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Quelques conseils pour répondre aux marchés publics pour les PME

Formation appels d'offres et assistance aux PME

Conseils en marchés publics, assistance pour constituer la réponse et formation : le consultant apporte son expertise aux entreprises qui répondent aux appels d’offres publics.

Formateur et consultant j'assiste et je forme les entreprises à remporter des marchés publics depuis 25 ans.

Les nombreux contacts des entreprises via mon site Internet m'amènent à délivrer quelques conseils fondamentaux afin d'éviter les erreurs de base.

Il ne s'agit pas ici de faire une formation mais d'indiquer le minimum de manière à éviter les échecs liés à la forme des réponses.

Je précise que j'ai travaillé pendant 18 années exclusivement du côté de l'administration en tant que prestataire pour rédiger les dossiers que vous recevez, analyser les offres, réceptionner les prestations ... et ces prestations je les réalise encore pour les acheteurs.

Je connais donc assez bien les faiblesses et erreurs dans les réponses et j'en dresse ci-après une liste non exhaustive.

Je vous indique ci-après quelques conseils et erreurs à éviter pour vos réponses et notamment :

  • Attention aux réponses dématérialisées obligatoires ! Certains acheteurs appliquent l'obligation dès à présent
  • Faut-il renvoyer le CCAG visé dans le dossier ? (question récurrente)
  • Donc que faut il transmettre ?
  • Constituer un "dossier administratif" pour répondre apparait comme très compliqué. Est-ce le cas ?
  • Peut-on s'abstenir de chiffrer certains travaux ou prestations exigés ?
  • Peut-on surcharger certaines pièces ?
  • Peut-on quand même proposer des modifications aux cahiers des charges ?
  • A quel moment dois je rédiger mon dossier de réponse ?
  • Comment poser des questions ?
  • Le dossier est-il orienté ?
  • Dois je répondre à tous les dossiers qui touchent à mon activité ?

Attention aux réponses dématérialisées obligatoires ! Certains acheteurs appliquent l'obligation dès à présent

Le syndicat mixte e-mégalis impose la réponse électronique aux entreprises

Selon un article de « La Gazette » du 12 mai 2010 e-mégalis va obliger les candidats à répondre par voie électronique aux consultations pour les besoins propres de ce syndicat avec utilisation de la signature électronique (il ne s'agit pas ici des consultations gérées par ce syndicat pour ses adhérents).

Si cette pratique se généralisait, il vous appartient de vous y préparer en amont (acquisition d'un certificat électronique, formation aux réponses dématérialisées, ...).

Cependant, même si n'êtes pas prêt, vous pouvez vous y préparer si vous lisez le DCE suffisamment tôt pour anticiper.

Cette mise en garde concerne également les sociétés d'informatique et pour information en l'espace d'une semaine deux sociétés m'ont informé avoir vu leur offre rejetée :
- l'une pour un problème de délai (la SSII n'était pas prête car la première fois il faut anticiper quelques semaines avant),
- l'autre (marché de 300.000 euros HT) pour un problème (simple) de méconnaissance des textes liée à ses obligations. 

Pour la dématérialisation des marchés publics attention à l'échéance du 1er octobre 2018 les offres papier seront irrégulières, il est donc nécessaire d'anticiper.

Formation DEMATERIALISATION (J03)

Faut-il renvoyer le CCAG visé dans le dossier ? (question récurrente)

Non. Il ne faut pas renvoyer le CCAG indiqué, il en est de même pour d'autres documents comme le code des marchés publics, le CCTG, ... Dès que vous avez un doute, interrogez l'administration par écrit.

Télécharger les CCAG Word PDF

Donc que faut il transmettre ?

  • Il faut vous conformer strictement à la liste qui figure dans le règlement de la consultation.
  • Et, de préférence, respecter l'ordre lorsque vous rassemblez les pièces.
  • Il est inutile d'ajouter que la présentation doit être impeccable (facile à faire et laisse une bonne impression dès le départ)

Constituer un "dossier administratif" pour répondre apparait comme très compliqué. Est-ce le cas ?

