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Vade-mecum de l’achat public de livres à l’usage des bibliothèques 2018

Vade-mecum de l’achat public de livres à l’usage des bibliothèques 2018. Publication de la nouvelle édition par le ministère de la Culture

15 mars 2018

Cette mise à jour du vade-mecum à l'usage des bibliothèques de l'État, des collectivités et de leurs établissements publics fait suite à une première édition en 2005 enrichie en 2011. Le vade-mecum, divisé en 7 chapitres pour un total de 81 pages, prend en compte les dernières modifications de la commande publique en 2016. Il intègre le seuil de dispense de publicité et de mise en concurrence préalables pour les marchés publics de livres non scolaires qui est passé à 90 000 euros HT.

Principes de l’achat public et les principales définitions

Après avoir rappelé les principes de l’achat public et les principales définitions (marché public, pouvoir adjudicateur, …) et afin de préparer la passation du marché, l’ouvrage insiste sur l’intérêt pour l’acheteur d’acquérir une bonne connaissance du secteur du livre.

Organisation de la chaîne du livre

L’organisation de la chaîne du livre identifie notamment les rôles des auteurs (écrivains, illustrateurs, traducteurs), des éditeurs, des diffuseurs, des distributeurs, des points de vente (librairie physique ou en ligne, grande surface culturelle, hypermarché, grossiste spécialisé dans la fourniture aux collectivités, etc.) qui commercialisent les livres et les acheteurs finaux (particuliers, bibliothèques, etc.) :

Estimation du besoin et procédures de passation

Un chapitre est consacré à l’estimation du besoin et les procédures de passation en distinguant les livres scolaires et les livres non scolaires ainsi que les offres de livres numériques destinées aux bibliothèques.

L’accent est naturellement mis sur les seuils et les procédures de passation en distinguant :

  • « les marchés publics de livres non scolaires passés par l’État, les collectivités territoriales, les établissements d’enseignement, de formation professionnelle et de recherche et par tout acheteur public gestionnaire d’une bibliothèque ».
  • « les marchés publics ayant pour objet la fourniture d’autres ressources documentaires (dont les livres scolaires) et pour les marchés publics de livres non scolaires passés par d’autres acheteurs »

Forme des marchés publics de livres

La forme des marchés publics de livres conseillée est celle de l’accord-cadre à bons de commande qui est « la forme de marché public la plus adaptée à l’achat de livres à l’usage des bibliothèques » selon le guide. Il est rappelé l’obligation d’allotissement des marchés publics.

Rédaction du marché public

Le chapitre consacré à la rédaction du marché public rappelle les règles relatives :

  • aux clauses administratives et techniques particulières (notamment pour les CCAP et CCTP),
  • aux critères d’évaluation des offres,
  • à la présentation des candidatures et des offres.

Il est également conseillé de joindre au dossier de consultation un bordereau des prix unitaires (BPU) permettant au candidat d’indiquer les tarifs pratiqués pour les différentes prestations. Le vade-mecum insiste par ailleurs sur l’importance du mémoire technique « dans lequel le candidat décrit avec précision son offre ».

De plus, il est conseillé un cadre de mémoire technique parfois apellé cadre de réponse, formulaire de réponse ou détail technique de l’offre. L’intérêt est, d’une part, de faciliter le travail de réponse des candidats en les guidant, d’autre part de faciliter l’analyse des offres par la bibliothèque.

Attribution du marché public

L’attribution du marché public traite de l’analyse des candidatures et des offres en précisant les possibilités de régularisation des candidatures et des offres introduites par la réforme des marchés publics de 2016. La négociation est abordée avec une mise en garde « En revanche, son périmètre ne doit pas dépasser l’objet du marché et elle ne peut concerner des prestations autres que celles initialement réclamées par la bibliothèque. »

Exécution du marché public

L’exécution d’un marché public de livres, objet du dernier chapitre, aborde le suivi et les modifications du marché ainsi que certaines particularités du marché du livre. Les modalités de paiement rappellent les dispositions classiques applicables en insistant sur les accords-cadres à bons de commande ainsi que sur les avances.

