Il s'agit des marchés pour lesquels « une consultation est engagée ou un avis d’appel à la concurrence envoyé à la publication à compter du 1er octobre 2018  ».

15 juillet 2018

La dématérialisation des marchés publics devient obligatoire à compter du 1er octobre 2018 pour la majorité des marchés publics. Ceci signifie que pour la plupart des marchés publics les acheteurs publics devront déclarer irrégulières les offres qui leur seront transmises au format papier. Il en est de même pour les offres que les entreprises enverraient sur un support électronique comme une clé USB. Les enjeux sont importants et les entreprises ont tout intérêt à prendre leurs précautions pour être prêtes le jour J, d’une part en achetant un certificat de signature électronique valide, d’autre part en se formant à la réponse électronique aux marchés publics. L'acheteur devra également offrir un accès libre, direct et complet aux données essentielles des marchés publics.

Notons que la date du 1er octobre 2018 pour la dématérialisation il s'agit des marchés pour lesquels « une consultation est engagée ou un avis d’appel à la concurrence envoyé à la publication à compter du 1er octobre 2018 ». Il en résulte qu'il y aura encore probablement de nombreux marchés autorisant la réponse papier courant octobre 2018.

Formation DEMATERIALISATION et DUME (J03)

Les sources des obligations de la réponse électronique

Pour les entreprises, les obligations relative à la transmission des candidatures et des offres par voie électronique trouvent leurs sources dans l'article 41 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.

Cet article 41 dispose que 

I. - Toutes les communications et tous les échanges d’informations sont effectués par des moyens de communication électronique lorsqu’une consultation est engagée ou un avis d’appel à la concurrence envoyé à la publication à compter du 1er avril 2017 pour les centrales d’achat et du 1er octobre 2018 pour les autres acheteurs.

Des dérogations existent à l’utilisation de moyens de communication électronique.

Il est à noter que les marchés publics mentionnés à l’article 30 du décret et répondant à un besoin dont la valeur estimée est inférieure aux seuils de procédure formalisée ne sont pas soumis à cette obligation. Il existe cependant des dérogations listées à l'article 41 du décret n° 2016-360. L'entreprise a néanmoins intérêt à bien vérifier que le règlement de la consultation éventuel n'impose pas le mode de transmission électronique.

Quelles obligations à compter du 1er octobre 2018 ?

Les échanges doivent être dématérialisés

Les obligations de dématérialisations concernent aussi bien les entreprises que les acheteurs. Ainsi à partir d'un montant de 25 000 euros HT, tous les échanges pendant la procédure de passation d’un marché public doivent être dématérialisés sauf dérogations.

Ainsi à compter de l'échéance les acheteurs doivent pouvoir :

• mettre à disposition les documents de la consultation ;
• recevoir les candidatures et les offres par voie électronique ;
• échanger de manière dématérialisée avec les entreprises notamment dans le cadre des  questions et des réponses ;
• effectuer les diverses notifications des décisions (lettre de rejet, etc.).

Une offre papier devient irrégulière, sauf exceptions

Après le 1er octobre 2018, l’envoi d'une offre papier ou une clé USB entrainera l'irrégularité de l'offre, sauf exceptions.

La signature électronique n'est pas forcément obligatoire à la remise des plis

La signature électronique n’est pas obligatoire sauf si les documents de la consultation l'exigent. Ainsi les documents de la candidature ne doivent pas être signés électroniquement sauf si l'acheteur en a décidé autrement. Cependant même s'il n'est pas obligatoire de signer électroniquement un marché public l'entreprise a quand même intérêt à signer électroniquement les pièces concernées.

Il est à noter que la signature n’est imposée par les textes de la commande publique en vigueur que pour l’offre finale. 

En effet la réforme des marchés publics initiée en 2016 avec l'application de l'ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 et de son décret n° 2016-360 a été l'occasion de faciliter l'accès des petites et moyennes entreprises (PME) à la réponse aux marchés publics. Notamment la signature des pièces qui était prévue par l'article 11 du code des marchés publics (abrogé) et en particulier la signature électronique, constituait pour les PME un frein à la soumission à la commande publique.

Ainsi, le décret n° 2016-360 décret du 25 mars 2016 ne comporte plus de dispositions pour la signature en amont des candidatures et des offres dans les marchés publics (QE Sénat n° 21405 de M. Jean-Claude Carle publiée dans le JO Sénat du 21/04/2016). 

Il en résulte que les candidatures et les offres des entreprises n'ont pas à être signées manuscritement ni électroniquement.

Par contre, attention : le règlement de la consultation ou dans l'avis de marché peut imposer aux entreprises soumissionnaires la signature de certaines pièces.

