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Qualiopi > Audit initial > Audit de surveillance > Audit de renouvellement
JORF n°0131 du 8 juin 2023 - Texte n° 12
(Modifie l'annexe 6 du code de la commande publique)
ELI:https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/article_jo/JORFARTI000047650345
Résumé
Un arrêté, publié le 31 mai 2023, renforce les modalités d'audit pour la certification **Qualiopi** et modifie l'accréditation des organismes certificateurs.
L'audit initial nécessite la collecte préalable de certaines données
par l'organisme certificateur :
- Statut juridique de l'organisme
candidat.
- Coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou de
la personne physique candidate.
- Numéro SIREN.
- Dernier bilan
pédagogique et financier (BPF) ou, pour les organismes débutant leur
activité, le montant des produits perçus par catégorie de financeur.
- Organigramme pour tous les organismes.
- Description de l'activité
de l'organisme prestataire, incluant les catégories d'actions mises en
œuvre (formations à distance, formations en situation de travail,
formations en alternance, formations certifiantes).
- Déclaration sur
l'honneur attestant l'absence de certification avec un autre organisme
pour les mêmes catégories d'actions et l'absence de refus ou de retrait
de certification de moins de trois mois.
L'audit initial inclut :
- Un échantillonnage représentatif des
actions à auditer, non communiqué avant la réunion d'ouverture de
l'audit.
- Vérification de la validité du numéro d'enregistrement de
la déclaration d'activité.
- Obligation pour l'organisme certifié
d'afficher son certificat dans ses locaux et sur son site internet, ou
de le communiquer sur demande.
L'audit de surveillance précise :
- Les indicateurs obligatoires à
revoir.
- Pour les nouveaux entrants, la revue de tous les
indicateurs applicables.
- Durée de l'audit de surveillance majorée
d'une demi-journée.
L'organisme certificateur doit :
- Collecter les éléments
nécessaires à l'actualisation des données administratives du
prestataire, le dernier BPF et une description de son activité depuis
l'obtention de la certification.
- Établir et communiquer un plan
d'audit déterminant le périmètre, les personnes à entendre et les
indicateurs concernés.
- Réaliser l'audit à distance ou sur site à la
demande de l'organisme audité.
Pour les organismes multi-sites :
- Échantillonnage des sites basé
sur la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6,
arrondie à l'entier le plus proche.
Le renouvellement de la certification implique :
- Réalisation
d'un audit avant l'échéance du certificat pour permettre la levée des
non-conformités éventuelles.
- Déclaration sur l'honneur si la
demande est adressée à un organisme différent de celui ayant délivré la
certification initiale.
Transfert de certification :
- Limité aux organismes
certificateurs accrédités.
Extension de certification :
- Nécessite un audit d'extension basé
sur le dernier BPF.
Modifications apportées :
- Limitation du nombre de certificats
pouvant être délivrés hors accréditation.
- Maximum 50
certificats pour les organismes déjà accrédités pour la certification de
produits et services.
- Maximum 25 certificats pour les
organismes non accrédités pour la certification de produits et services.
En cas de non-obtention, suspension ou retrait de l'accréditation :
- L'organisme certificateur doit informer les prestataires certifiés
dans les 15 jours suivant la notification.
- En cas de suspension,
possibilité de réaliser des audits complémentaires et de surveillance
des organismes déjà certifiés.
- L'organisme ayant fait l'objet d'un
refus ou retrait d'accréditation ne peut pas déposer une nouvelle
demande avant 6 mois.
Le ministre chargé de la Formation professionnelle doit transmettre,
sur demande, aux organismes financeurs :
- La liste des organismes
certifiés avec la mention de l'organisme certificateur ou de l'instance
de labellisation.
- Les dates de validité de la certification.
Ces nouvelles mesures, entrant en vigueur le 1er septembre prochain, visent à harmoniser les pratiques d'audit et renforcer la qualité des certifications Qualiopi. Elles apportent une plus grande rigueur et transparence dans le processus de certification.
Texte
Le ministre du travail, du plein emploi et de l'insertion et la ministre déléguée auprès du ministre du travail, du plein emploi et de l'insertion et du ministre de l'éducation nationale et de la jeunesse, chargée de l'enseignement et de la formation professionnels,
Vu le code du travail ;
Vu l'arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national mentionné à l'article D. 6316-1-1 du code du travail ;
Vu l'arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux exigences pour l'accréditation des organismes certificateurs prévues à l'article R. 6316-3 du code du travail ;
Vu l'arrêté du 1er février 2021 relatif aux listes des prestataires certifiés par les organismes et les instances mentionnés à l'article L. 6316-2 du code du travail et des établissements réputés avoir satisfait à l'obligation de certification mentionnés à l'article L. 6316-4 du code du travail ;
Vu l'avis de France compétences en date du 25 mai 2023,
Arrêtent :
Article 1
L'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national mentionné à l'article D. 6316-1-1 du code du travail susvisé est ainsi modifié :
1° Les articles 1er à 3 sont remplacés par trois articles ainsi rédigés :
« Art. 1.-Audit initial.