La facturation électronique est abordée sous l’angle de la dématérialisation et ses bénéficies aux entreprises comme aux administrations : « réduction des coûts (impression et envoi postal), diminution de l’empreinte carbone, suppression des manipulations de documents « papier », diminution des temps de traitement, garantie de remise des documents, fluidité des échanges. ».

Sommaire du vade-mecum de l’achat public de livres à l’usage des bibliothèques 2018

I. Les principes de l’achat public

1. Qu’est-ce qu’un marché public ?

2. Qu’est-ce qu’un pouvoir adjudicateur ? 15

3. Qui peut répondre à un marché public ?

4. Quels sont les grands principes de la commande publique ?

5. Estimation de la valeur du besoin, seuils et procédures de passation des marchés publics

II. La connaissance du secteur du livre

1. L’organisation de la chaîne du livre

2. La réglementation sur le prix des livres

Livres imprimés

Livres scolaires imprimés

Livres imprimés édités à l’étranger

Livres imprimés soldés

Livres audio

Livres numériques

Autres ressources documentaires

Les spécificités des DROM-COM 23

3. Le droit de prêt et les déclarations obligatoires à la Sofia

Doit de prêt et plafonnement des rabais : un équilibre favorable aux fournisseurs de livres

4. Le rôle des marchés publics dans l’économie des librairies

Les groupements d’entreprises (cotraitance) et la sous-traitance

5. Dans la phase de préparation du marché : la collecte d’informations ou sourçage

III. L’estimation du besoin et les procédures de passation

1. Le principe d’homogénéité des besoins

2. L’estimation de la valeur du besoin Exprimer le montant d’un accord-cadre : quelles sont les bonnes pratiques ?

3. Tableau synthétique des seuils et des procédures de passation

4. Les marchés négociés sans publicité ni mise en concurrence préalables : le seuil des 90 000 € HT pour les achats de livres non scolaires

Les autres cas de recours aux marchés publics négociés sans publicité ni mise en concurrence préalables

5. Les marchés à procédure adaptée (MAPA)

6. Les marchés publics à procédure formalisée : l’appel d’offres (MAO)

La dématérialisation des procédures de passation

IV. La forme des marchés publics de livres

1. Des accords-cadres à bons de commande

Durée de l’accord-cadre

Principe d’exclusivité de l’accord-cadre

Accord-cadre mono-attributaire ou multi-attributaires

2. L’allotissement

L’allotissement, un outil de diversification des fournisseurs

3. Les services annexes à la fourniture de livres

V. La rédaction du marché public

1. Les clauses administratives et techniques particulières

Déplacements en librairie, offices, bases de données bibliographiques, labels LIR et LR : quelques points de vigilance

2. La définition des critères d’évaluation des offres

Capacité de conseil du fournisseur

Délais de livraison

Taille et composition du stock

La prise en compte des performances environnementales dans les marchés publics de livres

3. La présentation des candidatures et des offres

Le cadre de mémoire technique

VI. L’attribution du marché public

1. L’analyse des candidatures et des offres

Les possibilités de régularisation des candidatures et des offres

La négociation

2. La notification de l’intention d’attribuer le marché et l’information des candidats évincés

3. La transparence et la conservation des informations relatives aux marchés publics

VII. L’exécution d’un marché public de livres

1. Le suivi et les modifications du marché

2. Le paiement et les facilités de trésorerie pour les fournisseurs

La facturation électronique

Téléchargements

Télécharger le vade-mecum de l’achat public de livres à l’usage des bibliothèques - Edition 2018.

Actualités

Le décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics a été publié au JORF n°0074 du 27 mars 2016 (NOR: EINM1600207D) - 27/03/16 (Réforme des marchés publics 2016)

Auteur du site Internet

  • Frédéric MAKOWSKI - Consultant en marchés publics d'informatique pour les collectivités et administrations
  • Formateur intervenant au CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale)
  • Master 2 Professionnel "Droit des contrats publics" Université de Nancy - Ingénieur ENSEA

Prestations de formation, de conseil et assistance

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