malveillant est détecté dans la copie de sauvegarde, celle-ci est écartée par l'acheteur ou l'autorité concédante.

Ces dispositions ont été modifiées par l'arrêté du 14 avril 2023 (NOR: ECOM2308848A), qui entre en vigueur le 23 avril 2023.

Documents de consultation trop volumineux

Les adaptations concernent principalement la mise à disposition des documents de la consultation lorsque certains documents sont trop volumineux pour être téléchargés depuis le profil d'acheteur.

Dans ce cas, l'acheteur peut indiquer dans l'avis d'appel à la concurrence ou dans l'invitation à confirmer l'intérêt, les moyens électroniques par lesquels ces documents peuvent être obtenus gratuitement.

Les principales fonctionnalités du profil d'acheteur

Le profil d'acheteur constitue un outil puissant de dématérialisation des marchés publics. Il offre aux acheteurs et aux opérateurs économiques une panoplie de fonctionnalités qui optimisent le processus de passation des marchés.

Publication des données essentielles des marchés publics

L'une des fonctionnalités du profil d'acheteur est la publication des données essentielles des marchés publics. Conformément à l'article R2131-6 du Code de la commande publique, les acheteurs doivent fournir des informations clés sur les marchés publics tels que les caractéristiques du contrat, l'identité de l'acheteur, les critères d'attribution, les montants estimés, et les dates importantes. Ces données permettent aux opérateurs économiques de mieux comprendre les besoins et les exigences de chaque marché.

Mise à disposition des documents de la consultation

La plateforme numérique d'achats publics permet aux acheteurs de mettre à disposition des opérateurs économiques l'ensemble des documents de la consultation électronique. Ces documents comprennent le règlement de la consultation, le cahier des charges, les pièces administratives et techniques, ainsi que tout autre élément nécessaire à la compréhension du marché. Grâce à cette fonctionnalité, les opérateurs économiques peuvent accéder aux documents directement en ligne, évitant ainsi les échanges physiques et les délais postaux.

Réception électronique des candidatures et des offres

Le profil d'acheteur facilite le processus de dépôt des candidatures et des offres en permettant leur réception électronique. Les opérateurs économiques peuvent soumettre leurs dossiers directement par voie électronique, garantissant ainsi un traitement rapide et sécurisé. Cette fonctionnalité élimine le besoin d'envois postaux et réduit les risques de pertes ou de retards des candidatures et des offres.

Échanges électroniques sécurisés pendant la procédure

Le profil d'acheteur offre un environnement sécurisé pour les échanges entre les acheteurs et les opérateurs économiques pendant toute la durée de la procédure. Les communications électroniques sont protégées par des dispositifs conformes aux exigences minimales des moyens de communication électronique prévues par l'arrêté du 22 mars 2019 (NOR: ECOM1831545A). Cette sécurité renforcée assure la confidentialité des informations et prévient toute tentative de fraude ou d'interception.

Notification électronique

Le système de passation électronique des marchés publics permet également la notification électronique des décisions prises par l'acheteur, telles que l'attribution du marché ou le rejet d'une offre. Les notifications électroniques sont transmises directement aux opérateurs économiques concernés, garantissant une communication rapide et fiable. Cette fonctionnalité facilite la gestion administrative des marchés publics et réduit les délais de traitement.

Ouverture des données (open data)

Dans un souci de transparence et de modernisation de la commande publique, de nombreux profils d'acheteur adoptent la politique d'ouverture des données (open data). Cette approche consiste à rendre accessibles au public certaines données essentielles des marchés publics. Ainsi, les informations relatives aux attributions de marchés, aux montants, aux délais, et aux résultats des procédures peuvent être consultées par tous, favorisant la concurrence et la confiance dans les marchés publics.

Les avantages de la dématérialisation via le profil d'acheteur

Dématérialisation complète des procédures

Le profil d'acheteur permet une dématérialisation complète des procédures de passation des marchés publics. Grâce à cette dématérialisation, l'ensemble des échanges d'informations, des documents de consultation, des candidatures et des offres peuvent être réalisés de manière électronique. Cela élimine le recours aux procédures papier, favorise l'efficacité des processus et réduit la consommation de ressources matérielles.

Traçabilité et archivage sécurisé

L'utilisation d'un portail d'achats publics garantit une traçabilité totale de toutes les actions et décisions prises lors des procédures de passation. Chaque étape du processus est enregistrée de manière sécurisée, permettant ainsi de suivre précisément les différentes étapes de la procédure. De plus, les documents sont archivés de manière électronique, assurant leur conservation dans le temps et facilitant l'accès aux informations passées.

