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Circulaire du 1er octobre 2001 prise pour l'application du décret n° 2001-899 du 1er octobre 2001 portant abrogation des dispositions réglementaires relatives à la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives

Journal Officiel du 2 octobre 2001

Chaque année, plus de 17 millions de copies de documents sont certifiées conformes à l'original, le plus souvent par les services municipaux, mais également par des services de l'Etat.

Il s'agit essentiellement de copies de diplômes, réclamées notamment lors des inscriptions universitaires. Les autres demandes concernent pour l'essentiel les états de service militaires ou les copies de pièces d'identité, de documents d'état civil ou de voyage.

Comme vous le savez, le Gouvernement est engagé dans une politique résolue de simplification des démarches administratives au bénéfice de nos concitoyens. En particulier, la confiance doit désormais présider aux relations entre les usagers et les services.

C'est la raison pour laquelle le décret du 1er octobre 2001 interdit désormais aux administrations de l'Etat, des collectivités territoriales, aux établissements publics, aux entreprises, et aux caisses et organismes contrôlés par l'Etat d'exiger des usagers la production d'une copie certifiée conforme d'un document délivré par l'un d'entre eux.

La présente circulaire a pour objet de préciser les conditions d'application de ce texte (I, II).

Elle rappelle également certaines recommandations relatives aux pièces justificatives (III).

I. - Effets de la suppression de la certification conforme

Ces nouvelles dispositions relatives à la certification conforme s'appliquent aux services suivants :

- les administrations de l'Etat et ses établissements publics ;

- les collectivités territoriales et leurs établissements publics ;

- les gestionnaires de services publics ;

- les organismes de sécurité sociale ;

- tous autres organismes contrôlés par l'Etat.

Les services municipaux, habituellement sollicités, comme les autres services ne pourront désormais accéder à la demande de certification conforme d'une copie par un usager que lorsque celle-ci sera exigée par une administration étrangère.

Désormais, les photocopies des documents originaux, dès lors qu'elles sont lisibles, doivent être acceptées.

En cas de doute sur l'authenticité du document original reproduit ou sur l'authenticité de la photocopie elle-même, le service ou l'organisme instructeur peut demander par lettre recommandée avec demande d'avis de réception la production de l'original (1).

Les délais d'instruction sont alors suspendus jusqu'à la production de ce document par l'usager.

Il est rappelé que les fraudes et tentatives de fraude sont passibles de sanctions pénales (2) et peuvent conduire à la suspension de l'instruction ou au retrait des droits dont le bénéfice était demandé. Ces dispositions doivent être rappelées dans toutes les circonstances où l'usager est appelé à attester lui-même de sa qualité ou de sa situation.

II. - Procédures pour lesquelles la certification de copies reste possible

La certification conforme des photocopies de documents destinées à des administrations étrangères demeure possible. Dans ce cas, les services administratifs ou municipaux habilités à certifier conforme sont tenus de certifier les documents qui leur sont présentés.

Réciproquement, les administrations françaises pourront demander la certification des copies de pièces établies par des administrations étrangères qui leur sont présentées par certains usagers à l'appui de leur dossier.

En effet, les règles introduites par les décrets du 26 décembre 2000 et du 1er octobre 2001 ont pour objet d'alléger les contraintes qui pèsent sur les usagers et ne sauraient avoir pour effet de leur rendre certains droits inaccessibles.

Enfin, il est rappelé que certaines copies ou ampliations ne peuvent être délivrées que par les autorités administratives ou judiciaires ou des professionnels du droit. C'est le cas des copies d'actes judiciaires ou authentiques, qui relèvent de la seule compétence des greffes des tribunaux ou des officiers ministériels (notaires, huissiers, par exemple). Le décret du 1er octobre 2001 ne remet pas en cause les exigences de production des copies délivrées par ces autorités ou ces professionnels du droit.

III. - Recommandations relatives aux pièces justificatives

L'administration veillera à ne demander que les informations qu'elle ne détient pas ou ne peut se procurer elle-même, notamment en raison des prescriptions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Lorsqu'un document administratif a été téléchargé sur Internet (formulaires téléchargés sur service-public.fr notamment), seules les pièces justificatives mentionnées sur ce document peuvent être exigées par l'administration. Aucune autre demande de pièce justificative ne peut être adressée à l'usager.

L'administration veillera par ailleurs à demander les justificatifs de manière opportune à un moment adéquat de l'instruction du dossier.

Cette approche a été adoptée dans le cadre de la réforme du code des marchés publics pour la vérification de la situation fiscale et sociale des entreprises. Désormais, seule l'entreprise susceptible de se voir confier l'exécution du marché devra produire les certificats de régularité sociale et fiscale.

Elle est également permise par les dispositions régissant la participation aux concours de la fonction publique : certains justificatifs ne seront désormais demandés qu'aux candidats admissibles ou aux candidats dont l'admission est susceptible d'être prononcée après vérification de leur situation.

La généralisation de cette règle permettra de faciliter le développement des téléprocédures et télédéclarations. Elle peut, en effet, permettre un dépôt électronique du dossier. Ce dépôt électronique sera suivi, après un premier examen, de la transmission des seules pièces justificatives strictement liées à la situation précise des usagers.

Enfin, lorsqu'une pièce justificative manque à un dossier, deux cas peuvent se présenter :

- cette pièce justificative est nécessaire à l'administration pour procéder à l'examen du dossier ; dans ce cas, l'administration invite l'usager à lui transmettre la pièce manquante.

Il est rappelé que l'autorité administrative compétente peut demander la production de pièces complémentaires dans un délai qu'elle fixe et durant lequel est suspendu, pour le même temps, le délai de formation de décision implicite (deux mois) (3) ;

- cette pièce justificative est sans influence sur la décision de l'administration - c'est le cas par exemple d'un relevé d'identité bancaire, qui n'a d'utilité qu'en cas de décision favorable de l'administration. Dans ce cas, les usagers ne doivent être invités à transmettre ou à présenter les justificatifs de leur situation qu'après un premier examen de leur dossier permettant de penser qu'une suite favorable sera réservée à leur demande. Cette mesure vise à éviter la constitution d'un dossier complet par des usagers qui se révèlent d'emblée inéligibles au dispositif dont ils demandent le bénéfice.

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En cas de difficultés d'application ou à raison de cas particuliers, les services sont invités à se rapprocher de la Commission pour les simplifications administratives, qui me rendra compte des conditions d'application de ces dispositions.

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(1) C'est déjà le cas pour les photocopies des pièces remplaçant la fiche d'état civil (décret n° 2000-1277 du 26 décembre 2000).

(2) Dans les conditions prévues aux articles 313-1, 313-3, 433-19 et 441-7 du code pénal.

(3) Article 2 du décret n° 2001-492 du 6 juin 2001, pris en application de l'article 19 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations.

Nota. - Commission pour les simplifications administratives (COSA), 66, rue de Bellechasse, 75007 Paris (téléphone : 01-42-75-79-15, télécopie : 01-42-75-79-37), mél. : cosa@cosa.pm.gouv.fr.

Fait à Paris, le 1er octobre 2001