Guide pratique de dématérialisation des marchés publics en projet - Publication des premiers résultats de l’enquête dématérialisation auprès des entreprises

16 avril 2010

La DAJ demande votre avis sur le projet de guide et publie les premiers résultats de l’enquête dématérialisation effectuée auprès des entreprises

[Voir aussi : les Guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs (Toutes versions)]

A - La DAJ publie sur son site Internet les premiers enseignements de l’enquête Dématérialisation auprès des entreprises

• Un taux de réponse qualifié d’exceptionnel par la DAJ.
• Seulement 56 % des entreprises qui répondent disposent d’un certificat de signature et seulement 1,92 certificat par entreprise ce qui est insuffisant.
• 17 % des répondants ont utilisé la copie de sauvegarde.

B - La concertation relative au projet de guide est relancée, vous êtes invités à donner votre avis sur ce document.

C - L’intérêt d’un guide relatif à la dématérialisation des marchés publics

D - Quelques mots sur le contenu du projet de guide

1 - Un document résolument orienté « acheteurs » et dans une moindre mesure destiné aux PME

1.1 - Du côté des entreprises : Un projet de guide incomplet si l’on souhaite inciter les PME à répondre sous forme dématérialisée

1.2 - Du côté des acheteurs : Une incitation (prudente) des acheteurs à l’utilisation du courriel comme outil de dématérialisation

2 - Les passages du guide intéressant les entreprises

• Quels sont les formats de fichier à utiliser ? Des formats de documents révisables ?
• Les formats de fichier : Un problème rencontré par les entreprises qui répondent aux appels d’offres
• Et en ce qui concerne le format PDF ? Les informaticiens s’étonneront à la lecture du document

A - La DAJ publie sur son site Internet les premiers enseignements de l’enquête Dématérialisation auprès des entreprises

La DAJ indique que tous les résultats de l’enquête relative à la dématérialisation effectuée dans un premier temps auprès des entreprises seraient disponibles d’ici la fin avril. Quant à celle concernant les acheteurs publics, elle serait lancée courant mai 2010.

Un taux de réponse qualifié d’exceptionnel par la DAJ

Seules 402 entreprises ont entièrement répondu au questionnaire sur les 1.200 qui l’ont seulement lu. Ce taux, la DAJ le considère comme « exceptionnel », ce qui, pourtant, peut paraître faible au regard au nombres d’entreprises potentiellement concernées. Il est fort probable que de nombreux curieux souhaitaient connaître le contenu du questionnaire et ont abandonné en cours de consultation du questionnaire en question.

En ce qui concerne la typologie des secteurs les plus représentés on trouve les secteurs hospitaliers et informatiques.

56 % des entreprises qui répondent disposent d’un certificat de signature.

Une surprise cependant, dans la mesure où seulement 56 % des entreprises qui répondent disposent d’un certificat de signature. Or, le certificat de signature est indispensable pour signer les offres. La DAJ pointe également le nombre insuffisant de certificats par entreprise qui s’établit à 1,92 ce qui est notoirement insuffisant pour garantir une signature en toute circonstance.

La copie de sauvegarde

Quant à la copie de sauvegarde 17 % des répondants l’ont utilisé.

Premiers enseignements de l’enquête Dématérialisation auprès des entreprises.

B - La concertation relative au projet de guide

Par un communiqué publié sur son site Internet le 14 avril 2010, la DAJ nous informe qu’elle va finaliser, d’ici la fin du mois d'avril, un nouveau guide de la dématérialisation des marchés publics et vous propose de donner votre avis sur ce document.

Les personnes intéressées ont jusqu’au 30 avril pour envoyer leurs suggestions à l'adresse suivante : concertation.daj@finances.gouv.fr

Pour accéder au projet de guide, cliquez ici.

C - L’intérêt d’un guide relatif à la dématérialisation des marchés publics

Personne ne peut contester que la dématérialisation des marchés publics nécessitait l’écriture d’un guide relatif à la matière de manière à éclairer les acteurs concernés.

