Mémoire de réclamation ou lettre de réclamation au sens des CCAG

Le mémoire de réclamation, parfois appelé lettre de réclamation dans les CCAG précédents, est un document prévu par les CCAG qui doit être communiqué par le titulaire à l'acheteur en cas de différend. Le document doit comporter l’énoncé d’un différend et exposer, de façon précise et détaillée, les chefs de la contestation en indiquant, d’une part, les montants des sommes dont le paiement est demandé et, d’autre part, les motifs de ces demandes, notamment les bases de calcul des sommes réclamées.

Ce mémoire doit être communiqué à l'acheteur dans le délai de deux mois, courant à compter du jour où le différend est apparu.

Notion de différend au sens des CCAG 2021

La notion de différend est définie dans les CCAG 2021, sauf dans le CCAG-Travaux 2021, et le différend résulte :

• soit d'une prise de position écrite, explicite et non équivoque émanant de l'acheteur et faisant apparaître le désaccord ;
• soit du silence gardé par l'acheteur à la suite d'une mise en demeure adressée par le titulaire l'invitant à prendre position sur le désaccord dans un délai qui ne saurait être inférieur à quinze jours ;
• soit de l'absence de notification du décompte de résiliation dans le délai mentionné au CCAG concerné (article 41.5 CCAG-PI 2021, article 43.5 du CCAG-FCS 2021, article 32.5 du CCAG-MOE 2021, article 52.5 du CCAG-TIC 2021, article 46 du CCAG-Travaux 2021, article 46 du CCAG-MI 2021).

CCAG-Travaux

Délai de transmission du mémoire

Le titulaire du marché doit faire parvenir son mémoire en réclamation dans le délai stipulé par le CCAG-Travaux. Selon les dispositions de l'article 13.3.4 et et 50.1.1 du CCAG-Travaux 2009, le titulaire du marché doit soumettre son mémoire en réclamation dans un délai de 45 jours à partir de la réception du décompte général envoyé par le maître d’ouvrage. Il doit également s'assurer d'envoyer une copie de ce mémoire au maître d’œuvre dans le même laps de temps. Il est important de noter que le respect du délai de 45 jours est évalué à partir de la date de réception du mémoire par le pouvoir adjudicateur et le maître d'œuvre (CE, 2 février 2024, n° 471122, Société Valenti).

Mémoire en réclamation et absence d'incidence sur un DGD signé

Le titulaire d’un marché public de travaux ne peut prétendre au paiement de travaux supplémentaires dès lors qu’il a signé le décompte général sans l'assortir d'aucune réserve, même s'il avait présenté antérieurement un mémoire en réclamation pour le paiement de travaux supplémentaires. Le décompte général étant alors devenu le décompte général et définitif (CAA Paris, 9 octobre 2019, n° 17PA23213).

Un devis fourni par l’entreprise, rebaptisé facture n'est pas un mémoire en réclamation.

CCAG Travaux : Ne constitue pas un mémoire en réclamation, un document qui ne comporte aucun motif de réclamation, ni aucun exposé d’un différend, mais se limite à reproduire le devis fourni par l’entreprise, rebaptisé facture (CE, 15 février 2012, n° 346255, Commune de SOUCLIN). 

Un courrier non accompagné des pièces n'est pas un mémoire de réclamation

Un courrier, qui se borne à se référer, sans la joindre, à une réclamation antérieure au décompte général, sans préciser le montant des sommes dont le paiement était demandé, et qui n’était assorti d’aucune justification, ne peut être regardé comme un mémoire de réclamation au sens des stipulations du cahier des clauses administratives générales de travaux (CAA Bordeaux, 24 octobre 2006, n° 03BX00548, Sté Batitec c/ Centre Hospitalier Gabriel Martin).

Une référence à un document antérieur non joint au mémoire est insuffisant

Si les éléments et les justifications nécessaires peuvent figurer dans un document joint au mémoire, celui-ci ne peut pas être regardé comme une réclamation lorsque le titulaire se borne à se référer à un document antérieurement transmis au représentant du pouvoir adjudicateur ou au maître d'œuvre sans le joindre à son mémoire (CE, 27 septembre 2021, n°442455, Société Amica).

