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Procédure pour répondre à un appel d'offre (L'appel d'offres est une des procédures prévues par le code de la commande publique)

Comment répondre à un appel d'offres ?

Comment répondre à un appel d'offres

La procédure, pour une entreprise, pour savoir comment répondre à un marché public nécessite un minimum de connaissances et de pratique. L’appel d’offre est l’une des procédures de marchés publics les plus contraignantes prévues par le code de la commande publique, ses étapes sont relativement figées car cette procédure est rigoureuse et nécessite un apprentissage progressif des entreprises débutantes en la matière.

Il est à noter que dématérialisation des marchés publics est devenue obligatoire à compter du 1er octobre 2018 pour la majorité des marchés publics. Il en résulte que depuis le 1er octobre 2018 les offres papier sont irrégulières donc généralement rejetées sauf régularisation prévue par la réglementation. Depuis cette date les entreprises doivent transmettre leurs dossiers de réponse par voie électronique via un profil d'acheteur qui est une plateforme de dématérialisation parfois appelée salle des marchés. La signature électronique des pièces avec un certificat de signature électronique "agréé" peut également être imposée.

Les principales étapes pour répondre sont les suivantes (Voir plus loin)

1/ Rédiger un dossier de candidature type (facultatif). 2/ Rechercher des publicités de marchés. 3/ Retirer le dossier de consultation. 4/ Sélectionner les marchés intéressants. 5/ Constituer son dossier de réponse au marché.

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Entreprises ne restez plus seul devant un dossier difficile

Dans le langage des PME appels d'offres et marchés publics sont synonymes.  Rédiger une réponse à un marché public (dont l'exemple de l'appel d'offres n'est qu'une des procédures de marchés publics utilisables) en vue de le remporter ne s'improvise pas. Il est nécessaire de savoir constituer ce que les entreprises appellent parfois le "dossier de réponse à l'appel d'offre" dont le règlement de consultation liste les documents à transmettre. 

En effet la réponse aux appels d'offres publics nécessite de connaître et respecter certaines étapes génériques dont les principales sont :

  • la rédaction d'un dossier de candidature type (surtout la première fois),
  • la recherche des publicités de marchés (AAPC),
  • le retrait dématérialisé ou sur support papier des dossiers de consultation des entreprises, (il s(agit des "documents du marché public" ou documents de la consultation qui peuvent comprendre )
  • la sélection des marchés que l'entreprise peut remporter et auxquels elle envisage de répondre (une étape fondamentale),
  • la rédaction de son dossier de réponse au marché (candidature et offre).
repondre aux marchés publics <= Lien pour télécharger : le CMP, le CCP 2019, les 5 CCAG, le CCTG, les DC1, DC2, ATTRI1 (Ex DC3), ATTRI2, DC4, ...

Pour répondre aux appels d'offres publics l'entreprise doit respecter certaines étapes pour formuler sa réponse.

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Des stages de formation à la réponse électronique aux marchés publics pour les PME ont déjà été effectués à PARIS, LYON, LILLE, STRASBOURG, NANTES, TOULOUSE, ...

 

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Les principales étapes pour répondre à un marché public

1 - Rédiger un dossier de candidature type (facultatif)

L'entreprise candidate a intérêt à rédiger un dossier de candidature type qui cependant pourra être modifié en fonction du dossier à traiter donc des éléments demandés par le pouvoir adjudicateur. Cette étape est facultative et votre premier dossier de candidature peut faire office de document type qui sera alors complété et modifié dans des réponses ultérieures.

Les conditions pour candidater à un marché public

Le candidat à un marché public doit satisfaire à certaines conditions minimales pour avoir accès à la commande publique

  •  il ne doit pas être dans une des situations prévues dans les interdictions de soumissionner à un marché public. Il devra notamment à l'attribution justifier de la régularité de sa situation fiscale et sociale.
  • il doit disposer des capacités suffisantes pour exécuter le marché.

Le pouvoir adjudicateur pourra lui demander de fournir dans le cadre de sa réponse (candidature et offre) un certain nombre de documents qui peuvent être des pièces comme les formulaires DC1, DC2, DC4, ATTRI1  (Les anciens formulaires NOTI1, NOTI2, DC3, ... ont été supprimés ou remplacés).

Pour sélectionner les candidatures l'acheteur va s'appuyer sur des éléments qu'il aura demandé aux entreprises candidates qui seront des capacités dont notamment :

2 - Rechercher des publicités de marchés

Il s'agit pour l'entreprise de recenser les publicités émises par les acheteurs (avis de marchés) :

  • l'entreprise va rechercher des avis de marchés publics (publicité) pour connaitre les marchés qui sont lancés par l'administration,

  • elle pourra s'abonner à des alertes automatiques (gratuites) définies selon des critères propres aux prestations ou travaux qui l'intéressent (notamment sur le site Internet du BOAMP).

S'identifier sur les plateformes de dématérialisation pour répondre

Pour répondre par voie électronique il faudra que l'entreprise candidate ou soumissionnaire s'identifie sur la plateforme de réponse électronique, en créant ou non un compte sur cette plateforme. La création d'un compte est conseillée pour notamment mémoriser les informations. Encore faut-il que l'entreprise ait bien identifié la plateforme de réponse ce qui n'est pas forcément le cas pour les candidats inexpérimentés dans le processus.  

