La fourniture des documents de preuve dès le dépôt des plis n'est pas obligatoire pour tous les marchés publics

La nécessité de fournir les documents de preuve dès le dépôt des plis, c'est-à-dire au moment du dépôt de la candidature, dépend en effet de la procédure de passation du marché public utilisée.

Les facteurs influençant la production des moyens de preuve

Plusieurs éléments influencent le moment où la production des moyens de preuve est requise.

Le type de marché public, et la distinction principale se situe entre les marchés publics de défense ou de sécurité, et les autres marchés publics. Pour les premiers, la production des moyens de preuve est exigée dès le dépôt de candidature. En revanche, pour les seconds, la règle générale est la production sur demande de l'acheteur, généralement au stade de la vérification des candidatures.

La procédure de passation utilisée avec certaines procédures, comme la procédure restreinte avec limitation du nombre de candidats, impliquent une vérification des conditions de participation avant l'envoi des invitations à soumissionner. Dans ce cas, la production des moyens de preuve sera requise plus tôt dans la procédure.

Le type d'informations à prouver et si les informations requises sont directement et gratuitement accessibles via un système électronique, le candidat n'aura pas à produire de moyens de preuve.

L’existence d'une précédente consultation car si les documents demandés ont déjà été fournis par le candidat lors d'une consultation antérieure et qu'ils sont toujours valables, il n'aura pas à les fournir à nouveau.

Le principe général est la non-exigence des documents de preuve au dépôt de candidature

Pour les marchés publics autres que de défense ou de sécurité, la règle générale est que les candidats ne sont pas tenus de fournir les documents de preuve dès le dépôt de leur candidature. Ils doivent seulement fournir :

• Une déclaration sur l'honneur attestant qu'ils ne se trouvent dans aucun cas d'exclusion de la procédure de passation.
• Les informations demandées par l'acheteur pour lui permettre de s'assurer de leur aptitude à exercer l'activité professionnelle, de leur capacité économique et financière et de leurs capacités techniques et professionnelles.

Ce n'est qu'au stade de la vérification des candidatures que l'acheteur peut exiger la production de documents justificatifs et autres moyens de preuve.

Les exceptions quand la fourniture des documents de preuve est requise dès le dépôt des plis

Il existe toutefois des exceptions à ce principe de non-exigence des documents de preuve au stade du dépôt de candidature.

• Pour les marchés publics de défense ou de sécurité et contrairement aux marchés publics "classiques", les candidats à un marché public de défense ou de sécurité sont tenus de fournir les moyens de preuve des informations déclarées, y compris les documents justificatifs, dès le dépôt de leur dossier de candidature.
• Lorsque l'acheteur limite le nombre de candidats admis à participer à la suite d'une procédure restreinte, il doit vérifier les conditions de participation avant d'envoyer l'invitation à soumissionner. Cette vérification implique la production des documents justificatifs et autres moyens de preuve.
• Certains acheteurs, tels que les préfets, les administrations de l'État et les collectivités locales, peuvent accéder directement au bulletin n° 2 du casier judiciaire des candidats établis en France. Dans ce cas, les candidats n'ont pas à fournir ce document. Cependant, les acheteurs qui n'ont pas accès au bulletin n° 2, comme les offices publics de l'habitat ou les associations loi 1901, peuvent exiger des candidats une attestation sur l'honneur au stade du dépôt de la candidature.
• Si l'acheteur peut obtenir les informations directement et gratuitement via un système électronique (articles R. 2143-13 et R. 2343-14), le candidat n'a pas à les fournir. De même, le candidat n'est pas tenu de fournir à nouveau des documents déjà transmis lors d'une consultation précédente s'ils sont toujours valables (articles R. 2143-15 et R. 2343-15).

Annexes du CCP - Arrêté du ministre chargé de l’économie annexé au CCP

Annexe n° 4 : Arrêté fixant la liste des impôts, taxes, contributions ou cotisations sociales donnant lieu à la délivrance de certificats pour l’attribution des contrats de la commande publique.

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La ministre des armées, le ministre de l’économie et des finances et la ministre des outre-mer,

Vu le règlement (CE) n° 1221/2009 du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2009 concernant la participation volontaire des organisations à un système communautaire de management environnemental et d’audit (EMAS), abrogeant le règlement (CE) n° 761/2001 et les décisions de la Commission 2001/681/CE et 2006/193/CE ;

Vu le code de la commande publique, notamment ses articles R2143-11 et R2343-11,

Arrêtent :

Article 1

Pour les marchés publics de services, lorsque les opérateurs économiques ont besoin d’une autorisation spécifique ou doivent être membres d’une organisation spécifique pour pouvoir fournir, dans leur pays d’origine, le service concerné, l’acheteur peut leur demander de prouver qu’ils possèdent cette autorisation ou qu’ils appartiennent à cette organisation.