« L'audit initial nécessite que l'organisme certificateur collecte au préalable auprès de l'organisme candidat à la certification les données suivantes :
«-la dénomination de l'organisme et son numéro d'enregistrement au répertoire Sirene (numéro SIREN) ;
«-le statut juridique de l'organisme et les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou de la personne physique candidate ;
«-le numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité ou la preuve du dépôt de la demande d'enregistrement de la déclaration d'activité datant de moins de trois mois ;
«-les catégories d'actions concernées par la certification ;
«-une description de l'activité de l'organisme en tant que prestataire d'actions concourant au développement des compétences, précisant les catégories d'actions mentionnées à l'article L. 6313-1 mises en œuvre et indiquant si l'organisme réalise des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s'il confie la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s'il intervient pour le compte d'un autre organisme de formation ;
«-la liste exhaustive des sites dépendant du numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité concernée ;
«-un organigramme nominatif et fonctionnel de l'organisme ;
«-le cas échéant, les preuves de certifications ou labellisations déjà obtenues, leur validité et périmètre ;
«-la période souhaitée pour l'audit ;
«-le dernier bilan pédagogique et financier transmis conformément aux dispositions de l'article L. 6352-11 du code du travail ou, en l'absence de ce document, pour les organismes débutant leur activité de dispensateur d'actions concourant au développement des compétences, le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à l'activité de prestataire d'actions concourant au développement des compétences, établi à partir des données comptables issues, selon leur statut juridique, du livre journal, du grand livre ou du livre des recettes encaissées Dans ce cadre, l'organisme certificateur peut être amené à valider l'état des produits par l'examen, sur place, des données comptables retenues par l'organisme candidat.
« L'organisme candidat joint au contrat de certification une déclaration sur l'honneur, datée et signée, attestant qu'il n'a pas, à la date de conclusion du contrat, conclu un contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d'actions sollicitées ni fait l'objet d'un refus ou d'un retrait de certification de moins de trois mois sur ces catégories.
« Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à l'organisme certificateur ou lors de l'audit peut entraîner le refus de la certification, à l'issue d'une procédure contradictoire mise en place par l'organisme certificateur.
« L'organisme certificateur propose, dans un délai maximal de 30 jours calendaires après réception du contrat conclu avec l'organisme candidat et de l'ensemble des pièces, une date de réalisation de l'audit en tenant compte de la période souhaitée par l'organisme candidat. L'auditeur prend connaissance de l'ensemble des données préalablement à l'audit.
« L'organisme certificateur établit et communique un plan d'audit à l'organisme candidat. Ce plan détermine le périmètre de l'audit, les noms des personnes de l'organisme candidat à rencontrer et indique les indicateurs du référentiel concernés par l'audit.
« Si, lors de l'audit, l'organisme certificateur constate des éléments nouveaux de nature à affecter la durée d'audit initialement prévue au contrat, il ajuste la durée de l'audit en conséquence ou, à défaut, réalise un audit complémentaire pour assurer la conformité de l'audit initial aux modalités de calcul de la durée d'audit prévues à l'article 4.
« L'organisme certificateur réalise l'audit dans les locaux de l'organisme candidat. Toutefois, dans le cas où celui-ci ne dispose pas de locaux dédiés à la réalisation des actions, les parties peuvent convenir du lieu de réalisation de l'audit.
« L'échantillonnage par l'auditeur des actions à auditer est représentatif de l'activité du prestataire d'actions concourant au développement de compétences sur la période de référence. L'échantillonnage n'est pas communiqué à l'organisme audité avant la réunion d'ouverture de l'audit.
« L'organisme candidat s'engage à disposer de tous les éléments de preuves permettant d'attester de la conformité au référentiel et susceptibles d'être demandés par l'auditeur lors de l'audit. L'absence de preuve le jour de l'audit fait l'objet d'une non-conformité. La mise en œuvre d'une action relevant de chaque catégorie d'actions concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l'audit.
« Pour la vérification de la conformité de l'organisme audité aux exigences du référentiel national mentionné à l'article L. 6316-3 du code du travail, est considéré comme nouvel entrant :
«-un prestataire d'actions concourant au développement des compétences dans sa première année d'activité ;
«-un prestataire d'actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d'actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.
« Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2,3,11,13,14,19,22,24,25,26 et 32 du référentiel national figurant à l'annexe mentionnée à l'article D. 6316-1-1 du code du travail font l'objet de modalités d'audit adaptées. Pour ces indicateurs, l'organisme certificateur procède à la vérification de la formalisation du processus à l'audit initial, la mise en œuvre effective de l'indicateur par l'organisme audité étant vérifiée à l'audit de surveillance.
« Le support d'enregistrement d'audit transmis par l'auditeur à l'organisme certificateur mentionne l'échantillonnage des actions réalisé par l'auditeur par catégorie d'actions concourant au développement des compétences auditée et la justification de l'échantillonnage, ainsi que les éléments de preuve apportés par l'organisme candidat et consultés lors de l'audit.
« Les conclusions de l'audit datées et signées par l'auditeur sont notifiées à l'organisme candidat selon la procédure et le délai prévus par l'organisme certificateur. Lorsque l'organisme candidat sollicite la certification pour différentes catégories d'actions, le libellé de la non-conformité spécifie la ou les catégories d'actions concernées.
« L'analyse des non-conformités, mineures et majeures, et des plans d'actions associés peut conduire l'organisme certificateur à délivrer la certification sur les seules catégories d'actions conformes et objets de la demande.
« L'existence d'au moins cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision constitue une non-conformité majeure. Une certification ne peut être délivrée tant qu'il reste une non-conformité majeure non levée.
« L'organisme certificateur vérifie la validité du numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité de l'organisme candidat à partir de la liste publique mentionnée à l'article L. 6351-7-1 du code du travail avant la délivrance du certificat.
« Conformément à la norme internationale d'accréditation correspondant à l'exercice de l'activité de certification des produits, des procédés et des services, le certificat délivré par l'organisme certificateur comporte les informations suivantes :
«-la raison sociale de l'organisme ;
«-la portée de la certification (la ou les catégories d'actions concernées et la référence au programme de certification) ;
«-l'adresse du ou des sites de l'organisme ;
«-la date de début de validité de la certification et sa date d'échéance ;
«-le nom et l'adresse de l'organisme certificateur.
« Il comporte de plus :
-le numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité de l'organisme ;
-le numéro d'enregistrement au répertoire Sirene de l'organisme (numéro SIREN) ;
-la marque de certification ou la référence à l'article L. 6316-1 du code du travail mentionnant l'obligation de certification.
« L'organisme certifié affiche son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l'absence de site internet, il en communique une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur mentionné à l'article L. 6316-1 du code du travail qui en fait la demande.
« Si l'organisme certificateur constate qu'une certification a été délivrée sur la base de fausses déclarations de l'organisme audité, il engage une procédure de retrait de la certification, comprenant une procédure contradictoire.
« Art. 2.-Audit de surveillance.
« L'audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d'obtention de la certification.
« L'audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué.
« L'organisme certificateur procède a minima à une revue des indicateurs suivants :
«-les indicateurs ayant fait l'objet de non-conformités à l'audit initial. Une attention particulière est alors prêtée à l'efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d'action mises en place ;
«-les indicateurs ne pouvant donner lieu qu'à des non-conformités majeures mentionnés à l'article 5, applicables à l'organisme audité ;
«-les indicateurs 1,17,19, et, pour les organismes concernés, l'indicateur 3 du référentiel national figurant à l'annexe mentionnée à l'article D. 6316-1-1 du code du travail ;
«-pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l'audit initial, les indicateurs n'ayant pas été vérifiés à l'audit initial, applicables à l'organisme audité.
« Pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants à l'audit initial, l'organisme certificateur procède à la revue de l'ensemble des indicateurs applicables à l'organisme audité.
« Le cas échéant, l'audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformités avec le référentiel.
« L'organisme certificateur vérifie également que l'organisme certifié respecte l'obligation d'affichage et de communication du certificat prévue à l'article 1er. Le non-respect de cette obligation donne lieu à une non-conformité majeure.
« Avant l'audit, l'organisme certificateur collecte auprès du prestataire :
«-les éléments nécessaires à l'actualisation des données administratives de l'organisme, notamment les coordonnées du dirigeant, un organigramme à jour de l'organisme et la ou les adresses des sites ;
«-une description de l'activité de l'organisme en tant que prestataire d'actions concourant au développement des compétences depuis l'obtention de la certification, précisant les catégories d'actions mentionnées à l'article L. 6313-1 mises en œuvre et indiquant si l'organisme a réalisé des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s'il a confié la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s'il est intervenu pour le compte d'un autre organisme de formation ;
«-le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire, en vue de déterminer la durée de l'audit.
