Dématérialisation des marchés publics : Résultats de l’enquête menée par la direction des affaites juridiques auprès des entreprises sur la perception de la réponse électronique.

20 juillet 2010

Les résultats de l’enquête sur la dématérialisation des marchés publics menée par la direction des affaites juridiques auprès des entreprises entre le 20 décembre 2009 et le 31 mars 2010 ont été publiés dans le no 17 de la lettre de l'OEAP en juillet 2010. 5 pages sont consacrées à cette enquête.

Formation DEMATERIALISATION et DUME (J03)

Selon la DAJ les objectifs de la consultation étaient de : connaître l’opinion et la pratique des entreprises dans ce domaine, identifier et comprendre les éventuels freins au développement de la dématérialisation.

Rappelons que la DAJ avait, dans un premier temps, publié sur son site Internet les premiers enseignements de l’enquête dématérialisation auprès des entreprises Il en ressortait alors que :

• Seulement 56 % des entreprises qui répondent disposent d’un certificat de signature et seulement 1,92 certificat par entreprise ce qui est insuffisant.
• 17 % des répondants ont utilisé la copie de sauvegarde. 

Cette enquête repose sur plus de 400 réponses complètes d'entreprises. En septembre 2010 sera menée une enquête sur la perception de la dématérialisation du côté des acheteurs publics.

Les principales conclusions

Si les pouvoirs publics souhaitent augmenter le taux de réponse dématérialisées il y a encore beaucoup de pédagogie à déployer.

Tant que certains freins ne seront pas levés il faut craindre que le décollage ne sera que très progressif.

Le guide de la dématérialisation des marchés publics  est une première étape et il est appelé à s'améliorer mais il faut aussi que des solutions pratiques soient proposées :

• candidatures étrangères et liberté d'accès à la commande publique,
• assistance des plateformes et leurs obligations,
• développement de la partie sur l'application logicielle pour signer,
• ...

La typologie des entreprises ayant répondu

La répartition des secteurs en nombre des entreprises qui ont répondu à l'enquête s'établit comme suit :

• Informatique, électronique et télécommunication (TIC) : 24%
• BTP : 14%
• secteur hospitalier : 12%
• activités de services (propreté, gardiennage,…) : 12%
• défense : 10%
• conseil, gestion et communication : 12%
• ingénierie, études techniques et recherche : 7%
• activités commerciales (véhicule, mobilier, alimentaire) : 6%
• activités artistiques : 3%
• organismes de formation continue : 3%

C'est sans surprise que le secteur des TIC arrive en tête, n'oublions pas que depuis le 1er janvier 2010 les marchés d'informatique sont soumis à l'obligation de dématérialisation pour les marchés supérieurs à 90.000 € HT.

Cependant, mon expérience personnelle via de nombreux contacts avec les entreprises m'a montré que c'est dans le secteur des TIC que l'on trouve les premières entreprises qui se sont laissé "piéger" par la réponse par voie électronique. Parfois ces entreprises se renseignent trop tardivement sur les obligations liées à la réponse dématérialisée et j'ai notamment constaté que des entreprises informatiques n'ont pas pu répondre par méconnaissance des obligations ou par l'impossibilité de se procurer le certificat de signature électronique dans les temps.

Les économies possibles et les outils à acheter

L'enquête nous apprend que selon les entreprises les économies les plus importantes sont réalisées selon la répartition suivante :

• pour 67 % d’entre elles en matière d’utilisation du papier,
• pour 58 % en matière de photocopie,
• et 53 % dans les déplacements économisés (récupération des DCE, transmission des candidatures et des offres).

Près de 39% des entreprises estiment que les coûts de gestion relatifs à l’achat de certificats sont en augmentation par rapport à leur dépenses antérieures (inexistantes par définition).

Les outils que l'on peut conseiller d'acheter

Les candidats ont intérêt à disposer, si possible, de deux outils :

• un logiciel permettant l'écriture directe sur un fichier au format PDF,
• un scanneur qui permet, notamment, de transformer des pages complétées manuellement dans un format électronique notamment un format PDF.

 Pour la réponse dématérialisée aux marchés publics, l'achat d'un logiciel permettant l'écriture directe sur un fichier au format PDF s'avère d'une grande utilité. Ce type de logiciel coûte quelques centaines d'euros rapidement rentabilisés surtout lorsqu'il est également destiné à d'autres applications. En effet, lorsque l'acheteur demande de compléter des fichiers fournis au format PDF la numérisation des documents complétés manuellement n'est pas très satisfaisante et une solution logicielle est très pratique et facile à mettre en oeuvre.

Il est cependant à noter que le guide de la dématérialisation des marchés publics dans sa Version 1.0 du 31 mai 2010 (avec actualisation en octobre 2010) conseille d’utiliser des fichiers mentionnés au référentiel général d'interopérabilité et des formats de documents révisables (y compris pour l’acte d’engagement). Un mode révisable permet de modifier un fichier, en utilisant des moyens ordinaires liés à la manipulation du format support de ce document. Ce guide indique également que "Le format PDF est un format de fichier figé. Le seul intérêt pratique est de mettre à disposition une image et de garantir l’absence de manipulations involontaires. La mise en page est conservée."

