Cliquer c'est acheter" - Guide de la DAJ sur la dématérialisation à l'intention des acheteurs publics

20 décembre 2006

Inciter les acheteurs publics à dématérialiser leurs procédures de marchés publics et les entreprises à répondre par voie électronique aux appels d'offres : tels sont les objectifs du dépliant publié par la DAJ. Le document prend la forme d'un guide synthétique simple, à destination des pouvoirs adjudicateurs.

Formation DEMATERIALISATION et DUME (J03)

Depuis le 1er janvier 2005, les acheteurs publics doivent accepter de recevoir les candidatures et les offres par voie électronique, c'est à dire qu'il ne peuvent plus refuser un tel mode de transmission dans les procédures formalisées uniquement. .

A compter de 2010, selon la déclaration ministérielle de Manchester du 24 novembre 2005 et au plan d’action i2010 de l’Union européenne, il est envisagé de rendre tous les marchés publics accessibles en ligne et que 50 % des marchés publics formalisés de l'Union Européenne soient passés par voie électronique.

La fiche propose des réponses aux principales questions des acheteurs publics en présentant les avantages de la dématérialisation.

Pourquoi dématérialiser les procédures de marchés publics ?

La dématérialisation du processus des échanges entre les acheteurs et les entreprises candidates procure notamment les avantages suivants :

• amélioration de l’efficacité des procédures d’achat
• faciliter l’accès des entreprises, et notamment les PME, aux marchés publics
• augmenter le nombre des fournisseurs de l'administration ainsi que leur qualité
• réduire la durée des procédures de passation des appels d'offres publics.

Quels sont les gains escomptés par l’acheteur en utilisant la voie électronique ?

L'utilisation de la voie dématérialisée permet notamment les gains suivants :

• réduction des coûts de publication des avis de publicité et de transmission des dossiers de consultation des entreprises (DCE)
• réduction des délais de réception des candidatures et des offres
• niveau de sécurité garanti par le recours à un profil d'acheteur, à la signature électronique connue des opérateurs économiques et par la traçabilité des étapes de la procédure de passation
• plus grande transparence des intentions d’acheter par la mise en ligne des avis de publicité

Les conditions pour que l’acheteur public soit prêt à la dématérialisation du processus

L'acheteur doit se préparer à la dématérialision et notamment :

• posséder un site dédié ou se rattacher à une plate-forme d’achat existante, que l’on appelle « profil d’acheteur »
• dématérialiser tous les dossiers de consultation des entreprises
• reconnaitre via son site les certificats de signature électronique référencés prévus par le code des marchés publics
• via le règlement de la consultation donner toutes les informations nécessaires pour dématérialiser

Les axes d’amélioration

L'acheteur peut également anticiper la mise en place des outils et notamment :

• disposer d’un certificat de signature électronique référencé pour notifier le marché électroniquement afin de ne pas rompre la chaîne dématérialisée
• familiariser davantage le service acheteur avec les outils électroniques
• pour les collectivités, signer une convention de dématérialisation avec le comptable et le juge des comptes
• organiser l’archivage des documents électroniques

L’entrée dans la dématérialisation peut se faire de manière graduelle et dépend en tout état de cause des fonctionnalités de son profil d’acheteur.

Quels documents dématérialiser ?

Une démarche technique et organisationnelle simple peut être mise en place en quelques étapes :

• envoyer l’avis de publication par téléprocédure et en le plaçant sur son profil d’acheteur ;
• mettre en ligne le document de consultation sur son profil d’acheteur ;
• prévoir la réception et le traitement électroniques des candidatures et des offres ;
• envoyer par voie dématérialisée les décisions d’attribution et les décisions concernant le choix du titulaire et le rejet des autres candidats ;
• dématérialiser la signature du marché et l’envoi de l’avis d’attribution ;
• dématérialiser la transmission du marché au contrôle de légalité et au comptable.

Dans le cas des marchés passés selon la procédure adaptée (MAPA), déterminer les conditions et les modalités les plus appropriées pour dématérialiser tout ou partie des étapes de la vie d’un marché, en s’inspirant, le cas échéant, des règles fixées pour les marchés formalisés.

Comment l’acheteur peut-il inciter les entreprises à dématérialiser ?

En leur rappelant que la plupart d’entre elles ont déjà acquis un certificat de signature électronique prévu par le code des marchés publics pour d’autres téléservices comme :

• la déclaration et le règlement de la TVA ((TéléTV@)
• la déclaration et le règlement des cotisations (Ducs)
• les déclarations sociales (Net-entreprises)
• la déclaration d’achat et ou de cession de véhicules (Téléc@rtegrise)
• l’envoi de factures dématérialisées
• la signature électronique de documents
• l’accès sécurisé à des comptes bancaires...

En leur indiquant qu’en cas de programme informatique malveillant leurs données transmises électroniquement peuvent être réparées et que l’envoi électronique de leurs candidature et offre peut être doublé par l’envoi d’une copie de sauvegarde.

En quoi cela contribue-t-il à la modernisation de l’action publique ?

C’est en optant pour la dématérialisation que l’acheteur public permets un recueil plus facile et plus ciblé de l’information.

L’acheteur public contribue efficacement à l’action de l’Observatoire économique de l’achat public (OEAP ), qui vise à mesurer la dématérialisation, en lui transmettant les informations sollicitées par le biais de sa plate-forme.

L’acheteur public aura une meilleure visibilité de l’achat public dématérialisé parce qu’il pourra consulter les statistiques résultant du recensement des marchés publics, se situer par rapport aux autres collectivités publiques et aux objectifs i2010 et observer l’évolution du processus de dématérialisation des marchés publics.

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"La dématérialisation des marches publics - cliquer c'est acheter" ! - Décembre 2006

• Voir également : "Cliquer c'est vendre" - Guide de la DAJ sur la dématérialisation à l'intention des entreprises dont les PME - Décembre 2006

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