Article 2

I. - Dans la mesure où ils sont nécessaires à l’appréciation de la capacité économique et financière des candidats, l’acheteur peut notamment exiger un ou plusieurs des renseignements ou documents justificatifs suivants :

1° Déclaration concernant le chiffre d’affaires global du candidat et, le cas échéant, le chiffre d’affaires du domaine d’activité faisant l’objet du marché public, portant au maximum sur les trois derniers exercices disponibles en fonction de la date de création de l’entreprise ou du début d’activité de l’opérateur économique, dans la mesure où les informations sur ces chiffres d’affaires sont disponibles ;

2° Déclarations appropriées de banques ou, le cas échéant, preuve d’une assurance des risques professionnels pertinents ;

3° Bilans ou extraits de bilan, concernant les trois dernières années, des opérateurs économiques pour lesquels l’établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi.

II. - Si, pour une raison justifiée, l’opérateur économique n’est pas en mesure de produire les renseignements et documents demandés par l’acheteur, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout autre moyen considéré comme approprié par l’acheteur.

Article 3

I. - Dans la mesure où ils sont nécessaires à l’appréciation des capacités techniques et professionnelles des candidats, l’acheteur peut exiger un ou plusieurs renseignements ou documents figurant dans la liste ci-dessous. Pour les marchés publics autres que de défense ou de sécurité, cette liste est limitative.

1° Une liste des travaux exécutés au cours des cinq dernières années, assortie d’attestations de bonne exécution pour les travaux les plus importants. Le cas échéant, afin de garantir un niveau de concurrence suffisant, l’acheteur peut indiquer que les éléments de preuve relatifs à des travaux exécutés il y a plus de cinq ans seront pris en compte. Ces attestations indiquent le montant, la date et le lieu d’exécution des travaux et précisent s’ils ont été effectués selon les règles de l’art et menés régulièrement à bonne fin ;

2° Une liste des principales livraisons effectuées ou des principaux services fournis au cours des trois dernières années ou, pour les marchés publics de défense ou de sécurité, au cours des cinq dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Le cas échéant, afin de garantir un niveau de concurrence suffisant, l’acheteur peut indiquer que les éléments de preuve relatifs à des produits ou services pertinents fournis il y a plus de trois ans seront pris en compte. Les livraisons et les prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l’opérateur économique ;

3° Une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l’importance du personnel d’encadrement pendant les trois dernières années ;

4° Pour les marchés publics de travaux, de services ou pour les marchés publics de fournitures comportant également des travaux de pose et d’installation ou des prestations de services, l’indication des titres d’études et professionnels du candidat ou des cadres de l’entreprise, et notamment des responsables de prestation de services ou de conduite des travaux de même nature que celle du marché public ;

5° L’indication des techniciens ou des organismes techniques, qu’ils soient ou non intégrés au candidat, en particulier de ceux qui sont responsables du contrôle de la qualité et, lorsqu’il s’agit de marchés publics de travaux, auquel le candidat pourra faire appel pour l’exécution de l’ouvrage ;

6° Une description de l’outillage, du matériel et de l’équipement technique dont le candidat disposera pour la réalisation du marché public ;

7° La description de l’équipement technique ainsi que des mesures employées par le candidat pour s’assurer de la qualité et des moyens d’étude et de recherche de son entreprise ;

8° L’indication des systèmes de gestion et de suivi de la chaîne d’approvisionnement que le candidat pourra mettre en œuvre lors de l’exécution du marché public ;

9° L’indication des mesures de gestion environnementale que le candidat pourra appliquer lors de l’exécution du marché public ;

10° Des échantillons, descriptions ou photographies des fournitures ;

11° Des certificats établis par des instituts ou services officiels chargés du contrôle de la qualité et habilités à attester la conformité des fournitures par des références à certaines spécifications techniques. Toutefois, d’autres preuves de mesures équivalentes de garantie de la qualité produites par les candidats sont acceptées, si ceux-ci n’ont pas accès à ces certificats ou n’ont aucune possibilité de les obtenir dans les délais fixés ;

12° Des certificats de qualification professionnelle établis par des organismes indépendants. Dans ce cas, l’acheteur accepte tout moyen de preuve équivalent ainsi que les certificats équivalents d’organismes établis dans d’autres Etats membres ;