« Dans le cas d'un organisme audité en tant que nouvel entrant à l'audit initial, la durée de l'audit de surveillance prévue à l'article 4 est majorée d'une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée à l'audit de surveillance.
« Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis à l'organisme certificateur ou lors de l'audit peut entraîner le retrait de la certification à l'issue d'une procédure contradictoire mise en place par l'organisme certificateur.
« L'organisme certificateur établit et communique un plan d'audit à l'organisme audité. Ce plan détermine le périmètre de l'audit, les noms des personnes de l'organisme à entendre en entretien et indique les indicateurs du référentiel concernés par l'audit.
« L'échantillonnage par l'auditeur des actions à auditer est représentatif de l'activité du prestataire d'actions concourant au développement de compétences sur la période de référence. L'échantillonnage n'est pas communiqué à l'organisme audité avant la réunion d'ouverture de l'audit.
« L'organisme audité s'engage à disposer de tous les éléments de preuves permettant d'attester de la conformité au référentiel et susceptibles d'être demandés par l'auditeur lors de l'audit. L'absence de preuve le jour de l'audit fait l'objet d'une non-conformité.
« L'auditeur conduit l'analyse :
«-des éléments administratifs relatifs à l'activité de l'organisme ;
«-de la conformité au référentiel par l'analyse d'une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit ;
«-des actions conduites dans le cadre de la démarche d'amélioration de l'organisme.
« L'audit de surveillance est réalisé à distance. Il est réalisé sur site dans les cas suivants :
«-signalements conformes aux règles de réclamations définies par l'organisme certificateur ;
«-résultats d'une analyse de risque issue de l'audit précédent ;
«-pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l'initiative de l'organisme certificateur et en fonction des deux cas précités ;
«-à la demande de l'organisme audité.
« Le support d'enregistrement d'audit transmis par l'auditeur à l'organisme certificateur mentionne l'échantillonnage des actions réalisé par l'auditeur par catégorie d'actions auditée et la justification de l'échantillonnage, ainsi que les éléments de preuve apportés par l'organisme et consultés lors de l'audit.
« Les conclusions de l'audit datées et signées par l'auditeur sont notifiées à l'organisme audité selon la procédure et le délai prévus par l'organisme certificateur. Lorsque l'organisme est certifié pour différentes catégories d'actions, le libellé de la non-conformité spécifie la ou les catégories d'actions concernées.
« Art. 3.-Audit de renouvellement.
« Le renouvellement de la certification suppose la réalisation d'un audit de renouvellement sur place avant la date d'échéance du certificat et dans des délais compatibles avec la levée, avant échéance du certificat, des non-conformités majeures éventuelles. L'audit de renouvellement est réalisé conformément au déroulement d'un audit initial, en vérifiant le cas échéant la mise en œuvre des actions correctives définies au plan d'actions pour traiter les non-conformités détectées lors l'audit de surveillance précédent.
« Dans le cas où la demande de renouvellement de la certification est adressée à un organisme certificateur différent de celui ayant délivré la certification antérieure, la déclaration sur l'honneur mentionnée à l'article 1er est remplacée par une déclaration de l'organisme candidat attestant qu'il n'a pas conclu un nouveau contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d'actions sollicitées. Elle mentionne la date de fin de la certification en cours de validité. Le nouvel organisme certificateur collecte auprès de l ‘ ancien organisme certificateur une copie du certificat antérieur, un dossier détaillant les non-conformités détectées à l'audit précédent, le plan d'actions correctives associé et l'état de résolution des non-conformités, ainsi que, le cas échéant, les réclamations reçues.
« L'audit de renouvellement donne lieu à l'obtention d'un nouveau certificat. La décision de renouvellement doit intervenir avant l'expiration de la certification. En cas de renouvellement, la nouvelle décision de certification prend effet le lendemain de la date d'échéance du précédent certificat. » ;
2° Les articles 5 à 9 sont remplacés par six articles ainsi rédigés :
« Art. 5.-Traitement des non-conformités.
« Une certification peut être refusée, suspendue ou retirée, au regard de la gravité et/ ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées, dans le cas de non-conformités majeures non levées sous trois mois ou de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l'organisme n'a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces, dans les conditions définies dans le présent article.
« Les indicateurs 4,5,6,7,10,11,14,15,16,20,21,22,26,27,29,31 et 32 du référentiel national figurant à l'annexe mentionnée à l'article D. 6316-1-1 du code du travail ne peuvent donner lieu qu'à des non-conformités majeures. Les autres indicateurs du référentiel peuvent être pondérés et donner lieu à des non-conformités mineures ou majeures.