Le futur guide (actuellement sous forme de projet et soumis à concertation) est destiné à remplacer l’ancien « vade-mecum juridique sur la dématérialisation des marchés publics » qui date de 2004 et nécessite donc une actualisation.

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Vade-mecum juridique relatif à la dématérialisation (2004).

Si la dématérialisation de documents est un progrès considérable et reconnu par la majorité des utilisateurs, la dématérialisation des réponses aux marchés publics, elle, connait les retards que l’on connait. On ne reviendra pas sur les raisons de cette situation qui ont été largement analysées au travers d’études généralement concordantes quant à leurs conclusions.

D - Quelques mots sur le contenu du projet de guide

1 - Un document résolument orienté « acheteurs » et dans une moindre mesure destiné aux PME

1.1 - Du côté des entreprises : Un projet de guide incomplet si l’on souhaite inciter les PME à répondre sous forme dématérialisée

Bien que le projet semble viser aussi bien les acheteurs que les entreprises candidates, la lecture du document laisse l’impression d’un guide destiné essentiellement aux acheteurs.

Le guide faisant l’objet d’une concertation, il est possible que la DAJ le complète dans ce sens mais il ne semble pas à ce stade que ce soit une priorité vu le contenu du document.

Si le ministère souhaite développer la réponse par voie électronique notamment des PME (mais cela concerne en fait les entreprises de toutes tailles), il semble utile de développer ce guide dans cette direction.

Bien entendu, en l’état actuel du projet, ce ne sont pas les organismes de formation proposant des formations à la réponse dématérialisée aux marchés publics qui vont s’en plaindre.

1.2 - Du côté des acheteurs : Une incitation (prudente) des acheteurs à l’utilisation du courriel comme outil de dématérialisation

En effet, le projet de guide semble inciter les acheteurs à utiliser le courriel pour les réponses par voie électronique dans les marchés à procédure adaptée (MAPA).

C’est une excellente chose, car notamment pour les marchés de « petits » montants il est logique d’adopter des techniques permettant d’associer simplicité, souplesse et rapidité pour la transmission.

J’essaie toujours de convaincre l’acheteur de procéder de la sorte pour les marchés le justifiant : le temps gagné est important compte tenu de la réactivité des intervenants concernés.

- On notera cependant les précautions rédactionnelles employées comme par exemple en page 12 : « Il revient à chaque acheteur de mettre en place un niveau de sécurité et de confidentialité proportionné à la nature et au montant de son marché. »

- On notera également la phrase du § 1.5.1 : « Si l’acheteur a déjà un profil d’acheteur, il est recommandé d’utiliser cet outil. ». Or, l’utilisation du profil d’acheteur devrait ôter tout intérêt à une exploitation souple du courrier électronique.

2 - Les passages du guide intéressant les entreprises

Je n’ai pas lu de manière approfondie ce projet de guide, mais il s’avère que, outre les informations fondamentales incontournables et listées dans le document, seules quelques parties (surtout le chapitre 6 dédié à la transmission de la « réponse » de l’entreprise) sont, à priori, susceptibles d’intéresser les candidats.

Les principaux extraits qui peuvent particulièrement intéresser les entreprises figurent aux points suivants :

- 4.3. Quels sont les formats de fichier à utiliser ? (Pages 31 et 32),

- 2.3.2. Quel est le principe qui régit la signature électronique ? (Pages 21 et 22)

- 2.3.5. Quelle catégorie de certificats de signature électronique exiger du soumissionnaire ?

- 6. La transmission dématérialisée des candidatures et des offres (Pages 36 à 41)

Quels sont les formats de fichier à utiliser ? Des formats de documents révisables ?

Le § « 4.3. Quels sont les formats de fichier à utiliser ? (Pages 31 et 32) » fournit des conseils intéressants aux acheteurs.

Les formats de fichier : Un problème rencontré par les entreprises qui répondent aux appels d’offres

Parfois, les entreprises candidates rencontrent des difficultés pour remplir des documents fournis sous forme électronique par le pouvoir adjudicateur car la saisie informatique des informations ne leur est pas, à priori, accessible.

