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Dématérialisation  guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics

Plan détaillé du guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics pour les acheteurs

MAJ avec Version 2 – Juillet 2018

5 juin 2018

 Le guide « très pratique » se présente sous la forme d'une Foire aux Questions (FAQ). Il est destiné à aider les acheteurs à préparer l'obligation relative à l’échéance du 1er octobre 2018. 

Dématérialisation  guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics

Formation DEMATERIALISATION (J03)

Le plan détaillé du guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics pour les acheteurs

Introduction

Le profil d’acheteur

A 1. Qu’est-ce qu’un profil d’acheteur ?

A 2. A quoi sert le profil d’acheteur ?

A 3. Quel est l’intérêt d’effectuer l’ensemble des actions via le profil d’acheteur ?

A 4. Le profil d’acheteur est le principal outil mis à disposition pour réussir la dématérialisation des marchés, mais est-il obligatoire ?

A 5. Où puis-je me procurer un profil d’acheteur ?

A 6. Vous souhaitez recourir à une plateforme mutualisée ?

A 7. Existe-t-il une liste exhaustive des profils d’acheteurs ?

A 8. Vous souhaitez recourir à un éditeur, comment faire ?

A 9. Quels sont les points d’attention lorsque que l’on recourt à un éditeur ?

A 10. Quelles sont les fonctionnalités minimales des profils d’acheteurs ?

A 11. Le profil d’acheteur doit-il prendre en charge le DUME ?

A 12. Mon profil d’acheteur doit-il proposer aux entreprises un coffre-fort électronique ?

A 13. Comment réceptionner les plis sur le profil d’acheteur ?

A 14. Comment doivent être stockés les plis sur le profil d’acheteur ?

A 15. Les profils d’acheteurs sont-ils soumis à des exigences techniques minimales ?

A 16. Que faire si le profil d’acheteur est indisponible jusqu’à l’heure limite de remise des plis ?

A 17. Que faire si le profil d’acheteur est indisponible pendant quelques temps, mais est de nouveau disponible plusieurs heures avant l’heure limite de remise des plis ?

A 18. Comment ouvrir les plis reçus sur le profil d’acheteur ?

A 19. Que signifie ouvrir « en ligne » les plis reçus sur le profil d’acheteur ?

A 20. Que signifie ouvrir « hors ligne » les plis reçus sur le profil d’acheteur ?

A 21. Que signifie « ouverture mixte » des plis reçus sur le profil d’acheteur ?

A 22. Comment apprendre à utiliser le profil d’acheteur ?

A 23. Comment déclarer mon profil d’acheteur ?

A 24. Mon éditeur ou gestionnaire de profil d’acheteur peut-il accéder aux pièces du marché ?

A 25. Les données essentielles : uniquement sur le profil d’acheteur ?

A 26. Quelles sont les licences de réutilisation des données essentielles utilisables dans le cadre de la commande publique et à quoi servent-elles ?

Les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les entreprises

Les obligations

A 27. A partir du 1er octobre 2018 l’ensemble des échanges devront être dématérialisés, qu’est-ce que cela signifie ?

A 28. Les marchés dont la valeur du besoin estimé est inférieure à 25 000 € HT doivent-ils être dématérialisés ?

A 29. Sans attendre le 1er octobre 2018, puis-je imposer la dématérialisation ?

A 30. Si je lance une consultation avant le 1er octobre mais que la date limite de remise des plis est postérieure, comment dois-je traiter les plis papier reçus ?

A 31. Où s’organisent les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les entreprises ?

A 32. Est-ce qu’on peut échanger des documents électroniques et des documents papiers dans la même procédure de passation ?

A 33. Une plateforme de dématérialisation est-elle obligatoirement un profil d’acheteur ?

Les documents de la consultation

A 34. Quels marchés sont concernés par la mise en ligne des documents de la consultation ?

A 35. Comment présenter les documents de la consultation à mettre en ligne ?

A 36. Comment mettre en ligne les documents de la consultation (DC) ?

A 37. Est-ce qu’on peut échanger des documents électroniques et des documents papiers dans la même procédure ?

A 38. Quand mettre les documents de la consultation (DC) en ligne ?

A 39. Une mise en ligne partielle des documents de la consultation est-elle possible ?

