Dématérialisation des marchés publics et des appels d'offres - Conseil, accompagnement et formation à la réponse électronique
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Profil d'acheteur

Profil d'acheteur au sens du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics

Le profil d’acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires. Un arrêté du ministre chargé de l’économie détermine les fonctionnalités et les exigences minimales qui s’imposent aux profils d’acheteur (Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs).

(Source : Article 31 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics)

Le profil d'acheteur est parfois appelé salle des marchés ou place de marchés virtuelle. Il se matérialise par un site Internet qui permet la mise en ligne et le téléchargement des documents de la consultation (c'est à dire les dossiers de consultation des entreprises - DCE) et de recevoir les candidatures et les offres électroniques de manière sécurisée et confidentielle.

Profil d'acheteur au sens de l'arrêté du 14 avril 2017

L'arrêté liste les actions qui peuvent être effectuées par les acheteurs (Article 1) et les autorités concédantes (Article 3)

Au sens de l'article 1 de l'arrêté (Acheteurs)

I. - Le profil d’acheteur permet à l’acheteur d’effectuer les actions suivantes  :

1° S’identifier et s’authentifier.

2° Publier des avis d’appel à la concurrence et leurs éventuelles modifications.

3° Mettre à disposition des documents de la consultation.

4° Réceptionner et conserver des candidatures y compris si elles se présentent sous la forme du document unique de marché européen électronique constituant un échange de données structurées au plus tard à compter du 1er avril 2017 pour les centrales d’achat et du 1er avril 2018 pour les autres acheteurs.

5° Réceptionner et conserver des offres, y compris hors délais.

6° Compléter un formulaire nécessaire à la publication des données essentielles prévues par l’arrêté du 14 avril 2017 susvisé ou importer ces données lorsqu’elles sont disponibles dans un autre système d’information.

7° Accéder à un service de courrier électronique au sens de l’article 1 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économique numérique.

8° Accéder à un historique des évènements permettant l’enregistrement et la traçabilité des actions ayant eu lieu sur le profil d’acheteur notamment le retrait et le dépôt de documents.

9° Répondre aux questions soumises par les entreprises.

10° Obtenir les documents justificatifs et moyens de preuve lorsque ceux-ci peuvent être directement obtenus auprès d’autres administrations.

Au sens de l'article 1 de l'arrêté (Opérateurs économiques)

II. - Le profil d’acheteurs permet à l’opérateur économique d’effectuer les actions suivantes  :

1° S’identifier et s’authentifier.

2° Connaître les prérequis techniques et les modules d’extension nécessaires pour utiliser le profil d’acheteur.

3° Accéder à un espace permettant de tester que la configuration du poste de travail utilisé est en adéquation avec les prérequis techniques du profil d’acheteur.

4° Effectuer une recherche permettant d’accéder notamment aux avis d’appel à la concurrence, aux consultations et aux données essentielles.

5° Consulter et télécharger en accès gratuit, libre, direct et complet les documents de la consultation, les avis d’appel à la concurrence et leurs éventuelles modifications.

6° Accéder à un espace permettant de simuler le dépôt de documents.

7° Déposer une candidature y compris si elle se présente sous la forme du document unique de marché européen électronique constituant un échange de données structurées.

8° Déposer des offres, y compris les dépôts successifs quand la procédure le requiert et les offres signées électroniquement.

9° Solliciter une assistance ou consulter un support utilisateur permettant d’apporter des réponses aux problématiques techniques.

10° Formuler des questions à l’acheteur.

11° Consulter et télécharger les données essentielles conformément aux dispositions de l’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles.

Actions des autorités concédantes et des opérateurs économiques

L'article 3 de l'arrêté liste les actions qui peuvent être effectuées par les autorités concédantes et les opérateurs économiques.  

(Source : Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs - NOR: ECFM1637253A)

Profil d'acheteur au sens du CMP 2006-2016

Le profil d'acheteur est le site dématérialisé auquel le pouvoir adjudicateur ou l'entité adjudicatrice a recours pour ses achats. Le recours à un profil d’acheteur est obligatoire pour les marchés publics d’un montant supérieur à 90.000 euros HT

Il est à noter que la DAJ a mis en ligne une fiche pratique relative à la définition du profil d'acheteur en février 2010.

