Communication et échanges d’informations

(Code de la commande publique - Deuxième partie : Marchés publics)

 Certaines règles sont à respecter pour la dématérialisation des communications et des échanges d'informations dans le cadre d'une procédure de passation de marché. Sauf exceptions les communications et les échanges d'informations sont effectués par voie électronique. Ces dispositions définissent les documents de la consultation, les modalités pour les mettre à disposition des opérateurs économiques et les règles d'accès, le profil d'acheteur, le délai d’accès au DCE, la transmission des renseignements complémentaires. Elles traitent également de la confidentialité de certaines informations et de la définition d'un moyen de communication électronique qui doit être non-discriminatoire et garantir la confidentialité et la sécurité des transactions. Enfin, elles évoquent les règles pour l'utilisation d'outils spécifiques qui peuvent être requis dans certaines situations.

Règles de mise à disposition des documents de la consultation - Dématérialisation des communications et échanges d’informations

Pour la dématérialisation des communications et échanges d’informations  la mise à disposition des documents de la consultation répond aux règles suivantes du CCP :

• Définition des documents de la consultation qui sont les documents fournis par l’acheteur pour définir son besoin et décrire les modalités de la procédure de passation. Les informations fournies doivent être  suffisamment précises.
• Mise à disposition gratuite aux opérateurs économiques des documents de la consultation  à compter de la publication de l'avis d'appel à la concurrence, sous réserve du cas particulier prévu par l’article R2132-5.
• Définition du profil d’acheteur qui est la plateforme de dématérialisation permettant notamment de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires.
• Règles pour l’accès aux documents de la consultation sur le profil d’acheteur dans des cas particuliers (avis de préinformation, avis périodique indicatif, existence d’un système de qualification).
• Dispositions relatives à certains documents de la consultation qui ne sont pas publiés sur le profil d’acheteur dont notamment la confidentialité de certaines informations.
• Dispositions relatives à certains documents de la consultation trop volumineux pour être téléchargés depuis le profil d’acheteur.
• Renseignements complémentaires sur les documents de la consultation en cas de procédure formalisée et délai de six jours imposé à l’acheteur.

Support des communications et échanges d’information dématérialisés

Le support des communications et les échanges d’informations répondent aux règles suivantes du CCP :

• Modalités de communications et les échanges d’informations de la passation du marché concerné : échanges par voie électronique.
• Définition d’un moyen de communication électronique qui est un équipement électronique de traitement, y compris la compression numérique, et de stockage de données diffusées, acheminées et reçues par fils, par radio, par moyens optiques ou par d’autres moyens électromagnétiques.
• Non-discrimination et accès. Les moyens de communication électronique ainsi que leurs caractéristiques techniques ne sont pas discriminatoires et ne restreignent pas l’accès des opérateurs économiques à la procédure de passation. Ils sont communément disponibles et compatibles avec les technologies de l’information et de la communication généralement utilisées.
• Confidentialité et la sécurité. L’acheteur assure la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible selon des modalités figurant dans un arrêté.
• Communications, échanges et stockage d’informations assurant l’intégrité des données et la confidentialité des candidatures, des offres et des demandes de participation
• Règles pour l’exigence d’utilisation d’outils et de dispositifs qui ne sont pas communément disponibles, tels que des outils de modélisation électronique des données du bâtiment ou des outils similaires.

Cadre juridique et code de la commande publique

Dématérialisation des communications et échanges d’informations

Article L2132-2

Les communications et les échanges d'informations effectués dans le cadre de la procédure de passation d'un marché sont réalisés par voie électronique, selon des modalités et sous réserve des exceptions prévues par voie réglementaire.

Source : Article L2132-2 du code de la commande publique.

Section 2 : Dématérialisation des communications et échanges d’informations (Article L2132-2)

Sous-section 1 : Mise à disposition des documents de la consultation

Dématérialisation et documents de la consultation : définition et fonction

Article R2132-1

Les documents de la consultation sont l’ensemble des documents fournis par l’acheteur ou auxquels il se réfère afin de définir son besoin et de décrire les modalités de la procédure de passation, y compris l’avis d’appel à la concurrence. Les informations fournies sont suffisamment précises pour permettre aux opérateurs économiques de déterminer la nature et l’étendue du besoin et de décider de demander ou non à participer à la procédure.

Source : Article R2132-1 du code de la commande publique.

Mise à disposition des documents de la consultation sur le profil d’acheteur

Article R2132-2

Modifié par Décret n° 2019-1344 du 12 décembre 2019 - art. 1 / Modifié par Décret n° 2018-1225 du 24 décembre 2018 - art. 12

Les documents de la consultation sont gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques. Pour les marchés qui répondent à un besoin dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 40 000 euros hors taxes et dont la procédure donne lieu à la publication d’un avis d’appel à la concurrence, cette mise à disposition s’effectue sur un profil d’acheteur à compter de la publication de l’avis d’appel à la concurrence selon des modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe du présent code.

Lorsque les spécifications techniques sont fondées sur des documents gratuitement disponibles par des moyens électroniques, l’indication de la référence de ces documents est considérée comme suffisante.

