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Dématérialisation Osez la commande publique guide pratique PME TPE

 Chefs d'entreprises : Osez la commande publique. Mise à jour du guide pratique pour les PME et TPE - Version 2019.

18 avril 2019

Osez la commande publique 2019

Le Médiateur des entreprises a actualisé le guide pratique relatif à la commande publique à destination des entreprises en particulier des TPE et PME. Depuis sa première version, le guide prend en compte notamment la réponse dématérialisée obligatoire à compter du 1er octobre 2018 pour la dématérialisation, le DUME, la réforme des marchés publics de 2016 et celle de la commande publique de 2019 avec l'entrée en vigueur du code de la commande publique. Selon le médiateur "Le guide pratique illustré "Chefs d'entreprise : osez la commande publique !", élaboré par le Médiateur des entreprises, en concertation avec la CPME et le MEDEF, a pour ambition d'apporter aux chefs d'entreprise, en 15 minutes, des clés de lecture essentielles pour comprendre la commande publique.".

 

Le médiateur des entreprises, en collaboration avec la Confédération des petites et moyennes entreprises (CPME) et le Mouvement des entreprises de France (MEDEF), a procédé à une mise à jour du guide « Chefs d'entreprises : Osez la commande publique ».

Le guide comporte une trentaine de pages et aborde 10 thèmes :

  1. Les marchés publics : ce n’est pas aussi compliqué qu’on le dit
  2. Comprendre la commande publique
  3. Où se renseigner sur les marchés publics ?
  4. Des opportunités pour les PME innovantes
  5. Comprendre les documents d'un marché public
  6. Comment candidater à un marché public ?
  7. La dématérialisation : Une avancée majeure
  8. L’attribution du marché
  9. Les étapes du processus de paiement
  10. Que faire en cas de problème ?

Objectifs du guide « Chefs d'entreprises : Osez la commande publique »

Il s'agit d'un outil de vulgarisation pour inciter les entreprises à répondre aux marchés publics. Il est exclusivement orienté vers les aspects positifs de la démarche sachant que certaines entreprises (comme les TPE et PME) indiquent qu'elles sont confrontées à des obstacles.

Au titre de ces obstacles les entreprises citent notamment :

Le guide a pour ambition de décrypter les différentes étapes d’un marché public en intégrant les nouveautés relatives à la réglementation et les outils pour faciliter la candidature à un appel d’offres.

Le fascicule prend en compte l'échéance de réponse électronique obligatoire à compter du 1er octobre 2018 pour la dématérialisation qui est devenue effective. Dans ce cadre le guide aborde les ressources utiles pour les entreprises dont des « places de marchés » ou plateformes de dématérialisation sur Internet (profil d’acheteur) et des outils gratuits d’alerte et de veille.

Selon le Médiateur le guide se veut « un outil didactique et pratique, dans lequel les dirigeant(e)s d’entreprises, en particulier TPE et PME, pourront puiser et découvrir qu’il n’est pas si compliqué d’oser la commande publique ».

La médiation des entreprises

Le médiateur rappelle le rôle de la médiation des entreprises qui offre « un dispositif gratuit de médiation aux entreprises et aux organisations publiques qui sont confrontées à un différend et en souhaitent la résolution à l'amiable. La médiation aboutit dans 75 % des cas à un succès. ».

Il est possible de le saisir et d'échanger avec le service : www.mediateur-des-entreprises.fr

Chapitre 01 - Les marchés publics : ce n’est pas aussi compliqué qu’on le dit

Selon le guide, la commande publique part du constat que principalement les petites entreprises « sont freinées par un certain nombre d’idées reçues (longueur, complexité, issue incertaine...).». Il regrette que certaines TPE et PME ne répondent pas à des appels d’offres qui, pourtant, relèvent des travaux, fournitures ou services de leurs compétences et ces marchés « constituent un potentiel de développement commercial».

Le guide traite de trois « idées reçues » selon lui :

Idée reçue no 1 : La réponse à un appel d'offres est complexe

L'utilisation du Document Unique de Marché Européen (DUME) par l'entreprise

Le document considère l'usage du document unique de marché européen (DUME) constitue une simplification ce qui, à ce jour, n'est pas perçu comme tel par les entreprises. Il présent dans un encart « Les avantages du DUME ». Les entreprises candidates sont habituées à l'utilisation des formulaires DC1, DC2, DC4 et l'usage du DUME peut leur compliquer la tâche bien que des progrès aient été réalisés pour la saisie sur Internet de ce document de candidature. Il est à noter que certains acheteurs imposent l'usage du DUME pour les candidatures aux marchés publics.

