Accès des PME aux marchés publics dans l'Union Européenne - Marchés d’une valeur supérieure aux seuils fixés au niveau communautaire

15 décembre 2010

Un rapport sur l'évaluation de l'accès des PME aux marchés publics dans l'Union Européenne a été remis à la Commission européenne ; suite à une étude en la matière il permet d’évaluer dans quelle mesure les PME ont accès aux marchés publics d’une valeur supérieure aux seuils fixés au niveau communautaire. L'analyse statistique des marchés attribués montre que les PME, en particulier les micro-entreprises et petites entreprises, sont, en moyenne, sous-représentées dans les marchés publics d’un montant supérieur au seuil de l’UE.

Objectifs de l'étude sur l'ouverture des marchés publics aux PME

Les principaux objectifs de l'étude sont :

• d’évaluer dans quelle mesure les PME ont accès aux marchés publics d’une valeur supérieure aux seuils fixés au niveau communautaire,
• d’enregistrer les progrès réalisés depuis 2005,
• d’analyser les dispositions et facteurs susceptibles de favoriser la participation des PME,
• recenser les possibilités offertes par l’attribution électronique des marchés publics et l’utilisation de solutions innovantes liées à l’accès des PME aux contrats publics.

Le rapport fournit des propositions pour favoriser l'accès des PME aux marchés publics pour :  supprimer les obstacles, utiliser les systèmes électroniques, promouvoir l'innovation dans les marchés publics, encourager l'échange d'expériences et pour améliorer le stock d'informations.

L'étude analyse ensuite :

• Les tendances en matière de marchés publics d’un montant supérieur aux seuils communautaires de l’UE ;
• Les marchés publics et les petites et moyennes entreprises, avec les tendances générales des marchés remportés par des PME entre 2006 et 2008.
• Les pratiques en matière de marches publics sur le terrain avec notamment : L'accès aux informations relatives aux marchés publics, les obstacles pour accéder aux marchés publics, les mesures clés destinées à aider les PME en matière de réponse aux marchés publics.
• Les PME, les marchés publics électroniques et les utilisations des marchés publics en ligne (dématérialisation des procédures).
• Les PME et l'innovation dans les marchés publics.

Les recommandations proposées par le rapport pour améliorer l'accès des PME aux marchés publics

Au terme du rapport l'Union européenne et les Etats membres sont invités à mettre en oeuvre des mesures pour que les PME puissent obtenir une " part équitable" des marchés publics. Les acheteurs sont encouragés à recourir à la passation électronique des marchés publics. L'utilisation de pratiques innovantes pourrait contribuer à la stimulation de l'innovation des PME européennes. Les recommandations sont données sous cinq rubriques distinctes :

Mesures proposées pour supprimer les obstacles pour les PME

1. Simplifier les procédures d'appel d'offres et réduire la charge administrative.

• Stocker certains documents administratifs de manière électronique dans des profils de fournisseurs.

2. Améliorer la qualité des informations sur les marchés publics pour les entreprises

• Utiliser divers canaux de communication dont les moyens électroniques.
• Informer sur les exigences du pouvoir adjudicateur, les plans d'achats annuels, les offres à venir, ainsi que sur les appels d'offres publiés.
• Fournir des orientations sur la procédure ou sur la préparation des propositions commerciales.

3. Renforcer le dialogue entre les PME et les acheteurs.

• Organiser des réunions via des salons acheteurs/fournisseurs.
• Communiquer en amont du lancement de l'appel d’offre pour clarifier les exigences.
• Informer les entreprises évincées pour les aider à comprendre pourquoi leur offre n'a pas été sélectionnée et comment elles peuvent présenter de meilleures offres à l'avenir.

4. Avoir plus fréquemment recours aux accords-cadres

5. Encourager les mesures aidant à surmonter les capacités techniques et financières limitées des PME

• Favoriser l’allotissement (par tâche ou par zone géographique).
• Interdire le recours à des exigences techniques ou financières disproportionnées dans le cahier des charges.

6. Respecter les délais de paiement et payer les fournisseurs dans des délais plus courts que les délais légaux.

Mesures pour l’utilisation de systèmes électroniques

7. Promouvoir les outils électroniques d’attribution des marchés publics

• Le but est de permettre l'accès des PME aux marchés publics et les moyens qui y conduisent, devraient être explicités.

8. Former les utilisateurs du secteur public et les soumissionnaires

• Créer des services d’assistance pour l’utilisation efficace des nouveaux outils.
• S'assurer que les outils électroniques déployés sont conviviaux et appropriés pour les utilisateurs quelque soit le niveau de sophistication de l’équipement informatique.

9. Utiliser des plates-formes d'achat centralisées

• Il s’agit d’éviter la confusion résultant de la coexistence de multiples sources d'information, de différentes procédures électroniques et de nombreux modèles.
• La plate-forme devrait fournir des informations personnalisées sur les opportunités d'appel d'offres, appuyer le processus de soumission grâce à des retours et des vérifications (si la soumission électronique est possible) et garantir un niveau élevé d'interopérabilité.