13° Lorsque les produits ou les services à fournir sont complexes ou que, à titre exceptionnel, ils doivent répondre à un but particulier, un contrôle effectué par l’acheteur ou, au nom de celui-ci, par un organisme officiel compétent du pays dans lequel le fournisseur ou le prestataire de services est établi, sous réserve de l’accord de cet organisme ; ce contrôle porte sur les capacités de production du fournisseur ou sur la capacité technique du prestataire de services et, si nécessaire, sur les moyens d’étude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures qu’il prendra pour contrôler la qualité ;

14° Dans les marchés publics de défense ou de sécurité uniquement :

a) Une description des sources d’approvisionnement dont le candidat dispose pour exécuter le marché public, pour faire face à d’éventuelles augmentations des besoins de l’acheteur par suite d’une crise ou pour assurer la maintenance, la modernisation ou les adaptations des fournitures faisant l’objet du marché public avec une indication de leur implantation géographique lorsqu’elle se trouve hors du territoire européen ;

b) Une description des règles internes en matière de propriété intellectuelle ;

c) Lorsqu’il s’agit de marchés publics qui font intervenir, nécessitent ou comportent des supports ou informations protégés ou classifiés dans l’intérêt de la sécurité nationale, les éléments mentionnés à l’arrêté du Premier ministre mentionné à l'article R2300-1 du code de la commande publique justifiant la capacité de traiter, stocker et transmettre ces informations au niveau de classification ou de protection exigé par l’acheteur.

II. - Dans les marchés publics de défense ou de sécurité, si, pour une raison justifiée, l’opérateur économique n’est pas en mesure de produire les références demandées par l’acheteur, il est autorisé à prouver ses capacités techniques ou professionnelles par tout autre moyen considéré comme approprié par l’acheteur.

Article 4

L’acheteur peut demander aux candidats qu’ils produisent des certificats de qualité attestant que l’opérateur économique se conforme à certaines normes d’assurance de qualité, y compris en ce qui concerne l’accessibilité pour les personnes handicapées. Ces certificats, délivrés par des organismes indépendants, sont fondés sur les normes européennes et certifiés par des organismes accrédités.

Lorsque l’acheteur demande la production de certificats établis par des organismes indépendants, attestant que l’opérateur économique se conforme à certains systèmes ou normes de gestion environnementale, il se réfère :

1° Soit au système de management environnemental et d’audit (EMAS) de l’Union européenne ;

2° Soit à d’autres systèmes de gestion environnementale reconnus conformément à l’article 45 du règlement (CE) n° 1221/2009 du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2009 susvisé ;

3° Soit à d’autres normes de gestion environnementale fondées sur les normes européennes ou internationales en la matière élaborées par des organismes accrédités.

L’acheteur accepte les certificats équivalents d’organismes établis dans d’autres Etats membres. Lorsqu’un opérateur économique n’a pas la possibilité d’obtenir ces certificats dans les délais fixés pour des motifs qui ne lui sont pas imputables, l’acheteur accepte d’autres mesures équivalentes pour autant que l’opérateur économique concerné établisse que les mesures proposées sont équivalentes à celles requises.

Article 5

Si l’objet ou les conditions d’exécution du marché public le justifient, l’acheteur peut exiger des renseignements relatifs à l’habilitation préalable ou à la demande d’habilitation préalable du candidat, en application des articles R2311-1 et suivants du code de la défense relatifs à la protection du secret de la défense nationale.

Article 6

Le cas échéant, les acheteurs utilisent la base de données e-Certis de la Commission européenne pour procéder aux vérifications des formes des documents de preuve ou des pièces justificatives des candidats.

Lorsque l’acheteur demande la production d’un certificat, d’une attestation ou d’un document de preuve particulier, il exige principalement celles de ces pièces justificatives qui sont référencées dans cette base.

Article 7

I. - Le présent arrêté est applicable aux marchés publics soumis au code de la commande publique, conclus par l’Etat ou ses établissements publics dans les îles Wallis et Futuna, en Polynésie française, en Nouvelle-Calédonie et dans les Terres australes et antarctiques françaises, sous réserve des dispositions suivantes :

1° Les alinéas 1 à 5 de l’article 4 sont ainsi rédigés :

« L’acheteur peut demander aux candidats qu’ils produisent des certificats de qualité attestant que l’opérateur économique se conforme à certaines normes d’assurance de qualité, y compris en ce qui concerne l’accessibilité pour les personnes handicapées. Ces certificats, délivrés par des organismes indépendants, sont fondés sur les normes locales, nationales ou internationales et certifiés par des organismes accrédités.

« Lorsque l’acheteur demande la production de certificats établis par des organismes indépendants, attestant que l’opérateur économique se conforme à certains systèmes ou normes de gestion environnementale, il se réfère à des normes de gestion environnementale fondées sur les normes locales, nationales ou internationales en la matière élaborées par des organismes accrédités. » ;

2° L’article 6 est supprimé.