Ce problème peut se poser pour l’acte d’engagement mais également pour d’autres pièces comme un BPU, un DQE, une DPGF, un cadre de réponse, …

Je n’ai pas rencontré fréquemment cette situation dans les pièces téléchargées (téléchargements effectués pour différents types de marchés), mais il est vrai que cela arrive. En effet, il est parfois demandé de compléter un fichier fourni au format PDF sans possibilité simple de compléter la pièce avec un logiciel adapté.

D’intéressantes précisions figurent dans le projet de guide :

• Les coûts d’acquisition des outils ne doivent pas être « trop élevés » [1] pour l’entreprise ; il s’agit ici des logiciels permettant de compléter les documents aux formats autorisés par le marché. Encore faudra-t-il savoir ce qu’il faut entendre par « trop élevés ».
• Les délais de remise des candidatures et des offres doivent tenir compte « des délais d’acquisition et de maîtrise des formats par le candidat » [1].
• Il est conseillé d’utiliser des « formats de documents révisables » [2], sachant que le projet de guide définit ce qu’il entend par « mode révisable ».
  Il s’agit, en fait, de fournir un format permettant au candidat de remplir avec des « moyens ordinaires » les pièces sous format électronique.
  Un exemple est fourni avec un tableau au format .ods ou .xls [3], cependant, si techniquement cela ne pose généralement pas de problème pour l’acheteur (par contre ce n’est pas forcément à la portée des petites structures), encore faut-il que ce dernier ait du temps pour s’y consacrer.

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[1] « Ainsi, l'opérateur économique pourra devoir renoncer à son format habituel si celui-ci n’est pas répandu. Le pouvoir adjudicateur devra veiller à ne pas imposer des coûts d’acquisition trop élevés et tenir compte des délais d’acquisition et de maîtrise des formats par le candidat pour fixer les délais de remise (des candidatures et) des offres »

[2] Il est recommandé d’utiliser des fichiers mentionné au référentiel général d'interopérabilité et des formats de documents révisables (y compris pour l’acte d’engagement). Un mode révisable permet de modifier un fichier, en utilisant des moyens ordinaires liés à la manipulation du format support de ce document.

L’intérêt de ce mode révisable est de permettre :

• aux entreprises, de réutiliser, d’exploiter ce document, en évitant ainsi des ressaisies et donc des risques d’erreurs et de perte de temps ;
• aux acheteurs, d’automatiser la collecte et la comparaison des données, des prix notamment.

[3] Par exemple, l’acheteur peut mettre en ligne un modèle de fichier, une structure de feuille de calcul figée à l’exception des champs à remplir par l’entreprise : un fichier ‘bordereau de prix’ en .ods ou .xls (modes révisables).

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Et en ce qui concerne le format PDF ? Les informaticiens s’étonneront à la lecture du document

Selon le document « Le format PDF est un format de fichier figé. Le seul intérêt pratique est de mettre à disposition une image et de garantir l’absence de manipulations involontaires. La mise en page est conservée. »

En affirmant que « Le seul intérêt pratique est de mettre à disposition une image et de garantir l’absence de manipulations involontaires. », la lecture du document risque de faire réagir les informaticiens.

En effet, non seulement le format PDF ne met pas forcément à disposition qu’une image, mais ce format présente d’autres intérêts pratiques, sous réserve de disposer d’un logiciel de manipulation du fichier offrant ces possibilités, comme :

• Pour le candidat : écrire directement sur le document PDF même s’il s’agit d’une image (on remplit les zones à compléter comme avec une machine à écrire).
• Pour le pouvoir adjudicateur : générer des formulaires qui pourront facilement être complétés par les candidats.

Voir également

dématérialisation,

Entreprises

Appels d’offres publics : Comment y répondre ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans - 12 mai 2009 - 16 h 00  

Entreprises - Comment compléter un document PDF dans le cadre d'un appel d'offres public ? - avril 2009

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres public,

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