« La mise en œuvre des actions correctives ne doit pas dépasser un délai fixé en fonction du niveau de gravité des non-conformités, à compter de la notification des non-conformités à l'organisme audité :
«-pour une non-conformité mineure, le plan d'action établi est adressé à l'organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l'audit suivant. Si la non-conformité mineure n'est pas levée à l'audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ;
«-pour une non-conformité majeure, la mise en œuvre d'actions correctives doit être effective sous trois mois, et vérifiée par l'organisme certificateur avant toute décision relative à la certification dans un délai qui ne peut excéder un mois à compter de l'expiration du délai de trois mois. A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans le délai de trois mois, la certification n'est pas délivrée ou est suspendue. Dans le cadre de l'audit initial, l'organisme certificateur notifie alors le refus de certification à l'organisme candidat. Dans le cadre de l'audit de surveillance, d'un audit complémentaire ou de l'audit de renouvellement, l'organisme certificateur notifie la suspension de la certification à l'organisme candidat. La suspension de la certification est levée par l'organisme certificateur suite à la réception de preuves permettant de constater le retour en conformité et le solde des non-conformités majeures. A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans un délai de trois mois après la notification de la suspension, la certification est retirée ou n'est pas renouvelée.
« La vérification du traitement des non-conformités peut donner lieu à la réalisation d'un audit complémentaire, à distance ou sur site.
« Art. 5 bis.-Traitement des signalements.
« En cas de signalement auprès de l'organisme certificateur portant sur le non-respect du référentiel national figurant à l'annexe mentionnée à l'article D. 6316-1-1 du code du travail par un organisme qu'il a certifié, l'organisme certificateur procède à l'enregistrement et au traitement du signalement conformément aux exigences de la norme internationale d'accréditation correspondant à l'exercice de l'activité de certification des produits, des procédés et des services en matière de traitement des plaintes. En tant que de besoin, il réalise un audit complémentaire, à distance ou sur site, pour vérifier la conformité de l'organisme au référentiel. L'audit complémentaire peut donner lieu au constat de non-conformités avec le référentiel.
« En fonction de la gravité du signalement, l'organisme certificateur peut décider de suspendre, à titre conservatoire, la certification de l'organisme dans l'attente de la réalisation d'un audit complémentaire.
« L'organisme certificateur prend les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité de l'identité de la personne à l'origine du signalement.
« Art. 6.-Cas des organismes multi-sites.
« Un organisme multi-sites est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale, qui ne correspond pas nécessairement au siège de l'organisme, qui régit plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités administratives, commerciales ou d'ingénierie entrant dans le champ de la certification sont réalisées. Un site est caractérisé par la présence permanente de personnel de l'organisme.
« Les sites font l'objet d'une surveillance régulière définie par la fonction centrale qui est responsable des mesures correctives nécessaires sur les sites. La fonction centrale doit veiller à ce que les données de chaque site soient collectées et analysées, et doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels.
« Pour être qualifié de multi-sites :
«-l'organisme candidat doit avoir un seul et unique système qualité ;
«-l'organisme candidat doit identifier sa fonction centrale qui fait partie de l'entité et n'est pas sous-traitée ;
«-la fonction centrale doit avoir l'autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique ;
«-tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale.
« L'échantillonnage par l'organisme certificateur d'un panel de sites à auditer est autorisé si les conditions d'éligibilité mentionnées ci-dessus sont démontrées. L'échantillonnage d'un panel de sites est représentatif de la variété des sites. L'échantillonnage est constitué, hors la fonction centrale auditée lors de chaque audit du cycle, selon les modalités suivantes :
«-audit initial et de renouvellement : l'échantillon est la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l'entier le plus proche, choisis aléatoirement par l'organisme certificateur ;
«-audit de surveillance : l'échantillon est la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l'entier le plus proche. L'audit comprend a minima un site non audité à l'audit précédent.
« Dans tous les cas, l'organisme certificateur peut décider d'auditer un site particulier s'il le juge pertinent et qu'il le justifie.
« Si une ou des non-conformités sont identifiées sur un site, la fonction centrale doit déterminer si les autres sites peuvent être affectés par ces non-conformités. Si c'est le cas, des mesures correctives sont mises en œuvre sur les sites concernés et vérifiées par la fonction centrale. Si ce n'est pas le cas, la fonction centrale démontre à l'organisme certificateur pourquoi elle limite son suivi des actions correctives.
