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Publication du « Guide sur les bonnes pratiques de facturation et de règlement dans les marchés publics de travaux » - OECP

10 septembre 2024

Le Médiateur des entreprises et l'OECP viennent de publier un guide pratique destiné à améliorer la gestion de la facturation et du règlement dans les marchés publics de travaux en France. Ce document propose des solutions concrètes pour les maîtres d’ouvrage, maîtres d’œuvre et titulaires, afin de prévenir les retards de paiement. Il accompagne chaque étape du marché, depuis la signature des contrats jusqu'à l'utilisation de Chorus Pro pour les factures électroniques. Des annexes détaillent les points à vérifier pour garantir un processus de facturation fluide.

 

Rôles et responsabilités des acteurs

Le guide apporte des précisions importantes sur les rôles et responsabilités de chaque acteur. Le maître d'ouvrage (MOA) est responsable du respect des délais de paiement légaux et doit inclure des clauses précises dans le marché concernant la facturation et le paiement. Il est également chargé d'organiser une communication efficace entre tous les acteurs du projet et de traiter les demandes de paiement sur la plateforme Chorus Pro dans les délais impartis.

Le maître d'œuvre (MOE) a la responsabilité de vérifier les demandes de paiement soumises par les entreprises et doit respecter les délais de vérification fixés dans le marché. Il est tenu d'utiliser correctement la plateforme Chorus Pro pour la gestion des factures et doit notifier les états d'acompte au maître d'ouvrage et au titulaire du marché.

Le titulaire du marché est responsable de l'établissement des demandes de paiement conformes aux exigences du marché et doit fournir toutes les pièces justificatives nécessaires avec ses demandes de paiement. Il est tenu d'utiliser la plateforme Chorus Pro pour soumettre ses factures et a le droit de réclamer des intérêts moratoires en cas de retard de paiement.

Bonnes pratiques recommandées

Le guide met en avant plusieurs bonnes pratiques pour améliorer la gestion de la facturation. Il recommande d'organiser une réunion au début du projet pour présenter en détail le processus de facturation, clarifier les pièces justificatives requises, expliquer le circuit de validation des factures et définir les échéances clés du projet en matière de facturation.

La création d'une fiche d'identité du marché est encouragée. Ce document récapitulatif doit contenir les coordonnées de tous les acteurs impliqués dans le projet, une description claire des rôles et responsabilités de chacun, ainsi que les informations nécessaires à la facturation.

Optimisation du processus de facturation

Le guide suggère de fixer une date conseillée pour le dépôt des demandes de paiement afin d'optimiser le traitement des factures et d'éviter les retards liés aux périodes de clôture comptable, notamment en fin d'année.

L'utilisation optimale de Chorus Pro est fortement recommandée. Le guide insiste sur l'importance de former tous les acteurs à l'utilisation de cette plateforme, de vérifier régulièrement les paramètres du compte et de s'assurer de la bonne saisie des informations pour chaque facture.

Gestion des calculs et des litiges

Pour éviter les rejets de factures dus à des écarts minimes, le guide préconise de privilégier les calculs "au format affiché" dans les tableurs et de définir une convention d'arrondi commune à tous les acteurs du projet.

Il est recommandé d'inclure dans le marché de maîtrise d'œuvre une clause spécifique précisant les délais de traitement des demandes de paiement par le maître d'œuvre.

Le guide encourage le recours à la conciliation et à la médiation pour résoudre rapidement et à moindre coût les différends liés à la facturation.

Points spécifiques et recommandations

Concernant la gestion des avances, le guide explique les règles d'attribution et souligne les avantages du versement d'avances, particulièrement pour les marchés de maîtrise d'œuvre.

Le guide détaille les modalités d'application de la retenue de garantie, mais déconseille son utilisation pour les marchés de maîtrise d'œuvre.

L'importance de définir des délais de validation raisonnables pour les livrables de maîtrise d'œuvre est soulignée afin d'éviter les retards de paiement.

Des recommandations sont fournies pour établir des plafonds de paiement adaptés à chaque mission et des conditions de libération du solde claires et équitables en maîtrise d'œuvre.

Gestion des cas particuliers

Le guide propose des solutions pour gérer les contraintes liées à la clôture comptable des maîtres d'ouvrage en fin d'année civile.

Des procédures simplifiées sont suggérées pour faciliter le paiement rapide des petits bons de commande, notamment lorsqu'il est difficile d'obtenir une attestation de service fait.

En conclusion, ce guide se présente comme un outil pratique visant à améliorer la collaboration entre les différents acteurs des marchés publics de travaux. En clarifiant les responsabilités de chacun, en proposant des bonnes pratiques concrètes et en abordant les points sensibles, il contribue à une exécution plus fluide et plus sereine des marchés.

Plan du « Guide sur les bonnes pratiques de facturation et de règlement dans les marchés publics de travaux » - 2024

Introduction

1. La demande de paiement mensuelle (projet de décompte)

1.1. Emission d’une demande de paiement par le titulaire

1.2. Validation d’une demande de paiement

1.3. La facturation électronique

1.4. Le paiement

2. Les particularités liées au paiement du solde du marché

ANNEXES

Annexe 1 : Points à vérifier par l’acheteur pour bien gérer la facturation et le paiement

Annexe 2 : Exemple de clause relative à la facturation

Annexe 3 : Bonnes pratiques pour tenir compte des spécificités des marchés de maîtrise d’oeuvre

LEXIQUE

Téléchargements

Télécharger le « Guide sur les bonnes pratiques de facturation et de règlement dans les marchés publics de travaux » - 2024.

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