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Dématérialisation  guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics

Plan détaillé du guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics pour les opérateurs économiques (entreprises, ...)

MAJ avec Version 2 – Juillet 2018

5 juin 2018

Le guide très pratique 2018 dématérialisation

 Le guide « très pratique » se présente sous la forme d'une Foire aux Questions (FAQ). Il est destiné à aider les opérateurs économiques à préparer l'obligation relative à l’échéance du 1er octobre 2018. 

Formation DEMATERIALISATION (J03)

Le plan détaillé du guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics pour les opérateurs économiques

Introduction

Le profil d’acheteur

E 1. Qu’est-ce qu’un profil d’acheteur ?

E 2. A quoi sert le profil d’acheteur ?

E 3. Quel est l’intérêt d’effectuer l’ensemble des actions via le profil d’acheteur ?

E 4. Où trouver les profils d’acheteurs ?  

E 5. Combien y a-t-il de profils d’acheteurs ?  

E 6. Dois-je m’identifier et m’authentifier sur les profils d’acheteurs ?

E 7. Quelles sont les fonctionnalités minimales des profils d’acheteurs ?

E 8. Qu’est-ce qu’un prérequis technique ?

E 9. Quels sont les prérequis techniques pour utiliser les profils d’acheteurs ?

E 10. Dois-je utiliser d’autres plateformes/sites ou puis-je déposer ma candidature et mon offre sur le profil d’acheteur et y effectuer l’intégralité des démarches ?

E 11. Comment anticiper un problème de dernière minute ?

E 12. Et si mon offre arrive après l’heure limite ?

E 13. Les profils d’acheteurs doivent-ils me proposer un coffre-fort électronique ?

E 14. Quelles vérifications faire avant de déposer mes plis ?

E 15. Quelle règle appliquer pour le nom des fichiers à envoyer ?

E 16. Que faire si je me trouve dans une zone sans Internet (zone blanche) ou si mon débit est très limité ?

E 17. Que faire si je rencontre un problème sur le profil d’acheteur ?

E 18. Comment apprendre à utiliser le profil d’acheteur ?

E 19. Une entreprise ayant une activité de dépôt de plis par voie électronique peut-elle répondre à ma place ?

E 20. Où puis-je trouver les données essentielles des marchés passés ?

E 21. Comment les données essentielles sont-elles présentées ?

E 22. A quoi servent les licences de réutilisation des données essentielles ?

Les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les entreprises candidates

E 23. A partir du 1er octobre 2018 l’ensemble des échanges devront être dématérialisés, qu’est-ce que cela signifie ?

E 24. Sans attendre le 1er octobre 2018, l’acheteur peut-il m’imposer la dématérialisation ?

E 25. Où s’organisent les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les entreprises ?

E 26. Est-ce que l’on peut échanger des documents électroniques et des documents papiers dans la même procédure ?

E 27. Une plateforme de dématérialisation c’est obligatoirement un profil d’acheteur ?

Les documents de la consultation

E 28. Quels marchés sont concernés par la mise en ligne des documents de la consultation ?

E 29. Comment trouver les documents de la consultation (DC) ?

E 30. Comment trouver les documents de la consultation (DC) en procédure restreinte, négociée ?

E 31. Quand puis-je télécharger les documents de la consultation (DC) ?

E 32. Une mise en ligne partielle des documents de la consultation est-elle possible ?

E 33. Que se passe-t-il en cas de modification des documents de la consultation ?

Les outils

E 34. Puis-je poser des questions à l’acheteur ?

E 35. Dois-je déposer ma réponse électronique sur un outil en particulier ?

E 36. L’acheteur peut-il m’imposer le dépôt des documents de candidature et autres attestations dans un coffre-fort électronique ?

E 37. Puis-je imposer à l’acheteur de récupérer des documents dans mon coffre-fort électronique ?

E 38. Que signifie le principe du « Dites-le nous une fois » ?

E 39. Quel format de documents puis-je utiliser ?

La réponse électronique 

E 40. Comment remettre mon offre dématérialisée ?

E 41. Que faire si je dois compléter ou modifier mon offre ?

E 42. Que se passe-t-il si mon offre arrive hors délai ?

E 43. Que se passe-t-il si, après le 1er octobre 2018, j’envoie une offre papier ou une clé USB ?

E 44. J’ai déposé une proposition papier et on m’a indiqué lors de ce dépôt que ma proposition était irrégulière : que dois-je faire ?

E 45. Puis-je exiger une régularisation ?

E 46. Que se passe-t-il si je ne parviens pas à régulariser ma proposition dans les délais fixés par l’acheteur ?

E 47. Comment régulariser mon offre papier (offre irrégulière) ?

E 48. Puis-je confier à un mandataire le dépôt de ma proposition ?

E 49. Comment répondre à une consultation allotie ?

E 50. Que se passe-t-il après le dépôt de mon offre ?

La copie de sauvegarde

E 51. Qu’est-ce qu’une copie de sauvegarde ?