CCAG-PI

Irrégularité d’une réclamation d'un membre non mandataire de groupement

Selon l'article 12.42 du CCAG-PI 1978, en cas de cotraitance, le mandataire est seul habilité à présenter les demandes d’acompte et les projets de décompte, et à accepter les décomptes ; seules sont recevables les réclamations formulées ou transmises par ses soins (CAA Toulouse, 19 septembre 2023, n° 21TL02394, Société Betem Ingénierie).

Une simple lettre de rappel ne présente le caractère d'une réclamation au sens de l'article 40.1 du CCAG-PI de 1978

Un courrier indiquant que le titulaire reste "en attente du règlement" du solde du marché et "réitère sa "position exprimée dans une lettre précédente, laquelle se bornait à notifier au maître d'ouvrage le projet de décompte final du marché de maîtrise d'oeuvre, établi au nom et pour le compte du groupement est qualifiée de « lettre de rappel » par la Cour. Elle ne présente le caractère d'une réclamation au sens de l'article 40.1 du CCAG-PI de 1978.

La lettre, outre qu'elle ne met pas en demeure la personne responsable du marché d'établir le décompte général de celui-ci, en tout état de cause, ne précise pas, en des termes suffisamment circonstanciés, les raisons du désaccord entre le groupement de maîtrise d'oeuvre et la commune ni ne mentionne les bases de calcul des sommes réclamées constitutives du différend (CAA Nantes, 18 septembre 2020, n° 19NT0205).

Un courrier ne comportant pas l'énoncé d'un différend pour réclamer une augmentation de rémunération n'est pas une réclamation au sens du CCAG-PI

CCAG-PI : Un courrier ne comportant pas l'énoncé d'un différend dès lors que le groupement propose différentes solutions pour fonder juridiquement l'octroi d'une augmentation de sa rémunération ne peut dès lors pas être regardé comme une réclamation au sens de l'article 40.1 du CCAG-PI. Faute d'avoir respecté la procédure prévue à l'article 40.1 du CCAG-PI dans sa rédaction en vigueur à la date de conclusion du marché, la demande du groupement n'était pas recevable (Conseil d’État, 26 avril 2018, n°407898, EMTS et Envéo Ingénierie). 

La notification par le cocontractant d'un mémoire en réclamation constitue un préalable obligatoire

CCAG-PI : La notification par le cocontractant à la personne responsable du marché d'un mémoire en réclamation portant sur le différend qui les oppose, qu'il s'agisse du paiement d'acomptes ou du solde du décompte, constitue un préalable obligatoire à l'introduction d'un recours contentieux devant le juge du contrat. Le respect de cette procédure s'impose à peine d'irrecevabilité de ce recours (CAA Nancy, 19 décembre 2013, n° 11NC01291, centre hospitalier de Chaumont).

Un différend doit faire l'objet d'un mémoire en réclamation

CCAG-PI : Un différend doit faire l'objet d'un mémoire en réclamation. En l'absence de décompte général, il résulte des dispositions de l'article 40.1 du CCAG-PI (cahier des clauses administratives générales prestations intellectuelles), dans sa version antérieure à celle approuvée par arrêté du 16 septembre 2009, que le différend entre le titulaire et la personne responsable du marché doit faire l'objet, préalablement à toute instance contentieuse, d'un mémoire en réclamation de la part du titulaire du marché (CE, 17 mars 2010, n°310079, Commune d'Algolsheim). 

L’article 37 du CCAG-PI de 2009 dispose que :

« Tout différend entre le titulaire et le pouvoir adjudicateur doit faire l’objet, de la part du titulaire, d’une lettre de réclamation exposant les motifs de son désaccord et indiquant, le cas échéant, le montant des sommes réclamées. Cette lettre doit être communiquée au pouvoir adjudicateur dans le délai de deux mois, courant à compter du jour où le différend est apparu, sous peine de forclusion.

