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Procédure négociée, lettre de consultation, délai, négociation

Annexe au décret n° 2006-975 du 1er août 2006 portant code des marchés publics (CMP 2006 2016)

Titre III - Passation des marchés

Chapitre IV – Définition et déroulement des différentes procédures de marchés publics

Section 2 - Procédures négociées

Article 66 [Procédure négociée, lettre de consultation, délai, négociation]

I. - Une lettre de consultation est envoyée simultanément à tous les candidats sélectionnés.

Cette lettre de consultation comporte au moins :

1°.  les documents de la consultation ou, s’ils ne sont pas détenus par le pouvoir adjudicateur, l’adresse du service auprès duquel les documents de la consultation peuvent être immédiatement obtenus sur demande et la date limite pour présenter cette demande, ou encore les conditions d’accès à ces documents s’ils sont mis à disposition directe par voie électronique ;

2°.  la date et l’heure limites de réception des offres, l'adresse à laquelle elles sont transmises et la mention de l’obligation de les rédiger en langue française ;

3°.  les références de l'avis d’appel public à la concurrence publié ;

4°.  le cas échéant, la date limite pour demander des documents complémentaires ;

5°.  la liste des documents à fournir avec l’offre ;

II. - Les renseignements complémentaires sur les documents de la consultation sont envoyés aux opérateurs économiques qui les demandent en temps utile, six jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres.

En cas de délais réduits du fait de l’urgence, ces renseignements sont communiqués aux opérateurs économiques qui le demandent en temps utile quatre jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres.

III. - Le délai de réception des offres est librement fixé par le pouvoir adjudicateur. Il est prolongé dans les hypothèses suivantes :

1° Lorsque les délais prévus au II ci-dessus ne peuvent être respectés ;

2° Lorsque les offres ne peuvent être déposées qu’à la suite d’une visite sur les lieux d’exécution du marché ou après consultation sur place de documents complémentaires.

Les candidats sont informés du nouveau délai ainsi fixé.

IV. - Les offres sont transmises par tout moyen permettant de déterminer de façon certaine la date et l’heure de leur réception et d’en garantir la confidentialité.

V. - Seuls peuvent être ouverts les plis qui ont été reçus au plus tard à la date et l’heure limites qui ont été annoncées dans la lettre de consultation.

Les offres inappropriées au sens du 3° du II de l’article 35 sont éliminées.

La négociation est engagée avec les candidats sélectionnés. Elle ne peut porter sur l’objet du marché ni modifier substantiellement les caractéristiques et les conditions d’exécution du marché tels qu’elles sont définies dans les documents de la consultation.

La négociation est conduite dans le respect du principe d’égalité de traitement de tous les candidats. Les informations données aux candidats ne peuvent être de nature à avantager certains d’entre eux. Le pouvoir adjudicateur ne peut révéler aux autres candidats des solutions proposées ou des informations confidentielles communiquées par un candidat dans le cadre de la négociation, sans l’accord de celui-ci.

La procédure négociée peut se dérouler en phases successives à l’issue desquelles certains candidats sont éliminés, par application des critères de sélection des offres établis conformément à l’article 53 indiqués dans l’avis d’appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation. Le recours à cette faculté est prévu dans l’avis d’appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation.

VI. - Au terme des négociations, après classement des offres conformément au III de l’article 53, l’offre économiquement la plus avantageuse est choisie par la commission d’appel d’offres pour les collectivités territoriales, en application du ou des critères annoncés dans l’avis d’appel public à la concurrence ou dans le règlement de la consultation.

En cas d’urgence impérieuse prévue au 1° du II de l’article 35, il est procédé conformément aux dispositions du dernier alinéa de l’article 25.

Si le candidat dont l’offre a été retenue ne peut produire les attestations et certificats mentionnés aux I et II de l’article 46, son offre est rejetée et il est procédé conformément au III du même article.

Lorsque le candidat dont l’offre a été retenue produit les attestations et certificats mentionnés à l’alinéa précédent, les candidats dont l’offre n’a pas été retenue sont informés du rejet de celle-ci conformément au I de l’article 80.

