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Arrêté du 3 août 2005 portant création d'un traitement de données à caractère personnel dénommé HELIOS - NOR: BUDR0507073A

http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnTexteDeJorf?numjo=BUDR0507073A

Le ministre délégué au budget et à la réforme de l'Etat, porte-parole du Gouvernement,

Vu la convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel, ratifiée par la loi n° 82-890 du 19 octobre 1982 ;

Vu le code de la sécurité sociale, notamment les articles L115-1, R115-1 et R115-2 ;

Vu le code général des collectivités territoriales, notamment les articles L1617-5, R2342-4 et D. 3342-11 ;

Vu le code de la santé publique, notamment les articles 6145-9 et R714-3-52 ;

Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;

Vu la loi n° 91-650 du 9 juillet 1991 portant réforme des procédures civiles d'exécution ;

Vu le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 modifié portant règlement général sur la comptabilité publique ;

Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 modifié pris pour l'application des chapitres Ier à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;

Vu le décret n° 92-755 du 31 juillet 1992 instituant de nouvelles règles relatives aux procédures civiles d'exécution pour l'application de la loi n° 91-650 du 9 juillet 1991 portant réforme des procédures civiles d'exécution ;

Vu l'arrêté du 17 septembre 2002 portant création d'un traitement informatisé relatif à la gestion technique des accès au système d'information de la direction générale de la comptabilité publique et dénommé « annuaire DGCP » ;

Vu l'avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés en date du 4 novembre 2004 et portant le numéro 2004-084,

Arrête :

Article 1

La direction générale de la comptabilité publique met en oeuvre un traitement automatisé dénommé Hélios dont la finalité est d'assurer la gestion financière et comptable des collectivités locales, de leurs établissements publics locaux, y compris les établissements publics de santé, les établissements publics sociaux et médico-sociaux et les établissements publics d'habitations à loyer modéré (OPAC, OPHLM). Il doit permettre aux comptables et aux ordonnateurs de suivre en temps réel l'ordonnancement et l'exécution des dépenses et des recettes des collectivités dont ils ont la charge. Il doit améliorer la qualité et la rapidité du service rendu à l'usager et faciliter son information.

L'application HELIOS gère notamment le budget, la comptabilité, le recouvrement des recettes, le paiement des dépenses, le suivi de l'actif, la gestion de la dette et des comptes de tiers (personnes physiques et personnes morales, de droit public et de droit privé).

Le compte de tiers est créé afin de rattacher au même tiers les pièces comptables de dettes et de créances et de donner une vue consolidée de sa situation envers une collectivité et envers le poste comptable de rattachement. Chaque compte regroupe le minimum d'informations génériques qui permettent de caractériser le tiers. L'application ne permet pas d'agréger les informations relatives à un tiers à un niveau supérieur au poste comptable.

L'application est alimentée lors des opérations de prise en charge par les informations transmises par les ordonnateurs ; elle est enrichie par le comptable, puis ouverte en consultation aux ordonnateurs pour les seuls budgets et collectivités dont ils sont responsables.

Le traitement HELIOS est exploité dans les départements informatiques du Trésor en charge de l'application et utilisé par le réseau du Trésor public, dans les postes comptables gestionnaires du secteur public local, dans les trésoreries générales et au niveau des services centraux concernés de la DGCP.

Article 2

Les informations traitées sont :

Pour l'identification des tiers :

- numéro interne HELIOS, adresses, de façon facultative, numéros de téléphone, adresse électronique ;

- coordonnées bancaires ;

- en ce qui concerne les personnes physiques : la nature juridique, la civilité, le nom, le prénom et la date de naissance ;

- en ce qui concerne les personnes morales : la catégorie, la raison sociale, la nature juridique, le numéro SIRET ou FINESS (pour les hôpitaux), le code pays, APE (activité principale de l'entreprise) et PME (petites et moyennes entreprises).

Pour le suivi du recouvrement des titres de recette :

- caractéristiques du titre, suivi des encaissements et du recouvrement ;

- identification du débiteur ;

- numéro d'allocataire CAF (dans le cadre du contentieux et des saisies attribution auprès des CAF) ;

- identification de l'employeur du débiteur, identification de l'huissier, le cas échéant ;

- pour le secteur hospitalier :

- identification du malade et son numéro d'entrée ;

- identification et numéro de sécurité sociale de l'assuré social et un code indiquant ou non l'identité entre le débiteur et l'assuré social (pour les créances hospitalières) ;

- identification de l'employeur de l'assuré social (pour les accidents du travail).

Pour les dépenses :

- caractéristiques du mandat, suivi des paiements et des cessions-oppositions éventuelles ;

- identification et références bancaires des fournisseurs et, le cas échéant, du tiers opposé et du tiers opposant ;

- caractéristiques des marchés, identification des titulaire, sous-traitant, cotraitant, personne responsable du marché.

Pour le suivi des régies :

- informations relatives à la régie, au régisseur et à ses mandataires.

