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Instruction pour l’application du code des marchés publics (abrogée)

Annexe au décret no 2001-210 du 7 mars 2001 portant code des marchés publics (abrogé)

Titre II - DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Chapitre Ier - Détermination des besoins à satisfaire

Article 5

La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision par la personne publique avant tout appel à concurrence ou toute négociation non précédée d'un appel à concurrence. Le marché conclu par la personne publique doit avoir pour objet exclusif de répondre à ces besoins. 

5.1. Importance de la définition des besoins

On ne saurait trop insister sur l’importance de la définition des besoins de la personne publique. Ceux-ci doivent être identifiés avec précision en amont par les services utilisateurs. Cette phase préalable est essentielle, car le choix de la procédure et sa réussite dépendent de leur identification. Il convient donc de prendre le temps nécessaire pour une bonne appréciation de ces besoins.

Une parfaite évaluation des besoins n’est pas seulement une exigence juridique mais également une condition essentielle pour que l’achat soit réalisé dans les meilleures conditions économiques.

Le marché ne peut avoir d’autre objet que de répondre exactement aux besoins de la personne publique. Par besoins de la personne publique, on entend bien évidemment non seulement les besoins liés à son fonctionnement propre (exemple des achats de fournitures de bureaux, d’ordinateurs pour ses agents, de prestations d’assurance pour ses locaux, etc.), mais également tout le champ des besoins liés à son activité d’intérêt général et qui la conduisent à fournir des prestations à des tiers (transport scolaire par exemple).

Dans certains cas, l’étendue des besoins peut fortement varier suivant la durée de la période retenue et suivant le nombre de services auxquels la prestation est destinée. A cet égard, les marchés fractionnés (article 72) constituent un mode de contrat permettant de pallier les difficultés résultant de l’impossibilité, soit d’évaluer avec précision le volume ou le rythme des besoins à satisfaire lors de la conclusion du marché, soit de s’engager fermement sur la totalité de la prestation envisagée. Cependant, l’incertitude ne peut en aucun cas porter sur la définition même des besoins.

La bonne utilisation des deniers publics doit inciter les acheteurs à définir clairement leurs besoins, y compris lorsqu’ils envisagent, dans le respect des dispositions du code, de passer des marchés sans formalités préalables ou soumis à des modalités de passation allégées.

Dans le cadre de l’application de la loi MOP du 12 juillet 1985, le maître d’ouvrage a l’obligation en matière de constructions neuves comme en matière de réhabilitation ou de réutilisation d’exprimer son besoin en arrêtant le programme et l’enveloppe financière prévisionnelle de son opération.

5.2. La nécessité de professionnaliser l’achat public

La personne responsable du marché est invitée à se faire assister dans sa tâche par un véritable « service acheteur ». Ce service aura pour mission de prendre en compte les besoins exprimés par les services utilisateurs, de les évaluer et de les traduire dans les documents relatifs aux marchés à passer ; il sera amené à participer non seulement à la préparation des documents nécessaires aux différentes étapes de la passation du marché (avis de publicité, règlement de la consultation, lettre de consultation le cas échéant, cahier des charges, …) mais également à la définition préalable des éléments qui permettront, lors du processus de mise en concurrence et sur la base de critères objectifs adaptés à l’objet du marché, la sélection des candidats et le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse.

Pour aider l’acheteur public, un nouvel outil est disponible : la certification ISO des marchés publics..

Le recours à la certification ISO des procédures de marchés peut être utilisé afin de garantir la transparence et la régularité des passations, depuis le stade de la définition des besoins jusqu’à celui de l’attribution du marché. Cette démarche volontaire vise à concilier qualité et transparence, dont le niveau sera reconnu et concrétisé par un organisme extérieur à l’administration.

Afin de faire cohabiter exigences opérationnelles et juridiques, les personnes publiques peuvent soumettre leur processus d’achat à une démarche qualité, allant selon le cas de la tenue de simples réunions de planification des procédures à la description précise de processus de marchés.

Ces démarches qualité peuvent aboutir à la certification ISO des procédures d’achat public. Appliquée aux marchés publics, cette certification vise à prendre en compte simultanément trois exigences : régularité juridique, efficacité organisationnelle et économique en vue de la satisfaction de l’ensemble des acteurs concernés.

Selon son champ d’application, cette certification inclut l’identification, la définition, l’évaluation systématiques des besoins de la collectivité à l’occasion des phases d’élaboration, de passation et d’exécution des marchés publics, en vue de leur amélioration continue.

Ainsi mise en oeuvre, la certification aboutit notamment à garantir la conformité et la régularité des procédures d’achats aux règles du code des marchés publics et à professionnaliser les services opérationnels en les incitant à cerner et planifier les besoins et les procédures susceptibles d’y répondre.