EPM : Un logiciel libre pour la passation et le suivi de vos marchés publics !

3 aout 2009

La ville de PARIS a annoncé sur son site Internet [1]  avoir développé un logiciel « open source » (logiciel libre) pour l’élaboration et la passation des marchés (le logiciel porte le nom d’EPM pour Elaboration et Passation des Marchés) dans un environnement Web. La dématérialisation des procédures est proposée dès un seuil de 4.000 euros TTC pour faciliter l’accès des entreprises à la commande publique.

[1] Site Internet de l'EPM

Une initiative qui sera appréciée des collectivités et administrations

Les collectivités territoriales et les administrations expriment souvent le besoin outil de gestion de leurs marchés publics. Il s’agit généralement d’un logiciel d’assistance à la rédaction des pièces de marché ainsi qu’au suivi de ces derniers. Certains progiciels proposent également une aide à la rédaction de CCTP. 

La mise à disposition d’un logiciel libre, donc sans investissement financier en matière de droits d’usage, réjouira les acheteurs potentiels de ce type de produit. Ainsi l’acheteur pourra tester le logiciel à moindre frais et s’y investir si les résultats sont concluants alors que cette démarche est incompatible avec un logiciel propriétaire.

L'application epm a été conçue à l'aide de technologies exclusivement web, elle utilise des composants technologiques "libres" de référence tels que : architecture J2EE, serveur d'application Jboss, workflow JBPM, Gestion documentaire Alfresco, etc.

Le progiciel epm peut notamment fonctionner avec différents SGBD : PostgreSQL, Oracle, MySQL, etc.

Notons que le progiciel EPM est distribué sous licence Cecill version 2 .

Quant aux contenus constituant le "clausier" de la solution EPM ils sont placés et distribués sous le régime de la licence de logiciel libre "Creative commons". Cette licence a pour « objectif de conférer aux utilisateurs la liberté de modification et de redistribution du logiciel régi par cette licence dans le cadre d'un modèle de diffusion en logiciel libre. L'exercice de ces libertés est assorti de certains devoirs à la charge des utilisateurs afin de préserver ce statut au cours des redistributions ultérieures. »

… mais qui le sera beaucoup moins des éditeurs de progiciels du marché.

Quel sera désormais l’intérêt d’un acheteur potentiel à s’adresser aux prestataires du marché ?

Les éditeurs de progiciels de gestion des marchés publics ont tout à craindre de ce nouveau venu issu d’une collectivité territoriale importante. Le choix opéré par la mairie de PARIS étant celui d’une mise à disposition via une politique de logiciel libre risque d’impacter fortement le marché. L’avenir nous le dira.

Les caractéristiques générales du progiciel risquent d’inquiéter les éditeurs qui se verront immanquablement grignoter des parts de marché :

• En premier lieu la politique de licence fondée sur le logiciel libre est probablement un avantage fondamental pour qui veut procéder à des tests avant une mise en production. Or, si le logiciel convient, comment un prestataire pourra affronter une telle concurrence pour décider un acheteur à faire l’acquisition de son produit ?
• En second lieu la conception d’un tel applicatif  métier par une structure administrative et destinée à ses propres besoins est rassurante : le concepteur est également utilisateur, testeur de la solution et n'a pas de but lucratif. Le progiciel risque donc de bénéficier d’un « à priori » de confiance des utilisateurs potentiels.
• Enfin la conception « full web » du progiciel qui permet notamment de bénéficier des technologies issues du monde de l’Internet est signe d’évolutions potentielles pour l’avenir. Des sites distants pourront donc se connecter facilement via un simple accès Internet. Fini les coûts liés aux nombre de licences utilisateurs.

Le marché des progiciels de gestion des marchés publics

Il s’agit d’un marché qui est restreint et dominé par un petit nombre d’éditeurs de progiciels souvent spécialisés en la matière.

