La dématérialisation des marchés publics vue par les acheteurs publics - Publication des résultats de l'enquête dans la lettre de l’OEAP no 20 d'avril 2011

23 avril 2011

La lettre no 20 de l'OEAP publie les résultats de l'enquête sur la dématérialisation de l'achat public. Une première enquête sur la dématérialisation des marchés publics a été menée auprès des entreprises qui s'est achevée fin mars 2010, une seconde enquête à destination des acheteurs, a été mise en ligne début septembre 2010.

La lettre de l’OEAP no 20 d'avril 2011 est essentiellement consacrée à l'enquête sur la dématérialisation vue du côté de l'acheteur.

Les résultats de l'enquête sur la dématérialisation des marchés publics

L'OEAP indique que 827 acheteurs ont pris connaissance du questionnaire qui a été mis en ligne sur Internet et 337 d'entre eux ont transmis un questionnaire complet.

Les objectifs de l'enquête

L'enquête sur la dématérialisation des marchés publics avait pour objectifs de :

• connaître la perception par les acheteurs sur la dématérialisation,
• fournir des statistiques sur l’achat dématérialisé,
• déterminer les aspects de la dématérialisation qui sont les plus utilisés,
• comprendre les éventuels freins au développement de la dématérialisation dans la commande publique.

La répartition entre les praticiens réguliers de la dématérialisation et les occasionnels

En ce qui concerne la répartition entre les praticiens réguliers de la dématérialisation et les utilisateurs occasionnels, 82% des acheteurs indiquent dématérialiser régulièrement leurs procédures d'achat.

Parmi les catégories d’acheteurs on trouve :

• 51% de collectivités territoriales,
• 31% d'entités d'Etat,
• le reste se répartissant principalement entre les établissement publics hospitaliers, les EPCI, les OPH, les CCI et les organismes de sécurité sociale.

La dématérialisation des MAPA, l'utilisation du profil d'acheteur et du site Internet, les marchés d'informatique plébiscités

Parmi les 48% d'utilisateurs réguliers de la dématérialisation plus de 70% dématérialisent leurs marchés à procédure adaptée (MAPA).

Pour les mesures de publicité les profils d'acheteur sont fréquemment utilisés (81%), même lorsque cela n’est pas obligatoire, donc en dessous de 90 000 € HT. La publicité sur le site Internet des entités semble également être privilégiée par 31% des acheteurs interrogés.

Pour les praticiens réguliers de la dématérialisation, ce sont, sans surprise les marchés informatiques (44 %) qui sont les plus dématérialisés.

Les usages du profil d'acheteur

L'utilisation d'un profil d'acheteur est obligatoire pour publier tous les avis d’appel public à la concurrence (AAPC) portant sur des marchés d’un montant supérieur à 90 000 € HT et recevoir les candidatures et les offres. Cette obligation est applicable depuis le 1er janvier 2010. 94% des participants ont indiqué disposer d'un profil d’acheteur.

Quelles fonctionnalités pour un profil d’acheteur ?

• utilisation fréquente du profil d'acheteur pour publier les avis d’appel public à la concurrence (AAPC) pour 90%.
• mise en ligne des dossiers de consultation des entreprises (DCE) pour 93%
• autres fonctionnalités comme l’envoi de courriels sécurisés aux candidats (pour des échanges question-réponses, l’envoi d’avis de rejet, ...) : elles sont peu utilisées pour 53% des acheteurs.
• réception des candidatures et des offres par voie électronique, seuls 45% des acheteurs demandent fréquemment la transmission dématérialisée des pièces.
• signature électronique des pièces, seuls 11% des praticiens réguliers de la dématérialisation utilisent souvent cette fonctionnalité. 

Si les deux premiers usages sont tout à fait prévisibles, pour le troisième il est dommage, mais non surprenant, que des possibilités comme l'envoi de courriels sécurisés ne soient pas plus utilisés. Pour les deux derniers points il y a encore un long chemin à parcourir et un effort massif de communication semble nécessaire que ce soit pour les acheteurs ou les entreprises candidates pour que la réponse électronique devienne une pratique courante.

La signature électronique

Les résultats de l'enquête montrent que 56% des praticiens réguliers n'utilise jamais utiliser la fonctionnalité "signature électronique" de leur profil d’achat.

Plusieurs explications sont avancées dont :

• l'absence d'obligation réglementaire en matière de signature électronique dans les MAPA,
• les acheteurs qui n'exigent pas que les candidatures et les offres soient transmises par voie électronique.   

Deux principales raisons sont invoquées par les acheteurs pour les difficultés d’utilisation de la signature électronique : complexité de la réglementation et complexité technique.

• 11% des praticiens réguliers estiment la réglementation trop complexe et 21% regrettent la complexité technique entourant la dématérialisation,
• 25% estiment que c’est la rematérialisation nécessaire du marché (pour la signature du pouvoir adjudicateur ou la transmission aux organes de contrôle) qui entrave la généralisation de la signature électronique.

La perception de la pratique de la dématérialisation

85% des praticiens estiment que la dématérialisation améliore l'accessibilité des entreprises aux consultations. Par contre 55% des acheteurs estiment que les entreprises semblent "subir" la dématérialisation.

En matière d'améliorations possibles Il est à noter que les praticiens réguliers confirment des demandes récurrentes en la matière comme :

• la simplification des règles,
• l'harmonisation des plateformes d'achat qui semble un réel frein pour les entreprises candidates mais dont la prise en compte est peu probable.

Actualités

Enquête sur la dématérialisation des marchés publics auprès des entreprises. Résultats de l’enquête sur la dématérialisation des marchés publics menée par la DAJ auprès des entreprises. - 20 juillet 2010 

Création d’un GEM Dématérialisation des marchés publics par l'OEAP - 30 janvier 2009