« Au moment du processus de prise de décision, si un ou plusieurs sites présentent une non-conformité majeure, la certification est, dans le cadre de l'audit initial, refusée ou, dans le cadre des audits de surveillance, de renouvellement ou complémentaire, suspendue pour l'ensemble de l'organisme multi-sites jusqu'à ce que celui-ci prenne des mesures correctives satisfaisantes, dans la limite des délais prévus à l'article 5.
« Il est interdit d'exclure un site du périmètre de la certification.
« Si l'organisme multi-sites souhaite ajouter un nouveau site, ce site doit être audité avant d'être inclus dans le certificat, en plus de la surveillance prévue dans le plan d'audit. Si l'organisme multi-sites souhaite ajouter plusieurs nouveaux sites, un échantillonnage des sites à auditer est réalisé par l'organisme certificateur. L'échantillon est la racine carrée du nombre de nouveaux sites, arrondie à l'entier le plus proche. En complément de l'audit des nouveaux sites, l'organisme certificateur audite la fonction centrale.
« Après intégration du ou des nouveaux sites sur le certificat, ils doivent être ajoutés aux sites du périmètre pour déterminer la taille de l'échantillon et la durée des prochains audits de surveillance ou de renouvellement.
« Si tout ou partie des nouveaux sites mettent en œuvre une nouvelle catégorie d'actions, l'organisme multi-sites sollicite conjointement une demande d'extension de sa certification sur cette catégorie, conformément à l'article 9. L'échantillonnage des sites à auditer est constitué à partir des nouveaux sites, en incluant ceux à auditer sur les catégories d'actions déjà certifiées et ceux concernés par la demande d'extension de la certification sur la nouvelle catégorie d'actions.
« Si un organisme certifié sur un site unique étend son activité sur un ou plusieurs sites, l'organisme satisfait à un nouvel audit initial conformément aux modalités d'audit d'un organisme multi-sites prévues au présent arrêté. A cet effet, un nouveau contrat est conclu avec l'organisme certificateur.
« Art. 7.-Transfert de certification.
« Tout organisme souhaitant changer d'organisme certificateur doit déposer une nouvelle demande de certification et satisfaire à un audit initial ou transférer sa demande à un certificateur accrédité dans les conditions définies dans le présent arrêté.
« Le transfert d'une certification est la reprise d'une certification existante et valide, sur l'ensemble de son périmètre, par un autre organisme certificateur accrédité.
« L'organisme demandant le transfert de sa certification transmet sa demande au nouvel organisme certificateur souhaité. En réalisant une demande de transfert, l'organisme autorise l'ancien organisme certificateur à transmettre les informations requises à l'organisme certificateur récepteur. L'organisme certificateur récepteur vérifie que les activités certifiées entrent dans le cadre de la portée de son accréditation et que l'organisme souhaitant transférer la certification possède une certification conforme au dispositif en vigueur.
« L'ancien organisme certificateur transmet sous un délai de quinze jours à l'organisme récepteur une copie du certificat émis, un dossier détaillant les non-conformités détectées et le plan d'action associé pour y remédier.
« L'organisme certificateur s'assure, par tous moyens, que la certification de l'organisme demandant le transfert n'est pas suspendue ou retirée. Dans le cas où la certification de l'organisme est suspendue ou retirée, le transfert de la certification n'est pas possible.
« L'organisme récepteur examine les éléments transmis par l'ancien organisme certificateur, l'état des non-conformités en suspens, les dernières conclusions d'audit, le cas échéant les réclamations reçues et les actions correctives mises en œuvre. Il décide, dans un délai de trente jours, selon les cas :
«-de reprendre le dossier en confirmant la certification ;
«-d'organiser, après analyse du dossier, une évaluation adaptée ;
«-de refuser le transfert de la certification.
« Les motifs de refus sont motivés par écrit et transmis à l'organisme demandant le transfert.
« Dans le cas où l'ancien organisme certificateur refuse de transmettre les pièces, l'organisme récepteur le signale à l'instance nationale d'accréditation.
« En l'absence de dossier détaillé transmis par l'ancien organisme certificateur ou lorsque la demande de transfert fait suite à la non-obtention ou au retrait d'accréditation de l'organisme certificateur, un audit complémentaire, constitué a minima de la vérification de la conformité au référentiel par l'analyse d'une action conduite depuis le précédent audit pour chaque catégorie d'action de la portée de la certification, est mené par l'organisme certificateur récepteur avant la décision de reprise de la certification. Les résultats de l'audit peuvent conduire l'organisme certificateur à refuser le transfert.