La procédure de passation est fastidieuse par le caractère répétitif de certaines tâches comme la rédaction des pièces, la gestion des commissions et jurys, les nombreux documents intermédiaires, le formalisme de la matière, …

Les progiciels existants sont bien entendus très difficiles à développer car le droit des contrats publics est en constante évolution et les éditeurs éprouvent naturellement beaucoup de mal à adapter les logiciels à ces évolutions. Les textes évoluent sans cesse, la jurisprudence est abondante, un module tel que la gestion des accords-cadres a probablement nécessité un temps de travail considérable aux éditeurs de progiciels, si bien que de nombreuses collectivités ont éprouvé de grandes difficultés à mettre en œuvre ce type de progiciel.

L’intérêt de ces progiciels

L’un des intérêts de ce type de progiciel est d’automatiser et d’homogénéiser la partie de rédaction des pièces de marché. Quant à la sécurité juridique elle ne reste que très partielle compte tenu du caractère évolutif du droit de la commande publique difficile à prendre en compte dans un système automatisé.

Une mise en œuvre qui nécessite un important travail en amont et une réelle volonté de l’acheteur

La mise en place de tels modules progiciels nécessite une grande rigueur, une organisation et une réelle volonté pour faire aboutir les projets. Un projet insuffisamment préparé aboutit souvent à un échec se traduisant généralement par un abandon de l’utilisation du produit. Il n’est pas rare de voir des collectivités ayant réalisés plusieurs expériences avant d’utiliser le produit logiciel et encore dans ses fonctions de base.

Il ne s’agit pas de mettre en cause d’emblée un tel progiciel si la préparation de l’acheteur est insuffisante (y compris dans le choix du progiciel qui nécessite un dossier de consultation particulièrement précis) ce qui a souvent été le cas dans le passé.

Lors de l’acquisition des produits du marché concurrentiel les procédures de «réception » des prestations (En fait appelées "opérations de vérifications" dans le CCAG-FCS de 1977 et le futur CCAG-TIC : MOM, VA, VSR, admission) sont ici primordiales et nécessitent une grande attention quant au suivi dans l’exécution des prestations.

Aujourd’hui il semble que les résultats soient mitigés car rares sont les services exploitant complètement les possibilités de ces produits y compris pour les grandes collectivités.

Des utilisateurs qui s’attendent souvent à un fonctionnement sur le principe des tableurs

Une autre des difficultés rencontrées est le manque de souplesse généralement inhérent aux logiciels de rédaction des pièces de marché. En effet, l’utilisateur s’attend, comme souvent en informatique, à un processus totalement automatisé sur le principe des tableurs. Or, la rédaction des documents de marché se prête difficilement à l’exercice : la modification d’une des données de base peine à se répercuter automatiquement à l’ensemble du processus à la manière des tableurs. D’autre par une intervention manuelle est généralement nécessaire pour des retouches finales aux pièces générées. Ces retouches ou compléments (en principe réalisées au traitement de texte)  doivent s’effectuer alors que l’utilisateur est déconnecté de l’automatisme du progiciel si bien qu’en cas de modification d’une donnée de base il faut régénérer le processus de départ et de nouveau repartir les modifications finales.

Un environnement « open source » 100% web

Selon la page Internet dédiée à l’application cette dernière a été conçue en 2007 et 2008, dans un environnement 100% web, à l'ergonomie intuitive. « L'application epm a été réalisée, dès l'origine, sur la base de composants 100% open source dans l'objectif d'une diffusion la plus large auprès des administrations et de l’ensemble des collectivités publiques ».

Un projet de 1,5 M € sur une durée de deux ans et mobilisant 200 personnes

Selon la même source ce projet a mobilisé pendant deux années 200 personnes et a nécessité un budget de 1,5 M €. Cet outil est destiné à la gestion d’environ 7 000 marchés publics par an pour notamment « moderniser les procédures administratives en les dématérialisant et de les rendre ainsi plus performantes ». L’un des objectifs est également de sécuriser l’achat public.

Une dématérialisation des procédures dès un seuil de 4.000 euros TTC

Enfin pour faciliter l’accès des entreprises à la commande publique, la Ville de PARIS dématérialise toutes les étapes des procédures prévues par le code des marchés public et ceci à partir d’un seuil de 4 000 euros TTC.