10. Améliorer la normalisation et le partage des meilleures pratiques des marchés publics en ligne

Mesures visant à promouvoir l'innovation dans les marchés publics et l’achat d’innovation

11. Stimulation de l'innovation en Europe

• Introduire des éléments qui peuvent favoriser l'innovation et permettre aux PME innovantes de se développer.
• Ces éléments incluent notamment un examen des nouvelles technologies, la communication avec les fournisseurs potentiels pour préciser les besoins, le recours à des exigences fonctionnelles plutôt qu’à des spécifications techniques et l’autorisation de la soumission de variantes.

12. Prise en compte plus systématique de la dimension écologique

• Encourager les acheteurs à analyser les coûts sur l’ensemble du cycle de vie et à explorer les possibilités d'inclure des exigences environnementales dans leurs spécifications.

13. Pour promouvoir l'innovation, introduction d'achats publics avant commercialisation (procédure PCP)

Mesures pour encourager l'échange d'expériences

14. Promouvoir, auprès des décideurs des États , les dernières leçons et bonnes pratiques

• Créer des conditions égales pour les PME dans les marchés publics.
• Les résultats, notamment sur les marchés publics en ligne et les pratiques innovantes, devraient être mis en commun.

15. Poursuivre les activités de coopération et les réseaux entre experts dans l’UE

• De nouvelles activités d’enseignement mutuel.

Mesures pour améliorer le stock d'informations

16. Transmettre à la Commission les avis d’attribution de marché, dûment remplis,

• Les acheteurs publics devraient être tenus de transmettre à la Commission les avis d’attribution de marché, dûment remplis, concernant les appels d’offres au dessus du seuil (afin qu’ils soient publiés sur TED).
• La qualité des informations contenues dans l'avis doit être améliorée pour éviter les informations inexactes ou incomplètes.

17. Introduire un marqueur PME dans les avis d’attribution de marché SIMAP

• Le marqueur PME pourrait être ventilé en sous catégories micro, petites ou moyennes entreprises.
• Un tel marqueur permettrait de mesurer, à intervalles réguliers. l'accès des PME aux marchés au-dessus du seuil communautaire, de manière fiable, facile et efficace.

Tendances en matière de marchés publics d’un montant supérieur aux seuils de l’UE

Le nombre d’avis d’attribution de marché publié par le TED a augmenté régulièrement passant de 58.427 en 2002 à 122,653 en 2008. Cette augmentation est notamment liée  à l’entrée de nouveaux Etats membres en 2004 et 2007.

En 2008, les marchés transfrontaliers directs (lorsque le fournisseur est établi dans un pays différent de celui du pouvoir adjudicateur) ont représenté 1,5% de tous les contrats d’un montant supérieur aux seuils de l’UE qui ont été publiés.

Marchés publics et petites et moyennes entreprises

Tendances générales des marchés remportés par des PME entre 2006 et 2008

En termes de nombre de contrats gagnés, environ 60% des contrats d’un montant supérieur aux seuils communautaires ont été remportés par des PME. Les micro entreprises en ont gagné 18%, les petites entreprises 22% et les entreprises moyennes 20%.

En termes de montants des contrats remportés, ceci correspond à une part de marché de 33% pour les PME (6% pour les micro entreprises, 11% pour les petites entreprises et 16% pour les entreprises moyennes).

La part des marchés publics gagnés par les PME est toutefois inférieure de 14 à 21% à leur poids global dans l’économie.

Facteurs qui avantagent ou handicapent les PME qui souhaitent remporter des contrats publics

Les facteurs qui influencent ou non le succès dans l'attribution des marchés sont :

• Le mode de passation des marchés ne semble pas avoir d’influence : les PME
  remportent des procédures ouvertes, restreintes et négociées ainsi que des dialogues
  compétitifs dans des proportions similaires.
• Les critères d'attribution influent : ainsi les contrats attribués selon le critère de "l’offre économiquement la plus avantageuse"’ sont moins souvent remportés par des PME, pour lesquelles est plus favorable un sélection portant sur le critère du moins disant (offre au montant le plus bas).
• Le montant élevé de certains contrats est certainement le principal obstacle
  auquel se heurtent les PME pour accéder aux marchés publics (seuil de 300.000 euros).
• Le fractionnement des appels d’offres en lots est considéré comme un des meilleurs moyens permettant aux PME d’accéder aux contrats publics.

Pratiques en matière de marches publics sur le terrain

Accès aux informations relatives aux marchés publics,

Les sources d’information les plus fréquemment utilisées par les entreprises sont :

• les portails de marchés publics nationaux officiels ou commerciaux (60% des entreprises interrogées),
• les journaux et les publications professionnelles en décroissance (de 34% à 13%),
• les systèmes de communication électronique en augmentation.