« L'organisme récepteur informe l'ancien organisme certificateur de sa décision d'acceptation ou de refus du transfert de certification. La décision de transfert de certification fait l'objet de l'émission d'un nouveau certificat qui reprend l'échéance du certificat antérieur. La délivrance du certificat par le nouvel organisme certificateur entraîne la caducité du certificat précédemment émis par l'ancien organisme certificateur.
« Art. 8.-Nouvelle demande après un refus ou un retrait de certification.
« L'organisme candidat ayant fait l'objet d'un refus ou d'un retrait de certification par un organisme certificateur sur une catégorie d'actions ne peut pas déposer une nouvelle demande ayant pour objet cette catégorie d'actions avant un délai de trois mois à compter de la date du refus ou du retrait.
« Ce délai passé, il indique à l'organisme certificateur les non-conformités qui lui ont été signalées et démontre qu'elles ont été résolues.
« Art. 9.-Extension de certification.
« L'organisme candidat souhaitant certifier une nouvelle catégorie d'actions, en sus des catégories d'actions déjà certifiées, sollicite l'extension du champ de sa certification auprès de l'organisme certificateur. Un audit d'extension de la certification sur les catégories d'actions de la demande est mis en œuvre pour procéder à l'extension de la certification ; cet audit est réalisé à tout moment du cycle de certification conformément au déroulement d'un audit initial dans le périmètre de l'extension. Pour déterminer la durée de l'audit, l'organisme certificateur collecte le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire.
« Lorsqu'un organisme multi-sites demande l'extension de sa certification sur une nouvelle catégorie d'actions, l'échantillonnage est réalisé sur les sites concernés par la demande d'extension.
« En cas de décision positive, le certificat de l'organisme est mis à jour en conséquence. Le plan d'audit (contenu de l'audit, durée …) pour les audits suivants tient compte de l'extension du champ de la certification. »
Article 2
Les articles 4 et 5 de l'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux exigences pour l'accréditation des organismes certificateurs prévues à l'article R. 6316-3 du code du travail susvisé sont remplacés par quatre articles ainsi rédigés :
« Art. 4.-Certification et délivrance de certificat par un organisme non encore accrédité.
« Après notification de la décision de recevabilité favorable de la demande d'accréditation par l'instance d'accréditation, l'organisme certificateur est autorisé à démarrer les activités de certification et à délivrer des certificats hors accréditation. Il ne peut accepter de demandes de transfert de certification.
« L'organisme certificateur qui détient déjà une accréditation pour la certification de produits et services est autorisé à délivrer au maximum cinquante certificats hors accréditation. L'organisme certificateur qui ne détient pas d'accréditation pour la certification de produits et services est autorisé à délivrer au maximum vingt-cinq certificats hors accréditation.
« L'organisme certificateur doit obtenir l'accréditation dans un délai de douze mois à compter de la décision de recevabilité favorable prononcée par l'instance d'accréditation. Pour les besoins de l'évaluation menée par l'instance d'accréditation, sur demande motivée, le ministre chargé de la formation professionnelle peut prolonger ce délai dans la limite de trois mois.
« Une fois l'accréditation obtenue, l'organisme réémet les certificats sous accréditation selon les règles de l'instance d'accréditation.
« A défaut d'obtention de cette accréditation, les certificats déjà délivrés restent valides pendant une période de six mois à compter de la notification de la décision de refus d'accréditation à l'organisme certificateur par l'instance d'accréditation ou, en l'absence de décision de refus, à compter de l'échéance du délai fixé pour l'obtention de l'accréditation. Les prestataires titulaires d'un certificat délivré par ledit organisme certificateur sollicitent un nouveau certificateur accrédité pour transférer leur certification, dans les conditions prévues à l'article 7 de l'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national mentionné à l'article D. 6316-1-1 du code du travail.
« L'organisme certificateur informe les prestataires qu'il a certifiés de la non-obtention de son accréditation par l'instance d'accréditation et des modalités de transfert de certification, dans un délai qui ne peut excéder quinze jours à compter de la notification de la décision de refus d'accréditation, et en apporte la preuve au ministre chargé de la formation professionnelle.
« Art. 5.-Suspension et retrait d'accréditation-cessation d'activité.
« En cas de suspension de l'accréditation, l'organisme certificateur n'est plus autorisé à délivrer de certificats jusqu'à la levée de cette suspension par l'instance d'accréditation. L'organisme certificateur peut réaliser les audits complémentaires et de surveillance des organismes déjà certifiés à la date de notification de la décision de suspension. Les certificats délivrés avant la suspension de l'accréditation restent valides jusqu'à leur date d'échéance, sous réserve, le cas échéant, des conclusions des audits.