La taille des entreprises ayant répondu

L'enquête fait ressortir le fait que plus de 80% des entreprises qui ont répondu sont des PME. "ce taux de réponse montre l’intérêt que portent les PME à la dématérialisation" même si ce taux est inférieur à la représentativité des PME dans le paysage économique.

Les usages de la dématérialisation

C'est sans surprise que le principal usage de la dématérialisation concerne le téléchargement des principales pièces de marchés dont les dossiers de consultation. En effet, cette opération est facile rapide et surtout ne présente aucun risque pour le candidat potentiel.

Les usages résultants de l'enquêtes se répartissent comme suit :

• Consultation des règlements de la consultation, des dossiers de consultation : 79,5 %
• Consultation des avis de publicité : 73,5 %
• Transmission par voie électronique des candidatures et des offres : 68,3 %
• Signature électronique de vos offres : 54,2 %
• Exploitation des documents du marché sous forme électronique dans votre entreprise : 51%
• Autre : 3%

Les freins à la dématérialisation

L'enquête met en évidence deux principaux freins à l'utilisation de la dématérialisation en matière de réponse aux marchés publics : l'hétérogénéité et l'ergonomie des plateformes de dématérialisation ainsi que et les difficultés d'acquisition du certificat de signature électronique.

Il s'agit ici d'un problème récurrent qui a été évoqués dans plus études.

L'hétérogénéité et l'ergonomie des plateformes

Selon l'enquête "seulement 48% des entreprises s’estiment satisfaites des plateformes qu’elles ont utilisées".

Les difficultés d'acquisition du certificat de signature électronique

58% des entreprises annoncent détenir un certificat électronique et "pour près de 25 % des entreprises, acquérir un certificat reste une tâche complexe ".

Or, si les entreprises qui ont répondu à l'enquête sont celles qui sont particulièrement motivées par la dématérialisation, ce taux peut paraitre élevé.

Pas d'informations sur les candidats étrangers

L'enquête n'évoque pas le cas des entreprises étrangères qui n'ont probablement pas répondu, et pour cause : pour les candidats étrangers acquérir un certificat électronique est pratiquement une  mission impossible.

Les propositions des entreprises pour lever les freins à la dématérialisation

"Les principales pistes évoquées par les entreprises sont les suivantes :

• uniformisation des plateformes, simplification par le pré-remplissage de certaines zones des documents, ce qui signifie une demande très claire d’adaptation des documents actuels à la dématérialisation ;
• simplification de l’acquisition des certificats, tout en tenant compte d’un minimum nécessaire à l’identification et à l’authentification (remise en main propre) ;
• formation des acheteurs à l’utilisation de leur plateforme et information, sensibilisation et formation le cas échéant des entreprises ;
• réaliser la chaine complète de la dématérialisation : signature des acheteurs, … transmission au contrôle de légalité et au payeur, exécution ;
• simplifier la règlementation ;
• un guide pratique de la dématérialisation (publié fin mai par la DAJ)."

Un frein complémentaire qui n'est pas évoqué : l'assistance technique fournie par les plateformes de dématérialisation

Les plateformes de dématérialisation disposent d'un service d'assistance chargé d'aider les utilisateurs pour tous les problèmes techniques. Selon mon expérience ces services sont très réactifs quand il s'agit d'apporter une réponse orale à une interrogation. Par contre, dès lors qu'il s'agit d'apporter une réponse écrite surtout lorsque l'on aborde le fonctionnement technique de la plateforme (par exemple la manière dont sont gérés les points de départ de certains délais de transmission d'un pli) j'ai constaté une grande frilosité alors que techniquement le processus est parfaitement figé.

Personnellement j'ajouterai donc qu'il serait particulièrement utile de mettre à la charge des plateforme de dématérialisation une obligation de réponse écrite aux questions techniques posées par les utilisateurs à partir du moment où elles n'impliquent pas une interprétation juridique du prestataire.

J'ai pu en effet, parfois constater, que seule une réponse orale était proposée. Ceci est difficilement compréhensible dans la mesure que les informations exclusivement techniques sont détenues par le prestataire.

Une telle obligation conforterait le candidat à la réponse dématérialisée et permettrait de lever un certain nombre d'ambigüité et peut être même d'enrichir utilement le guide pratique de dématérialisation.

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Télécharger le guide pratique de la dématérialisation des marchés publics - Version 1.1 octobre 2010

Télécharger le guide pratique de la dématérialisation des marchés publics sur le site du ministère de l'économie dans sa dernière version

Voir également

dématérialisation,

Textes relatifs à la dématérialisation des procédures de marchés publics

Entreprises

Appels d’offres publics : Comment y répondre ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans - 12 mai 2009 - 16 h 00