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Certification Qualiopi pour les organismes de formation - Audit initial

L'audit initial comporte plusieurs étapes : Ouverture de l'audit, Examen documentaire, Entretiens et observations de l'auditeur et l'évaluation des critères. Il donne lieu à l'établissement d'un rapport d'audit suivi d'une décision de certification. 

Pour bénéficier de fonds publics ou mutualisés (OPCO, Etat, régions, Caisse des dépôts et consignations, France Travail, AGEFIPH, … [article L 6316-1 du code du travail]), les organismes réalisant des actions concourant au développement des compétences doivent être certifiés Qualiopi. Pour obtenir la certification Qualiopi, ces organismes de formation doivent passer un audit initial, puis un audit de surveillance et enfin un audit de renouvellement. Les dispositions de ces audits sont fixées par l'arrêté du 6 juin 2019 modifié par l'arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation. Les nouvelles dispositions s'appliquent depuis le 1er septembre 2023.

L'audit initial se déroule selon les dispositions de l'article 1 de l'arrêté de 2023.

 Audit initial - Informations à collecter auprès de l'organisme candidat à la certification

•  Dénomination de l'organisme et son numéro d'enregistrement au répertoire Sirene (numéro SIREN)
•  Statut juridique de l'organisme et les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou de la personne physique candidate
•  Numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité ou la preuve du dépôt de la demande d'enregistrement de la déclaration d'activité datant de moins de trois mois
•  Catégories d'actions concernées par la certification
•  Description de l'activité de l'organisme en tant que prestataire d'actions concourant au développement des compétences, précisant les catégories d'actions mentionnées à l'article L. 6313-1 mises en œuvre et indiquant si l'organisme réalise des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s'il confie la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s'il intervient pour le compte d'un autre organisme de formation
•  Liste exhaustive des sites dépendant du numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité concernée
•  Un organigramme nominatif et fonctionnel de l'organisme
•  Le cas échéant, les preuves de certifications ou labellisations déjà obtenues, leur validité et périmètre
•  La période souhaitée pour l'audit
•  Le dernier bilan pédagogique et financier transmis conformément aux dispositions de l'article L. 6352-11 du code du travail ou, en l'absence de ce document, pour les organismes débutant leur activité de dispensateur d'actions concourant au développement des compétences, le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à l'activité de prestataire d'actions concourant au développement des compétences, établi à partir des données comptables issues, selon leur statut juridique, du livre journal, du grand livre ou du livre des recettes encaissées. Dans ce cadre, l'organisme certificateur peut être amené à valider l'état des produits par l'examen, sur place, des données comptables retenues par l'organisme candidat

Déclaration sur l'honneur

L'organisme candidat joint au contrat de certification une déclaration sur l'honneur, datée et signée, attestant qu'il n'a pas, à la date de conclusion du contrat, conclu un contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d'actions sollicitées ni fait l'objet d'un refus ou d'un retrait de certification de moins de trois mois sur ces catégories

Conséquences d'une fausse déclaration

Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à l'organisme certificateur ou lors de l'audit peut entraîner le refus de la certification, à l'issue d'une procédure contradictoire mise en place par l'organisme certificateur

Proposition de date de réalisation de l'audit initial

L'organisme certificateur propose, dans un délai maximal de 30 jours calendaires après réception du contrat conclu avec l'organisme candidat et de l'ensemble des pièces, une date de réalisation de l'audit en tenant compte de la période souhaitée par l'organisme candidat

Plan d'audit initial

L'organisme certificateur établit et communique un plan d'audit à l'organisme candidat. Ce plan détermine le périmètre de l'audit, les noms des personnes de l'organisme candidat à rencontrer et indique les indicateurs du référentiel concernés par l'audit

Ajustement de la durée d'audit initial

Si, lors de l'audit, l'organisme certificateur constate des éléments nouveaux de nature à affecter la durée d'audit initialement prévue au contrat, il ajuste la durée de l'audit en conséquence ou, à défaut, réalise un audit complémentaire pour assurer la conformité de l'audit initial aux modalités de calcul de la durée d'audit prévues à l'article 4