A 40. Comment mettre à disposition les documents de la consultation en cas de procédure restreinte ?

A 41. Une mise en ligne partielle des documents de la consultation est-elle possible ?

Les outils

A 42. Puis-je imposer le dépôt de la réponse électronique sur un outil en particulier?

A 43. Comment modifier les documents de la consultation ?

A 44. Donc le profil d’acheteur est le meilleur outil disponible ?

A 45. Quel outil utiliser pour dématérialiser en dessous de 25 000 € HT ?

A 46. Puis-je imposer le dépôt des documents de candidature et d’attestations dans un coffre-fort électronique ?

A 47. L’entreprise peut-elle m’imposer de récupérer des documents dans son coffre-fort électronique ?

A 48. Que signifie le principe du « Dites-le nous une fois » ?

La réponse électronique

A 49. Quels formats de documents puis-je demander aux candidats ?

A 50. Que faire si plusieurs réponses électroniques arrivent du même candidat ?

A 51. Que faire si une entreprise répond à une consultation alloties en plusieurs fois ?

A 52. Que faire si une réponse électronique arrive hors délai ?

A 53. Que faire lorsque la réponse contenant la candidature ou l’offre comporte un virus ?

A 54. Que se passe-t-il si, après le 1er octobre 2018, je reçois une offre papier ou une clé USB ?

A 55. Comment recevoir un « pli » papier après le 1er octobre 2018 ?

A 56. Lorsqu’une consultation est lancée avant le 1er octobre 2018 mais que la date limite de réception des plis est postérieure à cette date, puis-je analyser les plis papier reçus ?

A 57. Une offre papier est-elle régularisable (offre irrégulière) ?

A 58. Peut-on « régulariser » une candidature papier ?

A 59. Peut-on « régulariser » simultanément une candidature et une offre papier (irrégulière) ?

A 60. Quand peut-on constater l’irrégularité d’une proposition papier (candidature/offre) ?

A 61. Comment régulariser une offre papier (offre irrégulière) ?

A 62. Peut-il y avoir plusieurs régularisations successives ?

A 63. Que se passe-t-il si le candidat/soumissionnaire ne parvient pas à régulariser dans les délais fixés sa proposition (candidature/offre) ?

A 64. Une entreprise ayant pour activité le dépôt de plis par voie électronique peut-elle répondre pour un ou plusieurs candidats ?

A 65. Un mandataire déposant un pli par voie électronique pour autrui peut-il être considéré comme soumissionnaire ?

La copie de sauvegarde

A 66. Qu’est-ce qu’une copie de sauvegarde ?

A 67. Dans quels cas l’acheteur public ouvre-t-il la copie de sauvegarde ?

A 68. Dois-je conserver la copie de sauvegarde même si elle n'a pas été ouverte ?

La notification des décisions

A 69. Comment notifier électroniquement un marché ?

L’archivage et l’exécution du marché

A 70. En quoi consiste l’archivage des documents d’une procédure ?

A 71. Quand dois-je archiver mes documents ?

A 72. Est-ce que je peux continuer à utiliser la voie dématérialisée après la phase de passation du marché ?

A 73. Sera-t-il possible de délivrer un exemplaire unique après le 1er octobre 2018 ?

A 74. La facturation électronique rentre-t-elle dans ces obligations ?

A 75. Quels repères pour la facturation électronique ?

Signer électroniquement les marchés publics

Avertissement

Vous avez dit signature électronique ?

A 76. Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

A 77. Quel est l’intérêt de signer électroniquement ?

A 78. Pourquoi faut-il faire de la signature électronique ?

A 79. Les documents de la candidature doivent-ils être signés électroniquement ?

A 80. Est-il obligatoire de signer électroniquement un marché public ?

A 81. Les documents du contrat doivent-ils être signés électroniquement et individuellement ?

A 82. Quelle valeur pour le fichier compressé signé : c’est plus simple non ?

A 83. Puis-je imposer la signature, manuscrite ou électronique, de tous les documents constituants le marché ?

A 84. Un soumissionnaire qui n’a pas signé son offre est-il juridiquement engagé ?

A 85. Puis-je transmettre de façon dématérialisée des documents signés de façon manuscrite, puis scannés ?

