Code de la commande publique > Deuxième partie : Marchés publics > Livre Ier : Dispositions générales > Titre III : Engagement de la procédure de passation > Chapitre II : Communications et échanges d’informations > Section unique : Dématérialisation des communications et échanges d’informations >  Sous-section 1 : Mise à disposition des documents de la consultation > Article R2132-1 à R2132-6

Renseignements complémentaires sur les documents de la consultation - Dématérialisation

Décret n° 2018-1075 du 3 décembre 2018 portant partie réglementaire du code de la commande publique

Article R2132-6 [Dématérialisation et renseignements complémentaires sur les documents de la consultation]

En cas de procédure formalisée, les renseignements complémentaires sur les documents de la consultation sont envoyés aux opérateurs économiques six jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres, pour autant qu’ils en aient fait la demande en temps utile.

Lorsque le délai de réception des offres est réduit pour cause d’urgence en application des dispositions du titre VI, ce délai est de quatre jours.

MAJ 12/11/23 - Source : Legifrance

Les renseignements complémentaires dans les marchés publics

L'article R2132-6 du Code de la commande publique prévoit que les acheteurs publics doivent répondre aux demandes de renseignements complémentaires des opérateurs économiques dans le cadre des procédures de passation des marchés publics. Cet article, faisant partie de la mise à disposition des documents de la consultation, est une disposition importante pour garantir l'information des candidats et l'égalité de traitement entre les soumissionnaires.

Ces demandes et échanges prennent la forme de questions/réponses adressées dans le cadre de la consultation. Il s'agit donc de demandes de précisions ou de compléments à l'acheteur avant la remise des offres.

L'objet de l'article R2132-6

L'article R2132-6 du Code de la commande publique précise les conditions dans lesquelles l'acheteur doit répondre aux demandes de renseignements complémentaires des entreprises candidates à un marché public.

Cet article s'inscrit dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique visés à l'article L3 du CCP : Liberté d'accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats et transparence des procédures.

Il vise à permettre aux opérateurs économiques de disposer de toutes les informations nécessaires avant de remettre leur offre, gage de propositions pertinentes et adaptées.

Le champ d'application : les procédures formalisée

L'article R2132-6 s'applique à l'ensemble des procédures formalisées de passation des marchés publics, qu'il s'agisse d'un appel d'offres ouvert, restreint ou d'une procédure avec négociation ou d’un dialogue compétitif. En procédure adaptée les délais sont laissés à l’appréciation de l’acheteur et sous sa responsabilité. Dans ce dernier cas souvent les acheteurs adoptent la même règle. 

Il concerne les marchés publics de travaux, de fournitures et de services passés par les acheteurs soumis au Code de la commande publique.

La demande de renseignements complémentaires par les opérateurs économiques 

Les entreprises souhaitant répondre à un marché public ont la possibilité de demander à l'acheteur des informations supplémentaires sur le contenu des documents de la consultation. En principe une rubrique du règlement de consultation est réservée à cette fin.

Cette demande leur permet de lever toute ambiguïté ou imprécision éventuelle dans les documents de la consultation (règlement de la consultation, cahier des charges, CCTP, etc.) avant de remettre leur offre.

Les renseignements demandés peuvent porter sur différents aspects :

• Les renseignements administratifs
• L’obligation ou non de signer des documents dès le dépôt des plis
• Les pièces à fournir
• Les contraintes relatives à la sous-traitance et aux groupements
• La nature des prestations attendues
• Les normes techniques applicables
• Les modalités d'exécution des prestations
• Les critères de sélection des offres
• Le déroulement de la procédure
• etc.

Cette procédure de questions/réponses vise à permettre aux entreprises de disposer de toutes les informations nécessaires pour élaborer leur proposition technique et financière mais également sur les aspects administratifs.

Une demande suffisamment tôt

Les opérateurs économiques doivent formuler leur demande de renseignements en temps utile, de sorte que l'acheteur puisse y répondre dans le délai réglementaire.

En pratique, les entreprises ont intérêt à adresser leurs questions au moins 2 semaines avant la date limite de remise des offres pour s'assurer d'obtenir les compléments d'information et pouvoir en tenir compte.

Evidemment c'est rarement le cas, car répondre à des marchés publics c'est souvent une course contre la montre y compris pour le dépôt électronique des plis qui engendre parfois des catastrophes.

Sur la forme des demandes des opérateurs économiques

Les demandes de renseignements complémentaires doivent être formulées par écrit, de préférence sur le profil d'acheteur ou par courriel lorsque la procédure le permet.

Cela permet d'assurer la traçabilité des échanges, contrairement aux demandes orales.

Les candidats doivent veiller à ce que leurs questions soient précises et en lien direct avec le dossier de consultation. Parfois il est nécessaire de poser la question de nouveau si la réponse est imprécise.

Les obligations de l'acheteur public

L'acheteur est tenu de répondre aux demandes de renseignements complémentaires des opérateurs économiques, sous certaines conditions.

Le délai de réponse de l'acheteur aux demandes de renseignements

Le CCP prévoit un délai minimum d’envoi des renseignements complémentaires aux opérateurs économiques sachant que les délais peuvent être réduits pour les marchés publics de défense ou de sécurité. 

D'après l'article R2132-6 du Code de la commande publique, l'acheteur doit communiquer les renseignements demandés au plus tard 6 jours avant la date limite de remise des offres. Ce délai est réduit à 4 jours en cas de procédure d'urgence. (CE, 9 février 2004, n° 259369, Communauté urbaine de Nantes).  