Gain de temps et d'efficacité

La dématérialisation des procédures grâce à un système de passation des marchés publics en ligne permet un gain de temps considérable pour tous les acteurs impliqués. Les opérateurs économiques peuvent soumissionner électroniquement sans avoir à se déplacer physiquement, ce qui accélère le processus global de passation. De même, les acheteurs peuvent gérer plus efficacement les différentes étapes de la procédure, ce qui réduit les délais de traitement.

Elargissement de l'accès à la commande publique

La place de marché favorise l'élargissement de l'accès à la commande publique en supprimant les barrières géographiques et administratives. Les opérateurs économiques, quelle que soit leur localisation, peuvent accéder aux consultations et soumettre leurs offres électroniquement. Cela permet d'encourager la concurrence et de donner aux petites et moyennes entreprises une meilleure visibilité dans les marchés publics.

Réduction des coûts de passation des marchés

La dématérialisation des procédures via le profil d'acheteur entraîne une réduction significative des coûts de passation des marchés publics. Les dépenses liées à l'impression et à l'envoi de documents papier sont éliminées, ce qui permet aux acheteurs de réaliser des économies budgétaires tout en préservant l'environnement.

Limites et points de vigilance dans l'utilisation du profil d'acheteur

Coûts de mise en place et de maintenance

L'un des inconvénients du profil d'acheteur réside dans les coûts initiaux de mise en place et de maintenance de la plateforme. La dématérialisation complète des procédures nécessite souvent des investissements importants en infrastructures technologiques, en logiciels et en formations pour les agents publics. De plus, il faut prévoir un budget pour les mises à jour régulières et les éventuelles améliorations du système.

Risque de fracture numérique

L'utilisation d’un système de gestion des marchés publics en ligne peut entraîner un risque de fracture numérique, en particulier pour les petites entreprises ou les opérateurs économiques qui n'ont pas un accès facile aux outils informatiques. Certaines entreprises, notamment dans les zones rurales ou défavorisées, pourraient rencontrer des difficultés pour soumissionner électroniquement aux marchés publics. Il est donc primordial de veiller à ce que tous les acteurs concernés aient accès aux ressources et aux formations nécessaires pour utiliser la plateforme.

Nécessité de former les agents et les entreprises

La mise en place d'une salle des marchés exige une formation adéquate des agents publics chargés de l'administration de la plateforme. Ils doivent être familiarisés avec les fonctionnalités du système, les procédures électroniques et les règles de sécurité. De même, les entreprises soumissionnaires doivent être formées à l'utilisation de la plateforme pour pouvoir soumettre leurs offres électroniquement. La formation est donc un élément primordial pour assurer une transition réussie vers la dématérialisation des procédures.

Vulnérabilité accrue aux cyberattaques

La dématérialisation des procédures et le stockage électronique des données exposent les profils d'acheteur aux cyberattaques potentielles. Les hackers pourraient chercher à accéder aux informations sensibles, aux données financières ou aux détails des marchés en cours. Pour faire face à ce risque, il est indispensable de renforcer la sécurité du système en utilisant des protocoles de protection, en mettant régulièrement à jour les logiciels et en sensibilisant les utilisateurs aux pratiques de cybersécurité.

Références juridiques

• article L2132-2 du Code de la commande publique
• Article R2132-3 du Code de la commande publique
• Arrêté du 22 mars 2019 (NOR : ECOM1831545A)
• Arrêté du 14 avril 2023 (NOR : ECOM2308848A)
• Directive 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014

Voir également

Transmission des fichiers volumineux et dématérialisation des marchés publics

Textes

Arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique - NOR: ECOM1830224A. Annexe 12 du Code de la commande publique.

Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteurs - NOR: ECOM1831551A. Annexe 7 du Code de la commande publique.

Actualités

Guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs (Toutes versions).

Espace Internet dédié à la commande publique numérique mis en ligne par la DAJ de Bercy  - 27 juillet 2018.

Plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) : Une feuille de route pour 5 ans. Le plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022 est une feuille de route de la dématérialisation des marchés publics pour les cinq prochaines années. Il s’agit d’un plan d’action publié par la DAJ de Bercy décliné en 19 actions intégrées dans 5 axes. - 18 janvier 2018.

Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 1.0 du 31 mai 2010 (avec actualisation en octobre 2010)