Non. Mais il est vrai que lorsque vous lisez le règlement de la consultation il comporte beaucoup de pièces à fournir.

  • En fait, en principe, peu de pièces sont à compléter et à fournir au titre de la candidature cependant les acheteurs ont tendance à allonger la liste alors que cette liste figure implicitement dans certains formulaires.
  • C'est seulement pour la première réponse qu'il faut que l'entreprise passe plus de temps.

=> Consulter les formulaires du MINEFI

Peut-on s'abstenir de chiffrer certains travaux ou prestations exigés ?

Non, de manière générale.

Mais tout dépend de la procédure utilisée et du contexte.

Par exemple, c'est hors de question dans une procédure d'appel d'offres (qui est une procédure formalisée).

  • Ce que je constate encore fréquemment dans certains BPU (à ne pas confondre avec la DPGF), c'est que l'entreprise ne complète pas toutes les lignes demandées.
  • Ceci engendre alors systématiquement le rejet de votre offre(à moins que l'acheteur l'accepte quand même "à ses risques et périls").
    Attention :
    Beaucoup de candidats ont du mal à mesurer la portée de leurs engagements contractuels. Un marché public est TRES différent d'un marché privé !!!

Peut-on surcharger certaines pièces ?

En aucun cas dans certaines procédures formalisées comme l'appel d'offres (et fortement déconseillées dans les procédures adaptées).

  • Cette pratique serait considérée comme une "réserve". Elle pourrait être éventuellement admise dans une procédure adaptée mais en aucun cas dans une procédure d'appel d'offres.

Peut-on quand même proposer des modifications aux cahiers des charges ?

Oui. Mais dans ce cas il faut que les variantes soient admises.

Attention, en principe, l'acheteur doit délimiter ces variantes et indiquer les modalités de leur présentation.

A quel moment dois je rédiger mon dossier de réponse ?

Evidemment le plus tôt possible, sachant que je conseille d'être prêt au plus tard 7 jours avant la date limite de remise des offres.

Pourquoi ?

  • Car généralement l'acheteur vous autorisera à poser des questions jusque 6 jours avant la date limite de remise des offres, ce qui signifie que vous ne pourrez-plus en poser après.

Comment poser des questions ?

De préférence par écrit (Généralement l'adresse de courriel figure dans le règlement de la consultation).

  • En cas de questions par téléphone n'oubliez pas que vous ne conserverez aucune trace.
  • De plus, si l'acheteur joue la transparence, il doit indiquer dans son règlement de la consultation que les questions et les réponses feront l'objet d'une diffusion égalitaire à tous les candidats. 

Le dossier est-il orienté ?

  • Différentes techniques, notamment celle du faisceau d'indices, permettent de le savoir (citation de marques ce qui est pourtant interdit sauf cas particuliers, ...)
  • Ce n'est pas trop difficile à détecter avec un peu d'habitude.
  • Bien entendu, il faut savoir "lire" un dossier de consultation des entreprises ce qui est hors de portée pour une entreprise débutante.

Dois je répondre à tous les dossiers qui touchent à mon activité ?

Surement pas (bien que certains procèdent ainsi).

En effet, il me semble indispensable de faire le tri :

  • Répondre en priorité aux dossiers où vous avez de bonnes chances de l'emporter.
  • Puis classer les autres dossiers par ordre de chances d'être attributaire.
  • Ne pas répondre aux dossiers en queue de liste (sauf si vous avez du temps à perdre).

Sinon, vous vous épuiserez comme je le constate fréquemment.

Sachez que certaines entreprises passent plusieurs journées de préparation sur des dossiers pour lesquels elles n'ont pratiquement aucune chance !

 

En espérant que ces quelques conseils rapides vous éviteront certaines erreurs que l'on constate fréquemment lors de l'analyse des candidatures et des offres.

MAJ : 28/07/18

Auteur du site Internet

  • Frédéric MAKOWSKI - Consultant en marchés publics d'informatique pour les collectivités et administrations
  • Formateur intervenant au CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale)
  • Master 2 Professionnel "Droit des contrats publics" Université de Nancy - Ingénieur ENSEA

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