E 52. Copie de sauvegarde : quel intérêt avec la dématérialisation ?

E 53. Une offre peut-elle être doublée par une copie de sauvegarde ?

E 54. Comment utiliser la copie de sauvegarde ?

E 55. Quand transmettre une copie de sauvegarde ?

E 56. Comment transmettre une copie de sauvegarde ?

E 57. Dans quels cas l’acheteur public ouvre-t-il la copie de sauvegarde ?

L’exécution du marché

E 58. Est-ce que je peux continuer à utiliser la voie dématérialisée après la phase de passation du marché ?

E 59. L’acheteur pourra-t-il me délivrer un exemplaire unique après le 1er octobre 2018 ?

E 60. La facturation électronique rentre-t-elle dans les obligations de dématérialisation ?

E 61. Quels repères pour la facturation électronique ?

Signer électroniquement les marchés publics

Avertissement

Vous avez dit signature électronique ?

E 62. Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

E 63. Quel est l’intérêt de signer électroniquement ?

E 64. Les documents de la candidature doivent-ils être signés électroniquement ?

E 65. Est-il obligatoire de signer électroniquement un marché public ?

E 66. Mais alors ai-je intérêt à signer électroniquement ?

E 67. Les documents du contrat doivent-ils être signés électroniquement et individuellement ?

E 68. Quelle valeur pour le fichier compressé (notamment « .zip ») signé : c’est plus simple, non ?

E 69. Si je ne signe pas mon offre au stade du dépôt, puis-je me retirer ?

E 70. Que se passe-t-il si je ne signe pas électroniquement les documents comme l’acheteur l’a exigé ?

E 71. Puis-je transmettre de façon dématérialisée des documents signés de façon manuscrite et scannés ?

E 72. Un contrat peut-il être signé avec un certificat électronique par une partie et de façon manuscrite, par l’autre partie ?

E 73. En cas d’offres successives ou modifiées, lesquelles doivent être signées, et électroniquement ?

E 74. La déclaration de sous-traitance au stade de la candidature doit-elle être signée, et électroniquement ?

E 75. La convention de groupement momentané d’entreprises (cotraitance) doit-elle être signée, et électroniquement ?

E 76. Les échanges avec l’acheteur (questions/réponses lors de la consultation ou de l’analyse des offres…) doivent-ils être signés ?

E 77. Les décisions (notification de rejets, déclaration sans suite) doivent-elles être signées électroniquement ?

E 78. La signature d’un fichier compressé signé (tel le .zip) vaut-elle signature de l’ensemble des documents qu’il contient ?

E 79. Qui signe le contrat ?

E 80. De quels outils de base dois-je disposer pour signer électroniquement ?

E 81. Comment utiliser un certificat électronique de signature ?

E 82. Quelle forme prend ma signature électronique, puis-je la personnaliser ?

Comment choisir le bon certificat de signature électronique et où me le procurer ?

E 83. Combien coûte un certificat ? Selon quelles modalités et quelle durée ?

E 84. Combien de temps faut-il pour acquérir un certificat ?

E 85. Puis-je acheter un certificat européen pour signer en France ?

E 86. Puis-je acheter un certificat non-européen ?

E 87. La signature électronique, est-ce un achat simple ?

E 88. Je dispose déjà d’un certificat RGS, est-il valable ?

E 89. Les certificats utilisés pour d’autres usages (facturation électronique, TVA…), sont-ils utilisables ?

E 90. Je ne dispose pas de certificats, quel certificat de signature électronique dois-je utiliser ?

E 91. Qu’est-ce que le règlement eIDAS ?

E 92. Comment obtenir un certificat qualifié de signature électronique conforme au règlement eIDAS ?

E 93. Où puis-je me procurer une signature électronique ?

E 94. Puis-je avoir un seul certificat pour plusieurs personnes ?

E 95. Est-il nécessaire de prévoir la remise du certificat en face-à-face ?

E 96. En quoi consiste le face-à-face ?

E 97. Qui doit se déplacer pour ce face-à-face ?

E 98. Que faut-il prévoir en parallèle du face-à-face ?

Conseils en bref

Le Document Unique de Marché Européen (DUME)

E 99. Qu’est-ce que le DUME ?

E 100. Le DUME est-il obligatoire ?

E 101. Le DUME remplace-t-il les autres formes de candidature (DC1, DC2, MPS…) ?

E 102. Où trouver le DUME ?

E 103. Qu’est-ce que le service DUME ?

E 104. Quel est le lien entre le service DUME et e-Certis ?

E 105. Quels sont les objectifs poursuivis par le « Service DUME » ?

E 106. Que contient le DUME ?

E 107. Quand utiliser le DUME ?

E 108. Comment utiliser le « Service DUME » ?

E 109. Le DUME doit-il être signé, et électroniquement ?

E 110. Quels sont les avantages du recours au « Service DUME » pour les opérateurs économiques ?

E 111. Où trouver des informations complémentaires, des kits de communication sur le DUME ?