La date limite du 1er octobre 2018

Pour les acheteurs autres que les centrales d’achat, l'obligation de recevoir les plis par voie dématérialisées devient effective pour toute consultation engagée ou avis d’appel à la concurrence envoyé à la publication à compter du 1er octobre 2018.

Il est probable que de nombreux acheteurs n'imposeront la réponse électronique qu'à la dernière limite, si bien qu'il subsistera encore des réponses papier qui arriveront après cette date notamment pour les marchés publics dont l'avis d’appel à la concurrence aura été envoyé à la publication avant le 1er octobre 2018.

Ainsi un avis de marché envoyé par exemple le 25 septembre 2018 pourra encore accepter la réception d'offres papier après la date du 1er octobre 2018.

Inconvénients de la dématérialisation de la réponse : un exercice difficile pour les entreprises non préparées

Si la réforme des marchés publics a apporté une simplification importante en rendant facultative la signature des pièces au stade du dépôt des offres, l'obligation de réponse électronique compliquera la tâche de nombreux entreprises, et ce, quelle que soit leur taille. La simplification précitée n'exonère pas les entreprises de faire l'acquisition d'un certificat de signature électronique vu que le marché devra de toutes manière être signé par les cocontractants.

Les petites entreprises notamment dans le BTP sont les plus exposées.

Quelles sont les difficultés rencontrées par les entreprises (cas réels) ?

La cause la plus fréquente d'incidents lors des transmissions des plis est la transmission tardive, tel est le cas des entreprises qui transmettent leur pli le dernier jour. Personne n'est à l'abri y compris les entreprises d'informatique.

Il est conseillé de transmettre son plis électronique au plus tard la veille de la date limite de remise des candidatures ou des offres en début d'après-midi.

Sans que la liste soit exhaustive en matière de dysfonctionnements on peut principalement citer :

• la panne d'Internet, en principe facile à résoudre,
• la lenteur de la connexion Internet,
• la multiplicité des plateformes de dématérialisation,
• la complexité d'utilisation de certaines plateformes,
• le dysfonctionnement de la plateforme de dématérialisation ou son indisponibilité,
• la difficulté à identifier et s'authentifier,
• le dysfonctionnement du certificat de signature électronique, et parfois sa validité,
• l'impossibilité d'ouvrir certains fichiers par l'acheteur (y compris les fichiers au format .pdf),
• la panne d'ordinateur,
• l'incompatibilité du matériel,
• l'incompatibilité des logiciels et notamment de JAVA et ses versions,
• l'incompatibilité du navigateur,
• le poids trop important des fichiers transmis,
• les liens défectueux dans le règlement de consultation pour l'adresse de dépôt (profil d'acheteur),
• la cosignature rendue obligatoire par certains acheteurs de certains documents (cotraitance, sous-traitance) lors du dépôt des plis,
• l'exigences de signature de certains documents comme le formulaire DC1, l'habilitation du mandataire par ses cotraitants, ... lors du dépôt des plis.

Ces éléments peuvent, de plus, être accentués par :

• le manque de formation des entreprises concernées,
• le manque de préparation.

Les entreprises disposent d'outils pour éviter certains écueils

On peut en particulier citer la possibilité de tester son poste de travail et de solliciter une hotline :

Disposer d'un outil pour tester la configuration du poste de travail

Chaque plate-forme de dématérialisation doit disposer d’un outil pour tester la configuration du poste de travail de l'entreprise. Il s'agit d'une obligation prévue par l’article 1er de l’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs qui dispose que le profil d’acheteur doit permettre d'« Accéder à un espace permettant de tester que la configuration du poste de travail utilisé est en adéquation avec les prérequis techniques du profil d'acheteur ». 

Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs (Entrée en vigueur : 1er octobre 2018 au plus tard, sous réserve, des règles spéciales prescrites par les textes en vigueur).

Solliciter une assistance ou consulter un support utilisateur (hotline)

Selon le même arrêté, chaque plate-forme de dématérialisation doit disposer d’un outil permettant de « Solliciter une assistance ou consulter un support utilisateur permettant d'apporter des réponses aux problématiques techniques ».

Cette dernière précaution devrait être un réflexe pour les entreprises car n'oublions pas qu'un tribunal administratif a jugé qu'un candidat ne peut mettre en cause une plate-forme de dématérialisation qui n'aurait pas présenté les caractéristiques d'un réseau informatique accessible de façon non discriminatoire alors que le candidat n'a pas fait appel à l'assistance hotline pour résoudre cette hypothétique difficulté (TA Nancy, 20 janvier 2011, n° 1100005, SA EGT).

