Publication du "Guide d’aide à la passation des marchés publics dématérialisés"

29 janvier 2016

Le Groupe d'étude des marchés "Dématérialisation des marchés publics" a publié un "Guide d’aide à la passation des marchés publics dématérialisés" destiné aux acheteurs publics (Version 1.0 décembre 2015).

Formation DEMATERIALISATION et DUME (J03)

Le "Guide d’aide à la passation des marchés publics dématérialisés" est un document de 59 pages comportant 9 fiches et 3 annexes consacré à la passation électronique des marchés publics. Il a été publié le 29/01/2016 par le Groupe d'étude des marchés "Dématérialisation des marchés publics" dans sa Version 1.0 de décembre 2015.

Plus particulièrement destiné aux acheteurs publics ce guide fait suite au "Guide pratique de la dématérialisation des marchés publics" dont la Version 2.0 date de décembre 2012.

L'objectif du GEM, "en s'appuyant sur l'expérience des différents services acheteurs et d’utilisateurs des plates-formes" est de mettre à disposition un guide "le plus opérationnel possible".

Selon le GEM il s'agit notamment d'anticiper la généralisation des échanges électroniques compte tenu des futurs textes nationaux qui seront publiés en 2016. Il y aura, en effet, "au minimum une obligation de dématérialisation de tous les marchés formalisés avant la fin de l’année 2018".

L'objet du guide est ainsi de permettre "la mise en œuvre d’une plate-forme de dématérialisation l’achat de certificats, d’antivirus, de liaisons internet ou de prestations d’assistance, par exemple".

Les 9 fiches qui le composent abordent les principales difficultés et sont complétées par 3 annexes :

• Fiche 1. Le cadre juridique de la dématérialisation
• Fiche 2. L’avis d’appel public à concurrence pour les procédures dématérialisées
• Fiche 3. La réception des plis plus spécifiquement destinée aux pouvoirs adjudicateurs
• Fiche 4. L’ouverture des plis en commission
• Fiche 5. La signature électronique
• Fiche 6. L’accès à internet, plus spécifiquement destiné aux opérateurs économiques
• Fiche 7. Le poste de travail informatique
• Fiche 8. Les antivirus
• Fiche 9. Le règlement de la consultation
• Annexe 1 - Acronymes
• Annexe 2 - La jurisprudence et la dématérialisation
• Annexe 3 - Le langage XML et les enjeux de l’interopérabilité

Téléchargements

Télécharger le Guide d’aide à la passation des marchés publics dématérialisés dans sa Version 1.0 de décembre 2015 publié par le par le GEM 'Dématérialisation des marchés publics' .

---

Plan du « Guide d’aide à la passation des marchés publics dématérialisés »

Groupe d'étude des marchés "Dématérialisation des marchés publics" - Version 1.0 décembre 2015

Introduction

• La standardisation
• La réduction des risques liés à la dématérialisation
• Le développement de normes d'usage
• Le développement de l'usage de documents structurés

Fiche 1. Le cadre juridique de la dématérialisation

1. Le montant des seuils, procédures et échéances

• Le cas général des marchés formalisés
• Le cas particulier du secteur informatique

2. Les marchés à procédure adaptée et la dématérialisation

Fiche 2. L’avis d’appel public à concurrence pour les procédures dématérialisées

• L’heure limite de réception des plis
• L’adresse de téléchargement du dossier de consultation des entreprises
• Dates limites de réception des candidatures et/ou des offres
• Autres informations

Fiche 3. La réception des plis plus spécifiquement destinée aux pouvoirs adjudicateurs

• Horodater les plis à leur arrivée
• Envoyer un accusé de réception électronique
• Stockage des plis et inscription dans le registre de dépôt électronique
• Vérification des signatures des candidats

Fiche 4. L’ouverture des plis en commission

1. Les trois modes d'ouverture de plis en commission

• Le mode d'ouverture en ligne
• Le mode d'ouverture hors ligne
• Le mode d'ouverture mixte

2. Les clés de déchiffrement

• Le chiffrement des plis
• Les bi-clés de chiffrement et de déchiffrement
• L'ouverture d'un pli électronique chiffré
• Les clés de secours

3. L’équipement de la salle

4. Recommandations pour le bon déroulement d'une commission d'ouverture des plis

• Recommandations en matière d’équipement (faire appel à un informaticien)
• Recommandations avant chaque ouverture de plis (faire appel à un informaticien)

