Dématérialisation des appels d'offres des collectivités locales

3 juillet 2021

Le sénateur M. Laurent Somon s'inquiète des difficultés de la dématérialisation des appels d'offres pour les petites communes et les TPE-PME. Si théoriquement  la réponse électronique est destinée à faciliter le processus, dans la pratique les petites communes s’inquiètent du peu de réponses reçues. Il manque un accompagnement des TPE-PME, et les artisans ou les petites entreprises manquent de temps, de moyens pour mener à bien cette dématérialisation obligatoire. Il demande quelles mesures le Gouvernement entend prendre pour assouplir les mesures à destination des petites entreprises (QE sénat n° 21467 - 01/07/2021).

Formation DEMATERIALISATION et DUME (J03)

M. Laurent Somon rappelle l'obligation légale de dématérialisation des procédures d'appel d'offres réputée améliorer les services aux usagers notamment dans le cadre de la transition numérique. Il fait part du décalage entre la théorie et la pratique. Selon lui, si la plateforme numérique permet de respecter l'obligation de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures les concernés ont fait le nécessaire gérer la dématérialisation.

Cependant les collectivités locales reçoivent peu de réponses. En effet "certaines entreprises n'ont pas les moyens techniques et humains de répondre aux appels d'offres dématérialisés" ni le temps à y consacrer. Les TPE-PME ont besoin d'un accompagnement en matière de réponse électronique. Le sénateur regrette que la réponse aux appels d'offres repose sur les capacités administratives des petites entreprises. Il demande au Gouvernement les mesures qu'il entend prendre "pour assouplir cette mesure à destination des petites entreprises afin que la dématérialisation des appels d'offres n'ait pas de conséquences négatives sur l'économie locale dont les acteurs sont des petites entreprises parfois administrativement fragiles, mais techniquement compétentes".

Deux sénateurs avaient précédemment attiré l'attention du ministère à ce sujet :

• Dématérialisation des appels d'offre et conséquences sur l'économie locale - QE sénat n° 09707 M. Michel Dagbert. - 02/05/19.
• Réponse dématérialisée des TPE-PME à compter 1er octobre 2018 : Quel accompagnement ? (QE AN n° 5925, M. Patrick Hetzel, 29/05/2018). - 15 juin 2018.  

Réponse du Ministère de l'économie, des finances et de la relance

Dans sa réponse le Ministère de l'économie, des finances et de la relance rappelle le contexte et les principales dispositions applicables réputées faciliter l'organisation des acteurs concernés :

• La réponse par voie électronique aux appels d'offres, obligatoire depuis le 1er octobre 2018, a été initiée dès 2005.
• La dématérialisation "vise à faciliter les réponses, réduire les charges afférentes et améliorer la traçabilité des procédures".

Le ministre rappelle les dispositions réglementaires et les mesures prises en la matière qui ont généralement fait l'objet de réponses écrites :

Les exceptions à l'obligation de dématérialisation des procédures

Il existe des exceptions à l'obligation de dématérialisation des procédures, elles sont prévues à l'article R2132-12 du code de la commande publique.

La dématérialisation est en effet facultative "pour les marchés dispensés des obligations de publicité et de mise en concurrence préalables, parmi lesquels notamment ceux répondant à un besoin dont la valeur estimée est inférieure à 40 000 euros hors taxe". Ceci concerne notamment les petites collectivités pour lesquelles les marchés sont généralement de faible montant.

La régularisation possible des offres irrégulières

Pour les marchés nécessitant une réponse dématérialisée, même en cas d'une offre par voie papier, l'acheteur peut procéder à sa régularisation comme le prévoit l'article R2152-2 du code de la commande publique.

L'utilisation possible de la copie de sauvegarde

Pour contourner les aléas techniques dans la transmission de leur offre sur le profil d'acheteur les entreprises peuvent transmettre à l'acheteur une copie de sauvegarde sur support papier ou numérique.

Pour aider les entreprises et les acheteurs la DAJ de Bercy a publié des « Guides très pratiques de la dématérialisation des marchés publics » sous forme de foire aux questions (FAQ), ces guides sont enrichis régulièrement et répondent à de nombreuses questions pratiques et juridiques.

La prévention du faible taux de réponse

Les acheteurs peuvent dans ce cas :

• constituer un groupement de commande avec d'autres acheteurs,
• recourir aux services d'une centrale d'achat public comme l'Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP), ce qui les dispense de toute procédure,
• déclarer la procédure sans suite.

L'accompagnement des TPE/PME dans la transition numérique

Cet accompagnement par l'Etat se traduit par :

• l'initiative FranceNum en matière de transition numérique,
• l'aide de 500 euros pour la numérisation des TPE,
• le plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) comportant dix-neuf actions programmées sur cinq ans (2018-2022) pour « l'utilisation systématique des profils d’acheteur, plateforme de dématérialisation, facilite grandement les échanges entre acheteurs et opérateurs économique et représente une avancée pour les PME qui voient leur contraintes administratives allégées » selon le rapport du Sénat. 

Actualités

Publication du guide Marchés publics inférieurs à 40 000 € HT. Moins de formalités, plus d’opportunités ! (Médiateur des entreprises). - 20 février 2020.

Dématérialisation des appels d'offres et difficultés d'accès pour les petites entreprises et artisans avec la signature électronique pour répondre aux appels d'offres dans les délais. - 30 octobre 2019.

Dématérialisation des appels d'offre et conséquences sur l'économie locale - QE sénat n° 09707 M. Michel Dagbert. - 02/05/19.

Réponse dématérialisée des TPE-PME à compter 1er octobre 2018 : Quel accompagnement ? (QE AN n° 5925, M. Patrick Hetzel, 29/05/2018). - 15 juin 2018.  

Guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs (Toutes versions).

Seuil porté à 40.000 euros pour le gré à gré et avances augmentées pour les PME. - 20 décembre 2019.

Difficultés de la dématérialisation des marchés publics rencontrées par les petites communes rurales et les TPE et PME dans la réponse aux appels d'offres (Question orale n° 0752S de M. Jean-Marc Boyer, JO Sénat du 05/06/2019) - 10 juin 2019.

Réponse dématérialisée des TPE-PME à compter 1er octobre 2018 : Quel accompagnement ? (QE AN n° 5925, M. Patrick Hetzel, 29/05/2018). - 15 juin 2018.

Plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) : Une feuille de route pour 5 ans. Le plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022 est une feuille de route de la dématérialisation des marchés publics pour les cinq prochaines années. Il s’agit d’un plan d’action publié par la DAJ de Bercy décliné en 19 actions intégrées dans 5 axes. - 18 janvier 2018.