Attention cependant :

• initialement les plateformes assuraient une hot-line pour répondre aux interrogations des entreprises,
• depuis certaines obligent les intéressés à envoyer un courriel ou à dialoguer via un chat.

Les exceptions à l'obligation de réponse dématérialisée

Le II de l'article 41 du décret n° 2016-360 prévoit toutefois huit exceptions à l'obligation de transmission par voie électronique dont notamment :

• les marchés publics mentionnés à l’article 30 et répondant à un besoin dont la valeur estimée est inférieure aux seuils de procédure formalisée ;
• les marchés publics de services sociaux et autres services spécifiques mentionnés à l’article 28 (La liste est publiée au JORF dans l'avis NOR: EINM1608208V relatif aux contrats de la commande publique ayant pour objet des services sociaux et autres services spécifiques. Ces marchés peuvent être passés selon une procédure adaptée dans les conditions prévues par l’article 27 du décret n° 2016-360).

Le travail de sensibilisation en amont de la DAJ de Bercy

Cela fait longtemps que la direction des affaires juridiques (DAJ) de Bercy incite les acteurs publics et privés à se préparer à la dématérialisation.

Le guide très pratique de la dématérialisation de juin 2018

Ainsi, récemment la DAJ a publié le 4 juin son guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs 2018 - 5 juin 2018.

Ce guide synthétique se divise en deux parties et est destiné pour la première partie aux acheteurs et pour l'autre aux opérateurs économiques (entreprises, associations, ...) qui répondent aux marchés publics.

Il a pour objectif d’aider les acheteurs et les entreprises à se préparer à l’échéance du 1er octobre. Il répond également à la majorité des questions pratiques que se posent les entreprises confrontées à l'obligation de répondre par voie électronique ainsi qu'aux acheteurs pour la phase de passation.

Le PTNCP de janvier 2018

En janvier 2018 a publié son plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) qui est constituée d'une feuille de route de la dématérialisation des marchés publics pour les cinq prochaines années. Il s’agit d’un plan d’action publié par la DAJ de Bercy décliné en 19 actions intégrées dans 5 axes.

Il est à noter que depuis de nombreuses années différents acteurs communiquent en ce sens de manière à anticiper le big-bang de la dématérialisation : DAJ de Bercy, OEAP, Conseil national de l’ordre des architectes (CNOA), Fédération nationale des travaux publics (FNTP), MEDEF, ...

Mais aussi un accès libre, direct et complet aux données essentielles

A cette même date du 1er octobre 2018, l’acheteur doit de plus, offrir, sur son profil d'acheteur, un accès libre, direct et complet aux données essentielles des marchés publics répondant à un besoin dont la valeur est égale ou supérieure à 25 000 euros HT, à l’exception des informations dont la divulgation serait contraire à l’ordre public.

Et aussi l'application du principe du DLNUF pour les autres acheteurs

Le dispositif « Dites-le nous une fois » (DLNUF) permet aux candidats de ne plus fournir les documents que l’acheteur a pu obtenir lors d’une précédente consultation et qui demeurent valables, même si celui-ci ne l’a pas expressément prévu.

Cette disposition s'applique « Lorsqu’une consultation est engagée ou un avis d’appel à la concurrence envoyé à la publication à compter du 1er avril 2017 pour les centrales d’achats et du 1er octobre 2018 pour les autres acheteurs, dans le cadre des procédures formalisées ».

Actualités

Seuils de dématérialisation des marchés publics et obligations (Une réponse écrite publiée le 9 avril 2020 (QE sénat n° 12237, M. Jean-François Longeot - QE sénat n° 09558, M. François Grosdidier) rappelle les obligations actualisées de dématérialisation des marchés publics qui concernent aussi bien les entreprises que les acheteurs depuis le 1er octobre 2018 pour la dématérialisation). - 1er mai 2020. 

Dématérialisation des appels d'offres et difficultés d'accès pour les petites entreprises et artisans avec la signature électronique pour répondre aux appels d'offres dans les délais. - 30 octobre 2019.

Difficultés de la dématérialisation des marchés publics rencontrées par les petites communes rurales et les TPE et PME dans la réponse aux appels d'offres (Question orale n° 0752S de M. Jean-Marc Boyer, JO Sénat du 05/06/2019) - 10 juin 2019.

Dématérialisation des appels d'offre et conséquences sur l'économie locale - QE sénat n° 09707 M. Michel Dagbert (Depuis le 1er octobre 2018, la dématérialisation des marchés publics est devenue obligatoire. L'utilisation de la plate-forme dédiée est difficile et nécessite du personnel formé. Ceci constitue un frein pour les artisans locaux qui se retrouvent de facto exclus des marchés publics).

