Dématérialisation et numérique dans les marchés publics : Le guide pratique du MEDEF de 2017

20 novembre 2017

Le MEDEF a publié sur son site Internet une version 2017 de son guide pratique sur la dématérialisation des marchés publics auquel a participé la FNTP. Au programme : échéance du 1er octobre 2018 pour la dématérialisation, recherche des avis de marché, délais de remise des plis, DUME et MPS, plate-formes de dématérialisation, données essentielles, copie de sauvegarde, signature électronique, certificat de signature électronique, organisation de l'entreprise, documents à signer électroniquement et qui signe, formats de fichiers, mesures de prévention relatives aux systèmes informatiques, spécificités du bâtiment et des travaux publics et BIM, facturation électronique, loi pour une République numérique et jurisprudence. 

Formation DEMATERIALISATION et DUME (J03)

Ce nouveau guide 2017 relatif à la dématérialisation et au numérique dans les marchés publics succède à des versions précédentes de 2013 et 2010. Il reprend complète et actualise les versions antérieures.

Les principaux points de la dématérialisation (Chapitre I)

A savoir : l'échéance du 1er octobre 2018 sur l'obligation de dématérialisation, le profil d’acheteur souvent appelé plate-forme de dématérialisation, les données essentielles de la commande publique pour permettre aux entreprises de connaitre notamment les montants des marchés et les exceptions au principe de dématérialisation.

Comment rechercher les avis de marché ?  (Chapitre II)

La recherche peut s'effectuer en utilisant soit les profils d'acheteur soit les Journaux d’Annonces Légales (JAL). Le guide liste quelques sites de référence comme le Bulletin Officiel des Annonces de Marchés publics (BOAMP), le Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE) et la plateforme PLACE pour les marchés publics de l’État.

Les entreprises peuvent aussi utiliser des sites privés de veille qui leurs permettent de recevoir les avis de marché par courriel selon un profil à programmer.

Les délais de remise des plis  (Chapitre III)

Il s'agit des délais de remise des candidatures et des offres pour les pouvoirs adjudicateurs et les pour les entités adjudicatrices.

Sont également traités les délais de remise des offres dans les procédures adaptés (MAPA) ainsi que les délais et informations communiquées aux candidats évincés dans les MAPA et les procédures formalisées.

 

DUME et MPS (Chapitre IV)

Le DUME (Document Unique de Marché Européen) est un formulaire européen destiné à remplacer le formulaire DC1 et le formulaire DC2. L’acheteur sera dans l'obligation d'accepter le DUME pour la candidature d'une entreprise pour les marchés lancés à compter du 1er avril 2018.

Le dispositif MPS (Marché Public Simplifié) permet à une entreprise de répondre avec son seul numéro de SIRET. Les marchés éligibles au MPS sont identifiés par un logo spécifique. Le dispositif MPS permet à l'acheteur de récupérer auprès des organismes des informations standards (INSEE, INFOGREFFE, URSSAF, attestation de régularité sociale (ACOSS), attestation de vigilance (ACOSS), attestations de régularité sociale (AUDIENS), attestation de régularité sociale (MSA), attestation de régularité fiscale (DGFIP), attestation professionnelle FNTP (FNTP), attestation de retraite Pro BTP (Pro BTP), attestation professionnelle QUALIBAT (QUALIBAT), attestation de capacité OPQIBI (OPQIBI). 

Le guide précise cependant que l'entreprise soumissionnaire doit quand même fournir les éléments relatifs à son offre comme le mémoire technique.

Fonctionnalités et exigences minimales des plateformes de dématérialisation (Chapitre V)

Ces plateformes (profils d'acheteurs) doivent répondre à des fonctionnalités et des exigences minimales spécifiées par l'arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs. 

Données essentielles (Chapitre VI)

Le guide explicite les dispositions de l'arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique qui prévoit l’ouverture des données aux marchés publics supérieurs à 25 000 € HT.

Ces données peuvent être exploitées par les entreprises pour le suivi des marchés passés, de leurs montants et des entreprises attributaires et ainsi servir à effectuer une veille concurrentielle.

 

La copie de sauvegarde (Chapitre VII)

Ce chapitre rappelle les règles relatives à la copie de sauvegarde. La copie de sauvegarde n'est qu'une faculté, donc pas une obligation. Le guide met en garde sur la nécessité de transmettre la copie de sauvegarde dans les temps.

Naturellement le but de la dématérialisation n'est pas de généraliser les copies de sauvegardes à tous ses marchés auquel cas la dématérialisation perdrait de son intérêt.

La signature électronique (Chapitre VIII)

Ici sont rappelées des notions de base notamment au travers de définitions avec notamment le triptyque : signature électronique, certificat électronique (attribué à une personne physique) et logiciel de signature.