A 86. Un contrat peut-il être signé avec un certificat électronique par une partie et de façon manuscrite, par l’autre partie ?

A 87. En cas d’offres successives ou modifiées, lesquelles doivent être signées, et électroniquement ?

A 88. La déclaration de sous-traitance au stade de la candidature doit-elle être signée, et électroniquement ?

A 89. La convention de groupement momentané d’entreprise ou l’acte d’habilitation du mandataire (cotraitance) doivent-ils être signés, et électroniquement ?

A 90. La convention de groupement momentané d’entreprise (co-traitance) doit-elle être signée, et électroniquement ?

A 91. Les échanges avec les entreprises (questions/réponses lors de la consultation ou de l’analyse des offres…) doivent-ils être signés ?

A 91. Les décisions (notification de rejets, déclaration sans suite) doivent-elles être signées ?

A 92. Les décisions (notification de rejets, déclaration sans suite) doivent-elles être signées électroniquement ?

A 93. Les autres documents de la procédure doivent-ils être signés et électroniquement ?

A 94. La signature d’un fichier compressé signé (tel le .zip) vaut-elle signature de l’ensemble des documents qu’il contient ?

A 95. Le marché a été signé électroniquement, que dois-je notifier?

Puis-je rendre obligatoire la signature électronique ?

A 96. Puis-je imposer la signature électronique aux entreprises ?

A 97. Que dois-je faire si j’ai exigé la signature électronique de l’offre et que l’entreprise ne signe pas électroniquement ?

Qui signe le contrat ?

A 98. De quels outils dois-je disposer pour signer électroniquement ?

A 99. Comment utiliser un certificat électronique de signature ?

A 100. Quelle forme prend ma signature électronique, puis-je la personnaliser ?

Comment choisir le bon certificat de signature électronique et où me le procurer ?

A 101. Combien coûte un certificat ? Selon quelles modalités et quelle durée ?

A 102. Dois-je faire une consultation pour passer commande ?

A 103. Combien de temps faut-il pour acquérir un certificat ?

A 104. Puis-je acheter un certificat européen pour signer en France ?

A 105. Puis-je acheter un certificat non-européen ?

A 106. La signature électronique, est-ce un achat simple ?

A 107. Je dispose déjà d’un certificat RGS, est-il valable ?

A 108. Les certificats utilisés pour d’autres usages (Comedec, Actes, Hélios, ANTS…) sont-ils utilisables ?

A 109. Je ne dispose pas de certificats, quel certificat de signature électronique dois-je utiliser ?

A 110. Qu’est-ce que le règlement eIDAS ?

A 111. Comment obtenir un certificat qualifié de signature électronique conforme au règlement eIDAS ?

A 112. Où puis-je me procurer une signature électronique ? Qui peut m’aider ?

A 113. Que dois-je indiquer dans mes documents de la consultation ?

A 114. Puis-je avoir un seul certificat pour plusieurs personnes ?

A 115. Est-il possible d’avoir un seul certificat de signature électronique pour signer au nom de plusieurs entités ?

A 116. Est-il nécessaire de prévoir la remise du certificat en face-à-face ?

A 117. En quoi consiste le face-à-face ?

A 118. Qui doit se déplacer pour ce face-à-face ?

A 119. Que faut-il prévoir en parallèle du face-à-face ?

Conseils en bref

Le Document Unique de Marché Européen (DUME)

A savoir

A 120. Qu’est-ce que le DUME ?

A 121. Le DUME est-il obligatoire ?

A 122. Le DUME remplace-t-il les autres formes de candidature (DC1, DC2, MPS…) ?

A 123. Où trouver le DUME ?

A 124. Qu’est-ce que le service DUME ?

A 125. Quel est le lien entre le service DUME et e-Certis ?

A 126. Que contient le DUME ?

A 127. Quels sont les objectifs poursuivis par le « Service DUME » ?

A 128. Quand utiliser le DUME ?

A 129. Comment utiliser le « Service DUME » ?

A 130. Le DUME doit-il être signé, et électroniquement ?

A 131. Quels sont les avantages du recours au « Service DUME » pour les acheteurs?

A 132. Où trouver des informations complémentaires, des kits de communication sur le DUME ?

A 133. Les cotraitants et les sous-traitants doivent-ils remplir un DUME ?