Notons, qu'outres d'autres contraintes listées dans cette fiche pratique le profil d'acheteur "devra recevoir des candidatures et des offres électroniques de manière sécurisée et confidentielle". Ceci exclu implicitement l'utilisation d'un simple site Internet de l'acheteur. 

Le profil d’acheteur doit permettre d'assurer au minimum les fonctions suivantes :

  • mise en ligne des avis de publicité ;
  • mise en ligne des DCE ;
  • réception des candidatures et des offres électroniques de manière sécurisée et confidentielle ;
  • gestion des échanges d'information entre le pouvoir adjudicateur et les opérateurs économiques pendant la procédure de passation de marché.

En application du décret n° 2008-1334 du 17 décembre 2008 la publication d'informations sur le profil d'acheteur se généralise à compter du 1er janvier 2010 les pouvoirs adjudicateurs.

Les articles du code des marchés publics 2006 concernés par ces modifications sont les articles suivants :

  • Art. 39 [Avis de préinformation]
  • Art. 40 [Avis de publicité, seuils]
  • Art. 41 [Documents de consultation]
  • Art. 150 [Opérateurs de réseaux, Organisation de la publicité, AAPC]

Profil d'acheteur au sens du guide pratique de la dématérialisation des marchés publics

Le profil d’acheteur est le nom donné à un ensemble de moyens informatiques comprenant le portail et l’application logicielle de gestion des procédures de passation dématérialisées des marchés publics d’un acheteur public.

C’est une « salle des marchés » ou une « place de marchés » virtuelles.

En pratique, il s’agit d’un site, communément appelé « plateforme », mis en ligne à une adresse Web, qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et les met à disposition, via Internet, des acheteurs et des opérateurs économiques.

 Source : Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 2.0 de décembre 2012

Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 2.0 de décembre 2012

1.4. PROFIL D’ACHETEUR : LA « PLATEFORME » D’ECHANGES DE L’ACHETEUR POUR SES MARCHES PUBLICS

1.4.1.Comment définir le profil d’acheteur ?

Le profil d’acheteur est le nom donné à un ensemble de moyens informatiques comprenant le portail (9) et l’application logicielle de gestion des procédures de passation dématérialisées des marchés publics. C’est une salle des marchés ou une place de marché virtuelle (10).

(9) Un portail est un site, qui offre une porte d'entrée unique sur un large éventail de ressources et de services centrés sur un domaine ou une communauté particulière
(10) Cf. articles 41 et 44, annexe XIII, XVA, XVB, XX de la directives 2004/17/CE, articles 35 et 36, annexe VIIA, VIII de la directive 2004/18/CE et articles 39 I et 149 I du code des marchés publics

En pratique, le profil d’acheteur est un site, généralement appelé « plateforme », accessible en ligne, par l’intermédiaire du réseau internet, qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et les met à disposition des acheteurs et des opérateurs économiques. Le site d’une collectivité ne peut être qualifié de profil d’acheteur que s’il offre l’accès à ces fonctionnalités.

Le  profil  d’acheteur  est  un  système  d’information  au  sens  de  l’ordonnance  n°  2005-1516  du  8 décembre 2005, relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives, et entre les autorités administratives. Les référentiels généraux de sécurité (RGS) et d’interopérabilité (RGI) lui sont applicables.

Le profil d’acheteur doit être accessible à tous, au sens de l'article 47 de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées.  Il  doit  respecter  le  Référentiel  Général  d'Accessibilité  pour  les  Administrations (RGAA) (11) Par exemple, pour les personnes mal voyantes, le site doit utiliser de forts contrastes de couleurs. Le RGAA permet de rendre progressivement accessible les informations fournies par ces services pour les trois canaux du web, de la télévision et de la téléphonie.