L’avis d’appel à la concurrence, ou le cas échéant l’invitation à confirmer l’intérêt, mentionne l’adresse du profil d’acheteur sur lequel les documents de la consultation sont accessibles.

Source : Article R2132-2 du code de la commande publique.

Définition du profil d’acheteur

Article R2132-3

Le profil d’acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires. Un arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe du présent code détermine les fonctionnalités et les exigences minimales qui s’imposent aux profils d’acheteur.

Source : Article R2132-3 du code de la commande publique.

Délai d’accès aux documents de la consultation sur le profil d’acheteur

Article R2132-4

Lorsque l’appel à la concurrence est effectué au moyen d’un avis de préinformation ou d’un avis périodique indicatif, l’accès aux documents de la consultation sur le profil d’acheteur est offert à compter de l’envoi de l’invitation à confirmer l’intérêt.

Lorsque l’appel à la concurrence est effectué au moyen d’un avis sur l’existence d’un système de qualification, l’accès aux documents de la consultation sur le profil d’acheteur est offert dès que possible et au plus tard à la date d’envoi de l’invitation à soumissionner.

Source : Article R2132-4 du code de la commande publique.

Dématérialisation et documents de la consultation non publiés sur le profil d’acheteur

Article R2132-5

Modifié par Décret n° 2018-1225 du 24 décembre 2018 - art. 12

Lorsque certains documents de la consultation ne sont pas publiés sur le profil d’acheteur pour une des raisons mentionnées aux articles R2132-12 et R2132-13, l’acheteur indique, dans l’avis d’appel à la concurrence ou l’invitation à confirmer l’intérêt, les moyens par lesquels ces documents peuvent être obtenus.

Lorsque certains documents de la consultation ne sont pas publiés sur le profil d’acheteur parce que l’acheteur impose aux opérateurs économiques des exigences visant à protéger la confidentialité de certaines informations, celui-ci indique, dans l’avis d’appel à la concurrence, dans l’invitation à confirmer l’intérêt ou, lorsque l’appel à la concurrence est effectué au moyen d’un avis sur l’existence d’un système de qualification, dans les documents de la consultation, les mesures qu’il impose en vue de protéger la confidentialité des informations ainsi que les modalités d’accès aux documents concernés.

Lorsque certains documents de la consultation sont trop volumineux pour être téléchargés depuis le profil d’acheteur, l’acheteur indique dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans l’invitation à confirmer l’intérêt les moyens électroniques par lesquels ces documents peuvent être obtenus gratuitement.

Source : Article R2132-5 du code de la commande publique.

Dématérialisation et renseignements complémentaires sur les documents de la consultation

Article R2132-6

En cas de procédure formalisée, les renseignements complémentaires sur les documents de la consultation sont envoyés aux opérateurs économiques six jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres, pour autant qu’ils en aient fait la demande en temps utile.

Lorsque le délai de réception des offres est réduit pour cause d’urgence en application des dispositions du titre VI, ce délai est de quatre jours.

Source : Article R2132-6 du code de la commande publique.

Sous-section 2 : Support des communications et échanges d’informations

Dématérialisation - Communications et échanges d’informations par voie électronique

Article R2132-7

Sous réserve des dispositions des articles R2132-11 à R2132-13, les communications et les échanges d’informations lors de la passation d’un marché en application du présent livre ont lieu par voie électronique.

Un moyen de communication électronique est un équipement électronique de traitement, y compris la compression numérique, et de stockage de données diffusées, acheminées et reçues par fils, par radio, par moyens optiques ou par d’autres moyens électromagnétiques.

Source : Article R2132-7 du code de la commande publique.

Dématérialisation - Moyens de communication électronique et caractéristiques techniques non discriminatoires

Article R2132-8

Les moyens de communication électronique ainsi que leurs caractéristiques techniques ne sont pas discriminatoires et ne restreignent pas l’accès des opérateurs économiques à la procédure de passation. Ils sont communément disponibles et compatibles avec les technologies de l’information et de la communication généralement utilisées.

Ils répondent à des exigences minimales figurant dans un arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe au présent code.

Source : Article R2132-8 du code de la commande publique.

Confidentialité et sécurité des transactions sur un réseau informatique

Article R2132-9

L’acheteur assure la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible selon des modalités figurant dans un arrêté du ministre chargé de l’économie figurant en annexe au présent code. Les frais d’accès au réseau restent à la charge de l’opérateur économique.

Les communications, les échanges et le stockage d’informations sont effectués de manière à assurer l’intégrité des données et la confidentialité des candidatures, des offres et des demandes de participation et à garantir que l’acheteur ne prend connaissance de leur contenu qu’à l’expiration du délai prévu pour leur présentation.

Source : Article R2132-9 du code de la commande publique.

Support des communications et échanges d’informations

Article R2132-10

L’acheteur peut, si nécessaire, exiger l’utilisation d’outils et de dispositifs qui ne sont pas communément disponibles, tels que des outils de modélisation électronique des données du bâtiment ou des outils similaires.