3 - Retirer le dossier de consultation

Une fois les publicités recensées et analysées l'entreprise va retirer le DCE qui va comprendre des pièces telles que les suivantes : RC, AE, CCAP,Répondre aux appels d'offres CCTP, DPGF, BPU, … cette liste n'étant pas exhaustive.

Il s'agit de parcourir dans un premier temps ces pièces puis de passer à une sélection des dossiers susceptibles d'être remportés.

Le retrait des dossiers s'effectue, en principe, par téléchargement sur un site Internet du pouvoir adjudicateur (profil d'acheteur) ou, dans des cas désormais exceptionnels et prévus par la réglementation, par une demande de transmission du dossier de consultation sous forme papier.

4 - Sélectionner les marchés intéressants

Cette étape est fondamentale car il ne s'agit pas pour une entreprise (notamment pour les PME et TPE) de répondre tous azimuts au risque de s'épuiser et de récolter un taux de réussite décevant.

Il s'agit donc d'effectuer une sélection des consultations susceptibles d'intéresser l'entreprise pour des marchés "gagnables".

En effet il n'est pas question de répondre à tous les marchés potentiellement intéressants. Constituer des réponses aux marchés publics est relativement long et l'entreprise va vite s'épuiser si le taux de réussite est insuffisant.

  • Il faut donc voir si cela vaut la peine de répondre. Ceci nécessite souvent des investigations complémentaires à effectuer couplées à l'expérience de l'entreprise en la matière.

  • Certains acheteurs restreignent la publicité voire même orientent le dossier, c'est naturellemnt interdit mais cela existe.

  • Il existe cependant des moyens de détection relativement simples pour évaluer ses chances.

5 - Constituer son dossier de réponse au marché

La rédaction de la réponse est une étape importante. Le règlement de la consultation liste les documents à fournir dans un marché public.

Elle se divise en deux phases ou parties

Le dossier de candidature

La constitution de la partie "candidature" comprend un dossier de candidature qui va permettre de sélectionner les entreprises candidates par des critères de sélection des candidatures.

Le dossier d'offre

La constitution de la partie "offre" qui va permettre d'attribuer l'offre par des critères de choix des offres.

L’offre comporte généralement :

L'offre financière

L'offre financière comprend des pièces relatives aux prix (Acte d'engagement, DPGF, BPU, DQE).

L'offre technique

L'offre technique (mémoire technique, note méthodologique, ...) traduit les moyens mis en œuvre, la méthodologie, ... pour l'exécution du marché.

ATTENTION !
Le contenu du mémoire technique est primordial pour attribuer le marché sachant que sa rédaction est délicate dans la mesure ou ce document est spécifique à chaque réponse même si certains éléments peuvent s'inspirer d'autres réponse. Par conséquent, pour l'exercice, il faut éviter d'utiliser des exemples ou des mémoires techniques types vu qu'ils ne correspondront pas aux besoins du marché.

Si la partie candidature est importante car incontournable les entreprises qui sont débutantes en la matière doivent essentiellement porter leurs efforts sur la partie relative à l'offre. En effet, ce qui intéresse l'acheteur c'est bien l'offre et non la candidature qui ne constitue qu'un "laisser passer".

Il est conseillé de rédiger l'offre avec le plus grand soin car même les entreprises les plus importantes font régulièrement des erreurs à ce stade.

Autres étapes

Il existe bien d'autres étapes importantes également mais qui ne sont pas citées ici et qui s'intègrent utilement dans toute cette démarche qui nécessite une certaine expérience.

Voir également

critères, critères de sélection des candidatures, dossier de candidature, pièces de candidature, Déclaration sur l'honneur à l’appui de la candidature à un marché,

capacités techniques, capacités financières, capacités professionnelles,

Appels d'offres de formation professionnelle et organismes de formation

candidature d’un auto-entrepreneur à un marché public

Entreprises

Appels d’offres publics : Comment y répondre ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans - 12 mai 2009 - 16 h 00  

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres public,

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres ouvert,

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres restreint,

Entreprises - Comment compléter un document PDF dans le cadre d'un appel d'offres public ?

Actualités

Difficultés de la dématérialisation des marchés publics rencontrées par les petites communes rurales et les TPE et PME dans la réponse aux appels d'offres (Question orale n° 0752S de M. Jean-Marc Boyer, JO Sénat du 05/06/2019) - 10 juin 2019.

Chefs d'entreprises : Osez la commande publique. Mise à jour du guide pratique pour les TPE et PME - Version 2019. - 18 avril 2019.

Liste des pièces justificatives que les entreprises ne sont pas tenues de produire dans leur candidature aux marchés publics (Le décret n° 2019-33 du 18 janvier 2019 allège les documents à fournir par les candidats répondant aux marchés publics notamment les attestations fiscales et sociales, ...). - 26 janvier 2019.

Le formulaire NOTI2 supprimé à compter du 1er mai 2016. Dorénavant lors de l'attribution d'un marché public, seules les attestations de régularité fiscale et sociale permettront aux entreprises de justifier de leur situation au regard de leurs obligations déclaratives et de paiement en la matière. - 24 mai 2016

Le formulaire ATTRI1 remplace le formulaire DC3 (Acte d'engagement) - 12 avril 2016

Les formulaires DC1 DC2 mis à jour par la DAJ de Bercy suite à l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 - 12 avril 2016

Formulaires DC4, DC5, DC6, DC8, ... révision par la DAJ et appel à propositions jusqu'au 14 juillet 2010 - Juin 2010

(c) F. Makowski 2001/2019