Le recours au marché à procédure adaptée (MAPA) par l'acheteur

Le marché à procédure adaptée (MAPA) auquel les acheteurs peuvent avoir recours au dessous des seuils de procédure formalisée. Les MAPA sont plus souples avec notamment des possibilités de négociation éventuelles.

Idée reçue no 2 : Les marchés publics sont réservés aux grands groupes

Les récentes mesures : simplification des candidatures, dématérialisation, sourcing, ...

Le guide rappelle que près de 30% des marchés publics sont attribués à des TPE/PME. Il liste quelques dispositifs, dont certains récents, qui permettent l’accès des TPE/PME aux marchés publics : « fractionnement du marché en plusieurs lots distincts (allotissement), simplification des formalités de candidature, dématérialisation, promotion des groupements d’entreprises, pratique du « sourcing », politique d’achat pour les PME innovantes, ... ».

Bourse à la cotraitance de la DAE ou de la plateforme Maximilien

 Il rappelle l'existence d'une bourse à la cotraitance, proposée par la Direction des achats de l'Etat (DAE) et certaines plateformes de dématérialisation comme Maximilien. Cette bourse facilite la constitution de groupements momentanés d'entreprises (GME) pour répondre à des marchés publics.

Idée reçue no 3 : Mon domaine est trop spécifique

Pour élargir la concurrence notamment aux petites entreprises et leur permettre l'’accès à la commande publique, l’allotissement est, sauf exceptions, le principe. Les lots peuvent alors être attribués séparément. Il est à noter que l'absence d'allotissement est régulièrement soulevé par les PME et TPE et fait objet de questions à l'assemblée nationale ou au sénat concernant notamment l'accès des PME-PMI à la commande publique

Pour un lot donné il est également possible de répondre en groupement momentanés d'entreprises ou dans le cadre de la sous-traitance.

Chapitre 02 - Comprendre la commande publique

Le fascicule rappelle :

Les 3 grands principes qui s'appliquent à la commande publique

les 3 grands principes qui s'appliquent à la commande publique sont : la liberté d’accès à la commande publique, l'égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures. Le respect de ces principes permet d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation de l'argent public. Ces principes sont rappelés à l'article L. 3 du code de la commande publique.

Qui sont les acheteurs ?

Selon le document il existe plus de 130 000 acheteurs publics en France distingués en acheteurs nationaux et locaux :

les acheteurs nationaux

Pour les acheteurs nationaux il cite notamment : l’État (ministères, préfectures), les établissements publics nationaux (universités, musées, CNRS, Monnaie de Paris, Château de Versailles, centres publics hospitaliers, ..., les entreprises publiques.

les acheteurs locaux

Pour les acheteurs locaux on trouve notamment : les collectivités territoriales (régions, départements, communes, syndicats inter-communaux, communautés d'agglomération), les établissements publics locaux (lycées, collèges, chambres consulaires, offices publics de l'habitat, ...), les ports et aéroports publics.

Il est à noter que les acheteurs peuvent aussi être des acteurs privés soumis au droit de la commande publique comme par exemple les bailleurs privés (OPH), fondations, associations, pépinières, sociétés, …

Un rappel des règles des seuils de publicité et de procédure des marchés publics

Le guide rappelle les règles de la commande publique relatifs aux seuils de publicité et de procédure des marchés publics.

Chapitre 03 - Où se renseigner sur les marchés publics ?

Une entreprise qui souhaite répondre aux marchés publics doit passer par plusieurs phases dont la première consiste à rechercher des appels d'offres publiés, c'est à dire concrètement des avis de marchés diffusés par les acheteurs. Ces derniers sont soumis à des obligations de publicité qui dépend du type de marché et de leur valeur estimée. La publicité doit être suffisante et peut notamment s'effectuer via le profil d'acheteur.

Comment trouver des appels d'offres et comment connaître les consultations en cours ?

Conseil : programmer des alertes gratuites (et pas payantes)

Les entreprises peuvent rechercher manuellement des marchés via des annonces sur des sites Internet, mais elles ont intérêt à programmer des alertes pour recevoir automatiquement les annonces de marchés publics par courrier électronique.