Fiche 5. La signature électronique

1 - Documents concernés par la signature

2 - Catégories de certificats

• Définition du certificat électronique
• Prestataires qualifiés en matière de certificat électronique
• listes de confiance des certificats

3- Mode d’emploi des certificats

• Mode d’emploi
• Niveau de sécurité des certificats
• Responsabilité de l’acheteur

4 - Format et outil de signature

5 - Vérification de la validité de la signature

6 - Parapheur électronique

Fiche 6. L’accès à internet, plus spécifiquement destiné aux opérateurs économiques

1 Distinguer le débit montant du débit descendant

2. Comment répondre aux questions posées par les entreprises

Fiche 7. Le poste de travail informatique

1. Quelles sont les contraintes informatiques ?

2. Que faut-il mettre en place ?

• Les outils bureautiques
• Les outils de conversion au format PDF
• Les outils de numérisation de documents
• Les outils de traitement de fichiers PDF
• Les outils de compression/décompression de fichiers (Winzip, Winrar, 7zip,…)
• La gestion des mots de passe
• La gestion des fichiers
• Les applets Java
• Les certificats racine des autorités de certification
• Les pilotes des dispositifs sécurisés de création de signature
• Les documents aux formats XML et leur traitement

Fiche 8. Les antivirus

• Objectifs et fonctionnement
• Impact sur l’ouverture des plis
• La réparation des fichiers contaminés

Fiche 9. Le règlement de la consultation

• Article 1 - Retrait et mises à jour du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)
• Article 2 - Demande de renseignements complémentaires
• Article 3 - Connexion internet, taille des fichiers, format des fichiers
• Article 4 - Nom des fichiers
• Article 5 - Signature électronique
  • Les certificats existants
  • Le mode d’emploi des certificats
• Article 6 - Formats, applications et vérification de la signature électronique
  • Les formats de signature
  • La signature en cas de filiale
  • Les applications de signature
  • Les vérifications de l’outil de signature du candidat (18bis)
• Article 7 - Récapitulatif des pièces constituant le dossier de réponse et devant être signées ou non
• Article 8 - Signature électronique multiple
  • Parapheur électronique
  • Cotraitance
  • Sous-traitance
• Article 9 - Virus
• Article 10 - Horodatage - Heure d’arrivée des plis sur la plate-forme
• Article 11 - Copie de sauvegarde
• Article 12 - Plans
• Article 13 - Envoi des offres
• Article 14 - Transmission des documents sensibles, confidentiels ou volumineux
• Article 15 - Candidats étrangers
• Article 16 - Attribution du marché

Annexe 1 - Acronymes

Annexe 2 - La jurisprudence et la dématérialisation

1. .L’achat d’une plate-forme, la formation des fournisseurs

• Sanction du pouvoir adjudicateur en cas de non-fonctionnement de sa plate-forme
• Formation des fournisseurs aux techniques de la dématérialisation

2. La publicité des marchés et l’avis d’appel public à la concurrence (AAPC)

• risques de discordance entre avis
• mentions de l’AAPC

3. Le dossier de consultation (DCE)

• information et publicité
• modification du dossier de consultation (DCE) et courriels d’information
• courriel et accusé de réception : des décisions parfois contraires
• réponse aux mails des candidats

4. La signature électronique

• signature du «ZIP»
• signature d’une offre sur support papier, envoyée ou non en télécopie
• nature du certificat
• signature altérée

5 La copie de sauvegarde

6 Les incidents techniques de transmission

7 L’accès à l’assistance téléphonique

8 La transmission électronique en cours de procédure

• mise en ligne d’éléments relatifs aux offres
• négociation par voie électronique

9 L’attribution du marché

10 Les éléments de preuve

Annexe 3 - Le langage XML et les enjeux de l’interopérabilité

• L’enjeu de l’interopérabilité
• Comment faire pour bénéficier de l’interopérabilité ?
• Comment obtenir les bénéfices de l’interopérabilité sans risque pour le marché ?
• Sécurité et fiabilité des échanges XML
• XML et plates-formes

Remerciements

Actualités

Guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs (Toutes versions).

Synthèse des contributions reçues sur le projet de plan national de dématérialisation des marchés publics

Guide pratique sur la dématérialisation des marchés publics 2012 - Version 2.0 de décembre 2012