Chefs d'entreprises : Osez la commande publique. Mise à jour du guide pratique pour les TPE et PME - Version 2019. - 18 avril 2019.

Guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs (Toutes versions).

Dématérialisation et régularisation des offres papier au 1er octobre 2018. - 13 août 2018.

Dématérialisation des marchés publics : publication de 3 arrêtés : échanges par voie électronique, documents de la consultation, copie de sauvegarde et données essentielles. - 4 août 2018.

Espace Internet dédié à la commande publique numérique mis en ligne par la DAJ de Bercy  - 27 juillet 2018.

Réponse dématérialisée des TPE-PME à compter 1er octobre 2018 : Quel accompagnement ? (QE AN n° 5925, M. Patrick Hetzel, 29/05/2018). - 15 juin 2018.  

CNOA : Dématérialisation de la commande publique pour les architectes et ses échéances. Passation et exécution des marchés par voie électronique, facturation électronique, réponse dématérialisée obligatoire et accélération de l’open data figurent au menu. Ces conseils de la CNOA et les recommandations de la FNTP succèdent à la publication récente du plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) 2017-2022. - 31 janvier 2018.

Dématérialisation des marchés publics : Les conseils de la FNTP - 30 janvier 2018.

Plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) : Une feuille de route pour 5 ans. Le plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022 est une feuille de route de la dématérialisation des marchés publics pour les cinq prochaines années. Il s’agit d’un plan d’action publié par la DAJ de Bercy décliné en 19 actions intégrées dans 5 axes. - 18 janvier 2018.

Guide d’accompagnement des entreprises à la dématérialisation des marchés publics du MEDEF 2013 - 10 janvier 2013. 

Guide pratique sur la dématérialisation des marchés publics 2012 - Version 2.0 de décembre 2012

Réponse dématérialisée aux marchés publics : Depuis le 1er janvier 2012, plus d’interdiction de réponse électronique pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 euros HT - 2 janvier 2012

Réponse électronique dans les marchés publics – La signature électronique d’un fichier zip ne suffit pas ( Une ordonnance du TA Toulouse, 9 mars 2011, n° 1100792, Société MC2I / CNRS confirme la position de la DAJ dans la réponse électronique aux marchés publics : la signature du fichier zip ne suffit pas, il faut signer les pièces individuellement) - 5 avril 2011.

Comment trouver des appels d'offres et comment connaître les consultations en cours ?

Veille de marchés publics dont appels d'offres et procédures adaptées et alertes du BOAMP, JOUE, ...

Avis de la DAJ sur la réponse dématérialisée des candidats étrangers suite aux difficultés d'obtention d'un certificat de signature valide - 29 juillet 2010

Enquête sur la dématérialisation des marchés publics auprès des entreprises. Résultats de l’enquête sur la dématérialisation des marchés publics menée par la DAJ auprès des entreprises. - 20 juillet 2010 

Réponse aux marchés publics par voie électronique, candidatures étrangères et prérequis techniques. Les candidats étrangers qui n’arrivent pas à obtenir le certificat de signature électronique mais également certaines difficultés techniques constituent un frein à la réponse à la réponse dématérialisée aux marchés public. - 17 juillet 2010

Publication du Guide pour les acheteurs publics de services de communications électroniques 2010 - OEAP - GEM ICE (date de publication : mai 2010) - 25 juin 2010

Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 1.0 du 31 mai 2010 (avec actualisation en octobre 2010)

Guide de la dématérialisation des marchés publics en projet - Publication des premiers résultats de l’enquête dématérialisation auprès des entreprises

Le Guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics a été publié au Journal Officiel du 31 décembre 2009 - 4 janvier 2010

Questions écrites au sénat ou à l'assemblée nationale - Réponses ministérielles

Dématérialisation des appels d'offres des collectivités locales (Problème de la dématérialisation des appels d'offres pour les petites communes et TPE-PME. Il manque un accompagnement des TPE-PME et les artisans ou les petites entreprises manquent de temps, de moyens pour la dématérialisation (QE sénat n° 21467 - 01/07/2021).

QE Sénat n° 03963, 19/07/2018, Mme Christine Herzog (Seul le candidat auquel il est envisagé d'attribuer le marché public doit justifier ne pas être dans un cas d'interdiction de soumissionner en produisant les attestations fiscales et sociales, ces dernières sont prévues par les articles R1263-12, D8222-5 ou D8222-7 ou D8254-2 à D8254-5 du code du travail. Le candidat n'est tenu de produire ces pièces qu'une seule fois. Les attestations sont listées dans l'arrêté du 25 mai 2016 fixant la liste des impôts, taxes, contributions ou cotisations sociales ).