Il suffit de créer un compte sur le site concerné, c'est gratuit et ces annonces gratuites suffisent dans la grande majorité des cas.

Le principal site à utiliser en France est le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP), il est possible de programmer jusque 5 alertes gratuites ce qui est largement suffisant pour la majorité des activités. Il est également possible de programmer des alertes sur les profils d'acheteur c'est à dire les sites de dématérialisation. Tout ceci doit rester gratuit naturellement.

Normalement il doit être possible de rechercher des avis de marchés via des codes CPV que l'on peut combiner avec des mots clés. Malheureusement depuis mai 2017 les changements liés au système informatique du BOAMP ne permettent plus, sur ce site, la recherche de publicités de marchés par des codes CPV ce qui était très pratique. Néanmoins cette possibilité existe sur le site du Journal officiel de l’Union européenne (voir plus loin) mais l'intérêt est plus limité vu que les marchés publiés au JOUE sont beaucoup moins nombreux qu'au BOAMP pour les marchés nationaux.

 

Les supports principaux de publicité sont :

Le Journal officiel de l’Union Européenne (JOUE)

Le Journal officiel de l’Union Européenne (JOUE) pour les marchés dépassant les seuils européens qui doivent être passés selon une procédure formalisée (appel d’offres ouvert ou restreint, procédure avec négociation, dialogue compétitif). Il est accessible à l'adresse : https://ted.europa.eu

Le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP)

Le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) doit publier en plus du JOUE et ceci à partir des seuils européens pour certains acheteurs. Il est obligatoire au-dessous des seuils européens et au dessus de 90 000€ HT si l'acheteur ne publie pas dans un journal d'annonces légales. Il est accessible à l'adresse :  https://www.boamp.fr

Les journaux d'annonces légales (JAL)

Les journaux d'annonces légales dont la liste officielle est régulièrement mise à jour sur les sites internet des préfectures.

Quelques exemples de Journaux d'Annonces Légales.

Chapitre 04 - Des opportunités pour les PME innovantes

L'Etat a mis en place une expérimentation pour alléger l'acquisition de solutions innovantes auprès de PME en termes de formalités administratives.

Les principales mesures énumérées sont les suivantes :

  • Des rencontres entre la Direction des achats de l’État (DAE), l’UGAP et les entreprises innovantes au niveau national. Des rencontres au niveau local avec les chambres de commerce et d'industrie.
  • La plateforme des achats d’innovation pour faciliter la mise en relation entre les ministères, les établissements publics et les PME innovantes avant la rédaction d’un appel d’offres.
  • Des procédures de marché favorisent l’innovation : les procédures avec négociation, les marché passés sans publicité ni mise en concurrence préalables conclus à des fins de recherche, d’expérimentation, de développement ou d'étude, la possibilité de proposer des variantes pour faire valoir un savoir faire innovant. Le décret n° 2018-1225 du 24 décembre 2018 porte sur diverses mesures relatives aux contrats de la commande publique et notamment l'expérimentation pour les achats innovants.
  • Une forme de marché spécifique avec le partenariat d’innovation (produits, services, travaux innovants), découpé en phases et incluant la rémunération des entreprises pour les travaux réalisés, même en phase de conception de la solution. 

Chapitre 05 - Comprendre les documents d'un marché public

Le guide liste certains types de documents mis à la disposition des entreprises dans le cadre d'un marché public et notamment :

L’avis d’appel à la concurrence (AAC)

L’avis d’appel à la concurrence est une annonce qui récapitule les informations essentielles relatives au marché dont l'objet du marché, la date limite de remise des candidatures ou des offres, la procédure de passation prévues par le code de la commande publique choisie par l'acheteur.

Le dossier de consultation (DC)

Le dossier de consultation fait partie des documents de la consultation, il comprend les documents nécessaires pour répondre au marché.

Le dossier de consultation est, en principe, téléchargeable sur le profil d'acheteur. L'entreprise a intérêt à s'identifier lors ou préalablement au téléchargement.

Ce dossier comprend généralement : le règlement de consultation (RC), le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), l’acte d'engagement rédigé par l'acheteur ou sous forme d'un formulaire ATTRI1 et ses annexes. L’acte d’engagement peut-être complété au terme de la procédure afin de formaliser le marché si le règlement de consultation l'a prévu.

Il peut aussi comprendre des pièces de prix comme un cadre de DPGF, de BPU et de DQE, ainsi que d'autres pièces comme des plans.

