Remise d'échantillons, de maquettes et de prototypes dans le cadre de la passation des marchés publics - Mise à jour de la fiche technique de la DAJ en mai 2020

6 juin 2020

La Direction des Affaires Juridiques (DAJ) de Bercy a mis à jour sa fiche technique relative à la production par les candidats ou soumissionnaires d'échantillons, de maquettes et de prototypes dans le cadre de la passation des marchés publics.

Dans le contexte des marchés publics, un échantillon fait généralement référence à un spécimen ou à un exemplaire représentatif d'un produit ou d'un service proposé dans le cadre d'un marché.

L'utilisation d'échantillons peut être requise dans certaines procédures d'achat pour permettre à l'acheteur de s'assurer de la qualité, des caractéristiques et de la conformité des produits ou services proposés par les soumissionnaires.

Un échantillon peut être demandé dans diverses situations, notamment :

• Pour évaluer la conformité d'un produit aux spécifications techniques ou aux normes exigées par l'acheteur.
• Pour permettre aux soumissionnaires de démontrer la qualité et les fonctionnalités de leurs produits ou services.
• Pour aider l'acheteur à prendre une décision éclairée en comparant les échantillons fournis par différents soumissionnaires.

Fiches de la DAJ de Bercy

Principe de la remise d'échantillons, de maquettes ou de prototypes

Le code de la commande publique autorise l'acheteur d'exiger des opérateurs économiques la remise d'échantillons, de maquettes ou de prototypes pour comparer les candidatures ou les offres.

Cette remise doit générer le versement d'une prime si l'investissement demandé est significatif. Le montant de la prime est indiqué dans les documents de la consultation. Ce montant est déduit de la rémunération du titulaire du marché. La remise de prestations dans le cadre d'un marché public de maîtrise d'oeuvre, d'un marché public de conception-réalisation ou d'un marché public global de performance est un investissement significatif nécessitant le versement d'une prime.

La remise d'échantillons peut être requis par l'acheteur au stade de la candidature ou de l'offre.

Comme toute exigence en matière de conditions de participation à la procédure de passation, cette demande doit être justifiée, liée et proportionnée à l'objet du marché public ou à ses conditions d’exécution (article L2142-1 du code de la commande publique).

L'acheteur doit veiller à ce que cette exigence ne constitue pas un début d'exécution des prestations (CE, 9 juillet 2007, syndicat EGF/BTP, n° 297711).

La remise d'échantillons au stade de la candidature ou de l'offre

La remise d'échantillons au stade de la candidature

L'acheteur peut exiger la production des renseignements et documents dont la liste figure dans l'arrêté du 22 mars 2019 fixant la liste des renseignements et des documents pouvant être demandés aux candidats aux marchés publics annexé au code de la commande publique.

Pour les marchés classiques, l'article R2143-11 du code de la commande publique précise que, pour vérifier que les candidats satisfont aux conditions de participation l'acheteur peut demander des « échantillons, descriptions ou photographies des fournitures ». Ces exigences ne s'appliquent que dans la mesure où ils sont nécessaires à l’appréciation des capacités techniques et professionnelles des candidats.

La remise d'échantillons au stade de l'offre

L'acheteur peut également exiger que les offres soient accompagnées d'échantillons, de maquettes ou de prototypes ainsi que de tout document permettant d'apprécier l'offre (Article R2151-15 du code de la commande publique).

Les modalités de remise des échantillons

 L'avis d'appel à la concurrence ou les documents de la consultation doivent mentionner l'exigence de remise d'échantillons par les opérateurs économiques.

Le règlement de la consultation ou les autres documents de la consultation doivent indiquer les modalités de remise des échantillons.

Les documents de la consultation doivent également mentionner si l'acheteur utilisera un sous-critère d''appréciation de la valeur technique des offres à l'aide des échantillons, lorsque, eu égard à sa nature et à l'importance de sa pondération ou hiérarchisation, ce sous-critère est susceptible d'exercer une influence sur la présentation des offres par les soumissionnaires (CE, 4 juillet 2012, no 352714, Ministre de la Défense). 

L'absence d'échantillons requis, ou leur réception postérieurement à la date limite, rend la candidature ou l'offre irrégulière.

Prestations et maquettes remises lors des marchés publics de maîtrise d'oeuvre, de conception-réalisation ou globaux de performance

La fiche de la DAJ distingue deux spécificités :

"La remise de prestation dans le cadre d'un marché public de maîtrise d'oeuvre, d'un marché public de conception-réalisation ou d'un marché public global de performance s'analyse nécessairement comme un investissement significatif".

Elle ajoute que "cette prime devra être réaliste et correspondre à l'investissement fourni par les candidats compte tenu du degré de précision demandé dans la remise de leurs prestations et de la complexité de l'opération". Le montant minimal d'indemnisation doit s'élever à 80% minimum du prix estimé des études à effectuer dans ces types de marchés.

Fiches de la DAJ de Bercy

Fiche technique DAJ - La remise d’échantillons, de maquettes et de prototypes dans le cadre de la passation des marchés publics - MAJ mai 2020.