Archivage électronique

Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 2.0 de décembre 2012

11. L’ARCHIVAGE DES MARCHES DEMATERIALISES

11.1. QUELS SONT LES DELAIS DE CONSERVATION DES DOSSIERS DE MARCHES ?

11.1.1. Quel est le droit commun des archives ?

Les modalités de conservation des archives publiques sont fixées d'un commun accord entre l'autorité qui les a produites ou reçues et l'administration des archives (articles L 211-1 et s. du code du patrimoine).

Pour décider de la DUA (durée d’utilité administrative) des dossiers de marchés, l'administration concernée et le service des archives tiennent compte du temps pendant lequel le document conserve un intérêt juridique ou pratique (valeur primaire de l’archive). A l’issue de cette durée,  l’intérêt patrimonial de certaines archives (intérêt historique, scientifique, sociologique, architectural…) justifie leur conservation définitive et leur versement dans un service public d’archives. Les autres archives sont éliminées conformément à la procédure classique (visa, bordereau d’élimination ou de versement).

Cette collaboration entre service producteur et service d’archives donne lieu à l'élaboration d'un document appelé "tableau de tri et de gestion" qui dresse, par producteur et grand domaine d’action administrative, la liste des types de documents concernés et qui affecte à chacun une DUA et un sort final (conservation totale ou après tris – avec explicitation de ces tris – élimination).

11.1.2.  Qu’en est-il pour l’archivage des marchés ?

Les DUA sont différentes selon les types de documents. L’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 en date du 28 août 2009, relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités  territoriales et structures  intercommunales, contient un chapitre 6 sur les marchés publics, qui peut s’appliquer aux marchés passés par les services de l’État. Cette instruction (67) est disponible sur le site de la direction des archives de France, à l’adresse suivante : www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3217. Un tableau fait le point sur les durées de conservation et le sort final des documents.

(67) Les textes de référence sur lesquels repose l’instruction sont les suivants : Règlement (CE) n° 1083/2006 du Conseil du 11 juillet 2006 portant dispositions générales sur le Fonds européen de développement régional, le Fonds social européen et le Fonds de cohésion, et abrogeant le règlement (CE) n° 1260/1999 ; le Code de commerce ; le Code des marchés publics ; le Code pénal ; le Code de procédure pénale, la Circulaire du Premier ministre NOR PRMX9803123C en date du 30 décembre 1998 relative à la procédure de passation des marchés publics : durée de conservation des dossiers présentés par les entreprises soumissionnaires qui n’ont pas été retenues, l’Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008 : durée d’utilité administrative des documents comptables détenus par les ordonnateurs.

Les durées d’utilité administrative sont, en principe, fixées :

• à 10 ans, délai justifié soit par le délai de la garantie décennale du constructeur, soit par les délais de prescription des faux en écriture publique ;
• à 5 ans : pour les documents relatifs à la publicité (DCE), aux offres non retenues (à réduire à
• 3 ans à compter de la clôture du programme pour les fonds européens) ; aux procédures infructueuses suivies ou non d’une nouvelle consultation, aux dossiers des entreprises et aux accusés de réception notifiant le caractère infructueux de la consultation et aux procédures sans suite.

Le sort final correspond :

• soit à la conservation à durée illimitée (pour les procès-verbaux des commissions d’ouverture des plis ou des commissions d’attribution, les rapports d’analyse des offres, listes annuelles des marchés publics) ;
• soit à la destruction avec visa de l’administration des archives ;
• soit aux tris dont les modalités sont définies, qui visent à conserver une part des documents pour une conservation à durée illimitée (par exemple, conserver à titre définitif les marchés de travaux intéressant l’histoire de l’architecture, de l’art ou des techniques, de la protection de l’environnement ou de l’aménagement du territoire).

Attention : Cas particuliers des documents électroniques, dans lesquelles est détecté un virus informatique.

La preuve de la présence du virus informatique est à conserver. Le virus lui-même ne doit jamais être conservé pour des raisons de sécurité. Si la détection a lieu lors de la phase de passation du contrat, un délai de conservation de cinq ans du document descriptif précité est conseillé.