En synthèse

Références réglementaires

Plan du  guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics

Téléchargements

Télécharger le guide "Dématérialisation et numérique dans les marchés publics" : Le guide pratique du MEDEF de 2017.

Télécharger le "Guide d’accompagnement des entreprises à la dématérialisation des marchés publics" du MEDEF  sur le site du MEDEF (2013)

Télécharger le guide pratique de la dématérialisation des marchés publics sur le site du ministère de l'économie dans sa dernière version

Voir également

Fiche DAJ - Marchés dématérialisés : le juge confirme que la signature du zip ne suffit pas – (Dans une récente fiche sur la signature du zip la DAJ  rappelle que la signature d'un fichier zip n'est pas suffisante en s'appuyant sur l'ordonnance du tribunal administratif de Toulouse) - 15 avril 2011

dématérialisation,

Textes relatifs à la dématérialisation des procédures de marchés publics

Arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics - NOR: EFIM1222915A

Entreprises

Appels d’offres publics : Comment y répondre ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans - 12 mai 2009 - 16 h 00

Actualités

CNOA : Dématérialisation de la commande publique pour les architectes et ses échéances. Passation et exécution des marchés par voie électronique, facturation électronique, réponse dématérialisée obligatoire et accélération de l’open data figurent au menu. Ces conseils de la CNOA et les recommandations de la FNTP succèdent à la publication récente du plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) 2017-2022. - 31 janvier 2018.

Dématérialisation des marchés publics : Les conseils de la FNTP - 30 janvier 2018.

Plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) : Une feuille de route pour 5 ans. Le plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022 est une feuille de route de la dématérialisation des marchés publics pour les cinq prochaines années. Il s’agit d’un plan d’action publié par la DAJ de Bercy décliné en 19 actions intégrées dans 5 axes. - 18 janvier 2018.

Guide d’accompagnement des entreprises à la dématérialisation des marchés publics du MEDEF 2013 - 10 janvier 2013. 

Guide pratique sur la dématérialisation des marchés publics 2012 - Version 2.0 de décembre 2012

Réponse dématérialisée aux marchés publics : Depuis le 1er janvier 2012, plus d’interdiction de réponse électronique pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 euros HT - 2 janvier 2012

Réponse électronique dans les marchés publics – La signature électronique d’un fichier zip ne suffit pas ( Une ordonnance du TA Toulouse, 9 mars 2011, n° 1100792, Société MC2I / CNRS confirme la position de la DAJ dans la réponse électronique aux marchés publics : la signature du fichier zip ne suffit pas, il faut signer les pièces individuellement) - 5 avril 2011.

Comment trouver des appels d'offres et comment connaître les consultations en cours ?

Veille de marchés publics dont appels d'offres et procédures adaptées et alertes du BOAMP, JOUE, ...

Avis de la DAJ sur la réponse dématérialisée des candidats étrangers suite aux difficultés d'obtention d'un certificat de signature valide - 29 juillet 2010

Enquête sur la dématérialisation des marchés publics auprès des entreprises. Résultats de l’enquête sur la dématérialisation des marchés publics menée par la DAJ auprès des entreprises. - 20 juillet 2010 

Réponse aux marchés publics par voie électronique, candidatures étrangères et pré-requis techniques. Les candidats étrangers qui n’arrivent pas à obtenir le certificat de signature électronique mais également certaines difficultés techniques constituent un frein à la réponse à la réponse dématérialisée aux marchés public. - 17 juillet 2010

Publication du Guide pour les acheteurs publics de services de communications électroniques 2010 - OEAP - GEM ICE (date de publication : mai 2010) - 25 juin 2010

Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 1.0 du 31 mai 2010 (avec actualisation en octobre 2010)

Guide de la dématérialisation des marchés publics en projet - Publication des premiers résultats de l’enquête dématérialisation auprès des entreprises

Le Guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics a été publié au Journal Officiel du 31 décembre 2009 - 4 janvier 2010

Auteur du site Internet

  • Frédéric MAKOWSKI - Consultant en marchés publics d'informatique pour les collectivités et administrations
  • Formateur intervenant au CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale)
  • Master 2 Professionnel "Droit des contrats publics" Université de Nancy - Ingénieur ENSEA

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