Le pouvoir adjudicateur dispose d’un délai de deux mois, courant à compter de la réception de la lettre de réclamation, pour notifier sa décision. L’absence de décision dans ce délai vaut rejet de la réclamation. »

CCAG-FCS : Le contenu du mémoire en réclamation doit respecter le formalisme

Le mémoire en réclamation relatif à une absence de paiement doit parvenir dans les délais

CCAG-FCS : Le mémoire en réclamation relatif à une absence de paiement doit parvenir dans les délais contractuels prévus au CCAG (CAA Paris, 8 juillet 2016, n° 15PA00180, société PDF Communications).

Mémoire en réclamation prématuré

Une société peut-elle saisir le tribunal administratif d'une demande indemnitaire fondée sur la résiliation de son marché avec un acheteur public, alors qu'elle n'a pas respecté les conditions préalables à la saisine du juge prévues par l'article 37.2 du CCAG-FCS de 2009 pour son mémoire en réclamation ?

Un mémoire en réclamation présenté avant l'expiration du délai de deux mois accordé à l'acheteur pour notifier le décompte de résiliation, conduit à l'irrecevabilité de sa demande en raison du non-respect des conditions préalables à la saisine du juge prévues par l'article 37 du CCAG/FCS.

L'article 37 du CCAG/FCS prévoit que le titulaire d'un marché public doit présenter un mémoire en réclamation exposant les motifs de sa demande et indiquant, le cas échéant, le montant des sommes réclamées, dans un délai de deux mois à compter du jour où le différend est apparu, sous peine de forclusion.

Le pouvoir adjudicateur dispose ensuite d'un délai de deux mois pour notifier sa décision. L'absence de décision dans ce délai vaut rejet de la réclamation.

En l'espèce, la société a présenté son mémoire en réclamation avant l'expiration du délai de deux mois accordés à l’acheteur pour notifier le décompte de résiliation, ce qui ne respecte pas les conditions préalables à la saisine du juge prévues par l'article 37 du CCAG/FCS. Par conséquent, la demande de la société jugée irrecevable (CAA Bordeaux, 2 avril 2024, n° 22BX00937).

CCAG-FCS : Le contenu du mémoire en réclamation doit respecter le formalisme

Un courrier qui ne détaille pas les bases de calcul des sommes demandées et ne fait d'ailleurs pas référence à la somme réclamée, ne peut donc être regardé comme un mémoire de réclamation au sens de l'article 37.2 du CCAG-FCS (CAA Paris, 21 novembre 2023, n° 22PA03857).

Un mémoire du titulaire du marché ne peut être regardé comme une réclamation au sens de l’article 37.2 du CCAG-FCS que s’il comporte l’énoncé d’un différend et expose, de façon précise et détaillée, les chefs de la contestation en indiquant, d’une part, les montants des sommes dont le paiement est demandé et, d’autre part, les motifs de ces demandes, notamment les bases de calcul des sommes réclamées (CAA Bordeaux, 4 février 2020, n° 18BX00864, commune de Martignas-sur-Jalle / Sarl Azur Propreté). 

Un courrier adressé par un huissier de justice au pouvoir adjudicateur en vue d'un paiement des sommes ne comportant pas de façon précise et détaillée les chefs de la réclamation de la société justifiant le montant de la somme réclamée ne vaut pas réclamation préalable préalable au sens de l'article 37.2 du CCAG-FCS approuvé par l'arrêté du 19 janvier 2009 (CAA Nantes, 21 juin 2019, n° 18NT01692, Sté société Samsic II).

CCAG-FCS : Le contenu du mémoire en réclamation doit respecter le formalisme. Un mémoire du titulaire du marché ne peut être regardé comme une réclamation au sens de l’article 34.1 du CCAG-FCS que s’il comporte l’énoncé d’un différend et expose, de façon précise et détaillée, les chefs de la contestation en indiquant, d’une part, les montants des sommes dont le paiement est demandé et, d’autre part, les motifs de ces demandes, notamment les bases de calcul des sommes réclamées (CAA Douai, 11 février 2016, n° 13DA01556, société anonyme MMC / Lille Métropole Communauté Urbaine - LMCU).