11.2. COMMENT ARCHIVER LES DOSSIERS DE MARCHES PUBLICS DEMATERIALISES ?

Les dispositions du code du patrimoine relatives aux archives s’appliquent aux documents quel que soit leur support. Leur durée d’archivage suit les règles énoncées ci-dessus.

La décision d’archiver appartient à l’acheteur public et à l’administration des archives.

La vérification de la validité des signatures électroniques est effectuée, lors de l’ouverture des plis. Le résultat de cette vérification doit être conservé, par exemple avec le procès-verbal d’ouverture des plis.

11.2.1.  Quels sont les concepts généraux de l’archivage de documents électroniques ?

Qu’est-ce qu’un document numérique ?

Un document électronique est une donnée numérique indissociable des équipements logiciels et matériels capables de l’interpréter et de la rendre intelligible. Pour le préserver, il faut donc conserver l’objet physique lui-même (donnée numérique) et la capacité de rendre la donnée intelligible.

Quel est l’enjeu des formats d’encodage ?

La question des formats d'encodage des documents est une question primordiale.

Un format informatique est une convention pour représenter une donnée sous forme numérique.

Le « Guide méthodologique formats » (Service Interministériel des Archives de France, 26 mai 2011) précise que ce format peut être : spécifié, ouvert, normalisé, standardisé, propriétaire. Un format est dit spécifié lorsqu’il est suffisamment décrit pour en développer une implémentation complète. Un format ouvert est légalement exempté de droits d'utilisation et sa description est publique. Il est alors compréhensible et interopérable. Le guide rappelle que l'article 4 de la Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique définit un format ouvert : “On entend par standard ouvert tout protocole de communication, d'interconnexion ou d'échange et tout format de données interopérable et dont les spécifications techniques sont publiques et sans restriction d'accès ni de mise en œuvre.”

Ainsi, un format « ouvert » est un format non seulement « spécifié » mais, de plus, « accessible » et « interopérable ». Les notions de format ouvert et de format libre sont très proches. Cependant, un format sera qualifié de libre uniquement si aucune restriction juridique ne lui est applicable. Un format est normalisé, quand la description du format est adoptée par un organisme de normalisation. Un format est dit propriétaire, si son cadre d'utilisation est contrôlable par une personne ou une entité juridique. Ce droit peut s'établir, par exemple, via  le droit d’auteur, le brevet ou le copyright. Cependant même si l'utilisation du format est contrôlable, cela ne signifie pas qu'elle soit obligatoirement contrôlée. Ainsi, précise le « Guide méthodologique formats », le format PDF est ouvert, « car ses spécifications sont libres d’accès et que son propriétaire Adobe Systems, société de droit privée, autorise des programmes tiers à réutiliser son format. Ce format est donc ouvert, même s’il est propriétaire. Ces deux notions ne sont pas antinomiques. Le terme propriétaire est souvent et abusivement employé pour désigner un format dont l’utilisation est fortement restreinte par les droits que possède son propriétaire. Si tel est le cas et si la spécification n’est même pas consultable, on parle de format fermé ». Un format qui n'est pas « propriétaire » est un format dit « libre ».

Les documents créés et manipulés par les suites bureautiques sont des documents semi-structurés. L'échange de documents bureautiques constitue un élément important du développement des échanges par voie électronique.

Le référentiel général d’interopérabilité (68)  recommande, pour les échanges de documents bureautiques semi-structurés en mode révisable, d’utiliser un format de document basé sur le langage XML et dont les spécifications sont normalisées par l'ISO. Deux formats bureautiques coexistent sur le segment des documents bureautiques XML normalisés : ODF (Open Document Format) et OXML (Office Open XML). ODF est un format bureautique basé sur le langage XML, dont la version 1.0 du format de document ouvert a été approuvée par l’organisation OASIS en mai 2005, puis par l’ISO en mai 2006. Pour le format Office Open XML, la normalisation par l’ISO est intervenue en novembre 2008 (ISO 29500).