(11) Le  RGAA  fixe  les  règles  techniques,  sémantiques,  organisationnelles  et  d’ergonomie  que  doivent  respecter  leurs  services  de communication publique en ligne afin d’assurer aux personnes handicapées la réception et la compréhension de tout type d’information diffusée sous forme numérique, de leur permettre d’utiliser ces services et, le cas échéant, d’interagir avec ces derniers. Ce référentiel s’applique aux différents types de handicap et aux différentes technologies mises en œuvre par les services de communication publique en ligne, en particulier l’internet, le téléphone et la télévision. Voir : http://references.modernisation.gouv.fr/rgaa-accessibilite
1.4.2.Quelle fonctionnalité mettre en place sur la plateforme ?

L’acheteur public a un large pouvoir d’appréciation des fonctions qu’il donne à son profil d’acheteur, dans le cadre de sa politique d’achat.

A minima, le profil d’acheteur doit permettre de :

  • mettre en ligne des avis de publicité ;
  • mettre en ligne des DCE ;
  • recevoir des candidatures et des offres électroniques de manière sécurisée et confidentielle  (et notamment recevoir et traiter les documents signés électroniquement);
  • gérer les échanges d'information entre le pouvoir adjudicateur et les opérateurs économiques pendant la procédure de passation de marché.

Cette énumération n’est pas limitative. Par exemple, l’acheteur peut aussi développer d’autres fonctionnalités comme :

  • une passerelle permettant de publier les avis au Bulletin Officiel d’Annonces des Marchés Publics (BOAMP) ou au Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE) ;
  • un système d’alerte électronique pour avertir automatiquement les entreprises de l’ouverture de nouvelles procédures de passation ;
  • un suivi de l’activité des entreprises : par exemple, un registre de retraits des DCE ;
  • un module d’auto-formation ou un guide pour les entreprises ;
  • un espace d’entrainement pour permettre aux entreprises de simuler des réponses en ligne ;
  • une application logicielle de signature pour signer des fichiers hors connexion ;
  • Y    un système de messagerie : par exemple, pour notifier le marché ;
  • un espace privatif sur la « plateforme », réservé à chaque entreprise, pour héberger leur dossier administratif virtuel ;
  • un module permettant un archivage pérenne des procédures ;
  • un module permettant de mettre en œuvre un système d’acquisition dynamique ou des enchères.

Le profil d’acheteur peut afficher les avis de pré information (12) et les avis périodiques d’informations (13), les informations sur les appels d’offres en cours, les achats programmés, les contrats passés, les procédures  annulées,  ainsi que  toute  information  générale  utile,  comme  un  point  de  contact,  un numéro de téléphone et de télécopie, une adresse postale et une adresse courriel.

(12) Voir article 39 du code des marchés publics
(13) Voir article 149 du code des marchés publics

L’acheteur public peut faire figurer sur son profil d’acheteur différents types d’information : les conditions d’utilisation et de fonctionnement du site et les éléments de sécurisation des étapes de la procédure, notamment le principe de la date certaine de l’envoi (horodatage et accusé de réception), le principe de l’authentification de l’émetteur (par la signature), de la confidentialité des enveloppes (par le chiffrement), de l’intangibilité du contenu des enveloppes (par la signature). Il est également recommandé d’y faire figurer, de manière visible, le niveau de sécurité conforme au RGS que l’acheteur a choisi pour la plateforme, ainsi que les informations relatives aux catégories de certificats de signature électronique (rappel des adresses où figurent les « listes de confiance » française et européenne) et aux formats de signature (référence aux formats CAdES, PAdES et XAdES).

1.4.3.Comment mettre en place un profil d’acheteur ?

L’acheteur public peut développer en interne l’application logicielle idoine, ou en faire l’acquisition ou la location auprès d’un prestataire privé.

A titre d’exemple :

  • L’État s’est doté d’une plateforme nommée « Plateforme des achats de l’Etat » (PLACE) dont l’url est la suivante :  http://www.marches-publics.gouv.fr/.
  • L’État a acquis une solution en pleine propriété et externalise les travaux de développement, d’intégration, d’hébergement, de maintenance.
  • Certains acheteurs se sont dotés d’une plateforme et proposent à d’autres acheteurs de les rejoindre sur celle-ci. On parle alors de sites mutualisés. C’est le cas de certaines régions.