Obstacles pour accéder aux marchés publics

Les principaux obstacles rencontrés par les entreprises en matière de marchés publics sont les suivants triés par ordre d'importance décroissante :

• Importance exagérée du prix
• Longs délais de paiement
• Paiements tardifs
• Pas de retour d’information
• Charges administratives
• Manque de clarté
• Possibilités limitées d’interaction
• Délais insuffisants pour la préparation des offres
• Critères financiers disproportionnés
• Manque d’informations sur les opportunités
• Evaluation non équitable des soumissions
• Critères techniques disproportionnés
• Valeur importante des contrats
• Interdiction de répondre conjointement aux critères  

Mesures clés destinées à aider les PME en matière de marchés publics

Les principales mesures susceptibles d'aider les PME en matière de marchés publics sont les suivants triés par ordre d'importance décroissante :

• Dialogue avec l’acquéreur public
• Moins de documents administratifs
• Remise de certains documents à un stade ultérieur
• Opportunité de répondre aux appels d’offre en ligne
• Plus d’informations gratuites sur les appels d’offre
• Utilisation de mécanismes et de listes de présélection
• Délais de soumission plus longs
• Contrats moins importants/utilisation de lots
• Formations pour les soumissionnaires
• Utilisation de contrats/accords cadres  

Pour tenter de résoudre les problèmes rencontrés par les PME pour accéder aux contrats publics les pouvoirs adjudicateurs privilégient les axes suivants :

• Prise en compte des capacités techniques et financières limitées des PME en autorisant une réponse conjointe en allotissant la consultation.
• Amélioration du dialogue avec les PME notamment avec les réponses aux questions et demandes de clarification (débriefing au Royaume-Uni).
• Simplification des procédures comme l'autorisation de compléter les documents après la remise des plis, afin que l’absence de certains documents n’entraîne pas systématiquement l’exclusion du soumissionnaire.

PME et marchés publics électroniques

L'utilisation de la dématérialisation des marchés publics est ici relativement répandue : 73% des acheteurs publics utilisent des outils électroniques d’attribution des marchés publics, la proportion étant même de 82% pour les entreprises. Il y a eu une forte augmentation depuis le rapport de 2007 (58% et 42 % à l'époque).

Les utilisations des marchés publics en ligne

Pour les entreprises utilisant les marchés publics en ligne, la dématérialisation est surtout utilisée pour obtenir des informations sur les appels d’offre et les documents de consultation (76% dont 38% des qui répondent par voie électronique). Les enchères électroniques sont peu utilisées.

Les principaux usages des marchés publics électroniques sont les suivants triés par ordre d'importance décroissante :  :

• Accès à la documentation sur l’appel d’offres
• Informations relatives aux opportunités
• Soumission de la totalité de la réponse à l’appel d’offres en ligne
• Soumission de certaines parties de la réponse à l’appel d’offres en ligne
• Informations sur l’évaluation de l’appel d’offre
• Enchères électroniques
• Procédure entièrement électronique  

Aussi bien les PME que les grandes entreprises jugent que la dématérialisation des procédures d’appels d’offres est intéressante.

Les points positifs et négatifs des marchés publics en ligne

Les entreprises candidates estiment que les points positifs sont essentiellement :

• un accès plus aisé à l’information;
• une plus grande source d’appels d’offres;
• une facilité de recherche des opportunités intéressantes ;
• un accès aisé à la documentation sur les appels d’offre ;
• un gain de temps et d’argent pendant la soumission ;
• une meilleure communication pendant la phase de soumission.

Au chapitre des désavantages pour les entreprises les marchés publics en ligne peuvent présenter des problèmes comme :

• une concurrence accrue,
• la possibilité offerte aux acquéreurs publics de grouper les contrats, augmentant ainsi la taille des contrats et réduisant le prix unitaire.

Quant aux obstacles cités qui empêchent les PME d’utiliser les outils ce sont surtout :

• un manque de connaissance des outils et procédures électroniques parmi le personnel responsable,
• plus rarement, des préoccupations liées à la sécurité des systèmes et au manque de ressources techniques,
• parfois des contraintes liées aux compétences en TIC et au manque de confiance,

PME, innovation et marchés publics

Les intérêts des solutions novatrices citées sont les suivants triés par ordre d'importance décroissante :

• Utilisation du critère EMAT (critère de l’offre économiquement la plus avantageuse)
• Communication approfondie avec le marché
• Accent mis sur les exigences de durabilité
• Bonne information préalable sur le marché
• Analyse des coûts sur l’ensemble du cycle de vie
• Autorisation de variantes
• Clause de ‘la meilleur technologie disponible
• Abandon des droits de propriété intellectuelle au fournisseur
• Spécifications fonctionnelles flexibles
• Accent mis sur les obligations sociales
• Formule de réserve d’une part des bénéfices
• Partage des bénéfices suite à la participation de tiers  

Accéder au rapport Ouverture des marchés publics aux PME.