Quand à la signature elle est au format de signature XAdES, CAdES ou PAdES. Cette règle étant fréquemment rappelée dans le règlement de la consultation.

Les textes prévoient que le signataire utilise l’outil de signature de son choix pour signer et que l’acheteur ne peut pas imposer le sien.

L'obtention du certificat de signature électronique (Chapitre IX)

On ne peut utiliser n'importe quelle catégorie de certificat de signature. Ces certificats sont soit référencés sur des listes nationales ou figurent sur la liste de confiance d’un État membre de l’Union européenne. Ils peuvent également ne pas figurer sur une liste de confiance mais doivent présenter un niveau de sécurité suffisant (RGS).

Les certificats de signature se trouvent généralement sur une clé USB mais il existe d'autres supports moins répandus.

Les PSCe (Prestataire de Service de Confiance électronique) qualifiés RGS ou eIDAS commercialisent les certificats électroniques.

• Il faut prévoir un délai allant de quelques jours à environ 5 semaines pour obtenir un certificat.
• Il faut prévoir un coût d'environ 270 € HT pour une durée d'utilisation de 3 ans.

L'organisation de l'entreprise (Chapitre X)

Sont abordés des fonctions et conseils sur :

• l'usage des plateformes donc ce qu'elles permettent de faire : identification moteur de recherche, dépôt des plis, assistance de type hotline, gestion des questions réponses, ...
• les vérifications préalables à effectuer par l’entreprise : accès Internet, antivirus, logiciels, taille maximale ou conseillée des fichiers, ...
• les principaux documents à dématérialiser, scanner ou adapter : formulaires DC1 DC2 DC4, attestations fiscales et sociales (bien que ces dernières ne peuvent pas être exigées pour le dépôt des offres).

Le guide reprend à son compte un conseil de bon sens : « Certaines plateformes recommandent même de déposer les offres sur la plateforme 24h avant la date officielle de remise des offres imposée par l’acheteur ».

Les documents à signer électroniquement (Chapitre XI)

Le guide rappelle sous forme de tableau les règles en matière de signature électronique des pièces. En fait ce sont les mêmes règles que pour la signature manuscrite.

En principe, depuis la réforme des marchés publics de 2016, l'ATTRI1 (acte d’engagement) est signé par le seul attributaire.

Notons qu'il faut bien lire le règlement de la consultation pour connaitre les éventuelles pièces à signer au stade de la transmission de la candidature et de l'offre. En effet il est également rappelé la réponse à un parlementaire selon laquelle « Aucune disposition des textes de transposition ne s’oppose toutefois à ce que l’acheteur, s’il le souhaite, impose aux soumissionnaires la signature de leur offre à condition de mentionner cette exigence dans le règlement de la consultation ou dans l’avis de publicité » (Rép. min. Sénat, n° 21405, 16/06/2016). 

Qui signe électroniquement ? (Chapitre XII)

Le guide distingue 3 cas :

Un soumissionnaire unique :

• S'il s'agit d'une entreprise la personne titulaire du certificat de signature électronique est habilité à signer.
• S'il s'agit d'une filiale : 1) si une filiale répond pour elle-même le titulaire du certificat de signature électronique signe ; 2) si le signataire est habilité à signer les marchés de plusieurs filiales du groupe son nom apparaîtra à côté de celui de la filiale soumissionnaire en tant que titulaire du certificat de signature électronique et il peut signer.

Un groupement (cotraitance)

La procédure est plus compliquée.

• Soit les membres du groupement signent l’offre de manière électronique (cosignature).
• Soit les membres du groupement habilitent le mandataire à signer l’offre. Rappelons que chaque membre du groupement doit disposer alors d’un certificat de signature électronique.
• NB : Pour la cosignature il est possible d'utiliser un parapheur électronique dont l'usage est différent selon les plateformes.

En sous-traitance

• Si le sous-traitant est présenté au stade de l’offre, le formulaire DC4 (déclaration de sous-traitance)doit être signé électroniquement si l'acheteur l'exige.
• Si sous-traitant est présenté en cours d’exécution du marché le DC4 (acte spécial) est signé avant sa transmission à l’acheteur.

Les formats de fichiers (Chapitre XIII)

L'acheteur doit accepter les formats de fichiers communément disponibles tel que le précise l'article 2 de l’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs.

Le guide produit un tableau des principaux formats de fichier sachant qu'il est préférable de privilégier le format PDF.

Les mesures de prévention relatives aux systèmes informatiques (Chapitre XIV)

Le guide liste les conseils pertinents dont : le choix des mots de passe, la mise à jour régulière des logiciels (Notons que Java est parfois source de soucis), les courriels et leurs pièces jointes, le téléchargement des programmes et logiciels sur les sites officiels des éditeurs, ...