Le marché est notifié et un avis d’attribution est publié.

A tout moment, la procédure peut être déclarée sans suite pour des motifs d’intérêt général. Les candidats en sont informés.

Guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics - NOR: ECEM0928770C (Abrogé, extrait)

12. Quand pourquoi et comment négocier ?

Chaque fois qu’il est autorisé par le code, le recours au dialogue et à la négociation, après publicité et mise en concurrence, peut être utilement envisagé. Il doit permettre, en effet, d’obtenir un meilleur achat dans le respect des règles de transparence.

12.1. Dans quelles hypothèses peut-on négocier ?

12.1.1. En dessous des seuils des marchés formalisés

Lorsque leur montant est inférieur aux seuils fixés à l’article 26, les marchés peuvent être passés selon une procédure de mise en concurrence adaptée par le pouvoir adjudicateur en fonction de la nature et de l’étendue des besoins. Pour respecter le principe de transparence des procédures, la négociation doit être annoncée dans les documents de la consultation, afin de permettre aux candidats d’en tenir compte lors de l’élaboration de leur offre. Cette négociation, qui peut porter sur tous les éléments de l’offre, notamment sur le prix (73), est vivement recommandée. Le recours à la négociation avec plusieurs fournisseurs potentiels est possible.

(73) De manière générale sur la question des prix, il sera utile de se référer à la circulaire du 5 octobre 1987 relative à la détermination des prix initiaux et des prix de règlement dans les marchés publics, NOR ECOM8710070C.

12.1.2. Au-dessus des seuils des marchés formalisés

[…]

12.2. Quels sont les avantages de la négociation ?

L’acte d’achat efficace se caractérise par la recherche d’une adéquation de l’offre du vendeur aux besoins de l’acheteur. La négociation doit permettre à l’acheteur de déterminer l’offre présentant le meilleur rapport qualité-prix, c’est-à-dire la meilleure offre susceptible d’être faite à ce moment, en fonction des besoins de l’acheteur et des capacités économiques et techniques des entreprises.

La négociation ne permet pas de modifier les caractéristiques principales du marché tels, notamment, l’objet du marché ou les critères de sélection des candidatures et des offres. Mais elle laisse à l’acheteur public la possibilité de négocier librement par la négociation le contenu des prestations et l’adaptation du prix aux prestations finalement retenues, à la différence d’une procédure d’appel d’offres ouvert ou restreint, où le cahier des charges est fixé de manière unilatérale et intangible, avant le lancement de la consultation.

Même si le pouvoir adjudicateur ne peut modifier substantiellement les conditions du marché, telles qu’elles ont été définies pour le lancement de la procédure, il dispose d’une certaine marge de manœuvre.

Il est ainsi possible de négocier sur :

- le prix : peuvent, par exemple, être négociés le coût d’acquisition, le coût de stockage ou de transformation, le prix des accessoires, des options, des pièces de rechange, des garanties, de l’entretien, de l’assurance, du transport, etc. ;

- la quantité : peuvent être négociées la quantité nécessaire, la fréquence des commandes, la structure des remises accordées, etc. ;

- la qualité : peuvent être négociés la qualité, suffisante ou au contraire surestimée au regard des besoins, son incidence sur le prix si le niveau de qualité demandé est modifié à la hausse ou à la baisse ;

- le délai : peuvent être négociés l’incidence sur le prix des exigences en terme de délai, la part du transport et des formalités diverses, etc. ;

- les garanties de bonne exécution du marché (pénalités, résiliation...), bien que ces éléments soient très difficiles à négocier, lorsque les négociations sont menées avec plusieurs candidats.

L’attention des acheteurs est attirée sur le fait qu’une négociation ne doit pas être confondue avec un marchandage. Imposer à son cocontractant un prix irréaliste revient à exposer le marché au risque de défaillance de l’entreprise ou à celui de la passation ultérieure de coûteux avenants Une bonne gestion des deniers publics requiert que la négociation ne se cantonne pas à celle du prix et de recourir à des acheteurs formés à cette technique.