II. - Pour l’application du présent arrêté à Saint-Barthélemy :

1° Les alinéas 1 à 5 de l’article 4 sont ainsi rédigés :

« L’acheteur peut demander aux candidats qu’ils produisent des certificats de qualité attestant que l’opérateur économique se conforme à certaines normes d’assurance de qualité, y compris en ce qui concerne l’accessibilité pour les personnes handicapées. Ces certificats, délivrés par des organismes indépendants, sont fondés sur les normes locales, nationales ou internationales et certifiés par des organismes accrédités.

« Lorsque l’acheteur demande la production de certificats établis par des organismes indépendants, attestant que l’opérateur économique se conforme à certains systèmes ou normes de gestion environnementale, il se réfère à des normes de gestion environnementale fondées sur les normes locales, nationales ou internationales en la matière élaborées par des organismes accrédités. » ;

2° L’article 6 est supprimé.

III. - Pour l’application du présent arrêté à Saint-Pierre-et-Miquelon :

1° Les alinéas 1 à 5 de l’article 4 sont ainsi rédigés :

« L’acheteur peut demander aux candidats qu’ils produisent des certificats de qualité attestant que l’opérateur économique se conforme à certaines normes d’assurance de qualité, y compris en ce qui concerne l’accessibilité pour les personnes handicapées. Ces certificats, délivrés par des organismes indépendants, sont fondés sur les normes locales, nationales ou internationales et certifiés par des organismes accrédités.

« Lorsque l’acheteur demande la production de certificats établis par des organismes indépendants, attestant que l’opérateur économique se conforme à certains systèmes ou normes de gestion environnementale, il se réfère à des normes de gestion environnementale fondées sur les normes nationales ou internationales en la matière élaborées par des organismes accrédités. » ;

2° L’article 6 n’est pas applicable.

Article 8

Le présent arrêté constitue l’annexe n° 9 du code de la commande publique.

Article 9

L’arrêté du 29 mars 2016 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés aux candidats aux marchés publics est abrogé.

Article 10

Le présent arrêté entre en vigueur le 1er avril 2019.

Il s’applique aux marchés publics pour lesquels une consultation est engagée ou un avis d’appel à la concurrence est envoyé à la publication à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Article 11

Les directrices des affaires juridiques et le directeur général des outre-mer sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

Fait le 22 mars 2019.

 

Textes relatifs à la commande publique - Sources juridiques

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Actualités de la commande publique

Remise d'échantillons, de maquettes et de prototypes dans le cadre de la passation des marchés publics - Mise à jour de la fiche technique de la DAJ en mai 2020 - 6 juin 2020.

Seuil de transmission au contrôle de légalité modifié au 1er janvier 2020. - 20 décembre 2019. [Le seuil de transmission au contrôle de légalité des marchés publics est de 214 000 euros HT à compter du 1er janvier 2020 il est passé à 215 000 € HT du 1er janvier 2022 au au 31 décembre 2023].

Jurisprudence marchés publics et autres contrats publics

TA Paris, 24 septembre 2024, n° 2423321 (Exigences excessives pour candidater. Annulation d’une procédure de passation d'un accord-cadre en raison d'irrégularités dans la définition des critères de sélection des candidatures. Le juge sanctionne la demande de renseignements non prévus par l'arrêté du 22 mars 2019 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés aux candidats et l'imprécision d'un critère portant sur la compréhension du projet. L’ordonnance rappelle aux acheteurs publics l'importance d'une définition rigoureuse des conditions de participation à un marché public, notamment dans le cadre d'une procédure avec négociation limitant le nombre de candidats admis à présenter une offre).

TA Lille, 1er septembre 2023, n° 2307335, Sté  Europe Services Propreté (Sélection des candidats admis à présenter une offre dans une procédure restreinte : Attention à ne pas excéder ce qui est exigible par l'arrêté du 22 mars 2019. Pour procéder à la sélection des candidats admis à présenter une offre, les informations exigées dans le règlement d'appel à candidatures est limité. Les informations demandées ne doivent pas excéder ce qu'il est possible d’exiger par application de l’arrêté du 22 mars 2019 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés pouvant être demandés aux candidats aux marchés publics (NOR : ECOM1830221A). Pour les marchés publics autres que de défense ou de sécurité, cette liste est limitative. Un EPCC a vu la procédure d’appel d’offres restreint annulée pour avoir demandé des informations dépassant les limites autorisées).

Voir également

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Fiches techniques DAJ de Bercy

Fiche DAJ 2020 - La remise d’échantillons, de maquettes et de prototypes dans le cadre de la passation des marchés publics (MAJ mai 2020).