Les spécificités du bâtiment et des travaux publics - Le BIM (Chapitre XV)

La facturation électronique (Chapitre XVI)

Un rappel sur le portail « Chorus Pro » pour les entreprises qui permet de déposer, recevoir, transmettre les factures électroniques et les suivre.

L’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 oblige l’Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics respectifs de recevoir les factures électroniques depuis le 1er janvier 2017. Un tableau récapitule la date d’entrée en vigueur et les entreprises concernées par les dispositions relatives à la facturation électronique (grandes entreprises, ETI, PME et micro-entreprises).

Les modalités d’émission et de réception des factures sont : le mode portail, le mode EDI (Échange de Données Informatisées) et le mode service par une mise à disposition des services du Portail sous forme d’API (interface de programmation).

Sont également expliqués le point de départ du délai de paiement d’une facture électronique ainsi que l’intervention du maître d’oeuvre dans les marchés de travaux

La loi pour une République numérique  (Chapitre XVII)

Le guide reprend certaines notions contenues dans la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique qui concernent les entreprises dans le cadre de la commande publique dont les documents administratifs par voie électronique, la protection des droits dans la société numérique, l'identité numérique, le coffre-fort numérique et le recommandé électronique qui possède une valeur juridique équivalente au recommandé postal dès lors qu’il remplit les conditions de l’article 44 du règlement eIDAS.

Une annexe est consacrée à la jurisprudence

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Le plan détaillé du guide pratique du MEDEF 2017 : Dématérialisation et numérique dans les marchés publics

I. Quels sont les points essentiels à retenir ?

• 1. Dématérialisation à compter du 1er octobre 2018
• 2. Profil d’acheteur/plateforme de dématérialisation
• 3. Données essentielles
• 4. Exceptions au principe de dématérialisation

II. Comment repérer les avis de marché ?

• 1. Les plateformes
• 2. Sites sur lesquels sont publiés les avis de marché
• 3. Prestataires privés de veille sur les marchés

III. Quels sont les délais à retenir ?

• 1. Délais de remise des candidatures et des offres pour les pouvoirs adjudicateurs
• 2. Délais de remise des candidatures et des offres pour les entités adjudicatrices
• 3. Délais de remise des offres en Procédure Adaptée (MAPA)
• 4. Délais et informations communiquées aux candidats évincés

IV. Qu’appelle-t-on DUME et MPS ?

• 1. Le DUME (Document Unique de Marché Européen)
• 2. Le dispositif MPS (Marché Public Simplifié)

V. Que savoir sur les plateformes ?

• 1. Fonctionnalités
• 2. Exigences techniques
• 3. Dépôts de documents sur la plateforme

VI. Que sont les données essentielles ?

• 1. Principes
• 2. Données à fournir et délais de publication
• 3. Accès aux données

VII. Qu’est-ce que la copie de sauvegarde ?

• 1. Définition
• 2. Support
• 3. Cas d’ouverture

VIII. Qu’est-ce qu’une signature électronique?

• 1. Que signifie signature électronique ?
• 2. Qui peut obtenir un certificat de signature électronique dans l’entreprise ?
• 3. Quel format de signature ?
• 4. Quelle vérification pour la signature ?

IX. Comment obtenir un certificat de signature électronique ?

• 1. Quelles catégories de certificat ?
• 2. Quel support choisir pour le certificat ?
• 3. Quels sont les prestataires qui délivrent des certificats de signature électronique ?
• 4. L’obtention d’un certificat a-t-elle un coût ?

X. Quelle organisation pour l’entreprise ?

• 1. Quel usage des plateformes ?
• 2. Quelles sont les vérifications préalables à effectuer par l’entreprise ?
• 3. Quels sont les principaux documents à dématérialiser, à scanner ou à adapter ?

XI. Quels sont les documents à signer électroniquement ?

XII. Qui signe électroniquement ?

• 1. En cas de soumissionnaire unique
• 2. En cas de groupement
• 3. En cas de sous-traitance

XIII. Quels sont les formats de fichier ?

XIV. Quelles sont les mesures de prévention relatives aux systèmes informatiques ?

• 1. Mesures de prévention
• 2. Directive NIS (Network and Information Security) : quels impacts ?