12.3. Quelles sont les contraintes de la négociation ?

En matière de marchés négociés, l’acheteur public doit faire face à deux contraintes. La première est d’assurer aux candidats l’égalité de traitement, tout au long de la procédure. La seconde contrainte est la transparence de la procédure, qui doit être menée dans le respect du secret industriel et commercial entourant le savoir-faire des candidats.

Pour répondre à cette double contrainte, l’acheteur devra veiller à la traçabilité des échanges effectués avec chacun des candidats, ainsi qu’à les maintenir à un même niveau d’information.

Il est évidemment toujours possible de négocier les éléments que le candidat fait figurer dans son offre. En revanche, le principe d’intangibilité du cahier des charges rend la modification de celui-ci beaucoup plus délicat. L’acheteur devra être en mesure de justifier, pour toutes modifications apportées au cahier des charges initial et à l’offre initiale du candidat retenu, de leur intérêt, tant technique que financier et du respect de l’égalité de traitement des candidats. Il est donc conseillé d’établir un document précis, qui permettra d’identifier clairement les points qui ont fait l’objet de modifications. Le respect du principe d’égalité doit conduire l’acheteur, en cas de modifications du cahier des charges, à inviter l’ensemble des candidats à remettre une nouvelle offre sur la base de ces modifications. Ces principes sont applicables à toutes les procédures négociées, même passées sans mise en concurrence. En tout état de cause, certaines stipulations du cahier des charges seront réputées intangibles. Il revient au pouvoir adjudicateur de les signaler aux candidats avant l’ouverture de toute négociation.

Aucune disposition législative ou réglementaire n’impose à un pouvoir adjudicateur souhaitant passer un marché en procédure négociée d’indiquer le délai pendant lequel le candidat est tenu par son offre (Conseil d’Etat 20 mai 2009, Ministre de la défense, n° 316602). Toutefois, il est recommandé aux acheteurs de fixer ce délai.

Dans les procédures formalisées, les acheteurs publics ne peuvent librement choisir les opérateurs économiques appelés à négocier. Le code dispose qu’ils peuvent en limiter le nombre, à la condition de l’avoir annoncé préalablement dans l’avis d’appel public à la concurrence, s’il a été procédé à la publication d’un tel avis. Cette faculté est encadrée par le droit communautaire, qui interdit de fixer un nombre minimal de candidats inférieur à trois. Dans la pratique, si seulement un ou deux candidats se présentent, l’acheteur peut continuer la procédure. Les acheteurs publics doivent négocier avec tous les candidats admis à cette négociation.

Dans les marchés passés selon une procédure adaptée, les acheteurs publics sont libres de choisir les opérateurs avec lesquels ils souhaitent engager la négociation. Ils peuvent, sans y être tenu, en indiquer le nombre ou les critères de choix, dans un éventuel avis d’appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation ; dans ce cas, ils devront en respecter les mentions. Ils restent, dans tous les cas, tenus au respect des principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures.

Modifications du CMP 2006

Décret n° 2008-1355 du 19 décembre 2008 de mise en œuvre du plan de relance économique dans les marchés publics - NOR: ECEX0829772D

Article 25

Au premier alinéa du VI de l'article 66 du même code, les mots : « ou après avis de la commission d'appel d'offres pour l'Etat, les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux ou médico-sociaux, » sont supprimés.

Réponse électronique aux marchés publics et dématérialisation

Conditions d’accès aux documents de la consultation mis en ligne sur le profil d’acheteur

Voir également

Articles du code relatifs à la dématérialisation des marchés publics

Auteur du site Internet

  • Frédéric MAKOWSKI - Consultant en marchés publics d'informatique pour les collectivités et administrations
  • Formateur intervenant au CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale)
  • Master 2 Professionnel "Droit des contrats publics" Université de Nancy - Ingénieur ENSEA

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