La gestion des ressources des personnes hébergées :

- identification de la personne hébergée (dont catégorie de la personne hébergée, code incapacité, le cas échéant, identification du tuteur) ;

- gestion des séjours, des recettes, des dépenses et de l'argent de poche.

Les zones blocs-notes ne comportent que des données de nature objective, correspondant à l'une des catégories de données visées à cet article et liées aux opérations pour lesquelles ces blocs-notes sont prévus.

N'étant l'exercice courant, toutes les données comptables et budgétaires qui se rapportent à l'exercice N - 1 sont apurées de la base active (qui permet la consultation et le maniement des données en ligne) à l'initialisation de l'exercice N + 2 pour un même budget-collectivité. Les données sont alors basculées dans une base archive.

Concernant les tiers, le délai d'apurement est de un an pour les personnes physiques et de trois ans pour les personnes morales à partir de la date d'apurement du dernier mouvement (lorsque le compte est clôturé) sur le tiers.

Article 3

Seuls disposent d'un accès en mise à jour les personnels utilisateurs habilités conformément à l'article 4.

L'accès en consultation des données à caractère personnel est ouvert aux agents habilités :

- du poste comptable gestionnaire de l'organisme du secteur public local ;

- des trésoreries générales et des recettes des finances qui sont chargées de la gestion du secteur public local, pour les seuls besoins de la centralisation et du contrôle des opérations comptables et, à la demande du poste comptable, de l'expertise et du soutien ;

- du pôle spécialisé de la DGCP chargé d'intervenir, à la demande du comptable, en matière de recouvrement contentieux ;

- des services chargés de l'audit et du contrôle, pour les données se rapportant aux postes comptables à l'égard desquels ces services sont effectivement chargés d'une mission d'audit ou de contrôle ;

- de l'organisme ordonnateur du secteur public local concerné, pour les mandats et titres émis par l'organisme, pour les personnes hébergées sous sa responsabilité et pour les régies ouvertes.

Les autres destinataires des données à caractère personnel traitées dans le système HELIOS sont :

- les organismes bancaires pour le règlement des dépenses, le recouvrement des produits et les prélèvements à effectuer ;

- les huissiers pour procéder aux actes de saisie ;

- les organismes de protection sociale et les mutuelles débiteurs pour leurs affiliés ;

- les gérants de tutelle des établissements de santé concernés et les collectivités d'assistance pour les personnes hébergées concernées ;

- l'employeur en qualité de tiers-saisi ;

- les usagers (débiteurs, créanciers, personnes hébergées).

Article 4

L'application HELIOS limite l'accès des utilisateurs aux seules données relatives à leur domaine de compétence géographique et fonctionnelle. Ne sont autorisées que les actions prévues par les profils types définis au plan national.

Les comptables attribuent nominativement des droits de consultation aux agents des ordonnateurs pour les seuls budgets et collectivités dont ils ont la charge. Les organismes ordonnateurs n'ont accès, dans le référentiel des tiers, qu'aux données d'identification des tiers qu'ils ont initialement transmises au Trésor public.

Pour cette gestion interne de l'application, les informations utilisées sont :

Pour l'habilitation des utilisateurs :

- identification des utilisateurs et leur profil ;

- dates de début et fin d'activation de l'habilitation et du profil ;

- collectivités concernées ;

- poste comptable de rattachement.

Pour l'historisation des modifications :

- identification de l'utilisateur, nature, date, heure de réalisation de la transaction, ancienne et nouvelle donnée.

Article 5

Des liaisons informatisées sont mises en place avec :

- les ordonnateurs pour les opérations de prise en charge des budgets, des recettes et des dépenses ainsi que pour leurs opérations patrimoniales (emprunts, inventaire) qui viennent alimenter HELIOS ;

- les organismes de protection sociale pour les règlements effectués aux établissements hospitaliers ;

- les services de la direction générale des impôts pour la consultation des informations enregistrées dans le fichier FICOBA et la communication des réponses qui y sont apportées, uniquement s'il s'agit de tiers ayant une dette hospitalière ;

- l'application informatique de la DGCP : annuaire DGCP ;

- la Banque de France pour les opérations de virement et de prélèvement.

La base de l'application HELIOS sera constituée par la migration des données extraites des systèmes existants.

Article 6

Le droit d'accès et de rectification, prévu par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisé, s'exerce auprès du comptable compétent.

Article 7

Le droit d'opposition, prévu par l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, ne s'applique pas au traitement mis en place à l'exception des personnes hospitalisées dans le cadre du décret n° 74-27 du 14 janvier 1974 qui auraient supporté une erreur de facturation.

Article 8

Le directeur général de la comptabilité publique est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

Fait à Paris, le 3 août 2005.

Pour le ministre et par délégation :

Par empêchement du directeur général de la comptabilité publique :

La directrice adjointe, N. Morin

Textes

Instruction n° 17-0009 du 12 juin 2017 relative à la valeur probante des pièces justificatives et des documents comptables dématérialisés. - NOR: CPAE1717330J.