XV. Les spécificités des secteurs du bâtiment et des travaux publics - Le BIM ?

• 1. Définition du BIM
• 2. BIM et marchés publics

XVI. Que savoir sur la facturation électronique ?

• 1. Catégories d’entreprises concernées
• 2. Modalités techniques d’émission et de réception des factures
• 3. Point de départ du délai de paiement d’une facture électronique
• 4. Cas particulier des marchés de travaux : l’intervention du maître d’œuvre

XVII. Que retenir de la Loi pour une République numérique ?

• 1. Définition et communication des documents administratifs par voie électronique
• 2. Diffusion obligatoire des documents administratifs
• 3. Obligations de communication des concessionnaires/délégataires de service public (DSP)
• 4. Protection des droits dans la société numérique
• 5. Identité numérique
• 6. Coffre-fort numérique
• 7. Recommandé électronique

ANNEXE JURISPRUDENCE

• 1. L’achat d’une plateforme, la formation des fournisseurs
• 2. La publicité des marchés et l’avis d’appel à la concurrence (AAC)
• 3. Le dossier de consultation des entreprises (DCE)
• 4. La signature électronique
• 5. La copie de sauvegarde
• 6. Les incidents techniques de transmission
• 7. L’accès à la hotline et à l’assistance technique
• 8. La transmission électronique en cours de procédure
• 9. L’attribution du marché
• 10. Les éléments de preuve
• 11. Contentieux

GLOSSAIRE

Téléchargements

Télécharger le guide "Dématérialisation et numérique dans les marchés publics" : Le guide pratique du MEDEF de 2017.

Télécharger le "Guide d’accompagnement des entreprises à la dématérialisation des marchés publics" du MEDEF  sur le site du MEDEF (2013)

Télécharger le guide pratique de la dématérialisation des marchés publics sur le site du ministère de l'économie dans sa dernière version

Voir également

Fiche technique DAJ - Marchés dématérialisés : le juge confirme que la signature du zip ne suffit pas – (Dans une récente fiche sur la signature du zip la DAJ  rappelle que la signature d'un fichier zip n'est pas suffisante en s'appuyant sur l'ordonnance du tribunal administratif de Toulouse) - 15 avril 2011

dématérialisation,

Textes relatifs à la dématérialisation des procédures de marchés publics

Arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique - NOR: ECOM1830224A. Annexe 12 du code de la commande publique.

Arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics - NOR: EFIM1222915A

Entreprises

Appels d’offres publics : Comment y répondre ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans - 12 mai 2009 - 16 h 00

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Guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs (Toutes versions).

CNOA : Dématérialisation de la commande publique pour les architectes et ses échéances. Passation et exécution des marchés par voie électronique, facturation électronique, réponse dématérialisée obligatoire et accélération de l’open data figurent au menu. Ces conseils de la CNOA et les recommandations de la FNTP succèdent à la publication récente du plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) 2017-2022. - 31 janvier 2018.

Dématérialisation des marchés publics : Les conseils de la FNTP - 30 janvier 2018.

Plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) : Une feuille de route pour 5 ans. Le plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022 est une feuille de route de la dématérialisation des marchés publics pour les cinq prochaines années. Il s’agit d’un plan d’action publié par la DAJ de Bercy décliné en 19 actions intégrées dans 5 axes. - 18 janvier 2018.

Guide d’accompagnement des entreprises à la dématérialisation des marchés publics du MEDEF 2013 - 10 janvier 2013. 

Guide pratique sur la dématérialisation des marchés publics 2012 - Version 2.0 de décembre 2012

Réponse dématérialisée aux marchés publics : Depuis le 1er janvier 2012, plus d’interdiction de réponse électronique pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 euros HT - 2 janvier 2012

Réponse électronique dans les marchés publics – La signature électronique d’un fichier zip ne suffit pas ( Une ordonnance du TA Toulouse, 9 mars 2011, n° 1100792, Société MC2I / CNRS confirme la position de la DAJ dans la réponse électronique aux marchés publics : la signature du fichier zip ne suffit pas, il faut signer les pièces individuellement) - 5 avril 2011.

Comment trouver des appels d'offres et comment connaître les consultations en cours ?

Veille de marchés publics dont appels d'offres et procédures adaptées et alertes du BOAMP, JOUE, ...

Avis de la DAJ sur la réponse dématérialisée des candidats étrangers suite aux difficultés d'obtention d'un certificat de signature valide - 29 juillet 2010

Enquête sur la dématérialisation des marchés publics auprès des entreprises. Résultats de l’enquête sur la dématérialisation des marchés publics menée par la DAJ auprès des entreprises. - 20 juillet 2010 

Réponse aux marchés publics par voie électronique, candidatures étrangères et prérequis techniques. Les candidats étrangers qui n’arrivent pas à obtenir le certificat de signature électronique mais également certaines difficultés techniques constituent un frein à la réponse à la réponse dématérialisée aux marchés public. - 17 juillet 2010

Publication du Guide pour les acheteurs publics de services de communications électroniques 2010 - OEAP - GEM ICE (date de publication : mai 2010) - 25 juin 2010

Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 1.0 du 31 mai 2010 (avec actualisation en octobre 2010)

Guide de la dématérialisation des marchés publics en projet - Publication des premiers résultats de l’enquête dématérialisation auprès des entreprises

Le Guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics a été publié au Journal Officiel du 31 décembre 2009 - 4 janvier 2010