Irrecevabilité du recours en cas d'absence de mémoire en réclamation

L'absence de mémoire en réclamation prévu par le cahier des clauses administratives générales des marchés publics visé rend irrecevable le recours :

CCAGFCS : CAA Paris, 9 juillet 2020, n° 18PA01694

Alors même qu'il comporte l'énoncé d'un différend, ce courrier, qui ne comporte aucune réclamation et se limite à faire état de la disponibilité de la société pour aborder les éventualités et pour rechercher une solution, n'est pas constitutif d'un mémoire de réclamation au sens de l'article 37.2 du cahier des clauses administratives générales des marchés publics de fournitures courantes et de services, applicable au marché en cause. D'autre part, si le mémoire en réclamation du 18 janvier 2016 tend au versement de la totalité des factures d'août à octobre 2015, il a été adressé plus de deux mois suivant la naissance du différend. Par suite, et en l'absence de mémoire en réclamation au sens de l'article 37.2 du cahier des clauses administratives générales des marchés publics de fournitures courantes et de services, l'établissement public du Palais de la découverte et de la cité des sciences et de l'industrie est fondé à soutenir que les conclusions tendant au règlement de la totalité des factures présentées à titre principal par la société Onet services devant le tribunal étaient irrecevables.

CCAGPI : CE, 17 mars 2010, n°310079, Commune d'Algolsheim

Actualités

Publication d'un Guide pratique sur les modes amiables de règlement des différends dans la commande publique 2024 (MARD) - DAJ/OECP (Le guide sur les modes amiables de règlement des différends (MARD) dans la commande publique vise à sécuriser les acteurs de la commande publique en clarifiant les différents modes amiables, leurs intérêts, leurs limites et leur fonctionnement. Les MARD incluent le mémoire en réclamation, la conciliation et la médiation. Ils sont applicables aux différends nés de l'exécution des contrats de la commande publique, tels que les marchés publics et les concessions. Les principes généraux communs aux MARD incluent l'impartialité, l'indépendance, la compétence, la diligence, la confidentialité et la neutralité du tiers intervenant. Ils peuvent aboutir à un accord transactionnel ou à une transaction, qui doit être homologuée par le juge administratif pour acquérir force exécutoire. Les acheteurs et les entreprises sont encouragés à intégrer les MARD dans une gestion efficace et apaisée de l'exécution des contrats de la commande publique. Le guide fournit également des conseils aux acheteurs pour traiter les différends). - 3 mai 2024. 

Règles à respecter pour qu’un mémoire du titulaire d’un marché puisse être regardé comme une réclamation. - 30 septembre 2021.

Jurisprudence

CAA Bordeaux, 21 mai 2024, n° 22BX01326 (Mémoire en réclamation conforme aux exigences du CCAG FCS. L’inexécution partielle des prestations permet-elle un refus total de paiement ? L'inexécution partielle des prestations peut justifier l'application de pénalités ou une réfaction sur le prix, mais ne permet pas un refus total de paiement. Respect des procédures contractuelles et des modalités de réclamation dans l'exécution des marchés publics. Droits des titulaires de marchés en matière de paiement et de recours en cas de différend avec l'acheteur public).

CAA Bordeaux, 2 avril 2024, n° 22BX00937 (Mémoire en réclamation prématuré. Une société peut-elle saisir le tribunal administratif d'une demande indemnitaire fondée sur la résiliation de son marché avec un acheteur public, alors qu'elle n'a pas respecté les conditions préalables à la saisine du juge prévues par l'article 37.2 du CCAG-FCS de 2009 pour son mémoire en réclamation ?).

CAA Toulouse, 19 septembre 2023, n° 21TL02394, Société Betem Ingénierie (Irrégularité d’une réclamation d'un membre non mandataire de groupement. Selon l'article 12.42 du CCAG-PI 1978, en cas de cotraitance, le mandataire est seul habilité à présenter les demandes d’acompte et les projets de décompte, et à accepter les décomptes ; seules sont recevables les réclamations formulées ou transmises par ses soins).