L'acheteur est lié par le délai de communication des renseignements complémentaires prévu dans les documents de la consultation (CE, 19 mars 1997, n° 171140, Ministre de l’Agriculture c/ Sté Bull. Communication d'informations complémentaires la veille de la date limite de remise des offres, ne laissant pas un délai suffisant aux candidats. Acheteur ayant communiqué aux candidats la veille de la date impartie aux candidats pour la remise de la dernière offre complète, un document contenant des exigences nouvelles relatives aux résultats à atteindre en ce qui concerne les temps de réponse du système informatique, constituant l'un des objets principaux du marché.

L'objectif est de laisser un temps suffisant aux entreprises pour prendre en compte ces informations avant de remettre leur proposition.

L'égalité de traitement entre les candidats

Les réponses apportées par l'acheteur doivent être communiquées à l'ensemble des candidats ayant retiré le dossier de consultation (CE, 22 janvier 2007, n°294290, STIF. Cette décision rappelle que les réponses aux questions des candidats doivent être diffusées à l'ensemble des soumissionnaires par tout moyen. S'agissant d'une procédure adaptée la procédure de publicité et mise en concurrence tient compte, notamment, du montant, de la nature et de la complexité de leurs besoins ainsi que du degré de concurrence entre les entreprises concernées et des conditions dans lesquelles les contrats sont passés. En l'espèce l’acheteur « n'a pas manqué à ses obligations de publicité et de mise en concurrence en indiquant par courrier électronique, en réponse à la question d'un candidat, que les honoraires devaient correspondre à des tarifs horaires, dès lors que ce courrier a été diffusé à l'ensemble des personnes qui avaient demandé un dossier pour déposer leur candidature »).

Cette diffusion garantit le respect du principe d'égalité de traitement entre les soumissionnaires codifié à l'article L3 du code de la commande publique, qui doivent disposer des mêmes informations.

La transmission des renseignements complémentaires

La communication des réponses aux demandes de précisions doit se faire par écrit, sur le profil d'acheteur ou par courriel lorsque la procédure le permet. Pour preuve de diffusion, l'acheteur peut demander un accusé de réception électronique aux destinataires. Cette possibilité est gérée par les profils d’acheteur.

La traçabilité des échanges

L'acheteur doit conserver la trace de tous les échanges intervenus dans le cadre des renseignements complémentaires. Cela permet de prouver le respect des obligations en cas de contentieux ultérieur. L'acheteur doit archiver les questions posées par les candidats et les réponses apportées.

Les renseignements complémentaires transmis par l'acheteur aux entreprises doivent être cohérents

Détail quantitatif estimatif et degré d’information que doit fournir le pouvoir adjudicateur aux candidats à un marché public s’agissant de la répartition prévisionnelle des commandes. Obligation de fournir toutes les informations utiles aux candidats. Renseignements complémentaires comportant des incohérences. Information incomplète et erronée fournie aux entreprises candidates dans le CCTP. Définition des besoins. Détention d’informations privilégiées sur la répartition des commandes par un opérateur économique). En l'espèce les offres de prix des candidats, en vertu du règlement de consultation, devaient être évaluées à partir d'une simulation basée sur l'état de consommation du marché en 2016. La quantité totale des commandes de l'année 2016 figurait à l'annexe 6 du cahier des charges techniques particulières (CCTP), cette annexe ne permettait pas de distinguer, au sein des commandes des centres de gestion, la répartition entre coffrets de 20 et de 50 " kits ", et le tableau transmis aux candidats le 7 septembre 2018, soit le jour de l'expiration du délai qui leur était imparti pour demander des renseignements complémentaires. Le tableau comportait des incohérences, ne permettait pas de déterminer la périodicité des volumes indiqués et comprenait des données ne correspondant pas à celles figurant dans une des annexes (CE, 12 juillet 2019, n° 429782, CNAM).

Incidence de l'absence de réponses aux demandes de renseignements complémentaires

Absence de réponses aux demandes de renseignements complémentaires d’un candidat entrainant l’annulation de la procédure de passation du marché. Non-respect du règlement de consultation constituant un manquement aux obligations de publicité et de mise en concurrence. Les acheteurs publics doivent respecter scrupuleusement les règles qu'ils ont eux-mêmes fixées dans les documents de consultation, notamment en ce qui concerne les demandes de renseignements complémentaires des candidats. Le non-respect de ces règles peut constituer un manquement aux obligations de publicité et de mise en concurrence, susceptible d'être sanctionné par le juge du référé précontractuel. Les candidats doivent disposer de toutes les informations nécessaires pour comprendre les besoins de l'acheteur et présenter une offre pertinente. L'absence de réponse à des questions légitimes peut léser les candidats et vicier la procédure (TA Poitiers, 21 mai 2024, n° 2401010). 

Les limites des modifications apportées

La procédure de questions/réponses ne doit pas aboutir à une modification substantielle des conditions initiales de la consultation, qui fausserait le jeu de la concurrence entre les soumissionnaires.

Seules des précisions mineures sont admises après le lancement de la procédure.

En cas d'erreur majeure dans les documents de la consultation, l'acheteur doit publier un avis rectificatif et prolonger les délais de remise des offres voire relancer la consultation.

Conseils pratiques aux entreprises candidates

Posez vos questions le plus tôt possible dans les délais

Formulez vos demandes par écrit sur le profil acheteur

Assurez-vous d'avoir accusé réception des réponses

Vérifiez que les réponses ne modifient pas abusivement le marché ainsi que la cohérence des réponses (Voir jurisprudence CNAM précitée).