Titre III - PASSATION DES MARCHES

Chapitre Ier - Organes de l’achat public

Article 23

Les convocations aux réunions de la commission mentionnée aux articles 21 et 22 doivent avoir été adressées à ses membres au moins cinq jours francs avant la date prévue pour la réunion.
Le quorum est atteint lorsque la moitié plus un des membres ayant voix délibérative sont présents.
Si, après une première convocation, ce quorum n'est pas atteint, la commission d'appel d'offres est à nouveau convoquée. Elle se réunit alors valablement sans condition de quorum.
La commission d'appel d'offres dresse procès-verbal de ses réunions. Tous les membres de la commission peuvent demander que leurs observations soient portées au procès-verbal.  

Cet article relatif au fonctionnement de la commission d’appel d’offres est commun à l’Etat et aux collectivités territoriales.

23.1. La convocation

Elle n’est soumise à aucune condition de forme.

Tous les membres composant une commission doivent être convoqués. La formalité est substantielle, qu’il s’agisse des membres à voix délibérative ou des membres à voix consultative. Son omission entache la procédure d’irrégularité. L’irrégularité due à l’absence de convocation n’est pas couverte par le fait que, sans participer à la délibération, l’intéressé a fait connaître son avis.

23.2. Le délai franc

Le délai franc de cinq jours se calcule ainsi : il ne comprend pas la date d’envoi de la convocation (dies a quo), ni celui de la réunion de la commission (dies ad quem). Si la commission doit se réunir le 8 mars, la convocation doit être envoyée le 2 mars. Si le 5 mai l’autorité compétente veut convoquer la commission, la réunion ne peut avoir lieu avant le 11 mai. Bien entendu, un délai plus long peut être utilisé.

Ce délai vaut également pour la deuxième convocation.

23.3. Le quorum

Le quorum est atteint lorsque plus de la moitié des membres à voix délibérative est présent.

Il est donc de 4 membres en ce qui concerne la région, le département et la commune de plus de 3500 habitants. Ce quorum est de trois membres pour les communes de moins de 3500 habitants. Il est de deux pour les établissements publics de santé. Il inclut nécessairement la personne du président de la commission.

Le quorum doit être atteint non seulement pour les débats, mais également lors du vote de la commission.

La condition de quorum disparaît lorsque, après une première convocation, le quorum n’ayant pas été atteint, il y a une deuxième convocation. On peut toutefois recommander la présence d’au moins deux membres à voix délibérative pour la tenue d’une réunion.

Les membres à voix consultative ne sont pas inclus dans le calcul du quorum. Leur absence, s’ils ont été également convoqués, n’empêche en aucune façon la tenue de la commission.

23.4. Le procès-verbal.

Au fur et à mesure des opérations d’ouverture, la commission d’appel d’offres dresse un procès-verbal qui n’est pas rendu public, c’est-à-dire qui n’est pas affiché, ni publié. Ce procès verbal est signé par les membres de la commission présents. Copie en est transmise à tous les membres de la commission.

La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) a toutefois estimé, dans un avis du 29 septembre 1992, que ce procès-verbal était communicable aux candidats qui en feraient la demande en application de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978. Les documents administratifs non nominatifs sont communicables aux termes de l’article 2 de la loi précitée.

En son article 6, cette loi prévoit un certain nombre d'exceptions à la communicabilité, notamment pour assurer le respect du secret en matière industrielle et commerciale et le secret de la vie privée. Si donc figuraient au procès-verbal des éléments susceptibles d'être frappés par l'un des secrets protégés, ils devraient être masqués.

Le Conseil d'Etat estime que la partie d'un contrat comportant les noms et prénoms du titulaire ne constitue pas, de ce seul fait, un document nominatif, mais il réserve le cas où le contrat aurait porté l'adresse ou la date de naissance de l'individu, éléments dont la divulgation n’est pas permise.

Pour faciliter éventuellement les opérations d’ouverture de plis, il est possible d’utiliser les modèles de formulaires de procès-verbal qui sont disponibles par voie électronique.