CE, 29 décembre 2022, n° 458678, Grand port maritime de Marseille (Indemnisation suite à résiliation du marché à la demande du titulaire pour ordre de service tardif pour démarrer les travaux. Société ayant adressé au maître d'œuvre une copie de sa réclamation au maître d'ouvrage, laquelle répondait aux conditions prévues par l'article 50.1.1 du CCAG Travaux 2009 relatives à la transmission d'un mémoire en réclamation par le titulaire. L'article 46.2.1 du CCAG-Travaux 2009 prévoit qu’en cas d’ordre de service tardif pour démarrer les travaux, le titulaire peut demander, par écrit, la résiliation du marché qui ne peut lui être refusée. Le titulaire est indemnisé des frais et investissements éventuellement engagés pour le marché et nécessaires à son exécution. Il ne résulte pas des stipulations de l'article 46.2.1 du CCAG Travaux que le titulaire du marché, s'il entend être indemnisé sur le fondement de ces stipulations et qu'un différend intervient à ce propos à la suite de sa demande écrite dûment justifiée, dans les conditions mentionnées au point 2, soit dispensé de présenter un mémoire en réclamation répondant aux conditions prévues à l'article 50.1.1 du CCAG Travaux avant de saisir le juge. La cour a donc commis une erreur de droit en considérant que la seule présentation d'une demande écrite prévue à l'article 46.2.1 permettait de regarder la requête comme recevable sans que le titulaire du marché soit tenu de présenter préalablement un mémoire en réclamation au pouvoir adjudicateur).  

CE, 27 septembre 2021, n°442455, Société Amica (La simple référence à un document transmis antérieurement ne constitue pas un mémoire en réclamation).

CAA Versailles, 28 avril 2020, n° 17VE01594, SARL MAGNY électricité générale (Sommes demandées au titre des travaux supplémentaires par un titulaire en l’absence d’ordre de service dans un marché à prix global et forfaitaire. Pas d’obligation pour un titulaire d'adresser un mémoire en réclamation en l’absence de notification projet de décompte général par le pouvoir adjudicateur - Article 50.1 du CCAG Travaux et article 13.4.2 du CCAG Travaux 2009).

CAA Bordeaux, 4 février 2020, n° 18BX00864, commune de Martignas-sur-Jalle / Sarl Azur Propreté (Un mémoire du titulaire du marché ne peut être regardé comme une réclamation au sens de l’article 37.2 du CCAG-FCS que s’il comporte l’énoncé d’un différend et expose, de façon précise et détaillée, les chefs de la contestation en indiquant, d’une part, les montants des sommes dont le paiement est demandé et, d’autre part, les motifs de ces demandes, notamment les bases de calcul des sommes réclamées). 

CE, 27 novembre 2019, n° 422600, Société SMA propreté et autres (Résiliation unilatérale par l’acheteur qui s'est abstenu d'arrêter le décompte de liquidation dans le délai qui lui était imparti. Inopposabilité des stipulations de l'article 37 du CCAGFCS relatives à la naissance du différend et au délai pour former une former une réclamation par le titulaire du marché).  

CE, 22 novembre 2019, n° 417752, Société Gom propreté (Conditions d'un différend et mémoire de réclamation. Un différend entre le titulaire du marché et l’acheteur au sens de l'article 34.1 du CCAGFCS de 1977, résulte, en principe, d’une prise de position écrite, explicite et non équivoque émanant de l’acheteur et faisant apparaître le désaccord. Elle peut également résulter du silence gardé par l’acheteur à la suite d’une mise en demeure adressée par le titulaire du marché l’invitant à prendre position sur le désaccord dans un certain délai).

CAA Paris, 9 octobre 2019, n° 17PA23213 (Le titulaire d’un marché public de travaux ne peut prétendre au paiement de travaux supplémentaires dès lors qu’il a signé le décompte général sans l'assortir d'aucune réserve, même s'il avait présenté antérieurement un mémoire en réclamation pour le paiement de travaux supplémentaires. Le décompte général étant alors devenu le décompte général et définitif).