« En cas de retrait de l'accréditation, l'organisme certificateur n'est plus autorisé à délivrer de certificats. Les certificats qu'il a délivrés restent valides durant une période de six mois à compter de la notification de la décision de retrait d'accréditation à l'organisme certificateur par l'instance d'accréditation. L'organisme certificateur informe les prestataires qu'il a certifiés du retrait de son accréditation et des modalités de transfert de certification, dans un délai qui ne peut excéder quinze jours à compter de la notification de la décision de retrait d'accréditation, et en apporte la preuve au ministre chargé de la formation professionnelle. Les prestataires titulaires d'un certificat délivré par ledit organisme certificateur sollicitent un autre organisme certificateur accrédité pour transférer leur certification, dans les conditions prévues à l'article 7 de l'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national mentionné à l'article D. 6316-1-1 du code du travail.
« En cas de cessation d'activité, quelle qu'en soit la cause, l'organisme certificateur n'est plus autorisé à délivrer de certificats. Les certificats qu'il a délivrés restent valides durant une période de six mois à compter de la date de cessation d'activité de l'organisme certificateur. Il informe les prestataires qu'il a certifiés de sa cessation d'activité et des modalités de transfert de certification, et en apporte la preuve au ministre chargé de la formation professionnelle. Les prestataires concernés sollicitent un autre organisme certificateur accrédité afin de transférer, le cas échéant, leur certification, dans les conditions prévues à l'article 7 de l'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national mentionné à l'article D. 6316-1-1 du code du travail.
« Art. 5 bis.-Nouvelle demande après un refus ou un retrait d'accréditation.
« L'organisme certificateur ayant fait l'objet d'un refus ou d'un retrait d'accréditation ne peut pas déposer une nouvelle demande d'accréditation avant un délai de six mois à compter de la date du refus ou du retrait.
« L'organisme joint à sa nouvelle demande d'accréditation les éléments attestant du respect des obligations des organismes certificateurs en matière d'information des prestataires certifiés et de transmission des informations nécessaires au transfert de certification aux organismes certificateurs qui en font la demande. Il démontre à l'instance d'accréditation qu'il a remédié au (x) motif (s) de refus de sa demande d'accréditation initiale ou de retrait de son accréditation.
« A compter de la notification de la décision de recevabilité favorable de la nouvelle demande d'accréditation par l'instance d'accréditation, l'organisme certificateur est autorisé à démarrer les activités de certification et à délivrer au maximum cinq certificats avant l'obtention de l'accréditation.
« Art. 5 ter.-Information par l'instance d'accréditation.
« L'instance d'accréditation notifie au ministre chargé de la formation professionnelle toute décision relative à la recevabilité de la demande, à l'octroi et à l'évolution du périmètre ou du statut de l'accréditation d'un organisme certificateur ou à son refus, en précisant la date de prise d'effet de la décision.
« Le ministre chargé de la formation professionnelle peut informer les prestataires certifiés par ledit organisme de la non-obtention ou du retrait de l'accréditation ou de la cessation d'activité de l'organisme certificateur. »
Article 3
L'article 3 de l'arrêté du 1er février 2021 susvisé est complété par un alinéa ainsi rédigé :
« Le ministre chargé de la formation professionnelle transmet sur demande aux organismes mentionnés à l'article L. 6316-1 du même code la liste des organismes certifiés avec la mention de l'organisme certificateur ou de l'instance de labellisation ayant délivré la certification et les dates de validité de la certification. »
Article 4
Les dispositions du présent arrêté entrent en vigueur le 1er septembre 2023, à l'exception des dispositions des deuxième à douzième alinéas et trente-deuxième à quarante-huitième alinéas du 2° de l'article 1er, de l'article 2 et de l'article 3 qui entrent en vigueur le lendemain de la publication de l'arrêté au Journal officiel de la République française.
Toutefois, les dispositions du quatrième alinéa de l'article 2 ne s'appliquent pas aux organismes certificateurs ayant fait l'objet d'une décision de recevabilité favorable antérieurement à la date de publication de l'arrêté. Les dispositions du quatorzième alinéa de l'article 2 ne s'appliquent pas aux organismes certificateurs dont la date de refus ou de retrait d'accréditation est antérieure à la date de publication de l'arrêté. Les dispositions du seizième alinéa de l'article 2 ne s'appliquent pas aux organismes certificateurs dont la nouvelle demande d'accréditation a fait l'objet d'une décision de recevabilité favorable antérieurement à la date de publication de l'arrêté.
Article 5
Le délégué général à l'emploi et à la formation professionnelle est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Fait le 31 mai 2023.
Le ministre du travail, du plein emploi et de l'insertion,
MAJ 15/06/23 - Source : Legifrance
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