A défaut, les petits acheteurs peuvent faire appel à un prestataire de services offrant une plateforme commune. Des entreprises commercialisent des prestations de dématérialisation dont les prix unitaires varient en fonction des quantités de procédures demandées. Des lots de 2, 5, 10, 50 ou des forfaits illimités peuvent être proposés.

Il est recommandé à l’acheteur d’utiliser un seul profil d’acheteur pour le traitement de toutes ses procédures, y compris les procédures adaptées. L’utilisation de la plateforme simplifie les tâches incombant à l’acheteur public : une partie de ces tâches est automatisée, la procédure est sécurisée par l’utilisation de l’horodatage, du chiffrement et de la signature électronique.

1.4.4.Comment apprendre à passer un marché dématérialisé ?

Il est recommandé de mettre en place un « site-école » (site test, parfois appelé « bac à sable ») sur le profil d’acheteur pour que les acteurs en présence puissent s’entrainer. La généralisation de telles fonctionnalités permet l’appropriation des règles et des modalités de fonctionnement des plateformes.

L’acheteur public doit être attentif à la sélection des fonctionnalités qu’il veut retenir pour sa plateforme, afin de choisir une solution technique proportionnée à ses besoins (toute la procédure peut être faite sur le profil d’acheteur). Le coût de certains choix fonctionnels peut être disproportionné au besoin réel.

Voir également

Transmission des fichiers volumineux et dématérialisation des marchés publics

Arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics - NOR: EFIM1222915A

Actualités

L’accès des PME aux avis de marchés facilité par la DILA via des services gratuits du BOAMP - 15 octobre 2012

Comment trouver des appels d'offres et comment connaître les consultations en cours ?

Veille de marchés publics dont appels d'offres et procédures adaptées et alertes du BOAMP, JOUE, ...

Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 1.0 du 31 mai 2010 (avec actualisation en octobre 2010)

MINEFE - Fiche pratique relative aux nouvelles règles concernant les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques. 5 février 2010

MINEFE - Fiche pratique relative à la définition du profil d'acheteur - 5 février 2010

MINEFE - Fiche pratique relative à la liste indicative des codes CPV des achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques concernés par l’article 56 II du code des marchés publics - 5 février 2010

Modalités de dépôt des réponses aux appels d'offres - Question écrite AN n°05426 du 28 août 2008 - Une offre électronique d'un candidat ayant fait acte de candidature sur support papier peut-elle être acceptée ? – 2 février 2009

Création d’un GEM Dématérialisation des marchés publics par l'OEAP - 30 janvier 2009 - 04 h 00

MINEFE - Nouvelle fiche pratique relative à la dématérialisation des procédures de marchés publics : « Quatre mesures nouvelles pour les achats de plus de 90.000 euros HT » suite au décret n° 2008-1334 du 17 décembre 2008 - 17 janvier 2009 à 7 h 30

Publication de l'arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics - 21 décembre 2009

Décret n° 2008-1355 et décret n° 2008-1356 : Publication des décrets de mise en oeuvre du plan de relance de l’économie dans les marchés publics   - 19 décembre 2008

Décret n° 2008-1334 du 17 décembre 2008 : Aménagement de dispositions du Code des marchés publics et des décrets de l'ordonnance de 2005  - Décembre 2008

Dématérialisation des procédures : La nouvelle place de marché interministérielle (PMI) est opérationnelle depuis le le 4 novembre 2008

Dématérialisation des procédures : L’enquête DJO/BOAMP menée par l’IFOP - Mai 2008

Question écrite AN n°16569 du 5 août 2008 sur l'expérimentation de dématérialisation des procédures de passation des marchés publics – 8 aout 2008

Textes

Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs - NOR: ECFM1637253A (Entrée en vigueur : 1er octobre 2018 au plus tard, sous réserve, des règles spéciales prescrites par les textes en vigueur).

Prestataires

Prestataires de dématérialisation des procédures de marchés offrant une veille sur les marchés publics et/ou les appels d'offres

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