Format de fichier

Guide pratique de la dématérialisation des marchés publics - Version 1.0 (extrait)

4.3. QUELS SONT LES FORMATS DE FICHIER À UTILISER ?

Le respect des principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures, implique que l’acheteur public choisisse un ou plusieurs formats largement disponible, dont l’usage est répandu dans le secteur professionnel comprenant les opérateurs susceptibles d’être intéressés par le marché, afin que les documents puissent être lus ou téléchargés aisément.

La notion de « largement disponible » s'apprécie au regard de la situation propre à l'ensemble des États membres et pas uniquement à celle de la France. Elle ne s’apprécie pas par rapport aux habitudes de l’opérateur économique candidat.

Ainsi, l'opérateur économique pourra devoir renoncer à son format habituel si celui-ci n’est pas répandu. Le pouvoir adjudicateur devra veiller à ne pas imposer des coûts d’acquisition trop élevés et tenir compte des délais d’acquisition et de maîtrise des formats par le candidat pour fixer les délais de remise (des candidatures et) des offres

Il est recommandé d’utiliser des fichiers mentionné au référentiel général d'interopérabilité et des formats de documents révisables (y compris pour l’acte d’engagement). Un mode révisable permet de modifier un fichier, en utilisant des moyens ordinaires liés à la manipulation du format support de ce document. Par exemple, l’acheteur peut mettre en ligne un modèle de fichier, une structure de feuille de calcul figée à l’exception des champs à remplir par l’entreprise : un fichier ‘bordereau de prix’ en .ods ou .xls (modes révisables). L’intérêt de ce mode révisable est de permettre :

- aux entreprises, de réutiliser, d’exploiter ce document, en évitant ainsi des ressaisies et donc des risques d’erreurs et de perte de temps ;

- aux acheteurs, d’automatiser la collecte et la comparaison des données, des prix notamment.

Le format PDF est un format de fichier figé. Le seul intérêt pratique est de mettre à disposition une image et de garantir l’absence de manipulations involontaires. La mise en page est conservée.

L’acheteur public peut, par exemple, utiliser les formats de fichiers suivants :