Oser les variantes dans les marchés publics : un guide de la DAE pour stimuler l'innovation et la performance

30 janvier 2021

La Direction des Achats de l'État (DAE) a récemment publié un guide intitulé "Oser les variantes dans les marchés publics". Ce document exhaustif vise à encourager les acheteurs publics à tirer parti de cet outil souvent sous-exploité. Les variantes, en effet, offrent un potentiel considérable pour optimiser les dépenses publiques et favoriser l'innovation. Ce guide explore en détail les enjeux, le cadre réglementaire et les bonnes pratiques liés à l'utilisation des variantes dans les marchés publics.

 

Comprendre les variantes : définition et cadre juridique

Le guide commence par définir clairement ce qu'est une variante dans le contexte des marchés publics. Il s'agit d'une modification des spécifications prévues dans la solution de base décrite par l'acheteur dans les documents de la consultation. Cette notion est encadrée par les articles R2151-8, R2151-9, R2151-10 et R2151-11 du Code de la commande publique.

Le document distingue ensuite deux types de variantes. D'une part, les variantes libres, dont la présentation est laissée à l'initiative des candidats. D'autre part, les variantes exigées, que l'acheteur impose et dont il peut définir le périmètre.

Le guide souligne l'évolution du cadre juridique, notamment avec le Code de la commande publique de 2019 qui a assoupli le régime des variantes. Il explique que les règles diffèrent selon le type d'acheteur et de procédure. Ainsi, pour les pouvoirs adjudicateurs en procédure formalisée, les variantes sont interdites sauf mention contraire dans l'avis de marché. Pour les entités adjudicatrices en procédure formalisée, elles sont autorisées sauf mention contraire. Enfin, en procédure adaptée, les variantes sont autorisées par défaut, sauf si les documents de consultation les interdisent explicitement.

Les avantages et difficultés des variantes

Le guide met en lumière les nombreux avantages que présentent les variantes, tant pour les acheteurs que pour les entreprises.

Pour les acheteurs, les variantes offrent un éventail d'opportunités

Tout d'abord, elles permettent d'accéder à des solutions innovantes, ouvrant ainsi la voie à des approches novatrices. Ensuite, elles contribuent à élargir le champ de la concurrence, favorisant une diversité de propositions. De plus, elles facilitent l'accès des PME à la commande publique, encourageant ainsi la participation d'acteurs variés. Par ailleurs, elles permettent d'intégrer plus aisément des considérations environnementales ou sociales, alignant ainsi les marchés publics avec des objectifs de développement durable. Enfin, elles optimisent le rapport qualité/prix, permettant potentiellement des économies substantielles.

Du côté des entreprises, les avantages sont tout aussi significatifs

Les variantes leur offrent l'opportunité de valoriser leur expertise et leur capacité d'innovation, mettant ainsi en avant leurs points forts. Elles leur permettent également de se démarquer de la concurrence, en proposant des solutions uniques ou originales. Enfin, elles leur donnent la possibilité de proposer des solutions parfaitement adaptées à leurs savoir-faire, optimisant ainsi leur offre.

Cependant, le guide ne cache pas les difficultés que représente l'intégration des variantes dans un projet d'achat.

Il souligne la nécessité d'une préparation minutieuse, qui passe par plusieurs étapes clés.

• Tout d'abord, il est important d'acquérir une connaissance fine du marché fournisseurs, ce qui implique une veille stratégique, un sourcing opérationnel et un benchmarking approfondis.
• Ensuite, une analyse critique du besoin est indispensable pour identifier les opportunités d'innovation. Enfin, une étude d'opportunité sur l'ouverture aux variantes permet de déterminer la pertinence de cette approche pour chaque marché spécifique.

L'encadrement des variantes dans la consultation

Le guide fournit des conseils détaillés sur l'encadrement des variantes dans la consultation

 Il insiste sur l'importance de définir avec précision les exigences minimales que les variantes doivent respecter. L'acheteur doit trouver un équilibre délicat entre cadrage et liberté, afin de permettre l'innovation tout en gardant le contrôle sur les propositions.

Les modalités de présentation des variantes

Concernant les modalités de présentation des variantes, le document recommande à l'acheteur de préciser plusieurs points importants.

Il doit indiquer :

• si la présentation d'une offre de base est obligatoire en plus de la variante,
• s'il limite le nombre de variantes autorisées,
• et quelles sont les pièces spécifiques à fournir pour les variantes.

Ces précisions sont essentielles pour garantir une comparaison égalitaire des offres.

L'importance des critères d'attribution

Il souligne également l'importance des critères d'attribution. Ceux-ci doivent permettre d'évaluer équitablement les offres de base et les variantes.

Il est nécessaire qu'ils soient objectifs et liés à l'objet du marché ou à ses conditions d'exécution, afin d'assurer une analyse impartiale et conforme aux principes de la commande publique.

L'examen des offres variantes

Le guide accorde une attention particulière à l'étape délicate de l'examen des offres variantes. Il met en avant l'importance du contrôle de recevabilité, qui doit être effectué avant l'analyse proprement dite. L'acheteur doit vérifier scrupuleusement la conformité des variantes aux exigences minimales définies dans les documents de consultation. Le guide cite à cet égard la jurisprudence, notamment l'arrêt CAA Nantes, 6 octobre 2017, n° 16NT01474, qui souligne que l'attribution d'un marché sur la base d'une variante non autorisée ou non conforme est de nature à vicier la procédure.