E 112. Les cotraitants et les sous-traitants doivent-ils remplir un DUME ?

En synthèse sur le DUME

Références réglementaires

Les références réglementaires

Plan du  guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics

Téléchargements

Télécharger le guide "Dématérialisation et numérique dans les marchés publics" : Le guide pratique du MEDEF de 2017.

Télécharger le "Guide d’accompagnement des entreprises à la dématérialisation des marchés publics" du MEDEF  sur le site du MEDEF (2013)

Télécharger le guide pratique de la dématérialisation des marchés publics sur le site du ministère de l'économie dans sa dernière version

Voir également

Fiche DAJ - Marchés dématérialisés : le juge confirme que la signature du zip ne suffit pas – (Dans une récente fiche sur la signature du zip la DAJ  rappelle que la signature d'un fichier zip n'est pas suffisante en s'appuyant sur l'ordonnance du tribunal administratif de Toulouse) - 15 avril 2011

dématérialisation,

Textes relatifs à la dématérialisation des procédures de marchés publics

Arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics - NOR: EFIM1222915A

Entreprises

Appels d’offres publics : Comment y répondre ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans - 12 mai 2009 - 16 h 00

Actualités

Service DUME mis à jour par l'AIFE sur Chorus Pro et nouvelles fonctionnalités - 6 juillet 2018

CNOA : Dématérialisation de la commande publique pour les architectes et ses échéances. Passation et exécution des marchés par voie électronique, facturation électronique, réponse dématérialisée obligatoire et accélération de l’open data figurent au menu. Ces conseils de la CNOA et les recommandations de la FNTP succèdent à la publication récente du plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) 2017-2022. - 31 janvier 2018.

Dématérialisation des marchés publics : Les conseils de la FNTP - 30 janvier 2018.

Plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) : Une feuille de route pour 5 ans. Le plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022 est une feuille de route de la dématérialisation des marchés publics pour les cinq prochaines années. Il s’agit d’un plan d’action publié par la DAJ de Bercy décliné en 19 actions intégrées dans 5 axes. - 18 janvier 2018.

Guide d’accompagnement des entreprises à la dématérialisation des marchés publics du MEDEF 2013 - 10 janvier 2013. 

Guide pratique sur la dématérialisation des marchés publics 2012 - Version 2.0 de décembre 2012

Réponse dématérialisée aux marchés publics : Depuis le 1er janvier 2012, plus d’interdiction de réponse électronique pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 euros HT - 2 janvier 2012

Réponse électronique dans les marchés publics – La signature électronique d’un fichier zip ne suffit pas ( Une ordonnance du TA Toulouse, 9 mars 2011, n° 1100792, Société MC2I / CNRS confirme la position de la DAJ dans la réponse électronique aux marchés publics : la signature du fichier zip ne suffit pas, il faut signer les pièces individuellement) - 5 avril 2011.

Comment trouver des appels d'offres et comment connaître les consultations en cours ?

Veille de marchés publics dont appels d'offres et procédures adaptées et alertes du BOAMP, JOUE, ...

Avis de la DAJ sur la réponse dématérialisée des candidats étrangers suite aux difficultés d'obtention d'un certificat de signature valide - 29 juillet 2010

Enquête sur la dématérialisation des marchés publics auprès des entreprises. Résultats de l’enquête sur la dématérialisation des marchés publics menée par la DAJ auprès des entreprises. - 20 juillet 2010 

Réponse aux marchés publics par voie électronique, candidatures étrangères et pré-requis techniques. Les candidats étrangers qui n’arrivent pas à obtenir le certificat de signature électronique mais également certaines difficultés techniques constituent un frein à la réponse à la réponse dématérialisée aux marchés public. - 17 juillet 2010

Publication du Guide pour les acheteurs publics de services de communications électroniques 2010 - OEAP - GEM ICE (date de publication : mai 2010) - 25 juin 2010

Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 1.0 du 31 mai 2010 (avec actualisation en octobre 2010)

Guide de la dématérialisation des marchés publics en projet - Publication des premiers résultats de l’enquête dématérialisation auprès des entreprises

Le Guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics a été publié au Journal Officiel du 31 décembre 2009 - 4 janvier 2010

Auteur du site Internet

  • Frédéric MAKOWSKI - Consultant en marchés publics d'informatique pour les collectivités et administrations
  • Formateur intervenant au CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale)
  • Master 2 Professionnel "Droit des contrats publics" Université de Nancy - Ingénieur ENSEA

Prestations de formation, de conseil et assistance

Rédaction et vérification de DCE

  • AAPC
  • Règlement de la consultation
  • Acte d'engagement, annexes, DPGF, BPU, DQE,...
  • CCAP, CCTP, questionnaire technique et fonctionnel, Votre contrat de maintenance,
  • Analyse des offres, Assistance à la rédaction du rapport du maître d'ouvrage,
  • Opérations de vérification (VA, VSR, admission), Suivi juridique.
  • Code des marchés publics 2006-2011

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