(68) http://references.modernisation.gouv.fr/interoperabilite 

Cependant, la plupart des documents bureautiques échangés ont un but informatif et ne sont pas destinés à être révisés. Le RGI considère souhaitable d'échanger des documents dans un format ouvert (indispensable pour permettre leur lisibilité sur le moyen et long terme) et parfaitement interopérable. Le format PDF 1.7 a été normalisé par l’ISO en juillet 2008 et ses spécifications rendues publiques. Avant cette normalisation, le format PDF était devenu un standard de fait, de par son adoption par la très grande majorité des utilisateurs. Un des principaux avantages de ce format réside dans le fait que les documents transformés au format PDF sont parfaitement fidèles aux documents originaux. Les polices, les images, les objets graphiques et la mise en forme du fichier source sont préservés, quelles que soient l'application et la plate-forme utilisées pour créer ces documents. Le RGI recommande d’utiliser le format PDF/A pour l’archivage des documents bureautiques statiques non révisables et le format PDF 1.7 pour la conservation des documents bureautiques dynamiques.

Si l’acheteur public n’utilise pas de formats dont les spécifications sont librement accessibles sans restriction, la chaîne de compatibilité est rompue en moins de 10 ans. Un fichier, dans un format fermé, dont la conservation au-delà de 10 ans est préconisée, doit être converti vers un de ces formats ouverts, avant archivage définitif.

Sur quelle documentation reposent ces concepts ?

La mise en œuvre de ces concepts repose sur la politique d’archivage sécurisée dans le secteur public (69) et sur le Standard d'Échange de Données pour l'Archivage (SEDA) élaboré par la direction des archives de France (DAF) et la direction générale de la modernisation de l’État (DGME).

(69) Voir sur le site de l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), une politique d’archivage sécurisée dans le secteur public : http://www.ssi.gouv.fr/site_article48.html 

Le SEDA version 0.2 (publiée en 2010) modélise les différentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l’archivage de données. Ces transactions sont au nombre de six : le transfert, la demande de transfert, la modification, l’élimination, la communication et la restitution.

Le SEDA est basé sur des schémas XML. Il est intégré dans le RGI (partie sémantique, ressources pour l’archivage) (70), qui le recommande pour tout échange entre un service d’archive et ses partenaires. Par exemple, il permet pour un export d’archives à partir d’un profil d’acheteur, de produire automatiquement des paquets à archiver contenant les fichiers des marchés à archiver et le bordereau de versement permettant de les identifier et donc de les retrouver. Le SEDA précise la structure et le contenu des messages métier (transferts, éliminations, communications) et le contenu et la structure des bordereaux de versement ou d’élimination ou de communication, suivant qu’on souhaite verser, éliminer ou consulter des archives.

(70) references.modernisation.gouv.fr/standard-dechange-de-donnees-pour-larchivage-seda

11.2.2. Quels sont les acteurs de l’archivage électronique durant le temps de la durée d’utilité administrative ?

Pour les marchés de l’État et de ses établissements publics, les services sont chargés, sous le contrôle des services publics d’archives, de l’archivage électronique des dossiers de marchés. A l’issue de cette DUA, les services publics d’archives prennent en charge l’archivage des documents destinés à être conservés définitivement.

Les services qui ne peuvent pas prendre en charge l’archivage peuvent faire appel, sous le contrôle et avec l’autorisation des services publics d’archives, à des sociétés privées d’archivage (71).

(71) Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives, article 5 : article L212-4-II du code du patrimoine Cette disposition a fait l’objet d’un décret d’application : le décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques, dans son titre IV ; Dépôt d’archives publiques courantes ou intermédiaires auprès de personnes agréées, articles 20-1 à 20-13.

11.2.3. Comment gérer la mixité : papier et électronique

Durant une période transitoire, la plupart des acheteurs sont destinataires de documents originaux papier et d’originaux nativement numériques. Tous les originaux sont à conserver.

Lorsque des modalités d'archivage des originaux papiers sont prévues, il est recommandé de les adapter aux dossiers numériques. La mise en place de deux organisations distincte est à éviter. Le lien entre le papier et l'électronique s’effectue, grâce à des éléments descriptifs comme, par exemple, le numéro du marché.