Une fois la recevabilité établie, il insiste sur la nécessité d'une analyse globale et équitable. Les offres de base et les variantes doivent être comparées sur un pied d'égalité, en utilisant les mêmes critères d'évaluation. Cette approche garantit une analyse objective et conforme aux principes de la commande publique.

Il aborde également la question de la négociation, en rappelant une règle importante : il est interdit d'introduire de nouvelles variantes à ce stade. Il cite à l'appui de cette règle l'arrêt CAA Bordeaux, 19 juin 2017, n° 15BX02593, qui fait jurisprudence en la matière.

Il résulte de l'instruction, comme l'ont relevé les premiers juges, que, lors de l'analyse des offres et à l'issue de la seconde phase de négociation avec les sociétés dont l'offre a été examinée, la commune d'Ustaritz a procédé au classement d'une offre dénommée " Lafitte solution 1 ", laquelle ne figurait ni dans les offres de base, ni dans les offres de variante présentées, dans le délai de dépôt de leurs dossiers de candidature, par les différents candidats et a, d'ailleurs, finalement retenu cette offre. Si tant la commune d'Ustaritz que la société Lafitte Paysage font valoir que celle-ci ne constituait qu'une " solution de base modifiée ", outre le fait, d'une part, que le pouvoir adjudicateur l'a regardée comme une offre à part entière, différente de l'offre de base de ladite société, et l'a classée comme telle, et, d'autre part, que ni la commune ni la société ne contestent pas le caractère substantiel de la modification opérée, il résulte de l'instruction que la modification apportée par la société Lafitte Paysage à son offre de base consistait en la suppression de la couche de fondation GNT 0/60, d'une épaisseur de 25 cm pour les terrains synthétiques, prévue dans les dispositions précitées du cahier des clauses techniques particulières, et son remplacement par un traitement spécifique du fond. Par suite, c'est à bon droit que les premiers juges ont considéré qu'une telle modification des spécifications prévues dans la solution de base décrite dans les documents de la consultation et consistant en un procédé, non de fabrication, mais d'exécution différent de celui qui était prévu dans le cahier des clauses techniques particulières constituait ainsi une variante, au sens des dispositions précitées.

Le suivi d'exécution d'une variante retenue

Enfin, le guide ne néglige pas l'aspect important du suivi d'exécution lorsqu'une variante est retenue. Il met en évidence les difficultés spécifiques que peut poser la mise en œuvre d'une solution alternative.

• D'une part, il souligne l'importance de la gestion du changement. La mise en œuvre d'une variante peut nécessiter une adaptation des procédures de contrôle habituelles. De plus, elle peut impliquer une formation des utilisateurs, qui doivent s'approprier la nouvelle solution. Le guide encourage les acheteurs à anticiper ces besoins et à prévoir les ressources nécessaires.
• D'autre part, il insiste sur l'importance du suivi de la performance. Il recommande la mise en place d'indicateurs spécifiques pour mesurer les gains réels et l'impact de l'innovation apportée par la variante. Ce suivi permet non seulement de vérifier que les promesses de la variante se concrétisent, mais aussi de tirer des enseignements pour de futurs marchés.

Conclusion

En conclusion, le guide "Oser les variantes dans les marchés publics" de la DAE offre une ressource intéressante pour les acheteurs publics et les entreprises souhaitant exploiter le potentiel des variantes. Il met en évidence les opportunités qu'elles représentent en termes d'innovation et d'optimisation des dépenses publiques, tout en fournissant un cadre méthodologique clair pour leur mise en œuvre.

Le document souligne que les variantes incarnent la recherche d'un équilibre entre innovation et rigueur dans l'achat public. Leur utilisation efficace requiert certes une approche méthodique et anticipée, mais offre des opportunités significatives tant pour les acheteurs que pour les entreprises.

En fin de compte, il encourage les acteurs de la commande publique à sortir des sentiers battus, à "oser les variantes", pour tirer parti de ce dispositif.

La plan du guide

Introduction

Chapitre I : Qu’est-ce qu’une variante ?

Section 1 : La notion de variante
Section 2 : Le régime juridique applicable aux variantes
Section 3 : La portée des modifications

Chapitre II : Comment intégrer les variantes dans un projet d’achat ?

Chapitre III : Quel encadrement des variantes dans les documents de la consultation ?

Section 1 : Déterminer les exigences minimales
Section 2 : Fixer les modalités particulières de présentation des variantes

Chapitre IV : Comment examiner les offres variantes ?

Section 1 : Préparer l’examen des offres
Section 2 : Examiner les offres

Chapitre V : Comment piloter l’exécution de la variante ?

Section 1 : Mettre en œuvre le suivi d’exécution de la variante
Section 2 : Les enjeux de communication autour de la solution variante

Boîtes à outils

• Matrice décisionnelle
• Outil de dialogue entre les acteurs de l’achat
• Check-list : Informations à faire figurer dans les documents de la consultation
• Check-list : Organisation de l’examen des offres variantes
• Glossaire
• Équipe projet

Téléchargements

Télécharger le guide «  Oser les variantes dans les marchés publics » (Version 2021).

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