CAA Nantes, 21 juin 2019, n° 18NT01692, Sté société Samsic II (Un courrier adressé par un huissier de justice au pouvoir adjudicateur en vue d'un paiement des sommes ne comportant pas de façon précise et détaillée les chefs de la réclamation de la société justifiant le montant de la somme réclamée ne vaut pas réclamation préalable préalable au sens de l'article 37.2 du CCAG-FCS approuvé par l'arrêté du 19 janvier 2009).

CAA Paris, 8 juillet 2016, n° 15PA00180, société PDF Communications (CCAG-FCS : Le mémoire en réclamation relatif à une absence de paiement doit parvenir dans les délais contractuels prévus au CCAG).

Conseil d’État, 26 avril 2018, n°407898, EMTS et Envéo Ingénierie (CCAG-PI : Un courrier ne comportant pas l'énoncé d'un différend dès lors que le groupement propose différentes solutions pour fonder juridiquement l'octroi d'une augmentation de sa rémunération ne peut dès lors pas être regardé comme une réclamation au sens de l'article 40.1 du CCAG-PI. Faute d'avoir respecté la procédure prévue à l'article 40.1 du CCAG-PI dans sa rédaction en vigueur à la date de conclusion du marché, la demande du groupement n'était pas recevable). 

CAA Douai, 11 février 2016, n° 13DA01556, société anonyme MMC / Lille Métropole Communauté Urbaine - LMCU) (CCAG-FCS : Le contenu du mémoire en réclamation doit respecter le formalisme. Un mémoire du titulaire du marché ne peut être regardé comme une réclamation au sens de l’article 34.1 du CCAG-FCS que s’il comporte l’énoncé d’un différend et expose, de façon précise et détaillée, les chefs de la contestation en indiquant, d’une part, les montants des sommes dont le paiement est demandé et, d’autre part, les motifs de ces demandes, notamment les bases de calcul des sommes réclamées).

CAA Nancy, 19 décembre 2013, n° 11NC01291, centre hospitalier de Chaumont (CCAG-PI : La notification par le cocontractant à la personne responsable du marché d'un mémoire en réclamation portant sur le différend qui les oppose, qu'il s'agisse du paiement d'acomptes ou du solde du décompte, constitue un préalable obligatoire à l'introduction d'un recours contentieux devant le juge du contrat. Le respect de cette procédure s'impose à peine d'irrecevabilité de ce recours).

CE, 3 octobre 2012, n° 349281, sté Valterra (Un mémoire en défense se limitant à la réfutation des moyens présentés par le requérant peut être régulièrement visé et analysé par l'indication synthétique que ce mémoire fait valoir qu'aucun des moyens du requérant n'est fondé. Un mémoire du titulaire du marché ne peut être regardé comme une réclamation au sens de l’article 34.1 du CCAG-FCS que s’il comporte l’énoncé d’un différend et expose, de façon précise et détaillée, les chefs de la contestation en indiquant, d’une part, les montants des sommes dont le paiement est demandé et, d’autre part, les motifs de ces demandes, notamment les bases de calcul des sommes réclamées)

CE, 15 février 2012, n° 346255, Commune de SOUCLIN (Ne constitue pas un mémoire en réclamation, un document qui ne comporte aucun motif de réclamation, ni aucun exposé d’un différend, mais se limite à reproduire le devis fourni par l’entreprise, rebaptisé facture). 

CE, 17 mars 2010, n°310079, Commune d'Algolsheim (CCAG-PI : Un différend doit faire l'objet d'un mémoire en réclamation. En l'absence de décompte général, il résulte des dispositions de l'article 40.1 du CCAG-PI (cahier des clauses administratives générales prestations intellectuelles), dans sa version antérieure à celle approuvée par arrêté du 16 septembre 2009, que le différend entre le titulaire et la personne responsable du marché doit faire l'objet, préalablement à toute instance contentieuse, d'un mémoire en réclamation de la part du titulaire du marché).