Lieu de réalisation de l'audit initial

L'organisme certificateur réalise l'audit dans les locaux de l'organisme candidat. Toutefois, dans le cas où celui-ci ne dispose pas de locaux dédiés à la réalisation des actions, les parties peuvent convenir du lieu de réalisation de l'audit

Échantillonnage des actions à auditer

L'échantillonnage par l'auditeur des actions à auditer est représentatif de l'activité du prestataire d'actions concourant au développement de compétences sur la période de référence. L'échantillonnage n'est pas communiqué à l'organisme audité avant la réunion d'ouverture de l'audit

Engagement de l'organisme candidat

L'organisme candidat s'engage à disposer de tous les éléments de preuves permettant d'attester de la conformité au référentiel et susceptibles d'être demandés par l'auditeur lors de l'audit. L'absence de preuve le jour de l'audit fait l'objet d'une non-conformité. La mise en œuvre d'une action relevant de chaque catégorie d'actions concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l'audit

Modalités d'audit initial adaptées pour les nouveaux entrants

Pour la vérification de la conformité de l'organisme audité aux exigences du référentiel national mentionné à l'article L. 6316-3 du code du travail, est considéré comme nouvel entrant :

•  un prestataire d'actions concourant au développement des compétences dans sa première année d'activité
•  un prestataire d'actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d'actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie

Pour ces indicateurs, l'organisme certificateur procède à la vérification de la formalisation du processus à l'audit initial, la mise en œuvre effective de l'indicateur par l'organisme audité étant vérifiée à l'audit de surveillance

Support d'enregistrement d'audit initial

Le support d'enregistrement d'audit transmis par l'auditeur à l'organisme certificateur mentionne l'échantillonnage des actions réalisé par l'auditeur par catégorie d'actions concourant au développement des compétences auditée et la justification de l'échantillonnage, ainsi que les éléments de preuve apportés par l'organisme candidat et consultés lors de l'audit

Notifications des conclusions de l'audit initial

Les conclusions de l'audit datées et signées par l'auditeur sont notifiées à l'organisme candidat selon la procédure et le délai prévus par l'organisme certificateur. Lorsque l'organisme candidat sollicite la certification pour différentes catégories d'actions, le libellé de la non-conformité spécifie la ou les catégories d'actions concernées

Décision de certification

L'analyse des non-conformités, mineures et majeures, et des plans d'actions associés peut conduire l'organisme certificateur à délivrer la certification sur les seules catégories d'actions conformes et objets de la demande. L'existence d'au moins cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision constitue une non-conformité majeure. Une certification ne peut être délivrée tant qu'il reste une non-conformité majeure non levée

Vérification de la validité du numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité

L'organisme certificateur vérifie la validité du numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité de l'organisme candidat à partir de la liste publique mentionnée à l'article L. 6351-7-1 du code du travail avant la délivrance du certificat

Contenu du certificat

Conformément à la norme internationale d'accréditation correspondant à l'exercice de l'activité de certification des produits, des procédés et des services, le certificat délivré par l'organisme certificateur comporte les informations suivantes :

•  la raison sociale de l'organisme
•  la portée de la certification (la ou les catégories d'actions concernées et la référence au programme de certification)
•  l'adresse du ou des sites de l'organisme
•  la date de début de validité de la certification et sa date d'échéance
•  le nom et l'adresse de l'organisme certificateur
• Il comporte de plus :
•  le numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité de l'organisme
•  le numéro d'enregistrement au répertoire Sirene de l'organisme (numéro SIREN)
•  la marque de certification ou la référence à l'article L. 6316-1 du code du travail mentionnant l'obligation de certification

Affichage du certificat

L'organisme certifié affiche son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l'absence de site internet, il en communique une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur mentionné à l'article L. 6316-1 du code du travail qui en fait la demande

Retrait de la certification

Si l'organisme certificateur constate qu'une certification a été délivrée sur la base de fausses déclarations de l'organisme audité, il engage une procédure de retrait de la certification, comprenant une procédure contradictoire.