Le cas du règlement de consultation (RC)

Le guide fait un focus sur un document important pour les entreprises qui est le règlement de consultation.

Contenu dans le dossier de consultation des entreprises, le RC complète l'avis d'appel à la concurrence.

Le RC fixe les règles de passation du marché avec des dispositions relatives :

Chapitre 06 - Comment candidater à un marché public ?

Le guide fournit des éléments aux entreprises pour candidater à un marché public en séparant clairement la partie candidature de la partie offre d'une réponse à un marché public.

La candidature permet de savoir si l'entreprise est autorisée à soumissionner (aspects fiscaux, sociaux, ...) et dispose des capacités suffisantes.

Généralement l'entreprise pourra utiliser les formulaires du ministère de l'économie (DC1, DC2, DC4, ATTRI1, ATTRI2) et/ou le DUME pour la candidature et qui est appelé à remplacer les formulaires de la série DC.

Les documents et renseignements à fournir pour la candidature

L'entreprise doit fournir les documents et renseignements exigées par le règlement de consultation qui comprend notamment :

  • une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'elle n'entre dans aucun cas d'exclusion de la procédure (déclaration intégrée dans le formulaire DC1 ou le DUME),
  • les renseignements pour apprécier ses capacités économiques, financières, professionnelles et techniques (chiffre d’affaires global et éventuellement celui lié à l'objet du marché, effectifs, moyens techniques, références clients, certificats de qualification professionnelle, ...). Les exigences sont limitatives c'est pourquoi elles peuvent apparaitre répétitives à certains candidats.

Les documents et renseignements à fournir pour l'offre

Au titre de l'offre l’entreprise transmet à l'acheteur une réponse technique et financière telle qu'exigée par l'acheteur.

L'offre financière (par lot si le marché est alloti)

L'offre financière (par lot si le marché est alloti) peut comprendre selon les exigences du RC : un acte d'engagement , une DPGF et/ou un BPU associé à un DQE.

L'offre technique généralement sous forme d'un mémoire technique

L'offre technique se présente généralement sous forme d'un mémoire technique (qui peut d'ailleurs prendre un autre nom) et d'autres documents techniques éventuels. Ce mémoire technique peut être plus ou moins complexe en fonction de la nature du marché. Il sert en principe à juger de la valeur technique de l’offre.

Attention : Le mémoire technique est un document spécifique à chaque marché et son poids dans la notation peut s'avérer important. Ainsi il n'est pas rare que la valeur technique d'une offre soit pondérée à hauteur de 70% de la note globale.

 Les conseils du guide

Le guide fournit quelques conseils de bon sens :

  • Prendre garde à la date et l’heure limites de réception des plis.
  • Limiter la taille des fichiers électroniques transmis (attention aux scans, au poids des images ou photos, ...).
  • Transmettre le plis en une seule fois avant l’expiration du délai.
  • Vérifier les possibilités de proposer des variantes.

On peut y ajouter :
Vérifier la date limite pour poser des questions à l'acheteur avant la remise des plis.
Se prémunir des aléas techniques liés à la transmission des offres par voie électronique. 
Eviter de transmettre sa réponse le jour de la date limite de réception des plis.

Chapitre 07 - La dématérialisation : Une avancée majeure

La dématérialisation des réponses aux appels d'offres consiste notamment à transmettre les pièces par voie électronique avec ou sans signature électronique selon les dispositions prévues par le règlement de consultation.

Si la dématérialisation des marchés publics constitue une "avancée majeure" pour les auteurs du guide, toutes les entreprises ne la perçoivent pas sous cet angle. Le guide avance les avantages suivants : "permet une réduction des échanges de documents et une suppression des frais liés à leur transport, ainsi qu'un traitement plus rapide".

Il n'empêche que depuis le 1er octobre 2018 les offres papier sont irrégulières et elles peuvent ou non être régularisées.

Rappel de quelques règles sur la signature électronique et le certificat de signature électronique

Le guide rappelle quelques règles sur la signature électronique et le certificat :

  • La signature électronique des pièces n'est pas obligatoire lors de leur transmission, sauf si l’acheteur l'exige.
  • Pour signer électroniquement l'entreprise doit acquérir un certificat de signature électronique auprès d'un prestataire qualifié. Généralement le certificat se trouve sur une clé USB. La durée de validité est de un à trois ans. Le coût constaté pour une validité de 3 ans varie entre 250 et 350 € HT.