11.2.4.  Qui met en œuvre le standard d'échange de données pour l'archivage ?

Le standard d'échange de données pour l'archivage est mis en œuvre par :

• les producteurs d'archives et les éditeurs de logiciels sectoriels, dont les outils doivent pouvoir exporter automatiquement des données à archiver conformes au standard (par exemple tous les profils d’acheteur) ;
• les services d'archives, publics ou privés et les éditeurs de logiciels de gestion d'archives, dont les  outils doivent pouvoir accueillir automatiquement des  données  versées  conformes au standard (intégration des données descriptives du bordereau de versement dans une base documentaire à partir de laquelle les dossiers pourront être retrouvés et, parallèlement, écriture des fichiers de données proprement dits sur des supports de stockage sécurisés) ;
• les tiers-archiveurs dont les outils doivent pouvoir importer des données versées conformes au standard et ensuite les exporter, lors des transactions de restitution des archives, au terme de la DUA, au donneur d’ordre ou au service public d’archives.

Lorsque les processus métier sont terminés (clôture des marchés), un transfert des données stockées sur le profil d’acheteur vers une plateforme d’archivage (72) est à effectuer. Dans l'attente d'une plateforme d’archivage, les « paquets » de dossiers peuvent être archivés sur des supports physiques de mémoire électronique (disques durs, CD ou DVD).

(72) Celle-ci peut être intégrée à la plate-forme de dématérialisation, ou être externe. La plate-forme d'archivage externe peut également, suivant les cas et les organisations, servir à archiver, au-delà des dossiers de marchés publics, d'autres types de productions numériques. Dans ce cas, elle sera généralement gérée par un service d'archives.

Comment s’effectue le transfert des paquets d’archives à partir du profil d’acheteur ?

L’archivage s’effectue à partir des profils d’acheteur. Les profils d’acheteur n’ont pas vocation à stocker indéfiniment les dossiers de marchés. L’opération d’archivage s’effectue après la clôture du marché. Une telle fonctionnalité est proposée sur le profil d’acheteur de l’État (la place de marché interministérielle).

L’export au format du SEDA crée des « paquets » à archiver sous forme de fichiers compressés. Il se compose d'une description des documents/données (bordereau de versement au format XML) et des documents/données elles-mêmes.

L’élaboration du bordereau de versement s’effectue d’une manière automatisée. L’automatisation est rendue possible par la spécification, en amont, des métadonnées métier qui sont récupérées automatiquement à  tel emplacement du bordereau, ainsi qu’un  certain nombre de métadonnées relatives aux archives qui ont été pré-remplies (niveau de description pour le paquet, pour l’archive et pour les niveaux inférieurs de description, délai de communicabilité, délais de conservation selon la nature des sous-dossiers). Sont également automatiquement renseignés certains mots clés génériques ou spécifiques à la consultation qu’on peut automatiquement récupérer à partir des métadonnées d’origine (type du marché, type de la procédure, secteur d’activité). Ne sont à rajouter manuellement par l’agent de l’entité achats responsable de la préparation des archives (puis des paquets), que des indications spécifiques qui ne peuvent être automatiquement alimentées (cf. annexe).

Comment effectuer la gravure, sur CD-R ou DVD-R, de « paquets » d’archives ?

En cas de gravure, sur un support type CD-R ou DVD-R, de « paquets » d’archives provenant de plusieurs services des marchés, celui-ci devrait comporter :

• à la racine, un fichier au format texte qui décrit le contenu du support ;
• un répertoire principal pour l’organisme (ministère, service déconcentré, établissement public…) qui porte le nom de celui-ci ;
• dans ce répertoire, on retrouvera pour chaque entité d’achat, un répertoire portant le nom de l’entité d’achat. Ces sous-répertoires sont organisés de manière hiérarchique conformément à l’organisation de l’organisme ;
• et par entité d’achat, les paquets au format .zip.