Dans ce cas, il offre un ou plusieurs des moyens d’accès mentionnés à l'article R2132-14, jusqu’à ce que ces outils et dispositifs soient devenus communément disponibles aux opérateurs économiques.

Source : Article R2132-10 du code de la commande publique.

Copie de sauvegarde des documents

Article R2132-11

Les candidats ou soumissionnaires peuvent adresser à l'acheteur une copie de sauvegarde des documents transmis par voie électronique dans des conditions fixées par un arrêté du ministre chargé de l'économie annexé au présent code. Cette copie ne peut être prise en considération que si elle est parvenue à l'acheteur dans le délai prescrit pour le dépôt, selon le cas, des candidatures ou des offres.

NOTA : Conformément à l'article 8 du décret n° 2022-1683 du 28 décembre 2022, ces dispositions s'appliquent aux marchés publics et aux contrats de concession pour lesquels une consultation est engagée ou un avis d'appel à la concurrence est envoyé à la publication à compter du 1er janvier 2023.

Source : Article R2132-11 du code de la commande publique.

Exceptions aux moyens de communication électronique

Article R2132-12

L’acheteur n’est pas tenu d’utiliser des moyens de communication électronique dans les cas suivants :

1° Pour les marchés mentionnés aux articles R2122-1 à R2122-11 et répondant à un besoin dont la valeur estimée est inférieure aux seuils de procédure formalisée ;

2° Pour les marchés de services sociaux et autres services spécifiques mentionnés au 3° de l’article R2123-1 et à l'article R2123-2.

3° Lorsque, en raison de la nature particulière du marché, l’utilisation de moyens de communication électroniques nécessiterait des outils, des dispositifs ou des formats de fichiers particuliers qui ne sont pas communément disponibles ou pris en charge par des applications communément disponibles ;

4° Lorsque les applications prenant en charge les formats de fichier adaptés à la description des offres utilisent des formats de fichiers qui ne peuvent être traités par aucune autre application ouverte ou communément disponibles ou sont soumises à un régime de droit de propriété intellectuelle et ne peuvent être mises à disposition par téléchargement ou à distance par l’acheteur ;

5° Lorsque l’utilisation de moyens de communication électroniques nécessiterait un équipement de bureau spécialisé dont les acheteurs ne disposent pas communément ;

6° Lorsque les documents de la consultation exigent la présentation de maquettes, de modèles réduits, de prototypes ou d’échantillons qui ne peuvent être transmis par voie électronique ;

7° Lorsque l’utilisation d’autres moyens de communication est nécessaire en raison soit d’une violation de la sécurité des moyens de communication électroniques, soit du caractère particulièrement sensible des informations qui exigent un degré de protection extrêmement élevé ne pouvant pas être assuré convenablement par l’utilisation de moyens de communication électroniques dont disposent communément les opérateurs économiques ou qui peuvent être mis à leur disposition par un des moyens d’accès mentionnés à l'article R2132-14.

Source : Article R2132-12 du code de la commande publique.

Support des communications et échanges d’informations

Article R2132-13

Lorsque l’acheteur n’utilise pas de moyens de communication électroniques en application de l’article R2132-12, il l’indique dans l’avis d’appel à la concurrence ou, en l’absence d’un tel avis, dans les documents de la consultation.

Les raisons pour lesquelles d’autres moyens de communication sont utilisés, sont indiquées dans le rapport de présentation mentionné aux articles R2184-1 à R2184-6 pour les pouvoirs adjudicateurs et dans les documents conservés en application des articles R2184-7 à R2184-10 pour les entités adjudicatrices.

Pour chaque étape de la procédure, les candidats et soumissionnaires appliquent le même mode de transmission à l’ensemble des documents qu’ils transmettent à l’acheteur.

Source : Article R2132-13 du code de la commande publique.

Autres moyens d’accès appropriés

Article R2132-14

L’acheteur est réputé offrir d’autres moyens d’accès appropriés dans tous les cas suivants :

1° Lorsqu’il offre gratuitement un accès sans restriction, complet et direct par moyen électronique aux outils et dispositifs mentionnés au premier alinéa de l’article R2132-10 à partir de la date de publication de l’avis d’appel à la concurrence ou de la date d’envoi de l’invitation à confirmer l’intérêt ou, en l’absence d’un tel avis ou d’une telle invitation, à compter du lancement de la consultation. Le texte de l’avis ou de l’invitation à confirmer l’intérêt précise l’adresse internet à laquelle ces outils et dispositifs sont accessibles ;

2° Lorsqu’il veille à ce que les opérateurs économiques n’ayant pas accès à ces outils et dispositifs ni la possibilité de se les procurer dans les délais requis, à condition que l’absence d’accès ne soit pas imputable à l’opérateur économique concerné, puissent accéder à la procédure de passation du marché en utilisant des jetons provisoires mis gratuitement à disposition en ligne ;

3° Lorsqu’il assure la disponibilité d’une autre voie de présentation électronique des offres.

Source : Article R2132-14 du code de la commande publique.