 La réception d'un certificat peut prendre plusieurs semaines.
Il est à noter que certains prestataires arrivent à délivrer le certificat le jour même.
En matière d'assistance après la vente certains prestataires sont efficaces d'autres pas.

  • L'entreprise utilisera généralement une application logicielle pour signer qui est proposée par le profil d’acheteur.
  • Le certificat de signature électronique est nominatif donc comporter les nom et prénom d'une personne physique. Le titulaire du certificat doit avoir la capacité d’engager la société ou disposer d’une délégation de pouvoir.
  • Une signature sur papier numérisée n’est pas une signature originale.

Chapitre 08 - L’attribution du marché

Utilisation des critères d'attribution du marché

Pour attribuer le marché l’acheteur doit retenir l’offre économiquement la plus avantageuse. A cet effet il utilise les critères (pondérés ou non) qui figurent dans le règlement de la consultation et/ou dans l'avis d'appel à la concurrence.

Les deux principaux critères de jugement des offres sont :

  • le prix qui peut faire l'objet d'une formule de calcul de la note,
  • la valeur technique souvent jugée au travers d'un mémoire technique.

Il existe d'autres critères comme le délai d'exécution, ...

Pièces à fournir par l'attributaire pressenti

Lors de l'attribution l'entreprise pressentie doit fournir la copie des pièces prévues par l'acheteur dans le règlement de la consultation.

Information des candidats évincés du rejet de leur offre

L'acheteur doit ensuite informer les candidats évincés du rejet de leur offre. Un candidat peut demander les motifs du rejet s'il n'en a pas eu communication.

Voir :
Article R2181-2 [Communication des motifs du rejet - Marchés passés selon une procédure adaptée]
Article R2181-3 [Communication du nom de l’attributaire, des motifs, de la date de signature du marché -  Marchés passés selon une procédure formalisée]
Article R2181-4 [Demande d'informations ou caractéristiques et avantages de l’offre retenue - Marchés passés selon une procédure formalisée].

Chapitre 09 - Les étapes du processus de paiement

L'exécution des prestations démarre selon les règles prévues par le marché public : soit à la notification du marché, soit à compter de la réception d'un ordre de service soit à la réception d'un bon de commande.

Le guide rappelle la règle du « service fait » qui permet normalement d'enclencher les paiements. Il est à noter que le principe de l'avance prévue à l'acte d'engagement déroge à la règle du service fait.

Calendrier de transmission des factures par voie électronique

Les factures sont appelées à être transmises par voie électronique selon un calendrier prévu par les textes.

L’obligation de transmission des factures électroniques via le portail Chorus Pro s’applique aux contrats en cours d’exécution ou conclus postérieurement :

  • au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises,  et les personnes publiques ;
  • au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises ;
  • au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises.

Le guide rappelle les délais de paiement applicables aux acheteurs selon leur statut.

Il rappelle le régime des acomptes et des avances applicables aux contrats de la commande publique.

Chapitre 10 - Que faire en cas de problème ?

En cas de problème dans l'exécution d’un contrat de la commande publique, les entreprises ont la possibilité de saisir le Médiateur.

Il est recommandé de le saisir le plus tôt possible, sans attendre l'évolution de la situation. Le service est gratuit et confidentiel.

La demande s'effectue en ligne pour la demande de médiation sur le site Internet www.mediateur-des-entreprises.fr.

Téléchargements

Télécharger le Guide pratique pour les chefs d'entreprises "Osez la commande publique" publié par la Médiation des Marchés publics (Version 2019).

Actualités

Publication du Guide pratique « faciliter l’accès des TPE/PME à la commande publique » DAJ/OECP - Version 1 de juin 2019. - 7 juillet 2019.

Dématérialisation des appels d'offre et conséquences sur l'économie locale - QE sénat n°09707 M. Michel Dagbert (Depuis le 1er octobre 2018, la dématérialisation des marchés publics est devenue obligatoire. L'utilisation de la plate-forme dédiée est difficile et nécessite du personnel formé. Ceci constitue un frein pour les artisans locaux qui se retrouvent de facto exclus des marchés publics).

 

Auteur du site Internet

  • Frédéric MAKOWSKI - Consultant en marchés publics d'informatique pour les collectivités et administrations
  • Formateur intervenant au CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale)
  • Master 2 Professionnel "Droit des contrats publics" Université de Nancy - Ingénieur ENSEA

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