En cas d'utilisation de CD-R ou de DVD-R comme supports de conservation, il convient de se conformer à l'instruction de la DAF : DITN/RES/2005/004 du 29 mars 2005, relative à la gravure, la conservation et l'évaluation des CD-R, ainsi qu’aux instructions DITN/RES/2006/008 du 20 décembre 2006 : Résultats de l'étude sur des CD-R et des graveurs du marché et DITN/RES/2008/012 du 19 décembre 2008 : Résultats d'une seconde étude sur des CD-R et des graveurs du marché, ainsi que d'une étude sur les DVD-R et graveurs du marché, disponibles respectivement à l’adresse suivante :

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archives-electroniques/formats-et-supports/

Ce site donne également des informations sur les derniers types de supports optiques numériques, sur l’évolution du marché du DVD, et sur le marché des disques Blu-Ray pour l’archivage électronique.

Les données doivent être copiées au moins à deux endroits différents, pour des raisons évidentes de sécurité des données, qu’il s’agisse de supports amovibles ou de téléchargement sur des serveurs sécurisés.

Si un transfert vers un service d’archives est programmé et que celui-ci dispose d’une plateforme d’archivage électronique, les paquets d’archives sont dans ce cas importés au format du SEDA, sur cette plateforme, ce qui suppose par conséquent :

• la mise en œuvre d’outils logiciels pouvant contrôler et valider les paquets transférés ;
• la validation des paquets par un agent de manière à ce que la responsabilité de l’archivage soit clairement transférée, après validation, à l’organisme gérant cette plateforme ;
• l’intégration des informations du bordereau de versement dans la base de données documentaire du service des archives permettant de retrouver les consultations archivées ;
• l’écriture des fichiers transférés sur des infrastructures de stockage sécurisés incluant des procédures de redondance, de réplication de données et de sauvegardes ;
• des outils logiciels permettant de rechercher et de se voir communiqués (par téléchargement par exemple) les fichiers archivés répondant à la requête ;
• éventuellement, la mise en œuvre d’outils d’identification et de conversion des formats en cas de formats d’origine non pérennes et de besoins de conservation sur le long terme (10 ans et plus).

Peut-on recourir à un tiers-archiveur ?

La loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives (73) prévoit que les administrations peuvent confier la conservation des documents d'archives publiques, qui n’ont pas encore fait l’objet d’une sélection (archives intermédiaires) à des personnes physiques ou morales ayant fait l’objet d’un agrément de la part de l’administration des archives.

(73) Article 5 : art. L. 212-4-II du code du patrimoine et décret d’application n°79-1037 du 3 décembre 1979, titre IV

Ces administrations doivent, au préalable, en avoir fait la déclaration à l'administration des archives (article 20-1 et 20-2 du décret).

Le dépôt fait l'objet d'un contrat qui prévoit les conditions de sécurité et  de conservation des documents déposés ainsi que les modalités de leur communication et de leur accès, du contrôle de ces documents par l'administration des archives et de leur restitution au déposant à l'issue du contrat. Le projet de contrat doit être visé par l’administration des archives qui a un mois pour formuler ses observations. Les clauses du contrat sont précisées dans le décret d’application de la loi du 15 juillet 2008 (74).

(74) Articles 20-3 et 20-4 du décret d’application de la loi du 15 juillet 2008

La norme AFNOR NF Z 42-013, relative à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes, comporte une partie sur les obligations et le rôle des tiers-archiveurs.

En mars 2012, cette norme française NF Z42-013 est devenue une norme internationale publiée sous le titre ISO 14641-1 (ISO - Organisation Internationale de Normalisation), désormais disponible aux entreprises du monde entier.

La norme ISO 14641-1 permet aux entreprises de prendre connaissance des spécifications relatives aux mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, l’archivage, la consultation et la communication de documents numériques afin d’assurer la conservation et l’intégrité de  ceux-ci.  Ces  spécifications  visent  à  garantir  que  des  documents  numériques  soient  capturés, archivés, restitués et communiqués de façon à ce qu’il soit possible de s’assurer que le document archivé garde la même valeur que le document d’origine pendant toute la durée de conservation. La norme s’adresse principalement aux organismes et entreprises qui souhaitent mettre en œuvre des systèmes informatiques dans lesquels ils pourront archiver des documents numériques. Elle vise aussi les sociétés de services informatiques et éditeurs de logiciels qui désirent concevoir des systèmes devant assurer la finalité et l’intégrité des documents numériques et aux entreprises assurant des services de tiers archivage des documents numériques pour le compte de leurs donneurs d’ordre.